PLAN DE CO MUNIC AC IO NES DEL PR OY EC TO

1.0
Fecha
19-04-2012
:
DISEO DE LA METODOLOGA PARA EL GERENCIAMIENTO DE PROYECTOS
DE MANEJO DE TRNSITO PARA LA EMPRESA ASEIC S.A.S., EN LA CIUDAD
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DE BOGOT.
Versin:

PLAN DE COMUNICACIONES DEL

PROYECTO
Patrocinador del Proyecto ASEIC S.A.S.
Grupo de Proyecto
HERLINTON HERALDO ARVALO SANTANA
DIANA ESPERANZA BOADA GUERRERO
ZULMA BONILLA RINCN
Fecha Inicial del Plan: 19-04-2013
Fecha de Revisin: 19-04-2013
Revisin: 1

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TABLA DE CONTENIDO

Tabla de Contenido

ACERCA DE ESTE DOCUMENTO 3

CONTROL DE VERSIONES

IDENTIFICACION DEL PROYECTO 5

4.1 DESCRIPCION

2
4

4.2 OBJETIVOS 5
4.2.1
4.2.2

OBJETIVO DEL PLAN DE COMUNICACIONES_____________________________________________5

OBJETIVO DEL PROYECTO______________________________________________________________5

4.3 ALCANCE

4.4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

DESARROLLO

5.1 Identificacin de Interesados

5.2 Matriz de comunicaciones

5.3 Tipos de Comunicacin 8

5.4 Canales De Comunicacin
5.4.1
5.4.2
5.4.3

Canal Vertical Descendente____________________________________________________________8

Canal Vertical Ascendente______________________________________________________________8
Horizontales o de Coordinacin_________________________________________________________9

5.5 Comunicacin Interna 9

5.6 Contenido de las Reuniones de Grupo

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ACERCA DE ESTE DOCUMENTO

La comunicacin es una fase transversal del proyecto, definida durante la planeacin e

implementada a lo largo de las etapas de identificacin, evaluacin, tratamiento y seguimiento. La
comunicacin permite la socializacin de los resultados y el adecuado flujo de informacin y dilogo
entre las partes involucradas.
Se define como un proceso interactivo de intercambio de
informacin y opinin. La comunicacin aborda temas relacionados con el sistema, el proceso y los
resultados de la gestin con los involucrados (tanto externos como internos a lo largo y ancho de la
organizacin, en todos los niveles), con el fin de:

Realimentar la gestin incorporando las diferentes opiniones de las partes involucradas.

Divulgar los roles y responsabilidades de los participantes e involucrados.
Facilitar la comprensin de las bases sobre las cuales se toman decisiones.
Divulgar a las partes interesadas o involucradas la informacin relevante.
Desarrollar la confianza y seguridad en los involucrados o partes relevantes, al tener una
adecuada divulgacin de informacin y transparencia.
Permitir la toma de decisiones segn la informacin suministrada.

Las salidas de cada etapa del proyecto deben ser compartidas con las personas de la organizacin
o partes interesadas que se vean afectadas.

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3
N
o.
1.
0

Fecha
19-042013

Realiza

CONTROL DE VERSIONES
Revisa

Aprueba

Detalle

Grupo
de Director de Sponsor del Primer versin del plan
proyecto
proyecto
Proyecto

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IDENTIFICACION DEL PROYECTO

4.1 DESCRIPCION
Nombre del
proyecto:
Patrocinador:

DISEO DE LA METODOLOGA PARA EL GERENCIAMIENTO DE

PROYECTOS DE MANEJO DE TRANSITO PARA LA EMPRESA ASEIC
S.A.S., EN LA CIUDAD DE BOGOTA
ASEIC S.A.S.

4.2 OBJETIVOS
4.2.1 OBJETIVO DEL PLAN DE COMUNICACIONES
Establecer el plan de comunicacin para los interesados, que permita el correcto y oportuno
desarrollo del proyecto Diseo De La Metodologa Para El Gerenciamiento De Proyectos De Manejo
De Transito Para La Empresa Aseic S.A.S., En La Ciudad De Bogot

4.2.2 OBJETIVO DEL PROYECTO

Disear una metodologa para el gerenciamiento de proyectos de manejo de trnsito dirigido a la
empresa ASEIC S.A.S., en la ciudad de Bogot, con el fin de aportar a la consecucin de los
objetivos estratgicos de la empresa y que esta se posicione en el mercado como una empresa
competitiva.

