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„ „  TEMA 1. ARCHIVÍSTICA Y SOCIEDAD.


CONSIDERACIONES HISTÓRICAS
Ú Ú TEORÍA ARCHIVÍSTICA.
ñ ñ EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO
6 6 UNIDADES ARCHIVÍSTICAS
M M LEGISLACIÓN Y REGALMENTACIÓN ARCHIVÍSTICA
{ { ARCHIVOS


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„ „  LOS ARCHIVOS EN LAS DIFERENTES
CIVILIZACIONES. HISTORIA DE LOS ARCHIVOS
×V × Documentos como medio de poder
×V × Documentos como medio de prueba
×V × Archivos como memoria
×V × Archivos como institución

Ú Ú GRANDES TIPOS DE DOCUMENTOS



×V × Oriente Próximo
×V × Grecia y Roma
×V × Edad Media
×V × Actualidad

ñ ñ DIFERENTES SOPORTES Y SU CONSERVACIÓN




×V × Tabletas de arcilla

×V × Papiro
×V × Cuero
×V × Papel
×V × Soportes electrónicos
6 6 LOCALIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS


×V × Oriente Próximo
×V × Grecia y Roma
×V × Edad Media

M M ARCHIVEROS GESTORES DE INFORMACIÓN




{ { LA DISCIPLINA ARCHIVÍSTICA


×V × Desarrollo de la disciplina
×V × Principios archivísticos
×V × Desarrollo del cuerpo científico

   ARCHIVÍSTICA Y GESTIÓN DE LA
INFORMACIÓN
- - TENDENCIAS DE LA ARCHIVÍSTICA

1.V1. LOS ARCHIVOS EN LAS DIFERENTES
CIVILIZACIONES. HISTORIA DE LOS ARCHIVOS
×V × Documentos como medio de poder
×V × Documentos como medio de prueba
×V × Archivos como memoria
×V × Archivos como institución

HISTORIA DE LOS ARCHIVOS


Los archivos, la archivística y los profesionales relacionados, aparecen con
la escritura. Para registrar los documentos escritos el hombre ha utilizado diferentes
métodos. Las funciones han cambiado a lo largo de los tiempos. La historia se puede
abordar desde muy diferentes perspectivas: evolución de los documentos que nos permite
conocer el papel que juegan y el lugar que han ocupado los archivos; soporte empleado en
los documentos ya que condiciona la conservación, el almacenamiento y su conservación.
Los archivos se han empleado para ejercer el poder, como medio de prueba, como
memoria, para registrar el pasado y como fuentes para la investigación.



  
Cualquier autoridad ha necesitado los documentos para ejercer la administración
sobre los súbditos, territorios o posesiones. Esta utilización de los archivos es por la que se
crean los documentos. Los documentos se conservan por las necesidades de los gobiernos.
Existe una estrecha relación entre documentos y gestión del poder. Cuando algún
gobernante conquistaba un territorio se hacían con los documentos como símbolo de su
nueva autoridad. Los documentos seguían la suerte de los territorios.
Carlos V obligó al rey de Francia a entregar toda la documentación de los
territorios. Tras la Revolución Francesa se crean los archivos generales de Francia. Las
administraciones contemporáneas basan su poder a través de sus escrituras. Cualquier
autoridad de la administración se basa en el documento. Los archivos actualmente son
accesibles por cualquier persona para controlar su gestión.



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En Grecia el archivo recibía el nombre de ³Archeion´, lugar donde se conservaban
los documentos y obtenían la garantía de autenticidad. En la Edad Media y el Antiguo
Régimen, todos los nobles utilizaron sus títulos y privilegios para probar sus derechos y
fundamentar sus pretensiones de cobrar impuestos. En la actualidad los documentos tienen
valor legal o de prueba si cumplen una serie de requisitos de tipo formal. A lo largo de este
proceso histórico los documentos han cumplido este papel de defender los derechos de las
personas y sus obligaciones. El Archivo de la Guerra Civil es creado para poder condenar
probando que determinadas personas habían cometido delito.
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Los hombres han tenido la necesidad de conservar su memoria mediante la tradición
oral, pero también mediante la pintura y la escritura. Toda esta memoria que la escritura
permitió registrar y conservar ha constituido la base de toda actividad humana. Esta
importancia de los archivos como memoria humana se reconoció especialmente a partir del
siglo XIX cuando se empezaron a utilizar para reconstruir el pasado. Esto es debido al auge
de los nacionalismos que hace que el término archivo se limite a los lugares que tiene este
fin, mientras que los archivos administrativos dejan de tener utilidad.
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Los archivos se utilizan como fuentes en diferentes disciplinas (demografía,
Registro Civil, historia de la medicina, sociología, arte«). A partir del siglo XIX los
archivos presentan una amplia relación entre archivos e historia como consecuencia de los
movimientos románticos y nacionalistas que muestran un gran interés por el pasado. Esto
provoca un cambio en las funciones de los archiveros que se centran más en la
documentación histórica.

2.V2. GRANDES TIPOS DE DOCUMENTOS


×V × Oriente Próximo
×V × Grecia y Roma
×V × Edad Media
×V × Actualidad
A largo de la historia se han producido numerosos documentos, algunos se han
mantenido y otros no. Los contratos siempre han existido.
    

Se crean dos grandes grupos de documentos:
×V × Documentación sobre la vida de las personas (gastos, ingresos, bienes,
esclavos, trabajo«)
×V × Documentación sobre relaciones administrativas (informes de los agentes
del rey, censos, correspondencia real«), excavaciones arqueológicas (Ugarit,
Larsa, Mari) Tabletas de arcilla.
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Aquí los documentos eran de carácter legislativo como actas de los consejos de
carácter fiscal o documentación de las instituciones. Los estados eran cada vez más
intermediarios y trataban de regular la situación de los ciudadanos. Los romanos en Egipto
obligaron a los propietarios de tierras a registrarlas en los archivos en 6 meses. También se
registraban las hipotecas.
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Se produce un desarrollo de las actividades gubernativas que es correspondido con
una mayor actividad de documentos, como los cartularios que son agrupaciones de
diferentes derechos, testamentos, concesiones reales, cuentas« Antes de esta época los
documentos no tenían importancia ya que primaba la palabra frente a lo escrito. Así en la
Edad Media se volvió a recurrir al derecho romano.
En el siglo XII aparecen las ciudades y con ellas otro tipo de documentos (censos,
actas censoriales, catastro, imprentas«). También está la corte con diferentes archivos
reales. En las cortes de Toro de 1371 se ordena la creación de registros separados para las
cuestiones judiciales, registros de cámara y para los alcaldes. También se originan los
archivos notariales donde se recogen los documentos relativos a las transacciones
comerciales, archivos que más tarde serían independientes. En el s. XVI aparece el
concepto de archivos estatales con Carlos V al ordenar que todos los documentos relativos
a la Corona de Castilla se conservaran en Simancas donde se encuentran los documentos
relativos a los consejos, las cortes, cancillerías, secretarías, administración. Este ejemplo
sería seguido en otros países europeos.
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La intervención generalizada del Estado en los ciudadanos y el aumento de las actividades
documentales, ha facilitado la creación de documentos, que se ha visto incrementada por la
reprografía, microfotografía, la informática, documentos normalizados y la creciente
importancia de la documentación en las relaciones entre las personas y las instituciones.

3.V3. DIFERENTES SOPORTES Y SU CONSERVACIÓN


×V × Tabletas de arcilla
×V × Papiro
×V × Cuero
×V × Papel
×V × Soportes electrónicos
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Utilizados en la Alta Antigüedad. Tenían ventajas como su reducido coste, fácil
almacenamiento, utilización y conservación sin problemas.
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A continuación de las tabletas de arcilla se elaboraron con las plantas del mismo
nombre. Es característico de Egipto. Es más endeble pero nos ha llegado a la actualidad.
 
