TEXTO PARALELO – ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS I 1

TEMA I

INTRODUCCIÓN AL ANÁLISIS DE SISTEMAS

1. INTRODUCCIÓN.

Actualmente las empresas se desarrollan en un entorno de constante cambio siendo una de sus
principales preocupaciones: encontrar la forma o idea de continuar en el marcado maximizando el
valor de la organización; esta situación ha permitido la aparición de numerosos sistemas que
permiten que el proceso de análisis consista en identificar las oportunidades y amenazas externas
a la empresa además de las fortalezas y debilidades dentro de la misma.

Sin embargo, a pesar de la aplicación de estos sistemas, las empresas desaparecen o en el mejor
de los casos continua con el problema que pretendían atacar; debido al inadecuado estudio de la
situación de la empresa y a la escasa determinación de los pros y los contras del sistema dentro del
entorno de la organización, de ahí que el resultado no es el esperado.

Los Sistemas Computarizados tienen como objetivo el mejoramiento del desempeño organizacional
de la empresa: empleando procesos especializados de orden interno que provean el apoyo
necesario a las operaciones sustantivas de modo que se lleven a cabo de acuerdo a un orden y
exactitud establecidos.

Una organización necesita mantener un grado satisfactorio de eficiencia interna, es decir, debe estar
en aptitud de rendir un máximo de productos con un mínimo de recursos, por ello es indispensable
realizar un enfoque planificado y sistemático que responda a las necesidades de la empresa.

2. DEFINICIÓN DE SISTEMA.

En términos sencillos un sistema es un conjunto de elementos que forman una inactividad, o un plan
de procedimientos que buscan una meta o metas comunes mediante la manipulación de datos o
energía o materia. Por ende, un sistema es un conjunto de componentes que interactúan entre sí
para lograr un objetivo común.

En este contexto para establecer un sistema, los directores de una organización imponen un
esquema de orden sobre el complejo ambiente en el que operan. En efecto los gerentes intentan
simplificar lo que les rodea de manera que puedan entenderlo, así como a sus implicaciones. Por
ejemplo, para un gerente de ventas el medio circundante o entorno incluye la gente, otras empresas,
el conjunto de leyes o reglamentos, los diferentes órganos de gobierno y los competidores.

Los sistemas puedes ser abstractos o físicos. Un sistema abstracto es como conceptual, es un
producto de la mente humana Ejemplos: Los sistemas religiosos, sociales y culturales. Son
abstractos porque ninguna de estas entidades puede ser representada de forma gráfica, de hecho,
existen y pueden ser estudiados, discutidos y analizados. Por otra parte, un sistema físico es un
conjunto de elementos materiales que operan en relación con otros para alcanzar una meta u
objetivo común Ejemplos: Sistema de Comunicación, Sistemas de Comercialización.
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3. ELEMENTOS DE SISTEMA.

Dentro del marco de la definición expuesta pueden identificarse los elementos necesarios para la
existencia de cualquier sistema, los cuales incluyen al medio circundante o entorno, límites o
fronteras, entrada – salidas y componentes.

 Entorno o medio circundante de un sistema.

Todos los sistemas operan dentro de un entorno, este es el medio ambiente que lo rodea
afectándolo y siendo afectado por el. El entorno depende de los objetivos del sistema, de sus
necesidades y actividades, así como de lo físico y abstracto.

Ejemplo: Un especialista en computación que estudia la eficiencia de la unidad central de

procesamiento podrá decir que el usuario es parte del entorno, ya que no forma parte de la
unidad central, sin embargo, si el especialista está examinando el funcionamiento de un sistema
de proceso por computadora de una organización en términos de reducir costos de operación y
minimizar errores en el manejo de datos y de la información, el usuario seria definitivamente
parte del sistema. Con ello se muestra como los diferentes ambientes pueden ser definidos para
los sistemas, siendo el entorno una función del individuo que observa o interactúa con el sistema.

 Límites o fronteras de un sistema.

Los limites o fronteras de un sistema demarcan o separan el entorno respectivo del sistema, este
existe dentro de sus límites y todo lo que está fuera de ellos constituye el ambiente. La línea que
define los límites del sistema determina que está incluido dentro del sistema y que no la esta.

Las características particulares de una frontera varían en función de que un sistema sea físico o
abstracto, en un sistema físico el límite es una demarcación natural determinada por la estructura
básica del sistema y por los objetivos y fines del mismo, en los sistemas abstractos, los límites
son definidos típicamente por un observador. La línea divisoria arbitraria puede variar de un
observador a otro, a menos que todos estén de acuerdo con los criterios para la selección.