4.3 ALCANCE
El plan de comunicaciones aplica para todas las fases del proyecto con la identificacin de
interesados, planificacin de las comunicaciones, distribucin de la informacin, gestin de las
expectativas e informe de desempeo.

4.4 DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Gua del PMBOK Cuarta Edicin.
A Project Manager`s Book of Forms - John Wiley & Sons 2009.

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DESARROLLO

Para el desarrollo del proyecto se implementara un sistema de gestin de comunicaciones que

comprende las siguientes etapas:

Identificacin de Interesados
Planificacin de comunicaciones
Distribucin de la informacin
Gestin de expectativas de Interesados
Informes de Desempeo

Para el desarrollo de las etapas de planificacin, distribucin, gestin e informes del plan de
comunicacin se desarrollo una matriz de comunicaciones para los interesados directos en donde
se evidencia, el tipo de informacin que se manejara en el proyecto, uso interno o externo que se
tendr, responsable del manejo, destinatario de la informacin, frecuencia de la entrega y los
responsables de los controles. Ver Numeral 5.2.

5.1 IDENTIFICACIN

DE INTERESADOS

En esta etapa se identifica los interesados que intervienen directamente en el desarrollo del
proyecto y ejecutan las actividades que permitirn gestionar los diferentes planes y procesos de
comunicacin como mecanismos eficientes que apoyen positivamente al logro de los objetivos en
cada una de las etapas de implementacin; igualmente, se identificara los interesados que no
intervengan directamente en el desarrollo del proyecto.
Interesados Directos:

Sponsor
Gerente de Proyecto
Coordinador de proyecto 1
Coordinador de proyecto 2
Universidad del Bosque
Director de Grado
Accionistas de Aseic S.A.S.
(6) Departamentos de trabajo de Aseic S.A.S.

Interesados Indirectos:

Secretaria de transito y Transporte

Alcaldas locales

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Ciudadanos residentes
Transentes
Proveedores

5.2 MATRIZ
CANAL

Informes

Actas

Circular

Formatos

DE COMUNICACIONES
DESCRIPCIN

Deben contener un objetivo,

contenido y conclusiones, estos
se realizan segn requerimientos
solicitados por el Gerente de
Proyecto, para presentar estados
actuales, proyecciones futuras y
reportes de situaciones que
necesitan anlisis.
Seguimiento del modelo
establecido por el Sponsor o la
Gerencia del Proyecto para la
realizacin de actas que incluye
participantes, lugar de la reunin,
hora, orden del da, comentarios
y acuerdos.
Son las comunicaciones internas
y se entiende como un escrito en
que la Gerencia del Proyecto
comunica algo a todos los
miembros involucrados.
Segn las necesidades se
definen formatos para cada uno
de los procesos.

Documentos
impresos en
papel

Tienen como objetivo informar

oficialmente sobre aspectos
puntuales relacionados al
Proyecto

Boletines

Son para generar conocimiento y

fortalecer la comunicacin interna
dentro de los involucrados en el
Proyecto.

Es una canal de comunicacin

Comunicacin
eficiente entre los miembros del
telefnica
Proyecto
Correo
Electrnico y
MSN

Sirve para la comunicacin

interna entre los miembros del
Proyecto
- Es una va rpida de
comunicacin cuando la
informacin que se produce
necesita ser transmitida de forma
eficiente.
- Es un medio que permite hacer
consulta posterior de la
informacin transmitida

TIPO DE
INFORMACIN

USO

RESPONSABLE
DE SU MANEJO

DESTINATARIOS

FRECUENCIA

CONTROLES

Sponsor, Gerente
de Proyecto,
Grupo de trabajo,
Director de
Grado.

De acuerdo a
los controles
exigidos.

Equipo de
trabajo,
Sponsor y
Gerente de
Proyecto

Informes
(Texto, hoja de
clculo o
presentacin),

Interno
Equipo de
y
Trabajo
Externo

Actas

Interno

Equipo de
Trabajo

Equipo de trabajo,
De acuerdo a
Director de
los controles
Grado, Gerente
exigidos.
de Proyecto

Equipo de
trabajo

Circular

Interno

Equipo de
Trabajo

Sponsor, Gerente
de Proyecto,
Grupo de trabajo.