Sirve para registrar la información, se utilizaba la piel del cordero que se ponía a
macerar para pulirse después, con piedra pómez, creando el soporte sobre el cual se
escribía. Se empleó durante la Edad Media hasta la aparición del papel. Documentación
religiosa, cantorales, misales« Se puede encuadernar libros o guardarse enrollados. Se
podía borrar la información y ser reutilizados. Se conserva mejor. Otro pergamino de
mayor calidad es la Vitela. Se utilizaba para documentos reales. Es piel de animal no nato.
También se conserva enrollado, cuya utilización más común son los libros religiosos
judíos.
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Es el más habitual para registrar la información, se utilizaba en China y fue con el
intercambio entre Oriente y Occidente cuando se da a conocer y utilizar masivamente. Va a
restablecer diferencias más claras entre lo que son documentos y obras de investigación. Se
diferencian por la forma diferente que adoptan. Las obras van encuadernadas y el
documento suelto. Durante estos siglos lo único que ha cambiado es la materia con la que
se elaboraba el papel. En la antigüedad se elaboraba con trapos que tenían gran durabilidad
hoy en día se hace con celulosa.
     
Presentan características revolucionarias; tienen gran capacidad en muy poco
espacio, muchas posibilidades de difusión. También tienen sus desventajas como la
necesidad de tener otro soporte de acceso para consultarlos no pueden ser consultados
directamente, también esta la conservación, ya que no sabemos hasta cuando van a durar.

4.V4. LOCALIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS


×V × Oriente Próximo
×V × Grecia y Roma
×V × Edad Media
×V × Siglo XX
Nos da la importancia que se concedía a los archivos en la antigüedad.
    

En Ugarit el archivo se encontraba en 6 salas divididas en tierras, legislativos,
jurídicos, otros lugares, relaciones con Egipto y Palestina y en dependencias pendientes de
división.
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En Grecia los documentos se conservaban en el ³Archeion´. En Roma la
documentación se conservaba en el Tabularium donde los responsables de las diferentes
administraciones depositaban allí sus documentos. Se encuentran por tanto vinculados a
una función y una persona o funcionario. Esta vinculación implica una dispersión de la
documentación. Cada funcionario tendría su propia documentación.
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Tras la caída de Roma los archivos se caracterizan por la itinerancia. Los gobernantes
trasladan consigo sus documentos. Sólo en ocasiones excepcionales la documentación se
depositaba en monasterios o iglesias ya que se temía por su conservación. Ese tipo de
práctica provocó la desaparición de un gran número de documentos. La Corte se desplazaba
con el rey constantemente al igual que la documentación. Jaime I depositó la
documentación en 1308 en el monasterio de Jaén, los Templarios, la Corona de Aragón«
Cuando la administración se asienta aparecen labores especialmente dedicadas para la
conservación de documentos. La Corona se plantea la creación de depósitos de
documentos. Así Jaime II concentra toda la documentación real en 1328 dando origen al
Archivo Real. En Castilla la Chancillería de Valladolid (1485) obliga a que la Audiencia se
establezca como sede para los documentos ya sentenciados. Este juzgado sentenciaba en
nombre del rey. Los nobles dispusieron de espacio para conservar la documentación.
La Revolución Francesa tuvo un gran impacto. Su principal innovación es de orden
ideológico que se concreta en la centralización de la documentación. La ley de 7 de
Mesidor del año 2 (1792) establece esa centralización aunque no se llegaría a concretar. Sin
embrago se crean unos archivos nacionales en París y otros departamentales en cada
departamento.
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Hay que destacar la calidad y condiciones de conservación. Se establecen unos
criterios para conservar los documentos en las mejores condiciones de conservación
teniendo en cuenta todos los factores que pueden alterar o degradar la conservación.
Aparecen unos nuevos archivos: los intermedios. Tienen como función ahorrar dinero, dado
que la normativa obliga a conservar la documentación durante una serie de años es
necesario que se conserve en las mejores condiciones posibles. Se almacena documentación
durante un periodo de tiempo de la forma más económica posible.
5.V5. ARCHIVEROS ± GESTORES DE DOCUMENTOS
Desde la Antigüedad Clásica se ha constatado la existencia de personas que
preparaban, trataban, conservaban, administraban« la documentación de las instituciones.
Hay mucha escasez de fuentes. Esta actividad se caracteriza por cuatro apartados:
UV U  !"#$En Egipto la tarea de conservar y autentificar
los documentos estaba confiada a uno de los mandatarios superiores del Estado que
contaba con los escribas como ayuda, que transcribían los documentos. El proceso
consistía en que estos escribas redactaban los documentos y eran revisados por el visir,
seguidamente se ofrecían a un Dios. Todos las tareas relativas a los documentos las
desempeñaban seguidores del rey que constituían una elite porque tenían poderes
administrativos.
En Grecia la responsabilidad estaba confiada a magistrados de la ciudad que recibían el
nombre de pretores aunque el trabajo archivístico lo realizaban esclavos cualificados e
construidos en la escritura y la producción de documentos. En Roma son los cuestores,
magistrados auxiliares de cónsules. Estaban también los tabularia que son los que
conservaban y almacenan los documentos.
En la Edad Media hay un funcionario encargado que es el escribano.
A partir de la Revolución Francesa se elige un archivero nacional. Ha llegado hasta la
actualidad como responsable de la política Archivística. A escala inferior cada
institución cuenta con algún responsable de la documentación como archiveros,
gestores de documentos, gestores de información o gestores de recursos informativos
(Records Managment, information manager«) Las funciones vienen a ser similares
con distintas denominaciones. El records manager se encarga de la documentación que
se está empleando.
UV U %"#&"'()"*+: En la Edad Media existen
muchos centros de poder. La documentación más importante es la relativa a la
obtención de derechos sobre tierras y cargos. Cada institución contaba con el servicio
de unos funcionarios encargados del servicio de administrar documentos, donde están
los feudistas
UV U c)(*!+#: A partir del XIX las funciones del archivero cambian
con la llegada del romanticismo y el nacionalismo y con el desarrollo de unos nuevos
métodos históricos. Porque es a partir de entonces cuando el archivero deja de
colaborar con la administración y se vuelca con el estudio de los documentos. Este
cambio se va a acentuar cuando comiencen a actuar los archiveros de las grandes
escuelas (Austria, Francia, Italia, España«). En estos centros dirigidos por archiveros
medievalistas los archivos s convierten en centros históricos. Es por tanto cuando se
produce la ruptura entre archiveros y oficinistas, donde se genera la documentación, y
es en este momento cuando se genera la dicotomía en la que se encuentra hoy el
archivero, hasta ser dos profesiones distintas en algunos países.
UV U ,!,"- !"!*(!.&$En el siglo XX se produce la reconciliación
expandiéndose el mandato de los archiveros en dos dimensiones. Por un lado se
incorporan como objeto de trabajo los archivos administrativos y por otro los privados
y de empresas. Esto es debido a varias causas. La influencia norteamericana ha sido y
es determinante en la organización de los documentos producidos por las
Administraciones Públicas lo que ha provocado una nueva especialización en el
mercado de trabajo: ³Records Managment´. Esto es debido a la ausencia de
documentación histórica. En Europa los archiveros se ocupan de lo histórico y no de lo
administrativo. En Norteamérica se centran en lo administrativo.
Unos años después, con el aumento de la documentación, los archiveros europeos se
centran otra vez en los administrativos. Esto provoca que se utilicen los métodos de los
americanos.
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 ": El archivero actual es el que debe determinar los documentos que van a
construir la memoria de una institución, administración« Esto lo hará determinando
los documentos que se deben conservar y los que no después de analizarlos. En el papel
científico el archivero es considerado colaborador.

