MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

INDICE

ESTRUCTURA DEL MANUAL..........................................................................1

ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO..........................................................5

EJEMPLO PRÀCTICO DEL DESARROLLO DE UN PROCEDIMIENTO......5

OPCIÓN INTEGRADORA..................................................................................8

INTRODUCCION AL VADEMECUM

En el primer título se ofrece la estructura del documento (manual) que

comprende la descripción y análisis de todos los procedimientos de determinada área. El

segundo título comprende la estructura de desarrollo y análisis de los procedimientos

del área que se consolidan en el manual; y los títulos, tercero y cuarto, muestran

ejemplos prácticos de análisis y descripción de procedimientos; el uno de forma

narrativa y el otro en forma de tablas integradoras.

ESTRUCTURA DEL MANUAL

1. Carátula (portada)
La portada debe contener como datos mínimos:

Logos de la organización.
Nombre de la organización.
Denominación o código.
Lugar y fecha de elaboración.
 Páginas.
Numero de revisión.
Unidades responsables (elaboró, revisó, autorizó).

2. Índice o contenido
En el índice se anota el contenido del manual de manera secuencial,
especificando cada una de las páginas: en dónde se puede localizar el procedimiento o,
en su caso, el formato en cuestión.

Se enlista cada uno de los procedimientos, relacionando sus elementos:

procedimiento, objetivo, normas de operación, alcance, descripción del procedimiento,
análisis, diagrama de flujo, formas, instructivo para su llenado y glosario.

3. Introducción
La introducción sirve para explicar, al usuario, lo que va a encontrar en el
manual, en forma general, y la importancia que tiene para la organización haber
elaborado el documento. La introducción sirve para presentar, a quien lo revisa, las
funciones de la organización o área de que se trate, importancia, propósito, a quién está
dirigido, apartados, recomendaciones para su consulta, etc.

4. Objetivo del manual

El objetivo es el conjunto de beneficios que se adquieren al poseer la explicación
de los procedimientos que se realizan en la organización, así como los formatos que se
utilizan en cada uno de los procedimientos. Se especifican los resultados que se
pretende alcanzar; asimismo, para su redacción, se debe iniciar con un verbo en
infinitivo, especificando claramente el para qué y para quiénes está dirigido el manual.
 En esta parte se enlistas los nombres de los procedimientos que se pretende
incluir en el manual con sus elementos.

5. Enlistar los procedimientos

5. 1 Carátula con el procedimiento (cada procedimiento lleva su carátula)

Aquí se pone el título del primer procedimiento; es importante resaltar que cada
inicio de un nuevo procedimiento debe llevar una carátula.

5. 2 Objetivo del procedimiento

En el caso se redacta el objetivo del procedimiento, es decir, lo que se persigue
con el mismo.

5. 3 Normas de operación
En esta parte del manual se incluye el conjunto de políticas y de reglas que se
contemplan en la realización con los procedimientos, pues nos dan la pauta para
determinar responsables, límites, autorización, salvaguardas físicas, procesamiento y
evaluación de cada procedimiento.

5. 4 Alcance
Aquí es necesario determinar el alcance (ámbito de aplicación) que tiene el
manual de procedimientos, especificando el área que se está estudiando o analizando.

5. 5 Descripción de la narrativa
 La descripción del procedimiento es la explicación de éste por escrito, el cual,
por lo general, se hace en forma de libreto: número de actividad, el responsable, la
actividad y si, en esa actividad se utiliza un formato, se especifica su clave.

Primero se tiene que diagramar el procedimiento y, segundo, hacer su

descripción; aunque, para presentarse en un manual, antes se presenta el procedimiento
por escrito y luego diagramado.

5. 6 Análisis de la información
El análisis de la información es importante, ya que se requiere conocer a fondo
el quién, el cómo y el cuándo de la información recopilada

5. 7 Diagrama de flujo
El diagrama de flujo es la representación gráfica de un procedimiento; por lo
general, se utiliza la simbología ANSI (American Nacional Standard Institute), aunque
existen muchas simbologías, ésta se usa para la certificación ISO.

