La información como recurso de las organizaciones.

La información tiene un lugar apropiado como recurso clave en la toma de decisiones, no es ya un

producto derivado de las operaciones comerciales.

Provee impulso a las empresas y constituye un factor decisivo para determinar el éxito o el fracaso
de un negocio.

Se debe administrar en forma apropiada, los administradores necesitan comprender que hay costos
asociados con la producción, distribución, seguridad, el almacenamiento y la recuperación de toda
información.

En la era industrial lo más importante era el uso del capital, dinero y recursos tangibles, para generar
nuevos productos. En el presente los recursos básicos son las ideas y el uso de la información.

Concepto de análisis y diseño de sistemas

Es el proceso de examinar la situación de una empresa con el propósito de mejorarla con métodos
y procedimientos más adecuados.

En todo desarrollo de un sistema intervienen dos grandes componentes: el análisis del sistema y el
diseño del sistema.

Diseño de sistema
Es el proceso de planificar, reemplazar o complementar un sistema organizacional existente.

Análisis de sistema:
Es el proceso de clasificación e interpretación de los hechos, diagnóstico de problemas y empleo de
la información para recomendar mejoras al sistema.

No es análisis de sistemas:
a- Estudiar un proceso ya existente con el propósito de determinar cuáles acciones serán
llevadas a cabo por una computadora y cuáles no.
b- Determinar los cambios que deben efectuarse en un proceso dado. Los cambios deben ser
un resultado y no un intento.
c- Determinar la mejor forma de resolver un problema de sistemas de información. El analista
estudia los problemas de la organización.

El papel del analista de sistemas

El analista de sistemas evalúa de manera sistemática el funcionamiento de un negocio mediante el
examen de la entrada y el procesamiento de datos y su consiguiente producción de información.
Con el propósito de mejorar los procesos de la organización.

Aumentar la confiabilidad en la información; significa que aquellos que diseñan los sistemas de
información tendrán una responsabilidad cada vez mayor.

Con frecuencia se solicita la ayuda del analista para planificar la expansión de la organización, al
conversar con los gerentes y empleados de la organización los analistas de sistemas recomiendan
que opciones adoptar de acuerdo con la forma en que se adecua la solución a la empresa y su
ambiente en particular.

El analista especifica que es lo que el sistema debe hacer, el diseño establece como alcanzar el
objetivo.

Tipos de analistas de sistemas:

a- Análisis de sistemas: Conduce estudios para detectar hechos relevantes relacionados con la
actividad de la empresa. Reúne información y determina los requerimientos. (no diseñan
el sistema)
b- Análisis y diseño de sistemas: Además de llevar el estudio, diseñan la solución.
c- Análisis, diseño y programación de sistemas: Conduce la investigación, desarrolla las
especificaciones y escribe el software.

El analista de sistemas más valioso y mejor calificado es aquel que sabe cómo programar.

Roles del analista de sistemas.

a- Analista como consultor
b- Analista como experto en soporte
c- Analista como agente de cambio

Por encima de todo el analista de sistemas es un solucionador de problemas, debe por tanto ver el
análisis de problemas como un reto y se divierte al idear soluciones factibles. Debe tener la
capacidad de lidiar de manera sistemática con la situación mediante la aplicación de herramientas,
técnicas y experiencia. Debe ser además un comunicador.

Los usuarios
Usuario final
Personas que utilizan la computadora pero que no son especialistas en sistemas de información.
Desempeñan su trabajo haciendo uso de los sistemas o reciben un beneficio o resultado de estos.

Tipos de usuario final:

Tipos de usuario administrativo
Usuario final primario
Usuario final indirecto
Administradores
Directivos
Características
Opera el sistema. Interacción directa a través del equipo de
sistemas.
Emplea los reportes y otros tipos de información generada por
el sistema, pero no opera el requipo.
Supervisan la inversión en el desarrollo o uso del sistema.
Tienen la responsabilidad ante la organización de controlar las
actividades del sistema.
Incorporan los usos estratégicos y competitivos de los
sistemas de información en los planes y estrategias de la
organización. Evalúan los riesgos – a los que se expone la
organización – originados por fallas en los sistemas de
información.
Los cuatro tipos de usuarios son importantes, cada uno posee información esencial sobre las
funciones de la organización y hacia donde se debe dirigir, los analistas de sistemas proporcionan
las ideas con respecto a las mejores formas para usar eficientemente las computadoras.

Sistemas de información

Definición de sistema:
Es un conjunto de componentes que interactúan entre sí para lograr un objetivo común.

Todo sistema organizacional depende, en mayor o menor medida de una entidad abstracta
denominada “sistema de información”. Este sistema es el medio por el cual los datos fluyen de una
persona o departamento hacia otros.

Para alcanzar sus objetivos los sistemas interaccionan con el medio ambiente. Los sistemas que
interactúan se llaman sistemas abiertos, lo que no se denominan sistemas cerrados. Los sistemas
cerrados existen solo como un concepto.

Todos los sistemas tienen niveles aceptables de desempeño, denominados estándares y contra los
que se comparan los niveles de desempeño actual.

