Manuales de políticas y objetivos

Manual de Políticas

DEFINICIÓN DE POLÍTICA:
Manera de alcanzar objetivos. "Es un plan permanente que proporciona guías
generales para canalizar el pensamiento administrativo en direcciones específicas.
Una buena política no debe incluir detalles, simplemente se deben enumerar las
líneas generales que definen la filosofía de la empresa, por ejemplo el compromiso
de cumplir la legislación, la voluntad de crear un buen ambiente de trabajo, la
implantación de sistemas de mejora continua, la definición de objetivos ambiciosos,
la necesidad de gestionar las actividades por procesos y de hacer caso a los
procedimientos, la expectativa de minimizar el impacto ambiental mediante una
buena gestión etc.

DEFINICIÓN DE MANUAL DE POLÍTICAS:

Es un documento que tiene como propósito fundamental integrar en forma ordenada
las normas y actividades que se deben realizar para que se opere de acuerdo a las
necesidades de la empresa, además de proporcionar elementos de apoyo en la toma
de decisiones y servir de guía en la inducción de nuevos empleados. Incluye las
intenciones o acciones generales de la administración, Establecen líneas de guía, un
marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las
actividades y objetivos de la dirección.

OBJETIVO DEL MANUAL DE POLÍTICAS:

 Presentar una visión de conjunto de la organización para su adecuada

organización. Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que
deben realizarse en cada unidad administrativa.
 Ser instrumento útil para la orientación e información al personal.
 Facilitar la descentralización, al suministrar a los niveles intermedios
lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.
 Servir de base para una constante y efectiva revisión administrativa.
 IMPORTANCIA DEL MANUAL DE POLÍTICAS:

Su importancia radica en que representa un recurso técnico para ayudar a la

orientación del personal y también ayuda a declarar políticas y procedimientos, o
proporcionar soluciones rápidas a los malos entendimientos y a mostrar cómo puede
contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo.

Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que sean comprendidos

incluso por personas no familiarizadas con los aspectos administrativos o con el
procedimiento mismo. También ayuda a los administradores a no repetir la
información o instrucciones.

VENTAJAS DE LOS MANUALES DE POLÍTICAS:

Se proporciona un marco de acción dentro del cual el administrador puede operar
libremente.
 Las políticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los
empleados. Las políticas escritas generan seguridad de comunicación interna en
todos los niveles. El manual de políticas es fuente de conocimiento inicial,
rápido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados.
 Este tipo de manuales ayuda a la ejecución correcta de todas y cada una de las
actividades, procurando uniformar el trabajo, además de que facilita la operación
de las actividades a fin de hacer eficiente un proceso.
 Permite a las personas que lo leen obtener elementos para desarrollar de mejor
manera sus actividades dentro de la empresa, de acuerdo a sus políticas, y
presenta una alternativa para la empresa que desea optimar sus actividades.

TIPOS DE MANUALES DE POLÍTICAS:

Manuales Generales de Políticas: Son políticas que alcanzan a toda la organización y

marcan sus líneas generales. Deben ser conocidas por todos y servir de guía. Una buena
política general deberá ser acorde con la estrategia fijada por la empresa y servir de
referencia para la elaboración del resto de políticas departamentales y específicas
Manuales específicos de Políticas: Son los principios a seguir de cada departamento o
servicio. Un ejemplo es la Política de Calidad donde se fijan los principios y objetivos
de calidad a alcanzar, además es la más común en la mayoría de las empresas.

CONTENIDO DEL MANUAL DE POLÍTICAS.

Un manual no debe contener más que los apartados estrictamente necesarios para
alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables

 Introducción: Tiene como propósito explicar al usuario del manual lo que es el

documento, que se pretende cumplir a través de él, su alcance, como usar este
manual y cuando se harán las revisiones y actualizaciones.
 Índice: Es una lista de aportaciones en el manual, relación de los capítulos y
páginas correspondientes que forman parte del documento
 Objetivos: Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las
rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad
por fallas o errores; facilitar las labores de auditoria; la evaluación del control
interno y su vigilancia; que tanto los empleados como sus jefes conozcan si el
trabajo se está realizando adecuadamente
 Alcance: Debe enfocarse a una explicación breve sobre la que abarca el manual
de políticas.

Revisiones y recomendaciones:
Indica con quien debe hacerse contacto para señalar cambios o correcciones, o hacer
recomendaciones respecto al manual de políticas.
 Organigrama: En este apartado se representara gráficamente la estructura
orgánica que se pretende en las políticas.
 Declaraciones de Políticas: En este apartado se deberán presentar por escrito, de
manera narrativa las políticas por cada una de las unidades administrativas de
que se trate.
DESARROLLO DE POLÍTICAS.