6.V6. LA DISCIPLINA ARCHIVÍSTICA


×V × Desarrollo de la disciplina
×V × Principios archivísticos
×V × Desarrollo del cuerpo científico
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Se ha desarrollado en función de las necesidades de cada una de las épocas. Se
divide en tres sectores sobre los que principalmente han trabajado.
lV l Tratamiento: Las primeras actuaciones que se llevaron a cabo fueron la confección
de inventarios para conocer los documentos que había y para saber su contenido. Se
desarrolla el hábito de designar los documentos creados para la administración. Esto se
hará en Alemania con la puesta en marcha del Registratur. Sistema que consiste en el
registro de todos los documentos y su numeración en el expediente en el cual deben ir
clasificados.
La clasificación es otra de las tareas sobre las que se ha trabajado. Para agrupar los
documentos se han empleado las dependencias, la tipología, estructura, funciones,
actividades« Es a partir de la R.F cuando se discuten los principios sobre los que debe
basarse la clasificación aunque no será hasta principios del XIX cuando se establezca el
principio que regula la ordenación de los archivos: principio de procedencia.
lV l Conservación: El almacenamiento y condiciones de los locales han sido las
principales preocupaciones en el área de la conservación. Por ejemplo las tabletas de
arcilla se guardaban en cajas con una etiqueta señalando contenido, tipo y cantidad de
documentos. Estas cajas se distribuían a su vez en función de la materia. En el interior
de esos locales la instalación era deficiente y no será hasta la aparición de las cajas de
archivos cuando se pueda hablar de auténticos métodos de conservación. Hasta este
momento la documentación se conserva en +/ (agrupación de documentos con dos
cubiertas de madera dando unidad a los documentos). Es cuando también nos
encontramos con un papel elaborado con productos químicos y con nuevos soportes
(fotografía, película, sonido, electrónico«) Estos nuevos soportes provocan el
desarrollo de nuevos conocimientos sobre las condiciones adecuadas para su
conservación tanto de locales como de los equipos destinados a su instalación, así como
de las condiciones atmosféricas. En la actualidad existen especialistas en la
conservación de los documentos. El archivero debe preocuparse por la conservación
material de los documentos.
lV l Creación y difusión: Es la actividad Archivística más frecuente, ya en la antigüedad
algunos archivos habían trabajado como copistas, pero es en la actualidad cuando se
han elaborado conocimientos y formularios de manera que se obtenga una uniformidad
en los documentos. Es a partir de este siglo cuando los archiveros han comenzado a
preocuparse por la difusión de los archivos, para la cual se han empleado sistemas como
la publicación de documentos o actividades de difusión como exposiciones de tipo
educativo.
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Se basa en dos principios fundamentales: principio de referencia y de las tres
edades.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Principio fundamental de la Archivística que consiste en reunir los documentos
producidos por una persona física o jurídica, institución u organismo sin mezclarlos con los
de otros. Fue ideado por Natallis de Wailly en 1841 aunque no sería hasta el Congreso de
Internacional de Archivos de París cuando este principio se consagra y comienza a
aplicarse en la mayor parte de los países. Derivados del principio de procedencia son:
„  „  El principio de respeto a la estructura establece que la clasificación interna
de un fondo debe responder a la organización y competencias de la institución u
organismo productor.
Ú  Ú  El principio de respeto al orden original establece que no se debe alterar la
organización dada al fondo por la institución u organismo productor, ya que ésta
debe reflejar sus actividades reguladas por la norma de procedimiento.
PRINCIPIO DE LAS TRES EDADES
Se basa en aplicar el ciclo vital de los documentos de las tres edades:
„  „ Fase primera o de actividad
Ú  Ú Segunda edad o semiactividad
ñ  ñ Tercera edad o inactividad.
En la primera fase los documentos se utilizan por la persona que los ha creado. En la
segunda se utilizan esporádicamente. En la tercera edad o fase los documentos se destruyen
o se conservan en función de su valor histórico. Esta teoría fue desarrollada en EE.UU. por
archiveros y gestores de documentos con el objetivo de resolver los problemas que
planteaba la gran cantidad de documentos que se estaban generando. Así los documentos se
tratarán de una forma diferente.
Estos dos principios constituyen la base teórica de la disciplina que hasta entonces
estaba caracterizada por la práctica.
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Se constituye mediante la redacción de manuales y el desarrollo de actividades de
formación. Desde comienzos de este siglo se han elaborado múltiples manuales que han
sido redactados por archiveros y asociaciones de usuarios de archivos. En estos manuales se
describen las prácticas y desarrollo de las materias. Uno de los primeros manuales es el de
los holandeses Muller, Feith y Fruin de 1898. También hay uno italiano de Antonio
Casanova, el del alemán Brenmke y otro inglés de Jenikson. En España hasta los años 80,
cuando aparece el manual de Antonia Heredia o el de Cruz Mundet, no ha existido
prácticamente nada. En los 50 existía la ³Cartilla de Organización de Archivos´. En estos
manuales la teoría es parecida pero la práctica diferente.
Todas estas obras permiten articular la teoría y la práctica en torno a una única
aproximación, además de permitir la transmisión de los documentos.
En cuanto a la formación, se inicia en el XIX con la creación de escuelas
especializadas. En Francia existe la Ecole de Chartes creada en 1881. En Florencia se crea
en 1857, en Madrid en 1856 se crea la Escuela de Diplomática.
Los estudios universitarios de Documentación y, en algunos casos de historia,
imparten la Archivística. Una prueba de este desarrollo está en la creación del Consejo
General de Archivos donde se ha creado una sección para la propia formación.


7.V7. ARCHIVÍSTICA Y GESTIÓN DE LA
INFORMACIÓN
Cualquier institución necesita unos recursos que le permitan funcionar
adecuadamente y desarrollarse. Uno de estos recursos son los informativos, sin información
los organismos no podrían funcionar adecuadamente. Esta se debe gestionar de una forma
eficaz. Ello implica que se reconozca oficialmente y que tenga un lugar en su estructura.
Cualquier entidad o institución desarrolla una serie de funciones que están directa o
indirectamente ligadas con su objetivo. Entre las que están directamente relacionadas están
aquellas que afectan a la producción o distribución de bienes y servicios. Mientras que las
 dc


OBJETIVO

FUNCIONES
ACTIVIDADES

INFORMACIÓN
CONSIGNADA

   

ARCHIVO

FONDO FONDO NO
INSTITUCIONAL INSTITUCIONAL

relacionadas indirectamente lo que hacen son apoyar las actividades de producción o


distribución de bienes y servicios y permitiendo que ese organismo cumpla sus funciones a
través de la gestión eficaz de sus recursos fiscales, humanos o infraestructuras.
Todos los componentes de un organismo necesitan información para producir su misión.

