Guia para La Elaboracion de Los Manuales de Procesos y Procedimientos

ALCALDIA MUNICIPAL DE SOACHA-CUNDINAMARCA
GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE LOS MANUALES

DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
JUAN CARLOS BELTRÁN MORENO
JIMMY RICARDO MUNEVAR RICO
SOACHA, CUNDINAMARCA – MARZO DE 2010

TABLA DE CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 3
1.OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN 4
2. ALCANCE 4
3. RESPONSABILIDADES 4
4. DEFINICIONES 5
5. ASPECTOS GENERALES 7
5.1. MATRIZ DE OPCIONES PRIORITARIAS 7
5.2. IMPORTANCIA DEL DESPLIEGUE DE PROCESOS EN LA 8

ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.3. ASPECTOS RELATIVOS A LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE 10

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.4. RECOMENDACIONES RELATIVAS A LA ELEBORACIÓN DE LOS 18

MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
2
INTRODUCCIÓN
La Alcaldía Municipal de Soacha-Cundinamarca, viene desarrollando un proyecto cuyo

objetivo es la implementación del Sistema Integrado MECI: CALIDAD, en el marco del
cual, la implementación del Modelo de Gestión por Procesos, constituye el soporte
estructural, dado que para ambas normas MECI 1000:2005 y NTCGP 1000:2009, este
es un requisito.
En la dinámica de la implementación del Modelo de Gestión por procesos, la

documentación de los mismos juega un importante papel, teniendo en cuenta que la
memoria institucional es vital para orientar a los servidores públicos sobre la manera de
hacer las cosas al interior de la administración.
El modelo de gestión por procesos se encuentra contemplado en el MECI 1000:2005 en

el Subsistema de Control Estratégico y los procedimientos en el Subsistema de Control
de Gestión. Recordemos que uno de los objetivos de este Modelo es que los procesos
se ejecuten de manera controlada, de manera que las diferentes actividades deben
estandarizarse para el logro de este fin y esto se logra a través de la documentación de
los procesos y procedimientos.
En la norma NTCG 1000:2009 en el numeral 4 menciona el modelo de gestión por

procesos y los requisitos de la documentación, en clara alusión a la importancia que
tiene para el Sistema de Gestión de la Calidad la documentación y los manuales, como
instrumentos que orientan la manera de hacer las cosas para satisfacer las
necesidades y expectativas de los clientes.
Bajo el escenario que se ha planteado, se elaboró la Guia para la elaboración de los

Manuales de Procesos y Procedimientos. Lo que se espera de ella y tras haber
superado las etapas de identificación de los procesos y el despliegue de los mismos, es
que sirva como referente para la elaboración de estos instrumentos de gestión en la
Alcaldia Municipal de Soacha.
3
1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN
La presente guía describe la metodología para la elaboración de los Manuales de

procesos y Procedimientos en la Alcaldía Municipal de Soacha.
2. ALCANCE
La guía de elaboración de los Manuales de Procesos y Procedimientos, aplica para los

procesos del mapa de procesos de segundo nivel identificados para la administración
central de la Alcaldía Municipal de Soacha.
3. RESPONSABILIDADES
3.1. SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TERRITORIAL
La Secretaría de Planeación y Desarrollo Territorial tendrá la responsabilidad de liderar

la aplicación de la metodología.
3.2. OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO
La Oficina Asesora de Control Interno, tiene la responsabilidad de verificar que las

diferentes dependencias apliquen la Guía y releven la información de los procesos que
se requieran y que están bajo su responsabilidad.
3.3. DESPACHO DEL ALCALDE, SECRETARIAS, OFICINAS Y DIRECCIONES
Estas instancias tienen la responsabilidad de aplicar la Guia y documentar sus procesos

y procedimientos.
3.4. COMITES O GRUPOS MECI: CALIDAD
Los Comités o Grupos MECI:CALIDAD, tienen la responsabilidad de orientar la

aplicación de la Guía y de implementar acciones preventivas, acciones correctivas y de
4
mejora para lograr documentar la totalidad de los procesos y procedimientos registrados
en el formato de despliegue de procesos.
4. DEFINICIONES
4.1. Despliegue de Procesos: División o segmentación que se hace de un proceso

para entenderlo y para facilitar su ejecución. Un proceso puede segmentarse en
macroproceso, procesos, subprocesos y procedmientos.
4.2. Documento. Información y su medio de soporte.

