RESUMEN SISTEMAS ADMINISTRATIVOS 1.

UNIDAD 3

Integración en base a los procesos de toma de decisiones

Todas las organizaciones en todo momento, toman decisiones. El éxito va a estar
sujeto en gran medida a la calidad de las decisiones que tomen sus integrantes. Y para un
proceso de toma de decisiones de calidad se requiere información que sea precisa,
oportuna y relevante.
Para que la información reúna las características adecuadas de utilidad para los
procesos decisorios, los datos deben ser procesados y organizados de tal manera tal que
para cada cada decisión pueda tomarse la combinación adecuada de ellos.
Del procesamiento a las transacciones habituales surgen grandes cantidades de
datos, los que son necesarios pero no suficientes para obtener información adecuada para
los procesos de toma de decisiones de los niveles medios y superiores de la organización.
Para los procesos de toma de decisiones de esos niveles, además de esos datos internos
se deben incorporar datos externos, así como datos internos sin sistematizar los que
deberán almacenarse en una única base de datos con una modelación que permita su
utilización flexible.
Las herramientas tecnológicas que las organizaciones pueden utilizar para agregar
valor y calidad a sus procesos de negocios se denominan genéricamente inteligencia de
negocios.

Sistemas de soporte de decisión en grupo.

Estas aplicaciones son programas que admiten la colaboración de un grupo de
personas en procesos de toma de decisiones en tiempo real, eliminando en parte la
necesidad de traslados y de una única ubicación física para deliberar. Se los denomina
habitualmente sistemas colaborativos. Estos sistemas permiten recolectar, documentar,
clasificar, editar, almacenar, rastrear, compartir y comunicar la información que haya surgido
de alguna reunión electrónica, en formatos accesibles desde muchas plataformas.

Sistemas expertos
Un sistema experto es un sistema de información que contiene los conocimientos de
un experto en un área de aplicación compleja y específica, con los cuales un usuario puede
operar formulando predicciones, realizando diagnósticos o diseñando posibles cursos de
acción para resolver problemas normalmente mal estructurados. Con el uso de este
sistema, alguien no totalmente capacitado puede lograr un desempeño comparable al de un
especialista que domina un tema específico.
La base de conocimientos de un sistema experto está formada por: Toda la
información relevante acerca de un tema específico (datos, reglas, casos y relaciones),
reglas empíricas, que expresan los procesos de razonamiento que haría un experto sobre el
tema.

Sistemas de información geográfica

Los sistemas de información geográfica ayudan a los procesos de toma de
decisiones en los casos que se relacionan con ubicaciones geográficas. Estos sistemas
utilizan una base de datos geográficos para construir y desplegar mapas y otras
visualizaciones en situaciones que se requiere conocer la distribución geográfica de
personas o recursos por medio de un sistema de coordenadas.
La utilización de estas aplicaciones son muy variadas, pero normalmente se utilizan para
determinar las rutas más cortas en transportes, la asignación de vehículos para sistemas de
distribución, la ubicación de centros de distribución y la detección de zonas para desarrollos
de mercados.

Sistemas de información

Definiciones

Cada organización posee un sistema de información que contiene elementos

diferenciados, los que, puestos en atención de un observador. pasan a ser considerados
como sistemas en sí mismos. El sistema de información a su vez, es un subsistema del
sistema administrativo, al que sirve y apoya para que éste pueda administrar la organización
Tienen como finalidad procesar entradas, transformar esos datos en información, generar
salidas en forma de reportes e informes. La información debidamente contextualizada, a la
cual se le ha agregado experiencia y reflexión, es más que información mejorada, es
conocimiento.
El sistema de información de una organización afecta a todos sus niveles y
funciones, debiendo prestar apoyo a las diferentes operaciones, tareas, procesos y
decisiones en cada sector. Estos deben adaptarse perfectamente a la organización, que
sirven, para que puedan ser útiles y para trabajar con mayor eficiencia y por eso deben ser
diseñados pensando en los objetivos que se intenta alcanzar.
Las tres funciones fundamentales que desempeñan:
- Apoyo a los procesos y operaciones de negocio.
- Apoyo a los empleados y directivos en los procesos de toma de decisiones
- Apoyo a las estrategias establecidas y creación y mantenimiento de ventajas
competitivas.
Hoy las organizaciones confían para su gestión en sistemas de información que, dado el
avance informático y la disminución de los costos asociados a los equipos, utilizan diversas
tecnologías de información y comunicación.

