MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Se definen tres palabras claves:

Manual: Un manual es una recopilación en forma de texto, que recoge en una forma minuciosa y
detallada todas las instrucciones que se deben seguir para realizar una determinada actividad

Proceso: Es la secuencia de pasos necesarios para realizar una actividad.

Procedimiento: Para definirlo técnicamente, el procedimiento es “la gestión del proceso”.

DEFINICION:

El manual de procedimientos es un componente del sistema de control interno, el cual se crea para
obtener una información detallada, ordenada, sistemática e integral que contiene todas las
instrucciones, responsabilidades e información sobre políticas, funciones, sistemas y procedimientos de
las distintas operaciones o actividades que se realizan en una organización.

Es el documento administrativo que integra cada uno de los procedimientos de una dependencia
elaborados bajo una metodología homogénea.

Es una serie de actividades relacionadas entre sí y ordenadas cronológicamente, que muestran la forma
establecida en que se realiza un trabajo determinado, explicando en forma clara y precisa quien, que,
como, cuando, donde y con qué se realiza cada una de las actividades.

En caso de No aplicación de los manuales de procedimientos: Confusión en las responsabilidades. No

habrá normas establecidas. No hay un control eficaz de las actividades. No hay un procedimiento
establecido.

Utilidad: Permite conocer el funcionamiento interno con lo que respecta a descripción de tareas,
ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Sirve para el análisis o revisión
de los procedimientos de un sistema (Auditoria sistémica).

Objetivos de los procedimientos:

 Proporcionar información que sirva de base para evaluar la eficiencia del sistema en el
cumplimiento de sus funciones específicas, una vez finalizada la identificación y desarrollo de
cada uno de los procesos y procedimientos
 Lograr la agilización, simplificación, automatización o desconcentración de las actividades que se
llevan a cabo en las dependencias;
 Ser una fuente formal y permanente de información y orientación acerca de la manera de
ejecutar un trabajo determinado;
 Establecer los lineamientos y mecanismos para la correcta ejecución de un trabajo
 Facilitar la supervisión del trabajo y proporcionar a los jefes los elementos necesarios para
verificar el cumplimiento de las actividades;
 Ser una herramienta para capacitar al personal en el desempeño de sus funciones;
 Delimitar responsabilidades y evitar desviaciones arbitrarias o malos entendidos en la ejecución
de un trabajo determinado;
 Auxiliar en las labores de auditorías interna y externa.

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Ventajas de contar con procedimientos documentados:

Permiten:

a) Disminuir la improvisación y los errores;

b) Dar una visión global y sistemática del trabajo administrativo;

c) Emprender acciones de mejora.

Método para el análisis y diseño de procedimientos:

1. Delimitación del procedimiento:

¿Cuál es el procedimiento que se va a analizar? ¿Dónde inicia? ¿Dónde termina?

2. Recolección de la Información:

Recabar los documentos y los datos que se encuentran involucrados en el procedimiento.

a) Investigación documental b) Entrevista directa c) Observación de Campo

3. Análisis de la Información y Diseño del Procedimiento:

¿Qué trabajo se hace? ¿Quién lo hace? ¿Cómo se hace? ¿Cuándo se hace? ¿Por qué se hace?:

4. Descripción del procedimiento:

Deberá hacerse “a detalle”, sin obviar elementos.

Dirigir principalmente la investigación a:

• La distribución que se hace de los documentos.

• Los tipos de archivos (permanentemente o provisional).

• Las probables causas de demora.

• Los formatos que se utilizan, su propósito, su contenido, así como que parte o partes de los mismos se
llenan y se usan realmente, en que área lo hacen. Analizar que las preguntas sean entendibles y
concretas y preguntar exclusivamente sobre los datos que realmente se utilizan.