EJEMPLO Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma.
NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una
combinación de éstos.
NOTA 2 Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan
"documentación".
NOTA 3 Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con todos los tipos de
documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar
controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable).
4.3. Control: Es toda acción que tiende a minimizar los riesgos, significa analizar el
desempeño de las operaciones, evidenciando posibles desviaciones frente al resultado
esperado para la adopción de medidas preventivas. Los controles proporcionan un
modelo operacional de seguridad razonable en el logro de los objetivos.
4.4. Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria.
NOTA 1 "Generalmente implícita" significa que es habitual o una práctica común para la entidad, sus clientes y otras
partes interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita.
NOTA 2 La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a disposiciones de carácter legal.
NOTA 3 Pueden utilizarse calificativos para identificar un tipo específico de requisito, por ejemplo, requisito de un
producto y/o servicio, requisito de la gestión de la calidad, requisito del cliente.
NOTA 4 Los requisitos para la realización de un producto o la prestación de un servicio se refieren, pero
necesariamente no se limitan, a aquellos que una entidad debe cumplir para satisfacer al cliente o cumplir una
disposición legal.
5
NOTA 5 Un requisito especificado es aquel que se declara, por ejemplo, en un documento.
NOTA 6 Los requisitos pueden ser generados por las diferentes partes interesadas.
4.5. Enfoque basado en procesos. Gestión sistemática de la interacción e interrelación

entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado.
4.6. Estructura de la entidad. Distribución de las diferentes unidades o dependencias

con sus correspondientes funciones generales, requeridas para cumplir la función de la
entidad dentro del marco de la Constitución y la Ley.
NOTA La estructura organizacional implica establecer responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal
de manera coherente con los procesos y las estrategias de la entidad.
4.7. Gestión. Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una
entidad.
4.8. Manual. Es una publicación en la cual se describen la manera de hacer las cosas y
que sirve para orientar a quien debe hacerlas.
4.9. Mejora continua. Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la

capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño.
4.10. Política: Conjunto de criterios generales, lineamientos, directrices u orientaciones

que establecen el marco de referencia para la ejecución de los procesos o
procedimientos y que son establecidas por el responsable del proceso o por la alta
dirección. Las políticas no irán en contra de la normatividad legal vigente.
EJEMPLO. Horarios de atención, tiempos de respuesta, uso de formatos, solicitud de requisitos, revisiones etc.
4.11. Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

proceso.
NOTA Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, porqué y
cómo.
4.12. Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan

para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
6
4.13. Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de actividades ejecutadas.
NOTA 1 Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia
de verificaciones acciones preventivas y acciones correctivas.
NOTA 2 En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión.
4.14. Responsabilidad. Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su

competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho.
.
5. ASPECTOS GENERALES
5.1. MATRIZ DE OPCIONES PRIORITARIAS
Como se estableció en la Guía de Implementación del Modelo de Gestión por Procesos,

el primer escaño en el camino de la implementación del Modelo en la Alcaldía Municipal
de Soacha, está enfocado en el reconocimiento de lo que normativamente está
establecido que debemos hacer. Como sabemos en la administración pública las leyes,
acuerdos, decretos, resoluciones y otros actos administrativos, determinan cuales son
las competencias asignadas a cada una de las dependencias de la Alcaldía.
La metodología de opciones prioritarias se aplicó a través de una matriz, mediante la

cual cada dependencia identificó ¿Qué se hace?,¿Qué se hace y se debe
hacer?,¿Qué se hace y no se debe hacer? y ¿Qué no se hace y se debe hacer?
La matriz de opciones prioritarias, tenía como propósito principal ubicar a las

