TALLER 4. GRUPAL. PLAN DE GESTIÓN DE COMUNICACIONES.

INFORME PROYECTO DE GRADO

KAROLL VANESSA QUIROGA MORENO

JAVIER ANTONIO RODRIGUEZ SAAVEDRA

RICHARD ALEXANDER SANTACRUZ WALLES

UNIVERSIDAD PILOTO DE COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES Y EMPRESARIALES

ESPECIALIZACIÓN EN GERENCIA DE PROYECTOS

BOGOTA D.C. SEGUNDO SEMESTRE – 2021

 Tabla de contenido

Índice de Anexos......................................................................................................3
Presentacion.............................................................................................................4
Objetivos...................................................................................................................7
Gestión de las comunicaciones................................................................................8
Historial de versiones................................................................................................8
Control del proyecto..................................................................................................8
1. Plan de gestión de las comunicaciones................................................................8
1.1 Canales de comunicación...................................................................................9
1.2 Sistema de información de las comunicaciones.................................................9
1.3 Diagramas de flujo............................................................................................10
1.4 Matriz de comunicaciones...............................................................................11
1.5 Estrategia de comunicaciones..........................................................................12
Conclusiones..........................................................................................................13
Referencias.............................................................................................................14
Anexos....................................................................................................................15
 Índice de Anexos

ANEXO A. Matriz de Comunicaciones………………………………………………13

Presentación

El presente documento desarrolla el plan de gestión de comunicaciones del

proyecto DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN SISTEMAS DE MANEJO USO EFICIENTE
AGUA POTABLE Y RESIDUAL, el cual está ubicada área rural del Municipio de La
Calera.

el primer informe del proyecto de grado y será enviado a los interesados

desde el correo institucional habilitado para el proyecto, es importante aclarar que
la en caso de observaciones o solicitud de ajusta estas deberán ser remitidas
mediante comunicado oficial al mismo correo electrónico. La retroalimentación del
informe se llevará a cabo en fecha 18 de julio de 2021 mediante la aplicación
Microsoft Teams en concordancia con los comités semanales previstos en el
cronograma.

.
 Objetivos

Objetivo general

Crear el plan de comunicaciones para el proyecto DISEÑO Y

CONSTRUCCIÓN SISTEMAS DE MANEJO USO EFICIENTE AGUA POTABLE Y
RESIDUA, el cual está ubicada área rural del Municipio de La Calera.

Objetivos específicos

Desarrollar estrategias de comunicación eficaz para los interesados del

proyecto de Diseño y construcción sistemas de manejo uso eficiente agua potable
y residual.

Crear actividades necesarias para la implementación de las estrategias de

comunicación en el proyecto de Diseño y construcción sistemas de manejo uso
eficiente agua potable y residual.
 Gestión de las comunicaciones

Control del documento

Historial de revisión

Versión Autor Descripción Fecha

Informe del proyecto de grado
1 Grupo de trabajo 13/07/2021
N°1

Información del proyecto

Empresa/organización TORORTIZ S.A.S

Proyecto
Fecha de preparación del
documento
Patrocinador (Sponsor)
Directora del proyecto
DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN SISTEMAS DE MANEJO USO
EFICIENTE AGUA POTABLE Y RESIDUAL
13/07/2021
José Alberto Zapata Morales
Karoll Vanessa Quiroga Moreno

1. Plan de gestión de las comunicaciones

El plan de gestión de las comunicaciones es un componente del plan para la

dirección del proyecto y describe la forma en que se planificaran, estructuraran,
monitorearan y controlaran las comunicaciones del proyecto. El plan contiene la
siguiente información:
 Los requisitos de comunicación de los interesados.
 La información que debe ser comunicada, incluidos en el idioma, el formato,
el contenido y el nivel de detalle.
 El motivo y la distribución de la información.
 El plazo y la frecuencia para la distribución de la información requerida y
para la recepción de la confirmación o respuesta, si corresponde.
 La persona responsable de comunicar la información.
  La persona responsable de autorizar la información confidencial.
 La persona o los grupos que recibirán la información.  Los métodos o
tecnologías utilizados para transmitir la información, tales como memorandos,
correos electrónicos o comunicado de prensa.
 Los recursos asignados para las actividades de comunicación, incluidos en
el tiempo y en el presupuesto
 El proceso de escalamiento, con identificación de los plazos y la cadena de
mando (nombres) para el escalamiento de aquellos intereses que no puedan
resolverse a un nivel inferior.
 El método para actualizar y refinar el plan de gestión de comunicaciones a
medida que el proyecto avanza y se desarrolla.  Un glosario de la terminología
común.
 Diagramas de flujo de la información que circula dentro del proyecto, los
flujos de trabajo con la posible frecuencia de autorizaciones, la lista de informes y
planes de reuniones.
 Restricciones en materia de comunicación, generalmente derivadas de una
legislación o normativa específica, de la tecnología de las políticas de la
organización.
El plan de gestión de las comunicaciones también puede incluir guías y
plantillas para las reuniones de seguimiento del estado del proyecto, las reuniones
del equipo del proyecto, las reuniones electrónicas y los mensajes de correo
electrónico. Se puede incluir asimismo el uso de un sitio web y de un software de
gestión del proyecto si se han de utilizar en el marco del proyecto.

