TRABAJO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

ACTIVIDAD

1. Realice un glosario con los términos desconocidos encontrados

en la historia de los archivos.
ARCADIOS: Flavio Arcadio, más conocido como Arcadio, fue emperador romano de Oriente
entre los años 395 y 408. Arcadio fue, según algunos historiadores, el primer emperador del
Imperio bizantino, denominación moderna usada para referirse a la mitad oriental del Imperio
romano nacido de su división en el siglo IV.
Arcadio, nacido en Hispania durante el exilio temporal de su padre justo antes de subir al trono,
era el hijo mayor de Teodosio I y de Elia Flacila, y hermano de Honorio, que sería emperador de
Occidente, y de Elia Pulqueria, fallecida junto con su madre al poco de nacer, en 385. Su padre
lo declaró co-augusto de Oriente en enero de 383. Su hermano menor también fue declarado
Augusto, pero de Occidente, en 393. Arcadio comenzó a reinar en solitario sobre la mitad
oriental del Imperio cuando su padre falleció en enero de 395 en Milán, a donde había acudido
para sofocar una rebelión.

BIEN ALBAS: Las albas se empleaban cuando el documento se quería que tuviera una duración
indefinida

BIEN CERATAS: Las ceratas se usaban para documentación que no se quería Conservar
indefinidamente.

CARTULARIOS: Libro en que antiguamente se copiaban los privilegios y pertenencias de las

iglesias y los monasterios, o de otras comunidades.

CUESTORES: Magistrado de la antigua Roma que se encargaba de la administración del erario

público y de la recaudación de impuestos.

CUNEIFORME: Que representa los caracteres y las palabras con símbolos en forma de cuñas y
clavos.
DECIMONÓNICO: Perteneciente o relativo al siglo XIX.

DOMESDAY: fue el principal registro de Inglaterra, completado en 1086 por orden

del rey Guillermo I de Inglaterra. Este registro era similar a los censos nacionales que se realizan
hoy en día.

EBLA: Es una ciudad antigua localizada en el norte de Siria, a unos 55 km al sureste de Alepo.
Fue una importante ciudad-estado en dos periodos, primero en el 3000 a. C. y especialmente entre
los años 2400 y 2250 a. C., cuando se conocen de ella diversos reyes, varias bibliotecas e
importantes documentos epigráficos. Continúa su existencia entre el 1800 a. C. y el 1650 a. C.,
pero ya perdida su independencia y relieve.

ESCRIBAS: Hombre que tenía por oficio copiar escritos, pasarlos a limpio o escribir al dictado.

INFRANQUEABLE: Es algo que no se puede superar

JUNCO: Planta herbácea silvestre de muchos tallos rectos, largos, flexibles y cilíndricos, hojas
reducidas a una lengüeta larga y delgada, flores agrupadas en cabezuelas casi terminales y fruto
en cápsula.

MONARQUÍAS: Forma de gobierno en la que la jefatura del Estado reside en una persona, un rey
o una reina, cargo habitualmente vitalicio al que se accede por derecho y de forma hereditaria.
NICHOS: Hueco practicado en una pared o muro, en especial el que sirve para contener una
estatua, una imagen o un adorno.

PADRONES: Documento público en el que se relacionan las personas residentes en un

determinado término municipal y otros datos relativos a ellas, como la edad, el sexo, el domicilio y
la actividad profesional.

PAPIRO: Planta acuática de tallo hueco y liso, rizoma aromático, leñoso y reptante, hojas largas y
estrechas y flores pequeñas y verdosas, agrupadas en un penacho de espigas; puede alcanzar
hasta 3 metros de altura.

PERGAMINO: Material empleado para escribir, encuadernar libros, fabricar tambores y

panderetas, etc., que se fabrica a partir de piel de reses limpia, seca, adobada y estirada.

POLIVALENTES: Que tiene varias funciones o puede desempeñar varias funciones.

PONTÍFICES: Obispo o arzobispo de una diócesis, especialmente el Papa.

PTOLOMEOS: Perteneciente o relativo a la dinastía macedónica que reinó en Egipto desde finales
del siglo IV hasta finales del siglo I a.c

SELEÚCIDAS: Los selyúcidas, selchucos o selyuquíes fueron una dinastía turca oğuz que reinó en

los actuales Irán e Irak, así como en Asia Menor, entre mediados del siglo XI y finales del siglo XIII.
Llegaron a Anatolia procedentes del Asia Central a finales del siglo X, causando estragos en los
pueblos bizantinos y árabes, acabando con el califato abasí y debilitando considerablemente
al Imperio bizantino con su empuje religioso hacia Occidente.