 Entradas y salidas.

El sistema interacciona con un ambiente por medio de los elementos de entrada y salida. Una
entrada es algo que ingresa al sistema proviene del entorno y una salida es algo que egresa
cruzando los limites hacia el medio circundante.

4. DEFINICIÓN DE SISTEMA DE INFORMACIÓN

Un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados con el propósito de prestar

atención a las demandas de información de una organización, para elevar el nivel de conocimientos
que permitan un mejor apoyo a la toma de decisiones y desarrollo de acciones. (Peña, 2006).

Otros autores como Peralta (2008), de una manera más acertada define sistema de información
como: conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las actividades de una
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empresa o negocio. Teniendo muy en cuenta el equipo computacional necesario para que el sistema
de información pueda operar y el recurso humano que interactúa con el Sistema de Información, el
cual está formado por las personas que utilizan el sistema.

Por lo tanto, la principal meta de un sistema de información es respaldar la toma de decisiones y

gestionar todo lo que suceda en ella.

Un sistema de información realiza cuatro actividades básicas: entrada, almacenamiento,

procesamiento y salida de información.

 Entrada de Información: Es el proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los

datos que requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o
automáticas. Las manuales son aquellas que se proporcionan en forma directa por el usuario,
mientras que las automáticas son datos o información que provienen o son tomados de otros
sistemas o módulos.

 Almacenamiento de información: El almacenamiento es una de las actividades o

capacidades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad
el sistema puede recordar la información guardada en la sección o proceso anterior.

 Procesamiento de Información: Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar

cálculos de acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estos cálculos
pueden efectuarse con datos introducidos recientemente en el sistema o bien con datos que
están almacenados. Esta característica de los sistemas permite la transformación de datos
fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones.

 Salida de Información: La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar

la información procesada o bien datos de entrada al exterior.

5. TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

En la cultura organizacional, existen varios tipos de sistemas de información según su importancia,

su uso y el nivel operacional en que se utilicen. Algunos de los sistemas más comunes se encuentran
a continuación:

 Sistemas de procesamiento de datos (TPS: Traditional processing system): nivel

operativo, destinado a procesar grandes volúmenes de información alimentando grandes
bases de datos.

 Sistema de expertos o basados en el conocimiento (KWS: Knowledge working systems):

nivel operativo, selecciona la mejor solución para el problema presentado.

 Sistemas de administración y gerenciales (MIS: Management information systems): nivel

administrativo, gestiona y elabora informes periódicos.
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 Sistema de toma de decisiones (DSS: Decision support systems): nivel estratégico, se

destaca por su diseño y inteligencia que permite una adecuada selección e implementación
de proyectos.

 Sistemas ejecutivos (EIS: Executive information systems): nivel estratégico, sistema

personalizado para cada ejecutivo para que pueda ver y analizar datos críticos.

 Sistemas funcionales relacionados con los procesos internos de la organización:

forman la base de los sistemas de información para ejecutivos. Algunas de las más conocidas
implementadas para las necesidades de cada área son:

 Sistema de información de marketing (SIM)

 Sistema de información de producción (SIP)
 Sistema de información financiera (SIF)
 Sistema de información de recursos humanos (SIRH)
 Sistema de información para directivos (SDD)
 Sistema de información geográfica (SIG)
 Sistema de información legislativa (SIL)

6. DEFINICIÓN DE ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

Las siguientes definiciones de análisis y diseño de sistemas están enfocados a un conjunto de

elementos para realizar un objetivo predefinido en el procesamiento de la información:

 El análisis y diseño de sistemas es un conjunto de hechos, principios y reglas clasificadas y

dispuestas de manera ordenada mostrando un plan lógico en la unión de las partes.