&" #"+1: Es la generada por una persona física o jurídica para su necesidad
(Apuntes, fotos, postales, cartas, fotocopias«)
&" #"+1$ Libros, revistas, libros de texto, B.O.E.«
Toda la información orgánica es la que conforma el archivo de la entidad. Bajo este
término (archivo) entendemos todo el conjunto de documentos, sin tener en cuenta edad y
soporte, que han sido producidos o recibidos por la entidad en el ejercicio de sus funciones.
Estos documentos se pueden encontrar agrupados en un depósito o repartidos por las
diferentes unidades administrativas que conforman el organismo. Por otra parte la
información inorgánica se encuentra también en los puestos de trabajo aunque la mayor
parte se localiza en la biblioteca en forma de publicaciones, bases de datos, dossieres
temáticos« Toda la orgánica la utilizan las diversas unidades del organismo por su valor
primario para decidir, actuar, controlar las decisiones y por su valor secundario (búsquedas
retrospectivas que muestren decisiones y actuaciones del pasado, expedientes
universitarios, presupuestos, apuntes«)
Todos los organismos que han comprendido la importancia de la información
orgánica cuentan con la ventaja de poder tomar decisiones adecuadas. Todas las entidades
que deseen resolver sus problemas generados por la información deben hacerlo de una
forma reflexiva, mediante un programa de tres partes que está orientado sobre la función de
la entidad e integrado en esa política de gestión. Este programa se compone de:
„  „ CREACIÓN, DIFUSIÓN Y ACCESO
La primera parte de este programa esta dirigida a la creación, difusión y acceso a la
información orgánica.
La información debe concebirse de una forma estructurada e inteligible, debe
consignarse en un soporte adecuado e insertarla en un canal de difusión concreto para
que sea accesible, teniendo en cuenta el entorno legal, cultural y tecnológico de esa
institución.
Ú  Ú CLASIFCACIÓN Y RECUPERACIÓN
Se organizan los documentos, se esquematizan y se plasman en un sistema de
clasificación que sea válido para toda la institución. Lo cual supone que se deban
imponer unas normas previas de clasificación y recuperación.
ñ  ñ PROTECCIÓN Y CONSERVACIÓN
Según unas normas técnicas y materiales se protegerán los documentos esenciales con
unos intereses diferentes a los establecidos para la documentación que tiene una baja
frecuencia de utilización. Para la documentación semiactiva prima la conservación más
económica posible. La histórica requiere unas condiciones especiales para que la
documentación esencial no se pierda. La documentación esencial es aquella que en caso
de pérdida va a provocar una situación grave en la instalación. En el caso de una
persona un registro de propiedad.
Todos estos elementos son deudores del calendario de conservación que permite dar
estabilidad y controlar el crecimiento de la información. El calendario de conservación
seleccionará los documentos y distribuirá la información en función del ciclo vital que le ha
sido atribuido. El calendario de conservación nos va a indicar el período de actividad,
semiactividad y el tratamiento que se va a aplicar al alcanzar la inactividad el documento.
8.V8. TENDENCIAS DE LA ARCHIVÍSTICA
La Archivística tiene un nuevo objetivo que es la resolución de los problemas
relacionados con la gestión de la información. Para cumplir con este objetivo la
Archivística debe definirse mediante una fusión integral y tomar decisiones estratégicas
en relación con su organización interna. Entre las diferentes tendencias tenemos una
sectorial, administrativa (gestión de documentos administrativos, ³records
managment´). Esta aproximación se ocupa del valor primario, administrativo, de los
documentos, es decir, desarrolla propuestas teóricas para gestionar la documentación en
las dos primeras edades del ciclo vital de los documentos (archivos de oficina, gestión e
intermedios).
Frente a esta concepción de la Archivística existe otra también sectorial que pone el
acento de los documentos con valor secundario o histórico. Es decir es una
aproximación que realiza propuestas de tratamiento para los documentos que se
encuentran en la última fase del ciclo vital, se ocupa de los archivos históricos.
Existe una tercera aproximación global que tiene como objetivo atender a la vez a
los documentos que tienen valor primario y a los que tiene valor secundario. Trataría la
documentación a lo largo de su ciclo vital con propuestas para gestionar la información
tanto en oficina como en históricos.
ACTIVIDAD SEMIACTIVIDAD INACTIVIDAD
Archivos de Gestión Archivo Intermedio Archivo Histórico

RECORDS MANAGMENT ARCHIVÍSTICA

Las dos primeras bases son el objeto del Records Managment, la tercera es de la
Archivística.
Frente a esto se está imponiendo una concepción integral de las tres fases. Esta se
empieza a hacer desde Québec, influencia francesa y norteamericana.
Este último enfoque es el único que permite asegurar la unidad y continuidad de
todas las intervenciones en el marco de una política de intervención de archivos. Esta nueva
Archivística tiene planteados tres objetivos esenciales. En primer lugar garantizan la unidad
de las funciones del archivero sobre todos los documentos de una entidad permitiendo tener
una perspectiva de la teoría de las tres edades y de las nociones de valor primario y
secundario. Un segundo objetivo es el de permitir la articulación de las actividades
archivísticas en una política de tratamiento de archivos. En tercer lugar integrar el valor
primario y secundario en una sola definición de archivo. Esta aproximación integral de la
Archivística es la que va a permitir que esta disciplina se dote de una imagen fuerte y
adquiera un reconocimiento social. En este momento debe también determinar su estructura
interna con el fin de posicionarse en relación con otras disciplinas que la rodean y
establecer relaciones de dependencia en algunos sectores. Así la Archivística debe liberarse
de la tutela de la historia, de las ciencias de la administración y de las de la Documentación.
En este último se presentan diferencias ya que los profesionales de las bibliotecas no son
clientes de los archivos mientras que los historiadores, administrativos« si.
La Archivística debe llevar a cabo una integración y debe constituirse como una
actividad profesional con la misión de gestionar, tratar y facilitar el acceso a la información
y que participe con otras disciplinas en el hecho que plantea la explosión documental. Esta
archivística debe apoyarse en programas de formación superior y en investigaciones sobre
los conceptos y herramientas que utilizan en cooperación con otros campos de actividad.