El elemento de control está relacionado con la naturaleza de los sistemas, sean cerrados o abiertos,
los sistemas trabajan mejor cuando operan dentro de los niveles de desempeño tolerables.

Los sistemas emplean un modelo de control básico que consiste en:

1- Un estándar para lograr un desempeño aceptable

 2- Un método para medir el desempeño actual
3- Un medio para comparar el desempeño actual contra el estándar
4- Un método de retroalimentación.

El concepto de interacción con el medio ambiente, que es lo que caracteriza a los sistemas abiertos,
es esencial para el control. Recibir y evaluar la retroalimentación, permite al sistema determinar
que tan bien está operando.

En contraste, los sistemas cerrados sostienen su nivel de operación siempre y cuando posean
información de control adecuada y no necesiten nada de su medio ambiente. La realidad es que no
existen sistemas cerrados.

Un sistema puede estar integrado a su vez por otros sistemas más pequeños o subsistemas.
Sistemas de información organizacionales

Las finalidades de los sistemas de información son procesar entradas, mantener archivos de datos
relacionados con la organización y producir información, reportes y otras salidas.

Los sistemas de información están formados por subsistemas que incluyen hardware, software,
medios de almacenamiento de datos para archivos y bases de datos. El conjunto particular de
subsistemas utilizados -equipo especifico, programas, archivos y procedimientos- es lo que se
denomina una aplicación de sistemas de información.

Dado que los sistemas de información dan soporte a los demás sistemas de la organización, los
analistas tienen primero que estudiar el sistema organizacional como un todo para entonces detallar
sus sistemas de información.

Detalles importantes para el analista de sistemas:

a- Canales informales: se especifican las interacciones existentes entre personas o
departamentos que no están descritos en los procedimientos de operación.
b- Interdependencias: de que depende cada uno de los integrantes del sistema.
c- Personas y funciones clave: cuales son las personas o funciones más importantes para el
sistema.
d- Enlaces críticos de comunicación: Cual es el flujo de la información.
Categorías de los sistemas de información

Categoría de los sistemas de información Características

Sistema para el procesamiento
transacciones
Sistemas de información administrativa
Sistemas de soporte de decisiones
de Sustituye los procedimientos manuales por
otros basados en computadora. Trata con
procesos de rutina bien estructurados. Incluye
aplicaciones para el mantenimiento de
registros.
Proporciona la información que será empleada
en los procesos de decisión administrativos.
Trata con el soporte de situaciones de decisión
bien estructuradas. Es posible anticipar los
requerimientos de información más comunes.
Proporcionan información a los directivos que
deben tomar decisiones sobre situaciones
particulares. Apoyan la toma de decisiones en
circunstancias que no están bien estructuradas

Sistemas para el procesamiento de transacciones (TPS)

Es el sistema más importante para las organizaciones. Los sistemas de procesamiento de
transacciones (TPS) tienen como finalidad mejorar las actividades rutinarias de una empresa y de
las que depende toda organización.

Una transacción es cualquier suceso o actividad que afecta a toda la organización.

Los tipos de transacciones cambian para cada tipo de empresa.

El procesamiento de transacciones, que es el conjunto de procedimientos para el manejo de estas,
incluye las siguientes actividades:

1- Cálculos
2- Clasificación
3- Ordenamiento
4- Almacenamiento y recuperación
5- Generación de informes

Todas estas actividades forman parte del nivel operacional de cualquier organización. Algunas
características similares entre las organizaciones con respecto a las transacciones son:

1- Gran volumen de transacciones.

2- Gran similitud entre las transacciones
3- Los procedimientos para el procesamiento de transacciones están bien comprendidos y se
pueden describir con detalle.
4- Existen muy pocas excepciones a los procedimientos normales.

Sistemas de información administrativa (MIS)

Los sistemas de transacciones están orientados hacia operaciones. En contraste, los sistemas de
información administrativa (MIS) ayudan a los directivos a tomar decisiones y resolver problemas.
Los directivos recurren a los datos almacenados como consecuencia del procesamiento de las
transacciones.

En toda organización se deben tomar decisiones periódicamente, y para hacerlo se requiere de

cierta información. Dado que los procesos de decisión están claramente definidos, entonces se
puede identificar la información necesaria para formular las decisiones. Por tanto, se pueden
desarrollar sistemas de información para que se preparen reportes para facilitar la toma de
decisiones.

Las decisiones que son apoyadas en este tipo de sistemas se denominan decisiones estructuradas.
El aspecto estructurado corresponde al hecho de que los administradores conozcan de antemano
los factores que deben tenerse en cuenta para tomar estas decisiones.

Con frecuencia la información proporcionada se combina con otra de naturaleza externa, tal como
los detalles relaciones con tendencias económicas, demanda y costo de préstamos, y también la
taza de gastos de los consumidores.

Sistemas para el soporte de decisiones (DSS)

Los sistemas para el soporte de decisiones (DSS) ayudan a los directivos que deben tomar decisiones
no muy estructuradas, también denominadas no estructuradas o semiestructuradas. Una decisión
se denomina no estructurada si no existen procedimientos claros para tomarla y tampoco es posible
identificar, con anticipación, todos los factores que deben considerarse en la decisión.