SUMERIOS: Relativo a Sumeria, antigua región del sudoeste de Asia, o a sus habitantes

TABLIUN: Era una sala generalmente situada al fondo del atrium y opuesta al vestíbulo de la
entrada, entre las alae; abierta a la parte trasera del peristilo, mediante una gran ventana o con una
antesala, celosía o cortina.

TABULARIUM: Es el nombre dado por los arqueólogos a un conjunto de edificios de la época

romana situados en el extremo noroeste del Foro Romano, sobre las pendientes del Arx, una de
las dos cumbres de la colina Capitolina, incluyendo un edificio de la época republicana que servía
como un tabularium propiamente dicho,1 un anexo del Templo de Saturno y la oficina oficial de los
archivos de la Antigua Roma, una estructura soportada por arcos y de una terraza ocupada por tres
templos, girados hacia el Foro Romano. En época del Imperio, el anexo del templo de Saturno fue
demolido y reemplazado por el pórtico de los Dioses Consejeros. El complejo toma su nombre del
término tabulae, las tablillas de cera usadas en esta época y se almacena en las oficinas de los
archivos.

TEMPLES: Tratamiento térmico que se da a algunos metales a fin de darles determinadas

propiedades mecánicas, esp.una mayor dureza.

TUMBO: Movimiento violento de un cuerpo, primero hacia un lado y después hacia el contrario,
que se produce generalmente por falta de equilibrio.
2. Elabore un mapa conceptual sobre la historia de los archivos.

Conservaban registros de propiedad, catastros, cuentas, listas de rey, actas matrimoniales,

EGIPTO recibos, etc.
Escriben sobre pápiros (material frágil), trozos de cerámicas o tablillas de arcilla.
Utilizaban etiquetas para identificar su rollo de pápiro. Se incluía año, símbolo del Faraón,
responsable del documento y los asuntos.
Iniciaron la práctica de destrucción de documentos. Es el inicio del expurgo.

Conservan actas del consejo de Gobierno, listas de ciudadanos, tratados con otras ciudades y
GRECIA documentos patrimoniales.
Se emplea el pápiro, tablillas de Madera, piedra de mármol y el pergamino.
Archivos guardados en templos, en Atenas, el templo de Cibeles. El acceso era público para
los ciudadanos.
El Jefe del archivo, era el presidente del comité ejecutivo de la asamblea nacional.
HISTORIA DEL ARCHIVO

En el año 78 antes de Cristo, se constituye el tabularium, el archivo central de Roma. Se

ROMA construye en pleno Foro junto al senado.
Se emplea tabletas de madera ( Albas y Ceratas) y desarrollan los archivos del notariado.
Archivos romanos son los públicos y el personal estaba liderado por los cuestores.

EDAD MEDIA
Los registros son libros o cuadernos donde se escriben documentos otorgados por una
persona o entidad.
El pergamino sustituye el papiro como medio de escritura y el documento se convierte en un
objeto sagrado.
No hay sedes físicas como sedes de los archivos. Periodo oscuro, solamente se conservan
archivos en los monasterios.
Siglos XIII Y XIV se comienzan a crear archivos de entes locales, archivos edesiásticos con una
red estructurada y organizada y archivos privados.

ANTIGUO
REGIMEN Siglo XVI aparece el concepto de Archivo de Estado.
Nombran archiveros casi profesionales.
España fue la pionera en la creación de los archivos de estado.
Aparecen tres herramientas de descripción nuevas: inventarios topográficos, inventarios
cronológicos, e inventarios por asuntos.
Siglo XVII inicia investigación en los archivos.

INTERMEDIOS
Siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no tienen valor
administrativos pero que todavía no se saben si se van a conservar.
La archivística se debate entre los decimonónico y la modernidad.
Crecen los archivos privados por la creación de las distintas Leyes de Archivos.
La segunda guerra mundial marca el despegue de la archivística por la necesidad de
investigar y difundir el conocimiento.
El mundo archivístico desborda el ámbito nacional a lo universal.
 SIGLO XIX
Revolución en los archivos, se crea el archivo nacional y se reconoce el derecho a la consulta
de los documentos públicos.
Se crea las escuelas de archivística y se inicia la publicación periódica de los documentos más
importantes de los archivos.
Nacen los elementos de descripción: la analística, la sintética, además del principio de
respeto de los fondos.
En el siglo XIX se empiezan a depositar en los archivos soportes distintos del papel, como
fotografía o el micro forma.
Desarrollo archivístico que configura la archivística como una disciplina creciente.