Equipo de
trabajo,
Sponsor y
Gerente de
Proyecto

Formatos

Interno

Equipo de
Trabajo

Equipo de Trabajo De acuerdo a

y Gerente de
los controles
Proyecto
exigidos.

Equipo de
Trabajo

Equipo de trabajo,
De acuerdo a
Director de
los controles
Grado, Gerente
exigidos.
de Proyecto

Equipo de
Trabajo

Documentos
impresos en
papel, son para
generar
conocimiento y
para que haya
constancia
escrita
Boletines temas
relacionados
con la
informacin del
trabajo
Comunicacin
verbal entre los
integrantes del
Proyecto
Cartas,
Informes
(Texto, hoja de
clculo o
presentacin),
Autorizaciones,
Informacin de
inters
particular, entre
otros.

Sponsor,
Interno
Gerente de
y
Proyecto, Grupo
Externo
de trabajo.

Interno

Gerente de
Proyecto

Interno
Equipo de
y
Trabajo
Externo
Interno Equipo de
y
Trabajo
Externo

Equipo de trabajo
Equipo de trabajo,
Director de
Grado, Gerente
de Proyecto
Sponsor, Gerente
de Proyecto,
Grupo de trabajo,
Director de
Grado.

De acuerdo a
los controles
exigidos.

De acuerdo a
los controles
exigidos.

Gerente de
Proyecto

De acuerdo a
la necesidad

Equipo de
Trabajo

De acuerdo a
los controles
exigidos.

Equipo de
trabajo

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- Permite hacer llegar la

informacin a diversos receptores
al mismo tiempo, sin que se
encuentren en lugares cercanos.

5.3 TIPOS

DE

COMUNICACIN

Cartas, informes, actas, circulares, boletines, formatos, documentos impresos en papel, comunicaciones
telefnicas, correo electrnico, Messenger, video conferencias, skipe y chat

5.4 CANALES DE COMUNICACIN

Los canales de comunicacin que se han identificado en el Proyecto desde los niveles de autoridad y
relacionados directamente con la responsabilidad asignada a los miembros del Proyecto.
Canal Vertical Descendente
Canal Vertical Ascendente
Horizontales

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5.4.1 CANAL VERTICAL DESCENDENTE

En el Proyecto se realiza la comunicacin vertical la cual se origina desde el Sponsor de Proyecto hasta sus
subalternos.

5.4.2 CANAL VERTICAL ASCENDENTE

Este canal se desprende bsicamente de la necesidad que se tiene en el nivel de compromiso del Sponsor de
obtener una retroalimentacin de lo que sucede en las partes operativas del Proyecto y el resultado del
desarrollo de las actividades, ya que estos influyen directamente en la toma de decisiones del Proyecto.

5.4.3 HORIZONTALES

O DE

COORDINACIN

El Proyecto busca transferir e intercambiar dentro del mismo nivel jerrquico informacin real y sin
modificaciones o ningn tipo de anlisis que pueda afectar la funcionalidad de esta informacin.

5.5 COMUNICACIN INTERNA

El envi de las comunicaciones que deban ser transmitidas a todos los miembros del Proyecto ser establecido
por el sponsor o gerente de Proyecto, quien de igual forma determinara los destinatarios, la frecuencia y la
seguridad con la cual se transmitir, buscando en ello que la informacin que se produzca sea conocida
solamente por los funcionarios interesados.
Cada responsable de una comunicacin dentro del Proyecto seleccionar el material y medio oficial de
comunicacin para asegurar que la informacin llegue a los involucrados.

5.6 CONTENIDO

DE LAS

REUNIONES

DE

GRUPO

Son definas por las Gerencia de Proyecto y se realizan con el fin de informar a los involucrados un tema en
especfico y en su presentacin hay que definir:

Objetivo
Asistentes
Lugar y momento de su realizacin
Tema o asuntos a tratar
Acta de reunin
Seguimiento constante a los temas tratados en las reuniones anteriores
Tema Central (definido por el Gerente de Proyecto)
Temas particulares del Proyecto
Seguimiento a las diferentes fases o etapas del Proyecto.

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