Para llevar a cabo la declaración de políticas se sugiere el siguiente método:

1. Formular una lista de políticas, por función operacional (Finanzas, personal,
auditoria interna, etc.), aplicable al organismo social que se trate.

2. Discutir la lista de políticas con los responsables de cada función operacional

para:

 Determinar una lista de las políticas que realmente se requieren definir.

 Precisar los límites a que llegarán las políticas.
 Determinar una prioridad de políticas para ser desarrolladas.
 Presentar un borrador de las políticas y discutirlas con los responsables del
departamento correspondiente para su aceptación o modificación respectiva.
Aprobación de las políticas por la dirección superior.
 Integrar las políticas al manual conforme éstas vayan siendo aprobadas.

DESCRIPCION NARRATIVA DE LAS POLITICAS

1. Propósito: Describir de manera general y concisa el fin que se pretende lograr

con el establecimiento de una política.
2. Definición: Precisar los conceptos básicos que se invocan en la política.
3. Contenido: Describir en orden numérico y de acuerdo a su importancia los
lineamientos específicos necesarios para la aplicación de la política.
4. Responsables de su observación: Enunciar la(s) unidades orgánicas que deben
observar las prácticas de la política.

PREPARACION DEL MANUAL

El paso inicial para preparar un "Manual de políticas". Es determinar lo que se desea

lograr. Una vez determinados los objetivos, habrá que ponerlos por escrito; cada tipo de
manual tiene sus razones de ser, Además todos los manuales administrativos tienen un
propósito en común: "Obtener mejores resultados". Posteriormente se iniciará la
elaboración en sí del manual, iniciándose el procesamiento de la información, es decir;
la integración propiamente de proceso de elaboración.

PREPARACION DE UN BORRADOR DEL MANUAL.

La elaboración de este borrador se debe poner a consideración de la alta administración,

de los jefes de departamento y eventualmente de algunos empleados clave. Este
borrador debe ser cuidadosamente revisado, a fin de introducir las eventuales
modificaciones. Se deben tener en cuenta las palabras o términos de carácter técnico que
se emplean en el manual, las cuales, por su significado o grado de especialización
requieren de mayor información o ampliación de su significado.

ELABORACION DEL MANUAL

Para la elaboración del manual es muy importante uniformar criterios tanto en la

terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que se
mantengan un sentido de continuidad y de unidad.

Pueden surgir durante la elaboración de manuales de políticas algunas dificultades al

determinarse políticas y normas en forma escrita, ya que intereses particulares pueden
producir resistencias o desinterés por determinar con éxito dichos manuales. Algunas de
las políticas que tratan con los niveles jerárquicos intermedios o inferiores son
formuladas comúnmente por los jefes en sus respectivas áreas.

Formato: Para lograr un eficiente manual de políticas que ayude a llevar a cabo el
trabajo administrativo, conviene analizar con cuidado el "formato" con el que debe
presentarse cada manual, ya que de ello depende en gran medida la facilidad de lectura,
consulta y estudio.

Además de permitir hacer referencias rápidas y precisas e inspirar confianza por su

apariencia y orden. Numeración De Páginas. Después de seleccionar el formato, hay
que decir cómo numerar las páginas. Existen tres métodos para numerar las páginas del
manual de políticas y son:
 a) Numeración consecutiva de páginas. Es el método más sencillo, pero también el
menos flexible. En éste método las páginas se numeran en orden consecutivo a partir del
número
b) Numeración de páginas por secciones. Consiste en que, las páginas de cada una de
las secciones se numeran consecutivamente y cada número de página va precedido por
el de la sección y un guion.

Encabezamiento De Páginas.: Consiste en establecer una zona especialmente

demarcada en la parte superior de cada página y que contiene cierta información básica,
como el título de la política, número de control, unidad orgánica, fecha de elaboración y
vigencia, etc.

AUTORIZACION DEL MANUAL

Una vez elaborado el manual de políticas y para poder facilitar su implantación, se
recomienda que sea autorizado por quienes intervienen:
 Por la alta Administración, para darle la formalidad y el apoyo necesario.
 Del responsable de la unidad administrativa que intervino en el proceso de que
se trate, para asegurar su conformidad con la exactitud de su contenido.
 De la unidad responsable de la elaboración de manuales administrativos, si la
hay, o del grupo de técnicos en su caso.

DISTRIBUCION CONTROL DEL MANUAL.

La "Distribución" del manual de políticas es un aspecto delicado, especialmente en

organismos grandes. Conviene aclarar que un manual no debe ser distribuido
íntegramente a todos los miembros del organismo. En particular basta con que el
personal subalterno reciba únicamente las instrucciones sobre las políticas que debe
observar. Sólo los administradores, ejecutivos y los jefes de departamento, pueden
recibir las ediciones completas.