5. Análisis del Procedimiento:

a) Eliminar: Cualquier operación, cualquier paso, cualquier detalle que no sea indispensable, deben ser
eliminados.

b) Combinar: Si no se puede eliminar algo, entonces combinar algún paso del procedimiento con otro, a
efecto de simplificar el trámite.

c) Cambiar: En este punto debe revisarse si algún cambio que pueda hacerse en el orden, el lugar o la
persona que realiza una actividad, puede simplificar el trabajo.

d) Mejorar: Algunas veces es imposible eliminar, combinar o cambiar; en estas circunstancias el

resultado más práctico se logra mejorando el procedimiento; rediseñando una forma, un registro o un
informe; haciendo alguna mejoría al instrumento o equipo empleado, o encontrando un mejor método.

e) Mantener: Consiste en conservar las actividades que como resultado del análisis, no fueron
susceptibles de eliminar, combinar, cambiar o mejorar.

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6. Elementos que integran el manual de procedimientos:

a. Portada (identificación);

b. Índice: En esta parte se presentan de manera sintética y ordenada, los apartados principales del
manual y cada uno de los procedimientos que lo constituyen con sus correspondientes páginas.

c. Introducción: Se refiere a la explicación que se dirige al lector sobre el panorama general del
contenido del manual, de su utilidad y de los fines y propósitos que se pretenden cumplir a través de él.

d. Objetivo del manual: Deberá contener una explicación del propósito que se pretende cumplir con el
manual de procedimientos.

• Especificar con claridad la finalidad que pretende el documento.

• La redacción será clara, concreta y directa.

• La descripción se iniciara con un verbo en infinitivo.

• Se evitará el uso de adjetivos calificativos. Ejemplo: bueno, excelente, etc.

e. Listado de procedimientos: Presentar los procedimientos incluidos en el manual.

f. Desarrollo de los procedimientos: Constituye la parte central o sustancial del Manual de

Procedimientos:

i) Datos generales:

• Colocar el nombre del procedimiento, el cual debe dar idea clara de su contenido;

• Colocar la fecha de elaboración del procedimiento;

• Colocar la fecha de actualización del procedimiento (si se da el caso);

• Colocar el número de versión del procedimiento, por ejemplo si el procedimiento no ha sido

actualizado será la versión 1, si hay una actualización será la versión 2 y así sucesivamente;

• La descripción del procedimiento debe redactarse en forma clara y sencilla;

• No se deben incluir dos procedimientos diferentes en uno;

ii) Objetivo del Procedimiento:

Expresar claramente los resultados que se pretenden obtener al llevarse a cabo las actividades que
integran cada procedimiento.

Iniciar con uno o varios verbos en tiempo infinitivo;

Evitar el uso de adjetivos calificativos;

No subrayar conceptos; Por ejemplo (objetivo del procedimiento “Control de Documentos” del Sistema
Integral de Gestión Institucional):

Objetivo:

Mantener vigentes los documentos requeridos por el Sistema Integral de Gestión Institucional.

iii) Alcance:

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Se describe el ámbito de aplicación de un procedimiento, es decir, a que áreas involucra.

Por ejemplo (alcance del Procedimiento “Control de Documentos” del Sistema Integral de Gestión

Institucional):

Alcance: Dependencias que se encuentran dentro del alcance de certificación del Sistema Integral de

Gestión Institucional.

iv) Descripción del Procedimiento:

Es la explicación escrita en forma lógica y secuencial de cada una de las actividades que se realizan para
efectuar un trabajo determinado.

Cada actividad deberá comenzar con un verbo conjugado en tercera persona del singular en tiempo
presente ejemplo: verifica, corrige, envía, etc.

Ejemplo de verbos:

• Actualiza • Analiza • Anexa • Anota • Aprueba • Archiva • Actualiza •

• Asigna • Autoriza • Cancela • Clasifica • Compara • Complementa • Comprueba • Confirma

• Confronta • Controla • Coordina • Corrige • Coteja • Destruye • Determina • Devuelve

• Distribuye • Diseña • Ejecuta • Emite • Evalúa • Expide • Firma • Fotocopia • Grafica

• Implanta • Incorpora • Indica • Informa • Instrumenta • Investiga • Obtiene • Prepara

• Presenta • Procesa • Produce • Programa • Proporciona • Recaba • Recibe • Recopila

• Registra • Remite • Revisa • Sella • Separa • Solicita • Supervisa • Tramita • Valida • Verifica

Deberán numerarse las distintas actividades del procedimiento en forma progresiva con números
arábigos enteros; aun en caso de que existan varias alternativas de decisión.