Actualizaciones a los Documentos del Proyecto Los documentos del proyecto

susceptibles de actualización incluyen, entre otros: Cronograma del Proyecto,
registro de actividades. etc.
 1.1 Canales de comunicación

Por medio de los canales de comunicación se podrá determinar lo complejo

de las comunicaciones del proyecto, tomamos del registro de interesados que se
ha realizado en la Gestión de los interesados del proyecto, procedemos a calcular
el número de canales en la matriz de comunicaciones utilizando la siguiente
formula:

Número de Canales= nx (n−1) / 2 Donde n es el número de interesados del

proyecto, para nuestro caso sería diez (7), entonces tenemos:

Número de Canales= 7 x (7−1) / 2

Obteniendo así, que el número de canales de comunicación para el proyecto

Diseño y construcción sistemas de manejo uso eficiente agua potable y residual es
de 21.

1.2 Sistema de información de las comunicaciones

Los sistemas de información de las comunicaciones son herramientas

utilizadas para definir el procedimiento de distribución y gestión de la información,
Asi mediante el diagrama de flujo que se muestra en el numeral 1.3, se explica el
procedimiento a seguir por los interesados del proyecto al momento que necesiten
comunicar información. Inicialmente, determinamos la información importante a
comunicar, si no es aceptada, se descarta y se reinicia la elaboración de la
comunicación a transmitir, el gerente de proyectos asigna a una persona del
equipo del proyecto para encargarse de evaluar el mensaje, realizar la revisión,
aceptar el contenido, define el canal o medio de comunicación en el que se
transmitirá el mensaje y finalmente se enviará. Ver ANEXO A
 1.3 Diagrama de flujo

INFORMACION A COMUNICAR

SELECCIÓN Y ANALISIS DE LA
INFORMACION

ANALISIS DE LA INFORMACION A
COMPARTIR

ASIGNACION DE LA PERSONA QUE COMUNICARA LA INFORMACION

SUMINISTRADA

ELABORACION DE LA COMUNICACIÓN A
TRANSMITIR

NO REVISION Y EVALUACION DE LA INFORMACION

ACEPTACION DE LA INFORMACION

SI

METODO DE DIFUSION

LLAMADA TELEFONICA REUNIONES CORREO ELECTRONICO CHAT

1.4 Matriz de comunicaciones

Para establecer las vías de comunicación entre todos los interesados en el

proyecto (Stakeholders) se establece la siguiente matriz de las comunicaciones:

Seguridad del Proyecto: Flujo de Información en los eventos de Salud y Seguridad

Ocupacional y Medio Ambiente: Comunicación telefónica: Inmediata Reporte
Preliminar: Escrito en 12 horas. Informar: Nombre, hora, lugar y tipo de daño
(personal /material). Actividad y tipo de trabajo. La matriz de comunicaciones se
puede observar en el ANEXO A.

1.5 Estrategia de comunicaciones

Con el fin de lograr optimizar las comunicaciones en el proyecto se plantean las

siguientes estrategias.
 Definir el problema.
 Identificar las causas.
 Interacción de los elementos.
 Diseñar el plan de acción
 Sistema de seguimiento y control
 Conclusiones.

En la creación de un plan de gestión de comunicaciones podemos afirmar

la importancia para el correcto funcionamiento del proyecto, teniendo en cuenta
que para su realización debemos tener un control y seguimiento al enviar un
mensaje o una comunicación errónea ya que será de vital en el desarrollo del
proyecto para evitar reprocesos.

Se identifica claramente los canales de comunicación con el fin de crear

estrategias adecuadas por medio de la creación de la matriz de comunicaciones,
permitiéndonos priorizar la información a entregar.
 Referencias

Lledó, P. (2017) Administración de proyectos: El ABC para un director de

proyectos, Ed. Pablo Lledó.

Project Management Institute. (2017) Guía de los fundamentos para la

dirección de proyectos (Guía del PMBOK) / Project Management Institute. Sexta
edición. Newton Square
ANEXO A. Matriz de comunicaciones.

PROYECT
FUENTE: Elaboración Propia