Componentes de un sistema de información(FOT)

Para cumplir con sus objetivos los sistemas utilizan diversas tecnologías de la
información,(TI) estas representan recursos que se comparten en toda la organización y, en
su conjunto, constituyen la infraestructura de tecnología de la información. La
infraestructura TI provee la base o plataforma sobre la que una organización puede crear
sus sistemas específicos y lograr que estos operen.
Los sistemas de información cuentan con los siguientes recursos:
- Hardware(1)
- Software(1)
- De redes y comunicaciones(2)
- De datos(3)
- Humanos(4)
 1. Equipo de hardware o computadora debe manejarse con software de
computadora conocido como programa del sistema.
2. Pone el acento sobre la idea de que las redes de computadoras y
telecomunicaciones son un componente fundamental en el diseño de los
sistemas
3. Dentro de una organización los datos pueden adquirir diferentes formas,
alfanuméricos tradicionales, datos de texto, datos de imágenes, videos, de
audio.
4. Las personas integrantes de una organización utilizan, y a su vez, integran
los sistemas de información. Se conoce como usuarios a aquellas personas
que son responsables del ingreso de datos e instrucciones al sistema, o
utilizan información producida en uno de ellos.

Actividades fundamentales de los sistemas de información.

Sus actividades fundamentales son las de entrada, procesamiento, salida,

almacenamiento y control de un sistema

Clasificación de los sistemas de información

Sistemas de información según los niveles organizacionales

Sistemas de información según las funciones organizativas

Sistemas de transacciones: TPS

Un tps es un conjunto organizado de dispositivos, bases de datos, softwares,
procedimientos y personal que se utilizan para registrar las operaciones de un negocio de
una organización, su finalidad es mejorar la eficiencia y eficacia en el procesamiento de las
actividades rutinarias. Las tps proveen dos salidas, una es la confección de documentos
(facturas, notas de crédito, recibo de cobranzas) La otra salida son los informes de
operaciones, que son resúmenes establecidos como salida rutinaria. Realizan cinco
actividades esenciales con los datos durante el manejo de las transacciones: operaciones
matemáticas, clasificación, ordenamiento, síntesis y almacenamiento.

Sistema de información administrativa: MIS

Los MIS inauguran un grupo de sistemas de apoyo a la administración, y su función
básica es ofrecer información para planificar, supervisar y controlar, para lo cual sintetizan e
informan sobre las operaciones básicas de una organización mediante el uso de datos
suministrados por los TPS. En todas las organizaciones los administrativos y directivos
deben tomar decisiones sobre muchos asuntos que se presentan con regularidad y para
esto necesitan de cierta información. Como estas situaciones se presentan con cierta
regularidad, los procesos de decisión se pueden definir claramente , permitiendo
identificarse con bastante precisión de la información que se necesita. Así, el MIS, puede
diseñar a fin de que prepare informes con una presentación y contenidos especificados con
anterioridad.
Sistema de información ejecutiva: EIS
El EIS está dirigido, por un lado, a aquellas decisiones que son de naturaleza no
recurrente que posiblemente no vuelvan a presentarse en la organización, y por otro, a la
tendencias a largo plazo y las variaciones producidas en el ambiente de la organización.
Este sistema ayuda a directores y administradores a tomar este tipo de decisiones que
implican situaciones únicas y por lo tanto, no estructuradas, pues en ellas no puede
establecerse con claridad y anticipación los procedimientos para tomarlas, como tampoco
es posible imaginar todos los factores que deben considerarse. Una de las funciones de un
EIS es crear nueva información, analizando la que se posee e incorporando datos
proporcionados por las otras fuentes.