Un factor clave en el uso de estos sistemas es determinar la información necesaria. En estos casos
no se tiene clara la información necesaria para tomar la decisión, en ocasiones se presenta que
conforme se adquiere la información, puede ocurrir que el gerente se dé cuenta que necesita más
información. Es decir, tener información puede conducir a nuevos requerimientos.
Otros tipos de sistemas de información
Sistemas de automatización de oficinas y sistemas de trabajo de
conocimiento (OAS)
Los sistemas de automatización de oficinas (OAS) brindan apoyo a las personas que trabajan con
datos, no para crear conocimiento sino para analizar la información y transformar los datos o
manipularlos de cierta forma antes de compartirlos o diseminarlos.

Los aspectos más conocidos de los sistemas OAS son el procesamiento de palabras, las hojas de
cálculo, el diseño gráfico por computadora, la planificación electrónica y la comunicación a través
de correo de voz, correo electrónico (e-mail) y teleconferencias.

Los sistemas de trabajo de conocimiento (KWS) brindan apoyo a profesionales como científicos,
ingenieros y médicos, ayudándoles a crear conocimiento (a menudo en equipos) y a integrarlo a su
organización o la sociedad.

Inteligencia artificial y sistemas expertos

La inteligencia artificial (AI) puede ser considerada como el campo dominante de los sistemas
expertos. La idea general de la AI ha sido desarrollar equipos que se comporten de manera
inteligente. Dos ramas de investigación de la AI son 1) la comprensión del lenguaje natural y (2) el
análisis de la habilidad para razonar un problema y llegar a una conclusión lógica. Los sistemas
expertos utilizan las metodologías de razonamiento de la AI para resolver los problemas que los
usuarios de negocios (y otros tipos de usuarios) les presentan.

Los sistemas expertos son una clase muy especial de sistema de información que ha demostrado su
utilidad comercial gracias a la disponibilidad extendida de hardware y software como las
computadoras personales (PC) y las interfaces de sistemas expertos. Un sistema experto (también
conocido como sistema basado en el conocimiento) captura y utiliza en forma efectiva el
conocimiento de uno o varios expertos humanos para resolver un problema específico al que una
organización se enfrenta. Cabe mencionar que a diferencia de los sistemas DSS, que en última
instancia dejan la decisión a la persona encargada de la toma de decisiones, un sistema experto
selecciona la mejor solución para un problema o una clase específica de problemas.

Sistemas de soporte de decisiones en grupo y sistemas de trabajo

colaborativo asistido por computadora (GDSS – CSCWS)
Las organizaciones confían cada vez más en los grupos o equipos para tomar decisiones en conjunto.
Cuando los grupos toman decisiones semiestructuradas o no estructuradas, un sistema de soporte
de decisiones en grupo (GDSS, o sistema de apoyo a la toma de decisiones en grupo) puede ofrecer
una solución. Estos sistemas, que se utilizan en cuartos especiales equipados con varias
configuraciones, permiten a los miembros de los grupos interactuar con el soporte electrónico (a
menudo en la forma de software especializado) y un facilitador de grupo especial.

El objetivo de los sistemas de soporte de decisiones en grupo es lograr que un grupo resuelva un
problema con la ayuda de varios apoyos como encuestas, cuestionarios, lluvia de ideas y creación
de escenarios. Se puede diseñar software GDSS para minimizar los comportamientos de grupo
negativos típicos como la escasez de participación por temor a las represalias por expresar un punto
de vista impopular o polémico, la dominación por parte de los miembros del grupo con facilidad de
palabra y la toma de decisiones mediante el “pensamiento grupal”.

Algunas veces los sistemas GDSS se consideran bajo el término más general de sistemas de trabajo
colaborativo asistido por computadora (CSCWS), que podría incluir el soporte de software conocido
como groupware para colaborar en equipo mediante computadoras conectadas en red. Los
sistemas de soporte de decisiones en grupo también se pueden utilizar en un ambiente virtual.

Sistemas de soporte para ejecutivos (ESS)

Cuando los ejecutivos fijan su atención en la computadora, a menudo buscan obtener ayuda para
tomar decisiones en el nivel estratégico. Los sistemas de soporte para ejecutivos (ESS, sistemas de
apoyo para ejecutivos) ayudan a los ejecutivos a organizar sus interacciones con el entorno externo
ofreciendo tecnologías de gráficos y comunicaciones en sitios accesibles como salas de juntas u
oficinas corporativas personales.

Aunque los sistemas ESS se basan en la información que generan los sistemas TPS y MIS, ayudan a
sus usuarios a enfrentar los problemas relacionados con decisiones no estructuradas inespecíficas
de una aplicación, para lo cual crean un entorno que les ayude a pensar sobre los problemas
estratégicos de una manera informada. Los sistemas ESS extienden las capacidades de los ejecutivos
y les ofrecen soporte para que puedan entender mejor sus entornos.