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PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Es la base teórica que regula todas las interacciones archivísticas, cuando se respeta
en la organización y tratamiento de un archivo. Se garantiza la existencia de la unidad
básica, la unidad Archivística y fundamental denominada fondo o archivo. El principio de
procedencia y su resultado, el fondo, se imponen cuando la Archivística se fija como
objetivo gestionar el conjunto de informaciones que un organismo genera en el marco de
las actividades que están ligadas con su misión y objetivo. Este principio se conoce también
como método histórico.
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Su origen se encuentra en 1841, cuando lo formula Natalis de Wailly. Este elabora
unas instrucciones para la clasificación de los archivos donde propone que los documentos
se agrupen por fondos, es decir, que se ordene cuando provengan de una organización,
familia, persona« Con esta propuesta se estaba proporcionando una manera original de
ordenar los archivos para evitar los errores que se cometían al organizar los archivos por
temas, materias« que provocaba que la organización fuese arbitraria.
Este principio fue originariamente adoptado en Prusia en 1851 preparando además
el segundo grado del principio en el que se requería además de respetar el origen de los
documentos, respetar el lugar original.
Todo esto sería desarrollado posteriormente por los archiveros holandeses Muller,
Feith y Fruin, que en 1898 publicaron su manual en el que establecían que los documentos
deberían respetar las divisiones administrativas de la entidad de la que procedían. Este
principio trata de respetar y dar valor al propio origen de los documentos. Su aplicación
abarca todo lo largo del ciclo vital del los documentos. En la primera parte del ciclo vital
esto no presenta problemas debido a que no se producen mezclas con otros documentos. El
problema surge cuando hay que trasladar los documentos a un archivo intermedio ya que
puede haber riesgo de que los documentos se confundan de procedencia.
Se define como el principio fundamental según el cual los documentos de una
misma procedencia no deben mezclarse con los de otra y si tiene deben conservar el orden
original. Cada documento debe conservarse en el fondo archivístico del que procede y en su
lugar original.
Dentro de este principio se abracan dos realidades, el respeto al origen y al orden
original.
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Es una agrupación intelectual de información que se encuentra consignada en todos
los tipos de soporte que en la mayor parte del tiempo se encuentran dispersos. La ley de
Patrimonio Documental de Castilla y León dice que los fondos son conjuntos orgánicos de
documentos reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas en el ejercicio de sus
funciones al ser de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la
gestión administrativa. Según la ley existen dos definiciones de archivos:
UVU Conjunto de documento
UVU Institución cultural
El fondo es la pieza fundamenta resultado de la aplicación del principio de procedencia y la
actividad en torno a la cual se van a organizar el resto de unidades archivísticas. Hay que
distinguir entre fondos cerrados o abiertos.
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El principio de procedencia es fácil de enunciar, más complicada de definir y más
de aplicar. Un fondo se puede delimitar fácilmente cuando se trata de instituciones cuyos
límites están delimitados claramente. Para solventar este problema hay diferentes
corrientes:
UVU Maximalistas: El archivo abarca la realidad más amplia
UVU Minimalistas: Considera que el archivo cubre la unidad más pequeña.
Entre estas dos corrientes existe una propuesta de Michel Duchein que ha establecido una
serie de criterios para delimitar un archivo:
—V — Un organismo tiene que tener una denominación y existencia jurídica que
se encuentra en una ley decreto u otra disposición.
—V — Debe tener unas funciones propias, precisas y estables dentro de un
reglamento o texto legislativo.
—V — Debe tener una situación en la jerarquía administrativa, establecida de
forma precisa y recogida en la norma por la cual se crea ese organismo. Si
tiene algún tipo de subordinación debe expresarse claramente esta situación.
—V — Debe tener un responsable con todo el poder de decisión que corresponda a
ese nivel jerárquico
—V — Debe conocerse su organización interna establecida en un organigrama.
Si no cumple estos requisitos estaremos ante la parte de un fondo. La aplicación de estos
principios tiene como consecuencia que todos los organismos con existencia jurídica y un
propio nivel de competencia pueden generar un fondo aunque se encuentren subordinadas a
un organismo de superior nivel. Los órganos locales que dependen de un organismo central
si pueden constituir un fondo de archivo (Delegación provincial de un Ministerio). Por
último hay que considerar una noción nueva que es la de jerarquía de fondos que debe
corresponder con la de los órganos productores lo cual implica que exista una
subordinación de unos fondos en relación con otros.

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Todo documento de archivo pasa por unos periodos que se caracterizan por la
frecuencia y tipo de utilización. Constituye una de las bases teóricas sobre las que se asiente
la Archivística contemporánea.
Se reparte la vida del documento en tres periodos: actividad, semiactividad e
inactividad. Esta concepción parte del doble valor que pueden tener los documentos,
primario y secundario. Para evitar la acumulación de excesiva documentación en los
archivos administrativos y la posible eliminación de documentos trascendentales se creó el
archivo intermedio, con el fin de servir de antesala al archivo histórico y ganar en economía
y espacio.
Durante la mayor parte de la historia los archivos han tenido un valor meramente
administrativo. Es a partir del XIX cuando aparece la perspectiva histórica. La fase
intermedia aparece en el siglo pasado para dar solución a los problemas de espacio y
economía.
cc
En este periodo los documentos activos son imprescindibles para el desarrollo de las
funciones. Son documentos que deben permanecer lo más cerca posible del usuario. Son
esenciales para el funcionamiento, aunque no diariamente. Esos documentos se encuentran
en la primera fase de su existencia y se conservan para dar respuesta al objetivo por el que
fueron creados. Se conservan de forma centralizada o descentralizada en cada una de las
unidades archivísticas, cuando finalizan esta fase, pasan al periodo de semiactividad o bien
directamente a la inactividad.

cc
Los documentos se deben conservar por razones de tipo administrativo, legal o
financiero pero no para sostener las actividades de una administración. Estos documentos
deben responder a los archivos de su utilización pero como tienen un índice menor de
consulta no se justifica la utilización cerca. Algunos autores identifican dos periodos dentro
de este. La causa principal de la existencia de este periodo es el ahorro de espacio y
equipamientos. Aquí se necesita una conservación compacta o densa. Estos documentos
semiactivos, cuando terminan su periodo pasan a la inactividad aunque especialmente hay
algunos documentos que pueden recuperar la fase de actividad.
cc
Comienza cuando los documentos no tienen ningún valor para la organización que
los ha creado y como no responden al objetivo por el que fueron creados se eliminan o se
conservan como archivos definitivos si han adquirido valores secundarios

Las líneas que dividen los periodos son muy elásticas. Resulta difícil establecer los
diferentes periodos. Entre uno y otro debemos considerar que hay lugar para el matiz.

DOBLE VALOR DE LOS DOCUMENTOS


—V — Valor Primario: Cualidades de los documentos basadas en sus usos
primarios y administrativos que les han dado sus creadores. Las razones por
las cuales el documento fue creado. Abarca exactamente la utilización de los
documentos con fines administrativos. Estos valores primarios se suelen
subdividir en 3 grupos:
®V ® Administrativos
®V ® Legales
®V ® Económicos
—V — Valor Secundario: Calidad del documento basada en sus utilidades
secundarias o científicas. Arraiga en el testimonio que proporciona el
documento. Mientras todos los documentos tienen valor primario, no todos
tienen valor secundario. Por lo tanto deben ser objeto de conservación. El
valor legal, jurídico o probatorio se puede ir acrecentando con el tiempo.
Además aparece el valor histórico por el que los documentos sirven de
fuente de información e investigación histórica.
Las consecuencias de la aplicación de los dos valores suponen repartir el conjunto de
documentos de un fondo entre archivos de gestión, intermedios y definitivos. En cada uno
de esos centros se va a tratar de forma específica la documentación en relación con la
utilización de los usuarios.

 c  d 
La organización de los documentos consistirá en la creación de unas normas que
regulen el tratamiento de la información para tomar decisiones. La difusión de la
información va a requerir la utilización de distintos soportes conservando esa
documentación durante un determinado tiempo en función de la información que contenga.
La conservación de los documentos no constituye un fin. Las normas que regulan su
organización deben facilitar su clasificación, la rápida recuperación de la información y
racionar su almacenamiento.
La adecuada organización de los archivos de gestión supone la reducción de los
documentos, la sistematización de los documentos, su protección, permite acelerar la
búsqueda de la información y hacerlo de forma eficiente , disminución del impacto
negativo que supone la movilidad del personal, se va a obtener un mejor aprovechamiento
del espacio, del equipamiento y de los recursos humanos, racionalización y disminución de
costes. Todo se traduce en un incremento de estabilidad, continuidad y eficacia
administrativa de la organización.


c4 c c c
UNIDADES DE TRABAJO EN ARCHIVOS
PATRIMONIO ARCHIVÍSTICO O DOCUMENTAL
Está formado por el conjunto de archivos que forman parte del Patrimonio Histórico
Nacional, de uno o varios estados cuando puede dividirse sin riesgo de perder sus valores.
En el caso español el patrimonio histórico es según la le ley 16/85 de 25 del 6 del
Patrimonio Histórico Español el testigo de la contribución histórica de los españoles a la
civilización universal y de su capacidad creativa contemporánea.
Los documentos que forman parte del patrimonio histórico son:
—V — Documentos de origen público: Según el art. 49 de la ley 16/85, los
documentos de cualquier época generados, conservados o reunidos en el
ejercicio de sus funciones por cualquier organismo o entidad de carácter
público.
—V — Documentos no conservados o generados por entidades no públicas:
Asociaciones públicas, sindicales o religiosas. Al cabo de 40 años pasan a
formar parte del patrimonio Histórico Nacional.
—V — Documentos Privados: Forman el Patrimonio Histórico con 100 años de
antigüedad. En el caso autonómico ocurre lo mismo.