dependencias en su deber ser en el contexto de la administración buscando que se
concentrarán en torno a sus competencias y responsabilidades, dado que se encontró
que en algunas Secretarias y Oficinas o estaban dedicadas a asuntos que no les
correspondían o no estaban haciendo todo lo que era de su competencia ejecutar.
El primer acercamiento entonces, no sólo a la metodología de gestión por procesos;

sino a la elaboración de los Manuales de Procesos y Procedimientos, fue el
diligenciamiento de la matriz de opciones prioritarias ( Ver gráfico xx). Recordemos que
como se ha venido insistiendo en desarrollo del proyecto de implementación del
Sistema Integrado MECI:CALIDAD, en los Manuales debe registrarse el deber ser de
cada uno de los procesos y no necesariamente lo que se ha venido haciendo.
7
COLUMNA 1 COLUMNA 2 COLUMNA 3 COLUMNA 4
¿ Qué se hace? ¿ Qué se y se debe hacer? ¿ Qué se hace y no se debe hacer? ¿ Qué no se hace y se debería
hacer?
PLAN DE DESARROLLO Y PLAN DE ACCION TURISMO PLAN DE DESARROLLO Preparar, analizar y evaluar los diferentes indicadores
socio- económicos del municipio, en aspectos de
producción, consumo, comercio, servicios, ingresos e
inversión y preparar estudios e informes sobre la
tendencia de la economía municipal.
Consolidación del Plan de Desarrollo Organización de activ idades del programa Consolidación del Plan de Desarrollo Identificar, cuantificar y caracterizar los grupos
poblacionales en situación de marginalidad, pobreza y
vulnerabilidad; proponer programas y proyectos que
permitan mejorar su calidad de vida.
Consolidación de Plan de Ación realización de visitas de verificación Consolidación de Plan de Ación
Coordinar la realización de planes y programas de
vivienda de interés social, de conformidad con las normas
y políticas establecidas por el gobierno nacional y
conforme a las prioridades establecidas a nivel municipal.
Consolidación Plan indicativo realización de ferias: convocatorias, organización Consolidación Plan indicativ o
seguimiento y avances plan de desarrollo Participación en la mesa de Cultura y Turismo seguimiento y avances plan de desarrollo
seguimiento y avances plan de acción Participación en alianzas estratégicas regionales para el seguimiento y avances plan de acción
desarrollo del turismo
5.2. IMPORTANCIA DEL DESPLIEGUE DE PROCESOS EN LA ELABORACIÓN DEL

MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
El despliegue de procesos como se explicó en la Guía de Implementación del Modelo

de Gestión por procesos, representa unos de los principales insumos en la elaboración
de los Manuales de Procesos y Procedimientos, teniendo en cuenta que en ella está el
registro de cómo se comporta el proceso a nivel de macroproceso, procesos,
subprocesos y procedimientos.
Esta información será utilizada en la primera parte del Manual de Procesos y

Procedimientos, en la cual se describe de manera general el contexto del proceso y sus
interrelaciones con los demás procesos de la Alcaldía Municipal.
Recordemos en el siguiente gráfico, como se da el despliegue de los procesos, con el

fin de ubicarnos sobre la información que proporciona el uso de esta metodología:
8
MACROPROCESO
PROCESOS
SUBPROCESOS
PROCEDIMIENTOS
TAREAS/ MÉTODOS DE TRABAJO
Veamos a continuación la información que contiene el formato de despliegue de

procesos, el cual como se ha mencionado constituye el punto de partida para la
elaboración de los Manuales de Procesos y Procedimientos:
FECHA ELABORACIÓN:
FORMATO DE DESPLIEGUE DE LOS PROCESOS

