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guia archivonomia telmex contestada

By brainylc | Studymode.com

CUESTIONARIO DE ARCHIVONOMIA
1. Conque nombre se designa el trabajo de oficina, en las instituciones modernas?
R=sistema nervioso
2. Qu objeto tiene el trabajo de la oficina?
R=principalmente el registro de la informacin
3. De que naturaleza son las labores de la oficina?
R=actividades primordiales , fundamentales o primarias y las representadas por la
administracin
4. Qu clase de medidas puede tomar la direccin, cuando cuenta con la informacin
necesaria? Enumera algunas.
R=incrementar la produccin, reducir costos, estimular al personal ,adquirir las materias
primas, despachar los pedidos , etc
5. En donde sern manejados ordenadamente los mltiples documentos que se
elaboran en una oficina?
R=en los archivos
6. Qu funciones tiene la documentacin de los archivos?
R=en su aspecto informativo tiene una mltiple funcin : histrica, analtica, previsora y
supervisora
7. Que similitud existe entre el archivo y la memoria?
R=el archivo es a las instituciones , lo que la memoria a la inteligencia humana
8. Qu elementos requiere el ordenado manejo de los documentos?
R=requieren la presencia de personal tcnicamente preparado en distintos grados , para
resolver acertadamente los complicados e ignorados problemas de la administracin de
los archivos
9. Qu finalidades persigue la enseanza de la archivonomia?
R=la adquisicin de los conocimientos sobre ella misma y la uniformizacin de los
sistemas y mtodos que deben introducirse y ejecutarse en los archivos
10. De que se ocupa la archivonomia?
R=se ocupa de laadministracin de los archivos , que comprenden la planeacin, la
organizacin, la integracin , la ejecucin y el control de los mismos
11. Qu significa cada uno de los siguientes aspectos que comprende la administracin
de los archivos?
R=a)planeacin: la constituyen las metas o finalidades, las ideas y doctrinas, los planes y

normas generales.
b)organizacin: es representada por los programas de trabajo y los procedimientos de
ejecucin para la conexin y coordinacin sistemtica y metdica de los elementos que
constituyen los archivos para satisfacer sus fines eficientemente
c)integracin : pone en armnica cooperacin a aquellos elementos representados por los
factores materiales y humanos para su mejor aprovechamiento
d)control: es un instrumento de medicin y correccin de lo planeado, de lo organizado,
de las tareas y su ejecucin.
12. Cmo se ha formado el termino archivonomia?
R=es un neologismo formado con la palabra archivo y la palabra no me que significa
regla
Martes 08/05/12
13.Que significado tienen los siguientes terminos ?
R=A)Archivar :La accion de guardar ordenadamente los documentos, deacuerdo con los
procedimientos que se;alan los sistemas y los metodos.
B)Archivista:El que tiene a su cargo un archivo o que como, tecnico en la materia ,
interviene o trabaja en los archivos .
C)Archivero:Mueble archivador seccional destinado a contener los documentos,
facilitando su manejo y conservacion.
14.Que es un archivo central?
R=Son unidades de servicio que , concentrando toda la documentacion de una
institucion , atiende alos referidosservicios para todo y cada uno de las distintas
dependencias;
15.Cuales son las carecteristicas del archivo local?
R=son contrarios a los anteriores ;el servicio se localiza en cada dependencia de la
institucion y , por consecuencia , se forman tantos expedientes, como intervenciones
hagan aquellas en la tramitacion de un asunto o negocio.
16.Cual es el archivo que contiene toda clase de documentos?
R=archivo generales
17.Cual es el que contiene documentos de una misma especie o similares?
R=Los archivos parciales
18.Cuales son las divisiones de los archivos por su destino ?
R=Archivos publicos,privados y secretos
19.Que es un archivo directo?
R=son los que no requieren catalogos en la localizacion y consulta de expedientes.
20.Que es un archivo indirecto?
R:Contrario a los anteriores , y requieren del auxilio y precision de los catalogos para la
localizacion y consulta de expedientes.
21.Cual es la division de los archivos por el metodo empleado por su manejo?
R:directos e indirectos

22.Como se denomina a un archivo cualitativo ?


R:son de gran calidad en su documentacion y por consecuencia requieren de la aplicacion
maxima de las tecnicas de archivo.
23.Como se denomina a un archivo cuantitativo ?
R=son de gran volumen en su documentacion
24.Como se divide el archivo , atendiendo a los signos empleados ?
R=numericos y alfabeticos
25.Cuales son los elementos con que se integran los archivos?
R=local, mobiliario y equipo, documentacion y personal.
26.Cual es el mas importante de los elementos que integran un archivo y porque?
R=La documentacion :porque son el objetivo primordial de los archivos
27.Cual es el principio que rige la seleccion de local para un archivo?
R=
28.Cuales son las caractersticas que debe reunir el local destinado a los archivos con
referencia a los siguientes puntos:
AREA: principales enemigos de los documentos
A)ORIENTACION: adecuada es hacia el sur , despus al oriente, o al poniente, y la mas
inconveniente al norte
B)ILUMINACION: la natural es la mejor , en el caso de emplear la artificial ,esta debe de
ser en cantidad suficiente sin reflejos , sin sombras y con buena difusin de la luz , lo que
se logra con una distribucin simtrica de los focos luminosos en numero y watt aje
necesarios.
C)TEMPERATURA Y VENTILACION: no son simple cuestin de higiene , pues en la
actualidad esta demostrado que tiene intima relacin con el rendimiento y eficiencia de los
empleados; adems influyen grandemente en la conservacin de los documentos.
D)DECORACION: debe evitar que favorezca la acumulacin de polvo, para emplear
materiales que renan las condiciones ideales de color y facilidad de limpieza.
E)INSTALACCIONES ACCESORIAS: los ruidos son un problema en la oficina de archivo ;
los provocan, principalmente, las maquinas y el crecimiento de las poblaciones