Aquellos documentos que no cumplen los requisitos pueden ser declarados como
Patrimonio. Se deja abierta la posibilidad de que la Administración pueda declarar
documentos aunque no cumplan los requisitos.
ARCHIVOS DEL ESTADO
El conjunto de documentación reunida por un estado y todos sus organismos en el
ejercicio de sus funciones. Es una unidad considerada como agrupación Archivística
cuando se ha aplicado de forma racionalista el principio de procedencia.
ARCHIVOS COMO INSTITUCIÓN
El diccionario de terminología archivística define archivo como la institución
cultural donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden los conjuntos de documentos
orgánicos para la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Aquí
se desarrollan una serie de funciones que podemos considerar como prototípicas:
—V — Organizar y poner en servicio la documentación administrativa durante el
periodo en que esta sea útil para la gestión de las oficinas y la toma de
decisiones.
—V — Asegura la transferencia periódica de los documentos que no son de uso
corriente por las oficinas y que pueden alcanzar valor histórico
—V — Establecer una clasificación de los fondos y mantener ordenada la
clasificación respetando el principio de procedencia.
—V — Descubrir la documentación y permitir su acceso y consulta.
—V — Determinar los periodos de vigencia y plazos de utilización de manera que
transcurrido el tiempo solo se conserven aquellos que hayan adquirido
valores secundarios
—V — Acondicionar la documentación mediante unas instalaciones y
equipamientos adecuado que garantice su conservación.
—V — Procurar que las funciones se recojan y desarrollen en una norma técnica o
reglamento que venga a sancionar estas actividades.
Todas estas funciones tienen como fin último el conseguir convertir éste en un centro de
información al servicio de los 4 usuarios de archivos
1.V 1. Personas o instituciones productoras
2.V 2. Ciudadanos en archivos de administraciones públicas
3.V 3. Ciudadanos mediante publicaciones, exposiciones«
4.V 4. Investigadores
GRUPOS DE FONDOS
Se definen como cada una de las agrupaciones en que pueden organizarse
intelectualmente los fondos de un archivo (como institución cultural) con criterios en los
que predomina la finalidad de unificar procedencias de ámbito superior. La relación entre
estos fondos que se agrupan puede ser de tipo jurídico, público, privado o establecerse por
la administración a la que pertenecen.
FONDO
Conjunto de documentos de cualquier fecha, forma y soporte material producidos o
recibidos por una persona física o jurídica y por todo servicio u organismo público o
privado en el ejercicio de sus funciones, las cuales son conservadas por sus creadores o
sucesores para sus propias necesidades y transmitidas a la institución Archivística. Su
aplicación práctica plantea problemas derivados de la sucesión o cambios en dichos
organismo productores. El Departamento de Normas Archivísticas de Canadá añadía la
existencia de un sistema independiente de seguimiento y estableció unos parámetros para
diferenciar los privados de los públicos.
—V — Personas y familias: Identidad conocida. Tiene que ser posible identificar
correctamente a la persona o familia. Disponer de un sistema independiente
de control y seguimiento de la información.
—V — Organismo e instituciones: Disponer de una identidad, un nombre y
objetivos. Autonomía. Poder de elección y control sobre su propio
presupuesto. Tener un sistema independiente de control y seguimiento de la
documentación.
SUBFONDO
Un grupo de unidades que tienen en común que estas dependen de las anteriores.
Conjunto de documentos dentro de un fondo producido por una unidad administrativa
subordinada con un determinado grado de autonomía, solo puede existir dentro del fondo.
A su vez se pone el acento sobre el carácter orgánico del centro (Alcaldía, subfondo del
Ayuntamiento). La tradición Archivística española no ha empleado el término subfondo,
sino que ha empleado la denominación de secciones de fondo.
SERIE
Según la tradición española es el reflejo de una actividad ejercida por un organismo
a lo largo de un determinado periodo de tiempo. Según la norma ISAD (G) es un conjunto
de documentos organizados de acuerdo al procedimiento administrativo o conservados en
una unidad porque son el resultado de la misma gestión, procedimiento o actividad.
(Matrículas es serie del proceso matriculación, proyectos es serie de creación de una
carretera, nóminas es serie documental de cobros. El problema se plantea cuando
trabajamos dentro de fondos donde hay cambios en las estructuras y por ello es necesario
establecer unos criterios:
—V — Un cambio de la normativa que establece el procedimiento por el cual se
desarrolla una actividad no significa que aparezca una nueva serie
(Matrículas es la misma serie para ahora que antes)
—V — La producción de tipos documentales distintos en el desarrollo de una
misma actividad no rompe la unidad de la serie (Discos-CD)
—V — Cuando existe un traspaso de competencias se producen series diferentes.
Para terminar una serie hay que tener en cuenta dos criterios: la tipología y el
productor. La tipología se puede repetir pero el productor no.
SUBSERIE
Conjunto de documentos agrupados dentro de la serie por cualquier razón derivada
de su creación, recepción o utilización. Los criterios para identificar las subseries son:
—V — Cambios derivados y significativos en la tipología documental.
—V — Existencia de acciones diversas en el desarrollo de una actividad.
—V — Cambios permanentes en el soporte de los documentos que integran la serie
—V — Respeto a cualquier división introducida por la entidad productora
(Matriculas de antes, subserie de las de ahora. Expediente de obras, subserie
documentación autovías y puertos)
UNIDADES DE LOCALIZACIÓN
Formada por una o varias unidades documentales reunidas para su conservación y
colocación en el depósito en cajas, carpetas y legajos. Debe contar con una signatura de
topográfica unívoca visible para su localización. Cada carpeta o caja constituye una unidad
de localización.
UNIDAD DOCUMENTAL
Elemento indivisible de una serie que puede estar constituido por un solo elemento
y por varios que formen un solo expediente. Se considera indivisible. Esta unidad
documental compuesta se define como formada por un conjunto de documentos generados
orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.
DOCUMENTO
El concepto de documento de archivo se define como el testimonio material de un
hecho o un acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas,
públicas o privadas de acuerdo con unas características de tipo material y formal. Teniendo
en cuenta esto podemos destacar características del documento archivístico que lo
diferencian de otras disciplinas
—V — Origen: El documento de archivo se produce como resultado de una
gestión. Los documentos ingresan por la propia lógica administrativa.
—V — Valor probatorio: En otros centros el documento tiene valor informativo,
en el archivo además tiene valor probatorio.
—V — Documento único: Los documentos de archivo tienen para justificar el
valor probatorio unos signos que nos permiten diferenciar unos documentos
de otros, aunque la información sea la misma. No es lo mismo una fotocopia
simple que una compulsada. Por lo tanto es único en el sentido que por su
origen no está destinado a publicarse. También en un principio era único en
el sentido de que no se realizaban copias.
—V — Carácter seriado: Raramente aparece suelto. Se integra en agrupaciones
documentales mayores fruto del procedimiento administrativo. Son, por una
parte el expediente y por otra la serie.
COLECCIÓN
Reunión de documentos de cualquier procedencia agrupados en función de una
característica común (tema, lengua, soporte«)