SEPTIEMBRE 22 DE 2010
Macroproceso
1.NOMBRE:
CONTROL INTERNO Proceso x
Proporcionar al Alcalde y a todos los funcionarios de la Alcaldía Municipal, el conocimiento del estado en que se encuentra la organización
2.OBJETIVO: en tiempo real, de tal forma que les permita reorientar oportunamente las estrategias y acciones hacia el cumplimiento de los objetivos
institucionales.
El proceso de control interno comprende el cumplimiento de los siguientes roles en la administración central de la Alcaldía
3. ALCANCE: Municipal:Valoración de los Riesgos, acompañamiento y asesoría, evaluación y seguimiento, fomento de la cultura de autocontrol y
relación con entes externos.
4. PROCESOS ASOCIADOS 5. SUBPROCESOS 6. PROCEDIMIENTOS
Revisión y evaluación del manejo de riesgos institucionales
Administración del riesgo Consolidación y Evaluación de reportes de riesgos
Desarrollo de Estrategias de administración del riesgo para
El desarrollo de este subproceso no requiere del desarrollo de
Acompañamiento y Asesoria.
procedimientos estandarizados
Evaluación del Sistema de Control Interno
Control Interno. Evaluación y Seguimiento. Auditoria
Formulación y Seguimiento de Planes de Mejoramiento
Fomento de Cultura de Autocontrol. Diseño de estrategias y herramientas de autoevaluación y
Difusión de información a teceras partes
Elaboración y presentación de informe de Control Interno
Relación con entes Externos.
Rendición de Informe sobre Austeridad del gasto y eficiencia
Rendición de Informe Ejecutivo Anual del Sitema de Control
7. ELABORÓ: 8. REVISÓ: 9. APROBÓ
HENRY JIMÉNEZ CUBILLOS ENRIQUE LOPEZ LUNA ENRIQUE LOPEZ LUNA

Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos
Cargo Profesional Especializado Cargo Jefe de Control Interno. Cargo Jefe de Control Interno.
9
5.3. ASPECTOS RELATIVOS A LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS
5.3.1. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Para estandarizar su elaboración, los Manuales de Procesos y Procedimientos de la

Alcaldía Municipal de Soacha, tendrán la siguiente estructura:
Portada
Tabla de Contenido
Introducción
Planilla de actualizaciones
CAPÍTULO I: Generalidades del manual
1.1 Objetivos del manual.

1.2 Destinatarios del manual.
1.3 Alcances del manual.
1.4 Manejo y conservación del manual.
1.5 Actualización y mejoramiento del manual.
1.6 Distribución del manual y control de copias.
1.7 Simbología utilizada en los flujogramas.
CAPÍTULO II: Generalidades del Proceso.
2.1 Plataforma Estratégica.

2.2 Organigrama.
2.3 Mapa de Procesos.
2.4 Matriz de Procesos
2.5 Caracterización del Proceso
2.6 Despliegue del Proceso
2.7 Definiciones conceptuales del proceso
CAPÍTULO III: Procedimientos.
3.1. Identificación y Descripción del Procedimiento “A”

3.2. Identificación y Descripción del Procedimiento “B”
3.3. Identificación y Descripción del Procedimiento “C”
10
5.3.2. FORMA Y CONTENIDO DE CADA UNO DE LOS COMPONENTES DE LA
ESTRUTURA DEL MANUAL
5.3.2.1 Márgenes y Espacios Interlineales
Para facilitar la encuadernación y la reproducción del documento, se deben conservar

los siguientes márgenes:
Superior, de 3 cm;
Izquierdo, de 4 cm
Derecho, de 2 cm
Inferior, de 3 cm
Si el documento se va a imprimir por ambas caras, sus márgenes deben ser simétricas
a 3 cm.
El título de cada capítulo debe comenzar en una hoja independiente, a 3 cm del borde
superior.
El texto debe llegar hasta el margen inferior establecido. Se debe evitar títulos o
subtitulos solos al final de la página o renglones sueltos.
5.3.2.2 Tipo de letra
El tipo de letra que se utilizará para los textos del Manual es Arial 12. Para los cuadros
en excell de identificación y descripción de procedimientos, se utilizará Arial 9. Se
utilizará negrilla para los títulos y subtitulos.
5.3.2.3 Numeración
La numeración de los capítulos I y II se hará de manera independiente para facilitar los

cambios. La numeración de los procedimientos en el capítulo III se hará también de
manera independiente.
11
5.3.2.4 Encabezados y pies de página
El encabezado que se utilizará para el Manual será el siguiente:
Código:
MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS Versión:
PROCESO: XYZ Página:
El píe de página que se utilizará, será el siguiente:
Elaboró: Revisó: No resolución adopción:

