MODULO 1 GENERALIDADES DE LA GESTION DOCUMENTAL

UNIDAD 3 CRITERIOS DE CLASIFICACION, ORDENACION Y DESCRIPCION DOCUMENTAL.

Acuerdo 005 de 2013: composición y generalidades.

Ahora es necesario profundizar en la organización documental, como parte de los procesos de la gestión documental.

Para esto vamos a tener en cuenta el Acuerdo 005 del 15 de marzo 2013, "Por el cual se establecen los criterios básicos para la
clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas y se dictan
otras disposiciones”.

El acuerdo está compuesto básicamente de la siguiente forma:

Organización de archivos:
Definición: la organización documental es el conjunto de operaciones técnicas y administrativas
cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios
orgánicos y funcionales para relevar su contenido.

Clasificación: Definición y ejemplos.

La organización documental básicamente se compone de tres fases, la Clasificación, la Ordenación y la Descripción y a
continuación, explicaremos cada una de ellas:

Clasificación: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y se establecen agrupaciones documentales de
acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos).

Ordenación: Definición, principios de procedencia y de orden original, tipos de ordenación, depuración y foliación.

Para este proceso, es necesario conocer la estructura orgánica de la entidad, los niveles jerárquicos y las dependencias que producen
documentos de archivo. Así, la Clasificación permitirá identificar los productores de los documentos para que éstos sean almacenados
y custodiados por ellos, durante su permanencia en el archivo de gestión.
En este proceso, se aplicar el principio de procedencia, que establece que los documentos producidos por una institución y sus
dependencias no deben mezclarse con los de otras.

Una vez clasificados los documentos, se asegura la ordenación de los mismos. Pero los documentos de archivo son ordenados de
acuerdo con las series y subseries documentales o asuntos, por lo que debemos entrar a profundizar en los conceptos de expediente,
tipo documental, entre otros.

El documento de archivo es conocido en su forma más básica como tipo documental; es una unidad simple originada en una actividad
administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle
categoría diplomática.

Tipo Documental: Definición y ejemplos.

Cuando se encuentra un conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor
(entidad, u oficina de la entidad) como consecuencia del ejercicio de sus
funciones específicas, hablamos del concepto de serie documental.

Así mismo, encontraremos que las subseries documentales son un conjunto de

unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma
separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
Vale la pena aclarar que no todas las series tienen subseries documentales.
Unidad Documental: Definición y ejemplos.

La unidad documental es la unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo
documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente.
De acuerdo con el cuadro de clasificación documental y la tabla de retención documental
de la entidad, debidamente aprobada y convalidada por las instituciones competentes, se
procede a conformar los expedientes en los archivos de gestión, es decir, a organizar los diferentes tipos documentales que hacen
parte de las series o subseries definidas.

Una vez clasificados los documentos de archivo en los diferentes niveles de descripción, entramos a la fase de ordenación de los
expedientes.

La Ordenación está definida como la: “Fase del proceso de organización que consiste
en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la
fase de clasificación”

La ordenación se puede realizar siguiendo varios criterios o sistemas como:

Serie Documental: Definición y ejemplos.

Para su ordenación nos basamos en el principio de orden original, el cual es un principio fundamenta l de la teoría archivística, por el
cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites. En otras palabras, "Dispone
que los documentos de cada fondo deberán mantenerse en el orden que le hubiere dado la oficina de origen, en lugar de hacerlo por
asuntos o materias"

La correcta aplicación de este principio permite ordenar los documentos al interior de la unidad de conservación (carpeta) como si
fuese un libro, con un principio, trama y fin. Por ello, el primer documento será el que da inicio al trámite y el último el que lo cierra.
Posteriormente, se hace la depuración, que es la operación por la cual se retiran aquellos documentos que no tienen valores primarios
ni secundarios, para su posterior eliminación, como hojas en blanco, copias de los documentos originales (es necesario, revisar
detenidamente, porque cualquier firma, fecha, sello), formatos sin diligencia r entre otros.
Luego es necesario realizar en el momento de la ordenación la foliación, la cual consiste en numerar cada hoja o folio, en la esquina
superior derecha, de acuerdo a la lectura del texto. La foliación permite llevar un control de la cantidad de hojas que componen la
unidad documental o expediente y es necesaria para describir adecuadamente la unidad en el inventario.
Hoja de Control: Definición y formato.