30. MOBILIARIOS Y EQUIPOS


a)ARCHIVERO: es un mueble seccional de uno a 6 gavetas o cajones, los hay de
diversos colores.
La eleccin depende de las necesidades requeridas por el manejo de la documentacin
b)GAVETA: tiene en la parte superior izquierda un porta marbete destinado a la colocacin
de la inscripcin, alfabticao numrica, adems en la parte frontal tiene una jaladera para
extraer la gaveta y en su interior el compresor que es una lamina mvil que permite dar la
conveniente posicin de inclinacin a los expedientes

c)ESTANTE: es un mueble de estructura metlica, de longitud y altura variable de


conformidad con el local; esta compuesto de una serie de pies_derechos y entre
paos, los primeros estn puestos verticalmente y los segundos horizontalmente, esta
destinado a la colocacin de las cajas archivadoras
d)TARJETERO : llamado tambin caja clasificadora para tarjetas de los catlogos su
dimensin en el interior es de 127x 76mm .
estn provistos de una charola interior movible que se puede extraer del archivero
e)OTROS MUEBLES: charola auxiliar muebles especiales para planos para pelculas de
rayos x etc
31. Cual es el objeto primordial de los archivos?
R=los documentos
32.Cuales son las grandes ramas en que se divide la documentacin?
R=bibliografa ,biblioteconoma , enciclopedia, archivstica y museografa
33. Como se generan u originan los documentos?
R=por una parte en lo que llamamos correspondencia y por otra en una multiplicidad de
documentos muy diversos que se generan en las propias oficinas
34.Cuales son los requisitos que debe reunir un archivista?
R=debe ser tcnico en la materia, debe tener dominio completo de lo referente a la
clasificacin, catalogacin, formacin de expedientes, manejo y control de documentos
35.Cuales deben ser las principales cualidades de un archivista?
R=integridad, solvencia moral, reconocida honradez ydiscrecin absoluta
36.Cuales son las reglas de higiene que deben observarse en los archivos?
R=los documentos muebles y locales deben de tener constante limpieza para evitar el
polvo y sus consecuencias ;hay que someterlos a peridicas fumigaciones y abolir la
practica viciosa de humedecer con saliva los documentos.es obligatorio el uso de dedales
de goma .
37.Que elementos se utilizan como ayuda para la clasificacin documentaria?
R=las carpetas, las gua principales y auxiliares o sub-guas, los marbetes y los jinetes
38.Que entiende usted por una carpeta?
R=entra en la formacin del expediente , recoge en su interior los documentos que lo
forman
39. Que son las guas?
R=son de material muy resistente carton, en tamaos carta u oficio, tienen en su borde
superior una pestaa o apndice , las cuales en conjunto tienen la funcin de guiar en la
distribucin , colocacin y localizacin de los expedientes
40. Cuales son las guas mas generalmente usadas?
R= las guas principales y auxiliares
41. Que caractersticas tienen las guas?
R=estn hechas de material resistente, tienen en su borde superior una pestaa .existen
de uno ,dos o mas cortes y estn destinadas a contener la inscripcin alfabtica ,

numrica o combinadas
42.Que tipo de archivo debe adoptarse en la organizacin centralizada?
R=el mas conveniente en concordancia con la organizacin general de la institucin,
atendiendo su necesidades y requisitos
43. Cual es la organizacin ideal del archivo?
R=es la unidad centralizada de servicio
44. Que ocurre en la practica en cuanto a lostipos de organizacin?
R=los tipos de organizacin suelen combinarse buscando siempre el mejor
funcionamiento
45. Como se forma con los siguientes descritos el archivo y que procedimiento se sigue?
R= Procediendo de las partes al todo: De un documento a su conjunto, los expedientes;
de estos a la gaveta; de la gaveta al archivero y de los archiveros al archivo.
46. Que finalidad tiene la oficina llamada informtica?
R= Agrupar las informaciones del archivo, computadoras y microfilm.
47. Que objeto tiene poner los documentos en condicin dinmica?
R= Para que el archivo preste el servicio de informacin que tiene asignado dentro de las
oficinas.
48. Que informacin revela el anlisis de un documento?
R= La existencia de una serie de datos, que bien pueden ser todos los que a continuacin
se enumeran, o alguno, o algunos de ellos. Estos son: una numeracin; un lugar; una
fecha; dia, mes y ao; un nombre o nombres de personas fsica o morales, u otro dato
importante.
49. Que es lo que determina el sistema de archivo adecuado?
R= Descansa en el principio de ser adaptable a la documentacin y responder a las tareas
de la institucin.
50. Como se dividen los sistemas de archivo atendiendo a la necesidad o no necesidad
de registros para la localizacin de los documentos?
R=Se dividen en dos grupos los que no requieren del empleo de catlogos, registros o
ndices par su localizacin y consulta: son los DIRECTOS; el otro, lo constituyen los que
requieren necesariamente de aquellos catalogos, ndices o registros, para su localizacin
y consulta: son los INDIRECTOS.