INSTRUMENTOS DE DESCRIPCIÓN, GESTIÓN Y


REFERENCIA
Permiten comunicar la información orgánica tanto por el valor primario como
secundario. Los de descripción son las guías, inventarios y catálogos. Los de referencia
pueden ser servir al archivo y al usuario: Directorios, bibliografías de instrumentos de
descripción«
DESCRIPCIÓN
—V — Guía del archivo: Aporta una visión de conjunto del fondo o conjunto de
fondos que se custodian en el archivo, añadiendo datos sobre la organización
y el contenido de cada uno de ellos
—V — Inventario: Se distinguen dos tipos. El somero y el analítico. El somero
describe las unidades de instalación donde se contiene el fondo, resumiendo
su contenido mediante un epígrafe. El analítico describe un fondo de una
forma más pormenorizada
—V — Catálogo: Describe documentos seleccionados por su tipología, temática
que han sido previamente ordenados y limitados a un periodo cronológico.
REFERENCIA
Presentan generalmente un conjunto de datos que facilitan el acceso y difusión de
información relativa a unidades archivísticas de alto nivel.
—V — Directorio: De referencia y difusión que permite establecer relaciones entre
los archivos y que guía a los usuarios en función del tipo de organismos, de
la naturaleza de su investigación o de su situación geográfica.
—V — Bibliografía de los instrumentos de descripción: Se reseñan todos los
instrumentos de descripción que han sido elaborados por un archivo o grupo.
GESTIÓN
Son los documentos que facilitan el trabajo en el campo del análisis y seguimiento
de todos los elementos de un programa de gestión de archivos.
—V — Manual de gestión: Preparado para las personas con alguna responsabilidad
en materia de archivos. Se recoge toda la normativa, métodos y procesos de
los sistemas relativos a la gestión de archivos.
—V — Lista de autoridades: Instrumento de normalización consistente en la
verificación y autorización de la elección de un encabezamiento de
autoridad. Se trata de controlar la uniformidad de las entradas de un
instrumento de descripción o un índice.
—V — Tesauro: Instrumento constituido por un repertorio alfabético de los
términos normalizados de un vocabulario generalmente especializado con el
fin de analizar o indizar la documentación relativa a los documentos de los
fondos.


c5  dc 
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ÁMBITO ESTATAL
Dentro de la Constitución española encontramos 3 tipos de articulos referentes a la
Archivística.
—V — Normas relativas en general al derecho de la cultura, la ciencia y la
información.
—V — Normas referidas a temas documentales. La competencia de los archivos
corresponde a las CC.AA.
—V — Normas que inciden en el derecho a la documentación. Ley del Patrimonio
Hsitórico Nacional. De esta ley hay que destacar las diversas categorías de
bienes en función de la protección que merecen.
®V ® Bienes de Interés Cultural: Muebles e Inmuebles. Requieren
mejor y mayor protección
®V ® Bienes Inventariales: Bienes Muebles
®V ® Bienes no relevantes: No declarados ni inventariados pero
forman parte del PHN y se les aplica la ley.
Dentro del PH se establecen 4 grupos de documentos:
®V ® Documentos de cualquier época. Creados o producidos por
cualquier organismo (central, autonoómico y local) y por los
autónomos y empresas en cuyo organismo participe
mayoritariamente el estado así como las personas, físicas o jurídicas,
gestoras de servicios públicos en lo relativo a esta gestión.
Docuementos de más de 40 años. Generados, conservados y reunidos
por entidades, asociaciones de carácter político, sindical o religioso y
por las entidades asocitivas o fundacionales de carácter privado con
fines culturales o educativos.
®V ® Documentos de más de 100 años creados, conservados y
producidos por particulares
®V ® Declaración anicipada como ptrimonio documental de aquellos
documentos que no hayan alcanzado los 40 o 100 años pero
merezcan dicha conservación.

SISTEMA DE ARCHIVOS DE CASTILLA Y LEÓN


Toda la documentación resultante de la actividad de las distintas administraciones
no se puede considerar de forma aislada, sino formando parte de un conjunto orgánico. Hay
que integrar los archivos históricos y los administrativos.
Red central: Integrada por el Archivo Central de CyL, los archivos centrales de las
consejerías, Archivos de las unidades administrativas dependientes de organismos e
instituciones de carácter autonómico y el Archivo de las Cortes.
El Archivo General de CyL tiene como funciones recoger la documentación de todos los
órganos de gobierno y de otros órganos que se hayan extinguido
El archivo provincial recoge la documentación con valores permanentes de la CC.AA para
ponerla a disposición de los dos tipos de usuario: ciudadanos e investigadores. Su
titularidad es estatal con gestión de las CC.AA
Tambien hay archivos de otras titularidades como los municipales y otros de carácter
privado que hayan decidido incorporarse al sistema

ARCHIVOS EN EL DERECHO INTERNACIONAL


En el derecho internacional, un principio admitido internacionalmente es que
cuando un estado se anexiona un terrtiorio sucede a aquel estado en que realiza la anexión
en sus derechos, obligaciones y propiedades. Este estado deberá pasar en menos de un año
al nuevo los documento y archivos que le permitan exigir sus derechos y que la
administración funcione.
³Los archivos siguen la suerte del territorio´. Principio de Territorialidad.


c6 c 
ARCHIVOS GENERALES
ARCHIVO DE LA CORONA DE ARAGÓN (1318)
Fue creado por Jaime II de Aragón, en 1318. En 1346, el rey nombraba su primer
archivero.
ARCHIVO GENERAL DE SIMANCAS (1540)
ARCHIVO GENERAL DE INDIAS (1785)
ARCHIVO HISTÓRICO NACIONAL (1866)
Sección Nobleza
Guerra Civil (1999-1979)
ARCHIVO GENERAL DE LA ADMINSITRACIÓN (1969)
ARCHIVO DE LA REAL CHANCILLERÍA DE VALLADOLID (1384)

ARCHIVOS HISTÓRICOS PROVINCIALES


PÚBLICOS
PRIVADOS
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ARCHIVÍSTICA
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TEMA 1. POLÍTICAS DE GESTIÓN
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TEMA 2. AUDITORIA DE LA
INFORMACIÓNV
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Existen una serie de documentos que nos ofrecen esta información. Los documentos
de constitución, estatutos y textos legislativos y reglamentarios, los informes
anuales, actividades desarrolladas durante el año, un organigrama de la institución y
los documentos donde se recopilan las políticas y procedimientos administrativos.V
Localización de archivos: Para esto hay que disponer de planos de todas las
dependencias administrativas y todas los equipos dedicados a la conservación. Todos
estos documentos se van a identificar con un código numérico cuyo primer número
corresponde al local, el segundo será el mueble comenzando por la entrada del local y
desde la izquierda. La tercera y última cifra corresponden a la balda y al espacio. Estos
números se anotan en el plano para facilitar la planificación y realización del
inventario. También es importante reseñar las unidades donde se encuentra material
informático y conocer las herramientas utilizadas en la gestión del archivo. Con una
visita a aquellos lugares vamos a tener un conocimiento general del conjunto de
documentos a tratar, de cuales son las principales preocupaciones documentales, el
equipamiento, los desplazamientos« que nos van a permitir planificar mejor la
información.