3. ¿Desde qué año se conserva documentación en el Archivo General de la

Nación?
En 1989 con la sanción de Ley 80, se crea el Archivo General de la Nación como un
establecimiento público del orden nacional adscrito al Ministerio de Gobierno y como ente rector de
la política archivística nacional; inició operaciones como establecimiento público en el año de  1992.
Si bien es cierto la historia de los Archivos data de 1546, en 1868 surge el Archivo Nacional como
una dependencia de la Secretaría de Interior y Relaciones Exteriores; hacia 1913 el gobierno
colombiano preocupado por la preservación de los documentos, promueve la Ley 4ª llamada de
ordenamiento del inventario de archivos, su arreglo y el acceso al público; la Ley 43 del mismo año
promueve que se conserven ciertos documentos oficiales. En 1999, mediante el Decreto 1126 que
reestructura el Ministerio de Cultura, y el Archivo General de la Nación, cambia la adscripción a
este Ministerio enmarcándole dentro de él como un establecimiento autónomo.

4. ¿En qué consiste y cómo funciona el archivo electrónico?

Un Documento Electrónico (DE) es aquel que está codificado mediante algún tipo de código digital
y que está soportado en un determinado dispositivo o recurso informático. Gracias a la expansión
de la transformación digital, este tipo de documentos son cada vez más utilizados y suplantan a los
soportados en papel o de forma física.

¿Cómo está compuestos un Documento Electrónico (DE)?

Generalmente, un Documento Electrónico (DE) está compuesto por los diferentes elementos:

Mensaje: Puede ser un texto alfanumérico, esquema, diseño gráfico e, incluso, fotografía, que
define el motivo o concepto del DE.
Lenguaje convencional: El mensaje del documento se expresa en un lenguaje convencional, es
decir, el mismo utilizado en comprobantes físicos o tradicionales.
Código o firma: Este se emplea para identificar el comprobante, especificando el emisor del
mismo, así como para darle validez y título legal.
Soporte: Se trata del destino del respaldo del documento, que se aloja en un determinado
dispositivo o recurso informático.
Metadatos: Es un elemento digital, que permite contextualizar el documento dentro del archivo o
expediente en el cual se almacena. Los metadatos no son visualizados en el comprobante en sí
por parte del usuario final.
El archivo electrónico permite almacenar por medios electrónicos todos los documentos utilizados
en las actuaciones administrativas. Estos archivos electrónicos, destinados a cubrir el conjunto del
ciclo de vida de los documentos electrónicos vienen a ser complementarios y equivalentes a
los archivos convencionales.

5. ¿Qué personas integran y qué funciones tienen los Comités de Archivo en las
empresas?
El Comité de Archivo es un órgano interno de la entidad, de carácter asesor en todos los aspectos
relacionados con la organización, manejo y control de los documentos. 
Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante un acto administrativo
correspondiente, como un grupo  asesor  de la alta dirección, responsable de definir las  políticas,
los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los
archivos.  

El Comité de Archivo estará conformado, entre otras por las siguientes personas: 

El funcionario del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de
forma mediata el Archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre
otros) o su delegado, quien lo presidirá; el Jefe de la Oficina Jurídica o su delegado.

El Jefe de la Oficina de Planeación o su delegado.

El Jefe de la Unidad de Organización y Métodos o su delegado.
El Jefe de la dependencia productora de los documentos  que se evaluarán y 
El Jefe de la Unidad Administrativa u operativa del archivo, quien actuará como secretario.
Además podrán asistir como invitados aquellos funcionario o particulares que puedan aportar
elementos de juicio necesario en la sesiones correspondientes (jefe de la unidad de Control
Interno, técnicos, historiadores, usuarios externos, entre otros).

En las entidades donde no existan estos funcionarios serán integrantes del Comité de Archivo
aquellos funcionarios que desempeñen labores similares o afines.
Lo anterior tomado del REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVO, texto aprobado por la Junta Directiva del ARCHIVO
GENERAL DE LA NACIÓN, mediante Acuerdo No. 7 del 29 de junio de 1994 .

Aprendiz: Roberto Carlos Luna Martinez Ficha: 2561681

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