HOJA DE APROBACION

La indicación de haber sido dada la aprobación al manual de políticas por parte de los
órganos competentes es uno de los elementos que deben siempre aparecer en el manual.
REVISIONES Y ACTUALIZACIONES.
Las políticas se hacen anticuadas y para mantener su efectividad, deben ser revisadas
periódicamente en forma sistemática para ser reacomodadas y vueltas a enunciar, de
acuerdo con las oportunidades y condiciones existentes. .

 Actualizaciones Irregulares: Consiste en llevar a cabo actualizaciones de

acuerdo a las necesidades (cambio de alguna política, eliminación,
reestructuración, etc.).
 Actualizaciones Regulares: Consiste en establecer un programa de
actualizaciones periódicas. Cuando menos una vez al año y, si los apartados
cambian con rapidez. Será necesario efectuar esas revisiones dos veces al año.

OBJETIVOS
Los objetivos de una empresa son resultados, situaciones o estados que una empresa
pretende alcanzar o llegar, en un periodo de tiempo y a través del uso de los recursos
con los que dispone o planea disponer. Establecer objetivos es esencial para el éxito de
una empresa pues éstos establecen un curso a seguir y sirven como fuente de motivación
para los miembros de la misma. Pero además de ello, otras ventajas de establecer
objetivos para una empresa son:
 Permiten enfocar esfuerzos hacia una misma dirección.
 Sirven de guía para la formulación de estrategias.
 Sirven de guía para la asignación de recursos.
 Sirven de base para la realización de tareas o actividades.
 Permiten evaluar resultados al comparar los resultados obtenidos con los
objetivos propuestos y, de ese modo, medir la eficacia o productividad de la
empresa, de cada área, de cada grupo o de cada trabajador.
 Generan coordinación, organización y control.
 Generan participación, compromiso y motivación, al alcanzarlos, generan
satisfacción.
 Revelan prioridades.

Disminuyen la incertidumbre. Características de los objetivos Para que los objetivos

de una empresa permitan obtener los beneficios descritos anteriormente, deben contar
con las siguientes características: Medibles Deben ser mensurables, es decir, ser
cuantitativos y estar ligados a un límite de tiempo. Por ejemplo, a diferencia del objetivo
“aumentar las ventas”, un objetivo medible sería “aumentar las ventas en un 20% para
el próximo mes”. Sin embargo, es posible utilizar objetivos generales como el de
“aumentar las ventas”, pero siempre y cuando éstos estén acompañados de objetivos
medibles que en conjunto permitan alcanzar los generales. Claros Deben tener una
definición clara, entendible y precisa. No deben prestarse a confusiones ni dejar
demasiados márgenes de interpretación.

Alcanzables Deben ser factibles. Deben estar dentro de las posibilidades de la empresa,
teniendo en cuenta la capacidad y los recursos (humanos, financieros, tecnológicos, etc.)
con los que cuenta, así como la disponibilidad del tiempo necesario para cumplirlos.
Desafiantes Deben ser retadores (aunque realistas). No deben ser algo que de todas
maneras sucederá, sino algo que signifique un desafío o un reto.
Objetivos poco ambiciosos no son de mucha utilidad ni proporcionan mayor
motivación.
Realistas Deben ser realistas y razonables. Deben tener en cuenta las condiciones y
circunstancias del entorno en donde se pretenden cumplir, así como la capacidad y los
recursos de la empresa. Por ejemplo, a diferencia del objetivo “aumentar de 10 a 1000
empleados en un mes”, un objetivo realista sería “aumentar de 10 a 20 empleados en un
mes”.
Coherentes Deben estar alineados y ser coherentes con otros objetivos y con la visión,
la misión, las políticas, la cultura y los valores de la empresa.

Tipos de objetivos Existen diferentes tipos de objetivos en una empresa, los cuales
pueden ser clasificados de acuerdo a su naturaleza, jerarquía y alcance de tiempo. De
acuerdo a su naturaleza, los objetivos se clasifican en: a.

Objetivos generales También conocidos como objetivos genéricos, son objetivos

basados en expresiones generales, describe el para que de la actividad a realizar,
algunos ejemplos son:
 Ser la empresa líder del mercado.
 Incrementar las ventas.
 Aumentar los ingresos.
 Generar mayores utilidades.
  Obtener una mayor rentabilidad.
 Lograr una mayor participación en el mercado.
 Ser una marca líder en el mercado.
 Aumentar el número de vendedores.
 Aumentar el número de activos.
 Crecer.
 Sobrevivir.