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El informe preliminar debe contener una presentación de objetivos, una explicación
del método, actividades y secuencia de desarrollo, estructura del informe analítico e
indicación de la próxima fecha en que se va a remitir el informe.V


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TEMA 3. CREACIÓN DE
DOCUMENTOSV
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TEMA 4. CLASIFICACIÓN Y
ORDENACIÓN DE DOCUMENTOSV
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TEMA 5. VALORACIÓN DE
DOCUMENTOS Y CALENDARIOS
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TEMA 6. ADQUSICIONES Y
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TEMA 7. DESCRIPCIÓN E
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TEMA 8. LA DIFUSIÓN DE
ARCHIVOS: LEGISLACIÓN
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LEY 16/85. DERECHO AL HONOR E INTIMIDAD DE LAS PERSONAS
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LEY 16/85. INTERESES ESENCIALES DEL ESTADOV
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TIPOLOGÍAS DOCUMENTALES
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Acta ʹ Certificado ʹ Carta abierta ʹ Carta misiva ʹ Expediente ʹ Extracto ʹ


Informe ʹ Minuta ʹ Oficio ʹ Real Cédula ʹ Real Decreto ʹ Real Orden ʹ
Tipo Documental


 : Documento redactado con unas características internas y externas determinadas
que lo validan, para consignar la realización de un acto o la constancia de un hecho


 ) : Se inicia por el nombre y cargo de quien certifica Su función es dar fe, por
lo que serán siempre los secretarios los que certifican con visto bueno del responsable
superior En la parte central está aquello que se certifica encabezado por ͞ Certifico͙͟ Se
cierra con ͞y para que conste en ͙ a ͙͟ En ocasiones se establecen los límites de lo que
se certifica


 V2: Carta Real como la plomada, salvo que ésta última lleva sello de plomo y
la abierta uno de cera Se distinguen dos tipos:
V Intitulativas: Comienzan por la Intitulación del Rey
V Notificativas: Comienzan por la notificación
A su vez, las abiertas, pueden estar escritas en pergamino o papel Las de papel se suelen
emplear para autorizaciones, dar órdenes a consejos, mientras que las de pergamino se
emplean para la concesión de merindades, alcaldías, alguacilazos, exenciones de tributos͙
Este tipo de documentos no tienen una duración muy prolongada en el tiempo, se
emplearon durante los reinados de Alfonso X y sus sucesores, Sancho IV y Fernando IV En
el siglo XIV es cuando dejan de utilizarse, aunque podemos encontrarnos todavía con
alguna en los siglos XV y XVI en las cartas plomadas
Las cartas notificativas tienen siempre una dirección genérica ͞Sepan cuantos esta carta
vieren͙͟ ͞Conocida cosa sea a todos͙͟ Hay que destacar la fórmula ͞Como nos Don͙͟
Tras esto la exposición de motivos y la parte dispositiva En el caso de las intitulaciones, se
dirigen a algo concreto, por lo que comienzan por la Intitulación, seguidas de la dirección
A continuación la exposición de motivos y la parte dispositiva
En la exposición de motivos de las cartas reales, al conceder una merced, se utiliza la
formula ͞per facer bien͙͟ Si se trata de confirmaciones ͞viemos carta abierta͙͟ seguida
de la copia literal, aunque a veces se pasa al mandato
En la parte final aparecen las cláusulas penales para que se haga lo dispuesto ͞Que
ninguno sea osado de ir contra͙͟
Por último se anuncia la validación, mediante sello pendiente Terminan con la data
͞Dada͙͟ ͞Fecha͙͟ con datas tópicas y cronológicas completas

 V : Es un documento utilizado por la corona para relacionarse con otros
monarcas, aunque también se utiliza para dar órdenes Incorporan muchas ordenes de
cortesía, de deferencia en el trato En la salutación pone ͞envío muchos saludos͙͟, en la
parte expositiva se dedica a alabar a la gente, ͞si lo hacéis me pondréis muy contento͙͟
͞Yo el Rey͙͟ es el comienzo, sin destacarse y seguido de la salutación Después la
dirección, nombre y cargo Después una fórmula de cortesía ͞como aquellos de quién
mucho confiamos͙͟ Después la notificación ͞fago vos saber͙͟ La parte dispositiva en
términos de ruego La data se inicia con la palabra ͞fecha͟ o ͞dada͟ con el lugar, día y
mes, aunque no suele figurar el año La validación con la rúbrica del Rey y refrendo del
secretario
En el siglo XV hay modificaciones y la Intitulación aparece destacada en la parte alta Se
suprime la salutación, pero sigue utilizándose el tono rogativo con la data completa y
expresando el año con decenas

 4*: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado


orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto

 4 : Tipo documental característico de la actuación administrativa del siglo XIX y


primer tercio del XX que sintetiza el desarrollo de un expediente y que, en algunas
ocasiones, contiene actuaciones que no se plasman necesariamente en documentos
independientes

 ) : se identifica quién informa

 -&: Durante la Baja Edad Media y el Antiguo Régimen, la minuta es la redacción


previa al documento definitivo que consigna el texto completo del acto administrativo,
jurídico, etc , abreviando, en cambio, u omitiendo, las fórmulas jurídicas y de estilo que
figurarán necesariamente en el documento original
Con la generalización del uso de la máquina de escribir, la minuta se convierte en un
documento idéntico, copiado simultáneamente al original y sin ningún signo de validación,
algunas veces lleva una media rúbrica y un sello que indica que es tal minuta
En las últimas décadas, se llama minuta al ejemplar del documento original, idéntico a
éste, dotado, por tanto, de los mismos signos de validación y que queda en el archivo del
sujeto productor

 ) : Documento breve, se escribe en papel cuartilla, generalmente vertical, con


membrete y en la parte izquierda tiene un margen amplio para las diligencias Se encabeza
con el tratamiento de la persona a la que va dirigido El texto es breve y con alguna
exposición Finaliza con la fecha completa, antefirma, cargo y dependencia Siempre en la
parte final irá la dirección con el cargo que ostente el destinatario Puede ser:
V Oficio de remisión: se reenvía algo
V Oficio de presentación
V Oficio de traslado

 #V
 : Se dividen cronológicamente En los más antiguos, antes del XVII, eran
utilizados para comunicarse el Rey y los Consejos Suelen estar autografiados, con un signo
personal yendo al dorso de las consultas A partir del XVIII y XIX son documentos más
extensos, con mayores fórmulas y se destinan a comunicar resoluciones regias Suele
aparecer una invocación con una cruz y una exposición de motivos La parte dispositiva
utiliza la formula ͞vengo en decretar͙͟ La validación va con la rúbrica del Rey, la fecha en
línea aparte y una dirección personal

 #V : Nace como consecuencia de las reformas de Felipe V Se crean las
Secretarías de Despacho, que dictan disposiciones de los asuntos de su competencia por
delegación del Rey Por ello, en la redacción de las Reales Ordenes siempre se expresa está
circunstancia; ͞Por orden del Rey͙͟, ͞Lo comunico͙͟, ͞Aquí lo participo de Real Orden͙͟
Se caracteriza por la brevedad, libre redacción Suele aparecer un encabezamiento con el
tratamiento de la persona a la que se dirige y una exposición de los hechos Suele
comenzar la parte normativa con la expresión ͞Su M El Rey que Dios guarde se ha servido
disponer͙͟ Termina con la exposición de Real Orden lo comunico a V E para los efectos
correspondientes͙͟, ͞Dios guarde a V I muchos años͟ La fecha completa y la rúbrica del
secretario o ministro En la última línea figurará la dirección con el cargo y/o nombre

 #V5&#: Aparece en el siglo XV con Juan II y se prolonga hasta el XVIII Tiene una
estructura sencilla lo que la convirtió en uno de los documentos más usados Se
caracteriza por:
V Una invocación encabezando el documento ͞+͟
V Intitulación ͞El Rey͟ aislada y centrada en la parte superior
V A continuación una dirección implícita o explícita
V Parte expositiva
V Cláusulas finales anuncia la validación
V La fecha suele iniciarse con el término ͞dada͙͟ ͞fecha en͙͟
V Suscripción regia y refrendo del secretario

 * V &#: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de


una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato,
contenido informativo y soporte son homogéneos (por ejemplo, el expediente personal)

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