Sistema de apoyo a la toma de decisiones: DSS

Los DSS ayudan a los administradores a determinar el curso de acción óptimo en
situaciones en las que se requiere elegir entre varias alternativas que no pueden
anticiparse. utilizando tanto información interna como externa así como herramientas
analíticas y de modelación, de esta manera permiten dar respuestas a preguntas que
suelen surgir en cada situación.

Sistemas de información según las funciones organizativas

A un sistema de información también se lo puede clasificar y diseñar en relación con
las funciones que en mayot o menor medida se encuentran en la mayoría de las
organizaciones, aun cuando en cada una de ellas puede agruparse de diferentes maneras.
Por función organizacional se entiende una serie de actividades relacionadas en forma
cercana. Las más habituales son: Ventas y marketing, producción, finanzas, recursos
humanos, contabilidad.

Ventas y marketing:
Este sistema cubre las actividades de la función de ventas y marketing tales como la
planeación, promoción y ventas de los productos o servicios existentes en los mercados
actuales, así como la investigación de mercados y el desarrollo de nuevos mercados y
productos.
Apoyo de finanzas:
Maneja las actividades financieras de la organización tratando de asegurar el
financiamiento adecuado de sus actividades al más bajo costo, y administra el flujo de
efectivo y valores asignando y controlando estos recursos dentro de la organización.

Apoyo de producción:
Incluye actividades que involucran directa e indirectamente la planeación y el control
de los procesos de fabricación de productos, desde la materia prima hasta su
transformación en productos terminados.

Apoyo de recursos humanos:

Esta función incluye el reclutamiento, la contratación, el entretenimiento, la
capacitación y la evaluación, así como el mantenimiento de registros de los empleados, los
pagos y el planeamiento del total de la fuerza de trabajo. Los sistemas de apoyo de
recursos humanos se diseñan para respaldar la planeación con el fin de satisfacer las
necesidades del personal de la organización. El desarrollo de los empleados, para lograr, su
pleno potencial, el control de todas las políticas y programas del personal.

Apoyo de contabilidad:
Los sistemas de información contable mantienen los registros e informan sobre las
transacciones comerciales y otros eventos económicos. Además confeccionan los estados
de situación patrimonial y demás informes financieros. También generan pronósticos de
condiciones futuras como estados financieros proyectados presupuestos financieros.

DOCUMENTOS COMERCIALES

Los documentos comerciales son comprobantes de operaciones o transacciones

comerciales, que se emiten para probar las operaciones mercantiles realizadas y registrar
las mismas en los libros de contabilidad.

Características

- Respaldan hechos económicos con incidencia patrimonial para el ente

- Constituyen un medio de prueba por escrito de la relación comercial establecida
entre el emisor y el receptor
- Permiten individualizar la clase de operación que respaldan
- Dan nacimiento al proceso contable

Funciones

- Función contable: En cuanto proporcionan los datos necesarios para efectuar los
registros en los libros de contabilidad
- Función jurídica: Ya que constituyen un medio de prueba escrito de los hechos
económicos que respaldan
- Función de control: Toda la vez que permiten individualizar a las partes que
intervienen en las operaciones o transacciones estableciendo responsabilidades.
Clasificación

Según quien los emite: Propios o de terceros

Propios, también conocidos como copias de documentos entregados a terceros, son

aquellos que habiéndose confeccionado más de un ejemplar, el original fue entregado a la
contraparte de la relación comercial
De terceros son aquellos comprobantes emitidos por otros entes y que se reciben a efectos
de controlar y registrar las transacciones mercantiles realizadas.

Según su efecto contable: Registrables o no registrables

Registrables son aquellos que respaldan los hechos que de alguna forma u otra
modifican el patrimonio del ente y consecuentemente deben ser registrados.

Según el tipo de operaciones o transacciones que reflejan

Documentos directamente relacionados con la compra-venta de bienes y servicios

Documentos indirectamente relacionados con la compra venta de bienes y servicios
Documentos relacionados con operaciones financieras