Dentro de los objetivos generales se encuentra la visión de la empresa la cual es el

principal objetivo general que persigue una empresa.

Objetivos específicos Son objetivos concretos expresados en términos de cantidad y

tiempo. Los objetivos específicos son necesarios para alcanzar los objetivos generales.
Algunos ejemplos de objetivos específicos son:
 Incrementar las ventas mensuales en un 20%.
 Obtener una rentabilidad anual del 25%.
 Lograr una participación de mercado del 20% para el segundo semestre del año.
Triplicar la producción antes de acabar el periodo.
 Aumentar el número de trabajadores de 10 a 12 en un mes.
 Reducir el nivel de ausentismo de los trabajadores en un 5% antes de finalizar el
año. Adquirir 2 nuevas maquinarias para el segundo semestre.
 Abrir 3 nuevos locales comerciales para el primer trimestre del próximo año.

En ocasiones, a los objetivos específicos se les conoce como metas. De acuerdo a su

jerarquía, los objetivos se clasifican en:
Objetivos estratégicos También conocidos como objetivos organizacionales, son
objetivos que consideran a la empresa como un todo y que sirven para definir el rumbo
de ésta. Son formulados por los dueños o los altos directivos de la empresa,
normalmente son generales y de largo plazo. Cada objetivo estratégico requiere una
serie de objetivos tácticos.

Objetivos tácticos También conocidos como objetivos departamentales, son aquellos

que se dan a nivel de áreas o departamentos, son formulados por los directivos o los
gerentes de la empresa, normalmente son de mediano plazo, se establecen en función de
los objetivos estratégicos; cada objetivo táctico requiere una serie de objetivos
operacionales.

Objetivos operacionales Son objetivos que se dan a nivel de operaciones o que se

aplican en el puesto de trabajo, comprenden las tareas o actividades de cada área, son
formulados por los gerentes de áreas o los administradores. Normalmente son
específicos y de corto plazo.

De acuerdo a su alcance de tiempo, los objetivos se clasifican en:

Objetivos de largo plazo Se formulan generalmente para un periodo de cinco años y

tres como mínimo.

Objetivos de mediano plazo Se formulan generalmente para un periodo de uno a tres

años.

Objetivos de corto plazo Se formulan generalmente para un plazo no mayor de un año.

Recomendaciones sobre el uso de objetivos

 Se deben establecer objetivos generales, pero siempre y cuando éstos sirvan de
referencia para establecer objetivos específicos. Establecer solamente objetivos
generales puede generar confusión y falta de conciencia de hacia dónde
realmente se quiere ir.
 Es necesario establecer objetivos para la empresa en general, para cada área o
departamento, y para cada equipo de trabajo. Los objetivos para cada equipo se
establecen en función de losobjetivos de cada área, y los objetivos de cada área
se formulan en función de los objetivos de la empresa.
 Los objetivos de un área o departamento deben ser coherentes con los objetivos
de otras áreas o departamentos. Por ejemplo, no sería coherente que producción
establezca como objetivo aumentar el número de productos fabricados si
marketing no cuenta con los recursos necesarios para vender los productos
adicionales.
 Los objetivos deben ser comunicados en todos los niveles de la empresa. Se les
debe comunicar y hacérseles recordar permanentemente a quienes corresponda.
  Siempre se deben establecer prioridades al momento de cumplir los objetivos. Se
deben cumplir primero los objetivos más importantes, relevantes o urgentes, y
dar prioridad a los objetivos estratégicos antes que los tácticos, y a los tácticos
antes que a los operacionales.
 Los objetivos no deben ser estáticos. Se debe tener la suficiente flexibilidad
como para adaptarlos a los cambios inesperados que podrían suceder en el
entorno como, por ejemplo, los cambios repentinos en los gustos o preferencias
de los consumidores como producto de nuevas modas.

Una vez establecidos, los objetivos deben ser revisados periódicamente para asegurarse
de que aún sigan siendo los resultados que pretende alcanzar la empresa o sigan siendo
acordes a las condiciones del entorno, y cambiarlos o modificarlos en caso de ser
necesario.

Recordemos que al redactar un objetivo siempre éste debe empezar por un verbo en
infinitivo y deben ser evaluables, es decir, deben permitir la comprobación del resultado
por ejemplo:

 Analizar
 Comparar
 Definir
 Clasificar
 Sistematizar
 Criticar
 Explicar
 Describir Los errores más comunes en la definición de los objetivos son:
 Ser demasiado amplios y generalizados.
 Objetivos específicos no contenidos en los generales.
 Planteo de pasos como si fueran objetivos (confundir métodos, caminos, con
objetivos)
 Confusión entre objetivos y políticas o planes para llegar a lo que es la finalidad
práctica