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3.3.6.

Elabore un informe escrito acerca “El Archivo y la conservación de documentos en el área


financiera y contable de las empresas” que contenga:

a. Los archivos administrativos, definición, clases y características.

b. Selección de los documentos de archivo

c. Importancia de la organización del archivo y la conservación documental en las áreas


financieras y contables de las empresas.

d. Manejo automatizado de la información frente a las ayudas de la tecnología, el internet,


las redes sociales, los correos electrónicos y al exceso de información disponible.

“EL ARCHIVO Y LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTO EN EL ÁREA


FINANCIERA Y CONTABLE DE LAS EMPRESAS”

Gestión Contables y Financiera

Biviana Andrea Niño Solano

Guia n°5- punto 3.3.6

Leonardo Gordillo

10-09-2020
Introducción:

Este trabajo hace un pequeño análisis de el archivo y la conservación de documentos, las

clases de archivos administrativos y sus respectivas definiciones, dando profundidad y

veracidad a lo importante que es conservar la información hasta los plazos establecidos,

seleccionarla y como proceder a eliminarla luego de su cumplimiento, su manejo en redes

sociales y plataformas electrónicas. Cuanta con bases confiables y referencia de autores.

EL ARCHIVO Y LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL ÁREA

FINANCIERA Y CONTABLE DE LAS EMPRESAS.

El archivo, se trata de un espacio físico donde se ordena un conjunto de documentos

siguiendo un criterio cronológico que permita su gestión de forma eficaz (Morueco, 2010)

afirma: que por otro lado La conservación de algunos documentos específicos es una

exigencia de la ley, estos se deben guardar o preservar por plazos debidamente establecidos.

Por ejemplo: facturas, escrituras, libros contables, etc. Otros, aunque la ley no exige su

conservación, es útil preservarlos por otro tipo de motivos prácticos, históricos, etc.

Según (gestion de archivos, 2010) La organización lógica de los archivos es establecida por

las formas de acceso y la organización física de cada archivo es de suma importancia, por lo

que se acceden a ciertos métodos para esto, por ejemplo: cuadros de clasificación que reflejan

de forma más clara, sencilla y eficaz la estructura funcional de esta organización.

Archivos administrativos

Según (Cifuentes, 2015) se define como archivos administrativos a el conjunto de

documentos producidos por personas jurídicas o naturales, públicas o privadas que se

originan en el ejercicio de sus funciones y actividades, estos sirven como documentos de

constatación o comprobación sobre la actuación administrativa de la entidad, estos

documentos son conservados,clasificados,organizados y administrados.


Clases de archivos administrativos

Archivo de gestión o administrativo: (gestión de archivos, 2010) autores de esta página

afirman que: esta clase de archivos se encargan de concentrar, ordenar, clasificar, catalogar,

custodiar y conservar en buen estado los documentos que ingresan , asi como brindar servicio de

consulta unicamente al departamento que genero la documentación de acuerdo con la reglamentación

establecida al respecto.

Archivo central: (gestión de archivos del 2010) afirman la siguiente definición :se define

como la unidad que administra ,custodia y conserva los documentos en cualquier soporte con

valor administrativo ,legal,permanente e histórico que son transferidos por las diferentes

oficinas de acuerdo con el informe de valoración emitido por la Dirección General del

Archivo Nacional,con el fin de brindar servicios a los usuarios.

Archivo histórico:(gestión de archivos,2010)afirman la siguiente definición: Es el que

custodia y gestiona fondos documentales pertenecientes a la tercera etapa o edad de los

documentos (con valor secundario y que deben conservarse permanentemente)su proceso

seria:REPOSITORIO,ALMACÉN,DEPOSITO.

CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS:

Ciertamente los Documentos administrativos son reflejo de actividades y procesos

administrativos; no obstante, existen ciertas características que distinguen a

este documento de otros. Afirma (gorrin). Veamos:

l El carácter seriado: son documentos de archivo con la necesidad de estar unidos a

otros de su especie por vínculo originario donde se va produciendo uno a uno, y con

el paso del tiempo adquieren este carácter.

l La Genesis: el documento se produce de forma natural de la actividad de la

institución y es un reflejo de las tareas del productor.


l La exclusividad: la información que se encuentra en un documento rara vez es

idéntica a la de otro en cuanto extensión e intensidad

l la interrelación: son documentos sueltos su razón de ser es dad por su permanencia a

un conjunto de documentos similares agrupados.

Selección de los documentos de archivo.