Aprobó:
Fecha: Fecha: Fecha:
La Secretaría de Planeación y Ordenamiento Territorial suministrará a todas las

dependencias el formato con el encabezado y el píe de página respectivo.
5.3.2.5 Puntuación y redacción
Para el uso de la puntuación, se deben seguir las reglas ortográficas de la lengua

española.
Con respecto a la redacción del manual de procesos y procedimientos, se recomienda

lo siguiente:
• Para lograr un buen estilo se recomienda respetar rigurosamente la sintaxis, la

ortografía y las reglas gramaticales pertinentes.
• Se debe redactar en forma impersonal ( la forma impersonal corresponde a la

tercera persona del singular, por ejemplo se hace, se definió, se contrastó)
5.3.2.6. Impresión y empaste
La impresión del Manual se hará por ambas caras en papel tamaño carta y el empaste
en carpetas de hojas intercambiables
5.3.2.7. Número de Manuales de Procesos y Procedimientos
Se hará un manual por cada proceso identificado o relacionado en el mapa de primer

nivel.
5.3.2.8. Descripción de cada una de las partes del Manual
12
5.3.2.8.1. Portada
La portada de los Manuales tendrá la siguiente información:
• Titulo: Alcaldía Municipal de Soacha.Cundinamarca ( Arial 16-Negrilla-Centrado)
• Logo del sistema integrado MECI:CALIDAD
• Texto: Manual de procesos y procedimientos ( Arial 18-Negrilla-Centrado)
• Nombre Proceso: XYZ ( Arial 22-Negrilla-Centrado)
• Lugar( Arial 18-Negrilla-Centrado)
• Fecha: Mes y año ( Arial 18-Negrilla-Centrado)
En el siguiente gráfico se presenta el diseño de la portada:
La Secretaria de Planeación y Ordenamiento Territorial facilitará a las diferentes

dependencias el formato de la portada del Manual.
5.3.2.8.2. Tabla de Contenido
La tabla de contenido tendrá incluidos cada uno de los títulos y subtítulos de los
capítulos I y II con la respectiva página. Para el Capítulo III el título del capítulo y
seguidamente el nombre de cada uno de los procedimientos que se desarrollen.
13
En el siguiente gráfico se presenta el diseño de la tabla de contenido:
La Secretaria de Planeación y Ordenamiento Territorial facilitará a las diferentes

dependencias el formato de la tabla de contenido del Manual.
5.3.2.8.3. Introducción
El contenido de la introducción será estándar para todos los Manuales. La Secretaría de

Planeación y Ordenamiento Territorial se encargará de proporcionar a las diferentes
Secretarias y Oficinas el texto de la introducción.
5.3.2.8.4. Capítulo I del Manual de Procesos y Procedimientos
El capítulo I, en el cual se desarrollan los temas que se relacionan a continuación,

tendrá un contenido estándar para todos los Manuales. La Secretaría de Planeación y
Desarrollo Territorial suministrará a todas las dependencias este contenido.
14
CAPÍTULO I: Generalidades del manual
1.1 Objetivos del manual.

1.2 Destinatarios del manual.
1.3 Alcances del manual.
1.4 Manejo y conservación del manual.
1.5 Actualización y mejoramiento del manual.
1.6 Distribución del manual y control de copias.
1.7 Simbología utilizada en los flujogramas.
5.3.2.8.5. Capítulo II del Manual de Procesos y Procedimientos
En el Capítulo II, Generalidades del Proceso, se desarrollarán los temas que se citan a
continuación:
CAPÍTULO II: Generalidades del Proceso.
2.1 Plataforma Estratégica.