Cuando una actividad implique la utilización de algún formato, y este haga su primera aparición en el
procedimiento, se deberá anotar su nombre completo entre comillas. En el caso de considerarse
necesario se anotara la palabra “Anexo” e incluirlo en el apartado correspondiente con su respectivo
Instructivo de llenado.

Además se deberá hacer referencia a las copias, trayectoria de su trámite y destino final.

v) Anexos:

En este apartado se deben incluir las formas, instructivos de llenado y machotes utilizados para la
ejecución de un procedimiento.

Un formato es una pieza de papel impresa, que contiene datos fijos y espacios en blanco para ser
llenados con información variable, que se usa en los procedimientos de oficina. Es necesario que,
inmediatamente después de terminada la descripción del procedimiento, se incluyan los formatos y
documentos que en él se utilizan.

Hallazgos al respecto de la auditoria externa.

Tipo: 02

Criterio: 4.2.4. ISO 9001:2008

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Sistema: SGC

Descripción del hallazgo:

Durante la Auditoría a los procesos, se detectaron desviaciones relacionadas con el control de registros:

En el proceso de Producción, Difusión y Promoción Editorial, se revisó el expediente 003/16

Biodiversidad del Estado de Hidalgo, el cual contiene el Original Completo en CD, resumen, sinopsis para
cuarta de forros, ficha curricular, carta de disponibilidad de recursos, cotización/presupuesto, sin
embargo, el expediente no cuenta con la Carta de disponibilidad de recursos. Adicionalmente se
detectó que en el checklist para registro y dictamen de un proyecto editorial, se indica que el proyecto
fue recibido en Marzo 2016, sin embargo, el dictamen del Consejo Editorial indica que se recibió el 3 de
Febrero de 2016.

En el proceso de Tutorías en la escuela superior de Zimapán, no se mostraron registros que pudieran dar
evidencia del cumplimiento de las mediciones de periodos distintos al actual, por ejemplo: en la carrera
de Ingeniería a través del Sistema de Información de Tutorías.

Descripción del requisito incumplido: Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la
conformidad con los requisitos así como de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad
deben controlarse.

La organización debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios
para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, la retención y la disposición de
los registros.

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FECHAS DE ENTREGA DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS A CONTRALORÍA GENERAL

PROPUESTA:

Se considera que la Dirección de Archivo General elabore el procedimiento al respecto, lo dé a conocer a

todas las dependencia y estas lo apliquen.

PREGUNTAS Luego de leer el artículo sobre Manuales de Procedimientos desarrolle lo siguiente:

1- ¿A través de un ejemplo explique Ud. ¿Cómo interpreta la noción de Procedimiento?

2- Explique usted: ¿Cómo conceptúa un Manual de Procedimientos? Brinde 1 ejemplo

3- Por intermedio de un ejemplo explique Ud. ¿Qué sucede en caso no se aplique el manual de
procedimientos?

4 ¿Cuáles son los Beneficios y Objetivos del manual de procedimientos? Sustente con un Ejemplo

5- Por intermedio de un ejemplo explique Ud. ¿Cómo se manifiestan las ventajas del manual de
procedimientos?

6- ¿Considerando un ejemplo explique cómo se justifica la recolección de la Información para el manual

de procedimientos?

7- ¿Explique usted con un ejemplo ¿cómo realizar el análisis del manual de procedimientos?

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8- ¿Desarrolle un ejemplo en el que explique ¿cómo se integran los elementos que integran el manual
de procedimientos?

9- ¿A través de un ejemplo especifique ¿cómo se efectúa el desarrollo de los procedimientos en el

manual de procedimientos?

10- Explique qué hemos aprendido de esta lectura y cómo la aplicaría a su entorno personal?

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