Se conoce como selección a la tarea que determina un destino final de los documentos

a partir de su valor, es decir el limite de tiempo para su conservación o destrucción.

concluye (Hernandez, 2015) A su vez esta comprende de 5 pasos

1. identificar los documentos susceptibles de selección: con base ala TRD verificar que

archivos ya han cumplido su tiempo.

2. Seleccionar los documentos.

3. preparar inventarios de selección y eliminación documental: separarlos y con criterio

darles su destino final.

4. Presentar la solicitud de selección documental: enviar propuesta al comité para su

respectiva selección.

5. Aprobada la propuesta de selección, se procede a poner los documentos a conservar

en el archivo histórico, y empezar los procesos de destrucción de los documentos a

eliminar.

Importancia de la organización del archivo y

conservación documental en las áreas financieras y contable

de la empresa.

Teniendo en cuenta que todos estos archivos son la memoria histórica de la actuación de la

entidad, la importancia del archivo y la conservación de documentos radica en que en ellos

resguardamos información relevante y de alto valor en la entidad, puesto que esta asegura la

correcta gestión y administración de la misma. Asegura (alvis, 2014).


Manejo automatizado de la información frente a las ayudas de la

tecnología. (ortiz, 2013)

 Correos electrónicos: por este medio ¿, el manejo de la información es mas

eficiente y rápido, puesto que nos permite reproducir en cualquier pantalla, en

cualquier lugar la información exacta de lo que quiera compartir, los correos

además de recibirlos los almacena y organiza dando una mayor optimización

del manejo.

 Redes sociales: en las redes se puede reproducir la información desde

cualquier punto de acceso sin necesidad de pasar a una oficina por un proceso

de trámite, populariza la información a nivel mundial de quien la requiera.

Referencias

Apellidos, n. s. (Año). Título del artículo. Título del diario, Páginas desde - hasta.

Apellidos, n. s. (Año). Título del libro. Nombre de la ciudad: Nombre del editor.

morueco gomez, r. (s.f.). archivo y clasificacion de documentos. mailxmail.com.

Notas al pie

1
[Agregue notas al pie, si corresponde, en su propia página después de las referencias.

Para los requisitos de formato de APA, es fácil escribir simplemente sus propias referencias y

notas al pie. Para dar formato a una referencia de nota al pie, seleccione el número y, después,

en la galería de estilos de la pestaña Inicio, haga clic en Referencia de nota al pie. En el

cuerpo de una nota al pie, como en este ejemplo, se usa el estilo de texto Normal. (Nota: Si

elimina esta nota al pie de ejemplo, no se olvide de eliminar también su referencia en el

texto. Está al final del párrafo Título 2 de ejemplo de la primera página del contenido

del cuerpo de esta plantilla).]


Tablas

Tabla 1

Encabezado de Encabezado de Encabezado de Encabezado de Encabezado de


columna columna columna columna columna
Encabezado de 123 123 123 123
fila
Encabezado de 456 456 456 456
fila
Encabezado de 789 789 789 789
fila
Encabezado de 123 123 123 123
fila
Encabezado de 456 456 456 456
fila
Encabezado de 789 789 789 789
fila

Nota: [Coloque todas las tablas del artículo en una sección de tablas, después de las

referencias (y, si corresponde, de las notas al pie). Use una página nueva para cada tabla e

incluya un número de tabla y un título de tabla para cada una, como se muestra en esta

página. Todo el texto explicativo aparece en una nota de tabla después de la tabla, como en

esta. Use el estilo de tabla o ilustración, disponible en la galería de estilos de la pestaña

Inicio, para agregar el espaciado entre la tabla y la nota. Las tablas en el formato de APA

pueden usar un interlineado de una línea o de 1,5 líneas. Incluya un título para cada fila o

columna, incluso si el contenido parece obvio. Se configuró un estilo de tabla predeterminado

para esta plantilla que cumple con las normas del estilo APA. Para insertar una tabla, en la

pestaña Insertar, haga clic en Tabla.]


Ilustraciones

6
5
4
3
2
1
0 Categ Categ Serie 1SerieCateg Categ
oría 1 oría 2 2Serie 3 oría 3 oría 4

Ilustración 1. [Incluya todas las ilustraciones en su propia sección, después de las referencias

(y, si corresponde, de las notas al pie y las tablas). Incluya un título numerado para cada

ilustración. Use el estilo de tabla o ilustración para agregar fácilmente espaciado entre la

ilustración y el título.]

Para obtener más información sobre todos los elementos del formato de estilo APA, vea

Manual de estilo de la APA, 6.ª edición.