2.2 Organigrama.
2.3 Mapa de Procesos.
2.4 Matriz de Procesos
2.5 Caracterización del Proceso
2.6 Despliegue del Proceso
2.7 Definiciones conceptuales del proceso
Los numerales 2.1, 2.2, 2.3. y 2.4. contendrán información estándar para todos los
manuales, que será suministrada por la Secretaria de Planeación y Ordenamiento
Territorial. Los numerales siguientes serán desarrollados por las Secretarias y Oficinas
conforme a la información que se ha venido trabajando en el marco del proyecto
MECI:CALIDAD.
5.3.2.8.6 Capítulo III del Manual de Procesos y Procedimientos
El Capítulo III contiene la información de la Identificación y Descripción de los

procedimentos.
CAPÍTULO III: Procedimientos.
3.1. Identificación y Descripción del Procedimiento “A”

3.2. Identificación y Descripción del Procedimiento “B”
3.3. Identificación y Descripción del Procedimiento “C”
15
Para el desarrollo de este Capítulo, fueron diseñados 2 formatos en excell, los cuales
deben ser diligenciados y luego deberán ser copiados al archivo en Word del manual,
como imagen.
5.3.2.8.6.1 Formato de Identificación
El formato de identificación diseñado y cuyo propósito es que allí se registre la

información básica del procedimiento, es el siguiente:
ALCALDIA MUNICIPAL DE SOACHA
PROYECTO MECI:CALIDAD VERSION 1.0
FORMATO DE IDENTIFICACIÓN PROCEDIMIENTOS FECHA: NOVIEMBRE 17

DE 2010
1. INFORMACIÓN DE INTERRELACIÓN
1.1.Macroproceso 1.2.Proceso 1.3. Subproceso
No aplica Gestión Financiera Presupuesto
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
Expedir los Certificados de Disponibilidad Presupuestal (CDP) que sean requeridos por las dependencias
2.2. OBJETIVO DEL PROCEDIMIENTO
para la ejecución del presupuesto que les ha sido asignado.
El procedimiento inicia con la recepción de la solicitud con los respectivos soportes, hasta que el CDP es
2.3. ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO
expedido y remitido a la dependencia solicitante.
3. NORMAS REGULATORIAS
Ley 819 de 2003
Decreto 111 de 1996

Acuerdo Municipal de
Presupuesto
4. GENERALIDADES ( POLITICAS Y SEÑALAMIENTOS ESPECIALES)