5. 8 Anexo (formas): instrucción de su llenado

Posteriormente, se tienen que integrar los formatos; se generan junto con
documentos que son necesarios para llevar a cabo los procesos. Los formatos se tienen
que integrar con los originales; en caso de que alguno tenga un valor económico (como
las facturas), se adscribe una leyenda: “es confidencial” o “no válido”, según sea el
caso.

El instructivo de llenado es para que el usuario conozca la forma de requisitar el

formato de la manera correcta.

5. 9 Glosario
El glosario de términos es aquél donde se anotan aquellas palabras que tengan
un significado especial en la organización y se puedan prestar a confusión; en este caso,
el glosario forma parte de cada procedimiento.

Resumen de Estructura del manual

Carátula o portada
Índice o contenido
Introducción
 Objetivo del manual
Relación de procedimientos
Carátula del primer procedimiento
Estructura del procedimiento (ver punto 4)
Glosario de los términos o palabras que aparecen en los procedimientos
Personal que intervino
Directorio

ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO

1. Carátula de identificación del procedimiento

2. Objetivo
3. Normas de operación
4. Alcance
5. Descripción narrativa
6. Análisis de la información
7. Diagrama de flujo
8. Anexos

Esta estructura se repite en todos los procedimientos del área de estudio

EJEMPLO PRÀCTICO DEL DESARROLLO DE UN PROCEDIMIENTO

1. CARÁTULA
 2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO Prever la demanda de personal para
asegurar un mejor y más rápido servicio y un cumplimiento fiel de las políticas, normas,
procedimientos y métodos de trabajo establecidos en la División de Reclutamiento y
Selección de Personal.

3. ALCANCE Jueces de los Tribunales, Encargados Administrativos,

Supervisores de Áreas, Secretarias de Tribunales, Personal de la División de
Reclutamiento y Selección de Personal y Registro de Personal.

4. FUNDAMENTOS Y HERRAMIENTAS DE APOYO Políticas y Normas

Establecidas, Formulario de Planeación Trimestral de Demanda de Personal, Estadística
de la Tasa de Rotación y Objetivos, Planes y Proyectos Futuros.

5. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

5.1 ENCARGADA DE LA DIVISIÓN DE RECLUTAMIENTO Y
SELECCIÓN DE PERSONAL, elabora en el mes de noviembre de cada año, de
acuerdo a la tasa de rotación de personal proporcionada por la División de Registro de
Personal, un programa semestral de Reclutamiento y Selección de Personal y lo somete
a aprobación de la Dirección General de la Carrera Judicial y la Dirección para Asuntos
de la Carrera Judicial Posteriormente, ratifica o rectifica su planeación trimestral. 5.2
DIRECCIÓN GENERAL DE LA CARRERA JUDICIAL Y DIRECCIÓN PARA
ASUNTOS DE LA CARRERA JUDICIAL, reciben el programa semestral de servicios
de Reclutamiento y Selección de Personal lo revisan y si lo creen pertinente, hacen los
ajustes de lugar, firman de aprobado el documento y lo regresan a la Encargada de
Reclutamiento y Selección de Personal. 5.3 ENCARGADA DE RECLUTAMIENTO Y
SELECCIÓN DE PERSONAL, recibe la autorización para la aplicación de la
programación semestral de reclutamiento y selección de personal y la entrega a la
Secretaria para reproducción.

6. ANÀLISIS DE LA INFORMACIÒN
 Documentos que genera la gestión del procedimiento

7. DIAGRAMA DE FLUJO

8. ANEXOS
Normas y demás documentación pertinente para el desarrollo del manual de
determinado procedimiento.
Nota. Antes de anexos se puede incluir control cuando se justifique algún
cambio en este procedimiento. Se deberá registrar en este apartado con firma de
autorización de las autoridades competentes.
OPCIÓN INTEGRADORA

En el título anterior se determina el esquema del desarrollo de los

procedimientos de forma narrativa. Este título comprende un desarrollo por tablas que

integra varios puntos a la vez.

Las tablas de organigrama, descripción y responsable del procedimiento, deberá tener al final
los datos de quien elaboró, revisó y autorizó el manual.