 El análisis y diseño de sistemas se refiere al proceso de examinar la situación de una

empresa con el propósito de manejarla con métodos y procedimientos más adecuados
(Senn, 1992)

Se puede dividir en dos: el análisis de sistemas que comprende la planificación, el levantamiento

de información y el estudio en detalle del sistema actual para luego recomendar o estructurar las
especificaciones necesarias para el nuevo sistema y el diseño de sistemas que consiste en llevar
acabo el sistema por medio de la clasificación y empleo de la información de manera que se pueda
ofrecer una alternativa más viable

7. LA NECESIDAD DEL ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS

El análisis y diseño de sistemas, tal como es ejecutado por los analistas de sistemas, busca analizar
sistemáticamente el problema, las especificaciones de entrada o flujo de datos, el proceso o
transformación de los datos, el almacenamiento y la salida de información dentro del contexto de
una empresa o institución. Además, el diseño y análisis de sistemas es usando para analizar, diseñar
e implementar mejoras en el funcionamiento de negocios que pueden ser logrados por medio del
uso de sistemas de información computarizados.
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La instalación de un sistema sin la planificación adecuada lleva a grandes frustraciones,

frecuentemente causa que el sistema deje de ser usado. El análisis y diseño de sistemas, contiene
la estructura del desarrollo de un sistema de información, gran parte del mismo involucra el trabajo
con los usuarios actuales y eventuales.

El análisis y diseño de sistema aporta en la estructura al análisis y diseño de sistema de información,

un costoso esfuerzo que de otra forma podría haber sido hecho de modo casual. Puede ser visto
como una serie de procesos llevados a cabo sistemáticamente para mejorar una organización por
medio de sistemas de información computarizados.

8. RAZONES PARA INICIAR UN ANÁLISIS DE SISTEMAS

Los analistas de sistemas deben entender en primer lugar porque se va a realizar un trabajo de
sistemas, donde es necesario tomar en cuenta los siguientes puntos:

 Necesidad de resolver un problema: Puede suceder que el actual sistema no esté

funcionando como se esperaba entonces se acude al analista de sistemas para que corrija
esta anomalía.

 Nuevas necesidades: Esto ocurre cuando surgen nuevas disposiciones en la organización.

Puede tratarse de una nueva ley, una práctica contable, o una nueva practica administrativa,
independientemente de la causa que de origen a la nueva necesidad el análisis de sistemas
identificara las notificaciones o adiciones que deben hacerse al sistema, con el propósito de
que la empresa pueda satisfacer dicha necesidad.

 Implementación de una nueva tecnología: Puede ser el caso de implantar una técnica
diferente, por ejemplo: si se implementa un lector de huella digital para el control de
asistencia, lo más probable es que haya la necesidad de diseñar un nuevo subsistema.

 Mejoramiento general de los sistemas: El analista debe encontrar un mecanismo para

mejorar lo que se tiene.

9. RESPONSABILIDADES DEL ANALISTA DE SISTEMAS

 El analista de sistemas es el personaje clave en cualquier proyecto de desarrollo de sistemas,

es fácil ver que el analista debe poseer un amplio rango de habilidades y cualidades.
 El analista es solucionador de problemas, es una persona que ve el análisis de los problemas
como un reto y disfruta el encontrar soluciones.
 El analista debe ser capaz de atacar sistemáticamente la situación empleando herramientas,
técnicas y experiencia.
 El analista debe ser comunicador capaz de relacionarse en forma significativa con todo tipo
de personas a través de periodos extensos.
 El analista debe tener suficiente experiencia en análisis, diseño, programación e
implementación para comprender mejor los requerimientos de la organización y de los
usuarios y así comunicarlos.
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 El analista de sistemas debe ser un individuo auto disciplinado y auto motivado capaz de
manejar recursos del proyecto incluyendo a personas.
 El analista de sistemas debe ser mediador porque debe interactuar con distintas personas
de la institución (gerentes, auditores, contadores, personal de sistemas, etc.)
 El analista de sistemas es el jefe del proyecto puesto que ocupa un cargo superior dentro de
la institución.
 El analista debe tener alto grado de moralidad; porque maneja grandes recursos económicos.

10. USUARIOS

Los analistas emplean el término usuario final para referirse a las personas vinculadas con los
sistemas de información:

Los usuarios finales se clasifican en cuatro categorías:

 Usuarios primarios: Interactúan en forma directa con el sistema ya sea con entradas, o
recibiendo salidas de una terminal (usuarios finales) Ejemplo: Usuarios operadores.

 Usuarios indirectos: Son aquellos que se benefician con los resultados o reportes sin
interactuar de la manera directa con el hardware o software. Ejemplo: Auditores, encargados
de cuentas.

 Usuarios gerentes: Son los que tienen responsabilidades administrativas en los sistemas
de aplicación. Ejemplo: Gerentes encargados de la toma de decisiones de una institución.

 Usuarios responsables: Encargados del desarrollo de sistemas de información y

consecuentemente de las mejoras que deben tener estos. Ejemplo: Analistas,
desarrolladores, programadores.