Sólo se dará trámite a las solicitudes de CDP que vengan firmadas por los Secretarios y Jefes de Oficina
En la solicitud se debe identificar con claridad el rubro del cual se solicitan los recursos.
Las solicitudes de CDP relacionadas con proyectos de inversión deben ir acompañadas de la certificación de inscripción del Banco de
Proyectos respectivo, expedida por la Secretaria de Planeación y Ordenamiento Territorial.
Los Certificados de Disponibilidad Presupuestal, tendrán a partir de su expedición una vigencia de 30 dias, si no son utilizados en este
término, se anularán y si se requieren deberán ser solicitados nuevamente.
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
5.1 TIPO 5.3 NOMBRE
Formato Solicitud expedición CDP
Formato Certificado de Disponibilidad Presupuestal
Guia Manual del Usuario del Sistema
6. VARIABLES PARA MEDICIÓN ( Para construir indicadores de Gestión)
Número de Solicitudes de CDP recibidas
Número de CDP expedidos
Monto de los CDP
16
El formato será entregado por la Secretaría de Planeación y Ordenamiento Territorial a
todas las dependencias, con su respectivo instructivo de diligenciamiento.
5.3.2.8.6.2 Formato de Descripción
El formato de Descripción diseñado y cuyo propósito es que allí se registren los pasos,
responsables, documentos o registros y puntos de control, es el siguiente:
ALCALDIA MUNICIPAL DE SOACHA
PROYECTO MECI:CALIDAD VERSION 1.0
FORMATO DE DESCRIPCIÓN DE PROCEDIMIENTOS FECHA:
1. DATOS DE INTERRELACIÓN
1.1.Macroproceso 1.2.Proceso 1.3. Subproceso
No aplica Gestión Financiera Presupuesto
2. IDENTIFICACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
2.1. NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
3. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Docum ento o
Etapa Flujogram a Descripción Responsable Dependencia Punto de Control
Registro
Acuerdo de
Director de Secretaria de
0 Proceso de aprobación del presupuesto aprobación del
Presupuesto Hacienda
presupuesto
Verificación
Dirección de
1 Recibir solicitud de CDP y verificar requisitos Profesional requisitos
Presupuesto
solicitud
Dirección de Verificación
2 Ingresar información al sistema para verificar rubro y saldo Profesional
Presupuesto saldo
SI Dirección de
3 ¿ Esisten recursos en el rubro para expedir el CDP? Profesional
Presupuesto
NO
Dirección de
4 Devolver la solicitud indicando la razón Profesional
Presupuesto
Dirección de
5 Imprimir CDP y entregarlo para firma Profesional CDP
Presupuesto
Verificación
Dirección de
6 Firmar CDP Director requisitos e
Presupuesto
información
Constancia de
Dirección de
7 Remitir CDP a dependencia solicitante Auxiliar recibido del
Presupuesto
CDP
8 Fin del procedimiento
El formato será entregado por la Secretaría de Planeación y Ordenamiento Territorial a

todas las dependencias, con su respectivo instructivo de diligenciamiento.
17
5.4. RECOMENDACIONES RELATIVAS A LA ELEBORACIÓN DE LOS MANUALES
DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
5.4.1. PARTICIPACIÓN DE QUIENES EJECUTAN LOS PROCEDIMIENTOS
La identificación y descripción de los procedimientos, es una actividad en la cual deben

participar todos los servidores públicos de la Alcaldía Municipal. No es responsabilidad
exclusiva de los delegados del Comité Operativo realizar esta tarea, ni de los miembros
del Grupo MECI:CALIDAD de cada dependencia.
En la dinámica de desarrollo de los procedimientos; se debe, a partir de los formatos de

despliegue, asignar a uno o varios servidores públicos la responsabilidad de entregar la
información de uno o varios procedimientos. De esta manera se hará un trabajo
conjunto y eficaz.
5.4.2. LOS MANUALES DEBEN REFLEJAR EL DEBER SER
Los Manuales de Procesos y Procedimientos deben reflejar el deber ser; es decir,

deben obedecer a la normatividad legal vigente como primera medida; a los criterios de
eficacia, eficiencia y efectividad, además a los estándares de la Gerencia Moderna. El
Manual de Procesos y Procedimientos, debe convertirse en la oportunidad de
reinstitucionalizar la manera de hacer las cosas, en búsqueda de la satisfacción de las
necesidades y expectativas de los clientes internos y externos.
5.4.3. TAMIZAJE DE LAS ACTIVIDADES
Las actividades que sean reportadas en el formato de descripción de procedimientos,

debe ser tamizada, de manera que allí sólo queden registrados los pasos principales
del procedimiento y de aquellos, sólo los que agreguen valor.
18
Autor: MECISOACHA
Página personal: http://MECI-SOACHA.bubok.com
Página del libro:
http://www.bubok.com/libros/195256/GUIA-PARA-LA-ELABORACION-DE-LOS-MANUALES-DE-PROCESOS-Y-PROC

Guia para La Elaboracion de Los Manuales de Procesos y Procedimientos

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GUIA PARA LA ELABORACIÓN DE LOS MANUALES

JUAN CARLOS BELTRÁN MORENO

JIMMY RICARDO MUNEVAR RICO

SOACHA, CUNDINAMARCA – MARZO DE 2010

1.OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN 4

5.1. MATRIZ DE OPCIONES PRIORITARIAS 7

5.2. IMPORTANCIA DEL DESPLIEGUE DE PROCESOS EN LA 8

5.3. ASPECTOS RELATIVOS A LA ELABORACIÓN DEL MANUAL DE 10

5.4. RECOMENDACIONES RELATIVAS A LA ELEBORACIÓN DE LOS 18

La Alcaldía Municipal de Soacha-Cundinamarca, viene desarrollando un proyecto cuyo

En la dinámica de la implementación del Modelo de Gestión por procesos, la

El modelo de gestión por procesos se encuentra contemplado en el MECI 1000:2005 en

En la norma NTCG 1000:2009 en el numeral 4 menciona el modelo de gestión por

Bajo el escenario que se ha planteado, se elaboró la Guia para la elaboración de los

La presente guía describe la metodología para la elaboración de los Manuales de

La guía de elaboración de los Manuales de Procesos y Procedimientos, aplica para los

3.1. SECRETARIA DE PLANEACIÓN Y DESARROLLO TERRITORIAL

La Secretaría de Planeación y Desarrollo Territorial tendrá la responsabilidad de liderar

3.2. OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

La Oficina Asesora de Control Interno, tiene la responsabilidad de verificar que las

3.3. DESPACHO DEL ALCALDE, SECRETARIAS, OFICINAS Y DIRECCIONES

Estas instancias tienen la responsabilidad de aplicar la Guia y documentar sus procesos

3.4. COMITES O GRUPOS MECI: CALIDAD

Los Comités o Grupos MECI:CALIDAD, tienen la responsabilidad de orientar la

4.1. Despliegue de Procesos: División o segmentación que se hace de un proceso

4.2. Documento. Información y su medio de soporte.

4.4. Requisito: necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

NOTA 2 La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a disposiciones de carácter legal.

4.5. Enfoque basado en procesos. Gestión sistemática de la interacción e interrelación

4.6. Estructura de la entidad. Distribución de las diferentes unidades o dependencias

4.9. Mejora continua. Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la

4.10. Política: Conjunto de criterios generales, lineamientos, directrices u orientaciones

4.11. Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un

4.12. Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan

4.14. Responsabilidad. Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su

5.1. MATRIZ DE OPCIONES PRIORITARIAS

Como se estableció en la Guía de Implementación del Modelo de Gestión por Procesos,

La metodología de opciones prioritarias se aplicó a través de una matriz, mediante la

La matriz de opciones prioritarias, tenía como propósito principal ubicar a las

El primer acercamiento entonces, no sólo a la metodología de gestión por procesos;

5.2. IMPORTANCIA DEL DESPLIEGUE DE PROCESOS EN LA ELABORACIÓN DEL

El despliegue de procesos como se explicó en la Guía de Implementación del Modelo

Esta información será utilizada en la primera parte del Manual de Procesos y

Recordemos en el siguiente gráfico, como se da el despliegue de los procesos, con el

TAREAS/ MÉTODOS DE TRABAJO

Veamos a continuación la información que contiene el formato de despliegue de

FORMATO DE DESPLIEGUE DE LOS PROCESOS

7. ELABORÓ: 8. REVISÓ: 9. APROBÓ

HENRY JIMÉNEZ CUBILLOS ENRIQUE LOPEZ LUNA ENRIQUE LOPEZ LUNA

5.3.1. CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Para estandarizar su elaboración, los Manuales de Procesos y Procedimientos de la

CAPÍTULO I: Generalidades del manual

1.1 Objetivos del manual.

CAPÍTULO II: Generalidades del Proceso.

2.1 Plataforma Estratégica.

CAPÍTULO III: Procedimientos.

3.1. Identificación y Descripción del Procedimiento “A”

5.3.2.1 Márgenes y Espacios Interlineales

Para facilitar la encuadernación y la reproducción del documento, se deben conservar

5.3.2.2 Tipo de letra

La numeración de los capítulos I y II se hará de manera independiente para facilitar los