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Códiqo: GD-F-01
P R O C E S O G E S T IÓ N D O C U M E N T A L Versión: 4.0
Fecha: Junio 04 de 2019
T A B L A D E R E T E N C IÓ N D O C U M E N T A L Páqina: 1 de 1
Fecha Actualización de TRD: Diciembre de 2019

ENTIDAD PRO DUCTO RA: MINISTERIO DFI TR ABAJO H O JA No. DE

O FIC IN A PRODUCTORA: DIRECCION TERRITO RIAL • GRUPO DE RESOLUCIÓN DE CONFLICTO S - CONCILIACIÓN CODIGO: 7276001

RETENCION DISPOSICION FINAL

CÓDIGO SERIES, S ub se ries y Tipos Documentales Archivo de Archivo PROCEDIM IENTO
CT E M D S
Gestión Central
002 ■ ACTAS
002-016 □ Actas de Conciliación
Solicitud Documentos que respaldan las conciliaciones en materia laboral resolviendo
las diferencias entre patronos y trabajadores en cumplimiento con la misión de
Citación la entidad. Al cumplir el tiempo de retención en el archivo central se digitalizan
Acta (asig-f-OS) 4 X garantizando la reproducción de estos documentos, para ser transferido al
Anexos archivo histórico. Una vez concluido el tiempo de retención, al ser una serie de
valores secundarios, se realizará su transferencia secundada al Archivo
General de la Nación, en sus dos soportes (medios físicos y digitales)

002-051 □ Actas no conciliadas Documentos que respaldan el intento de realizar las conciliaciones en materia
Solicitud laboral con el fin de resolver las diferencias entre patronos y trabajadores en
cumplimiento con la misión de la entidad, siendo estas fallidas por no llegar a
Citación
un acuerdo entre las partes. Al cumplir el tiempo de retención en el archivo
Acta (asig-f-05) central se digitalizan garantizando la reproducción de estos documentos, para
4 X
ser transferido al archivo histórico. Una vez concluido el tiempo de retención,
a! ser una serie de valores secúndanos, se realizará su transferencia
Anexos secundaria ai Archivo General de la Nación, en sus dos soportes (medios
fisicos y digitales).

002-052 □ Actas parcialmente conciliadas Documentos que respaldan las conciliaciones en materia laboral resolviendo
Solicitud las diferencias entre patronos y trabajadores en cumplimiento con la misión de
la entidad, llegándose a acuerdos parciales, mas no definitivos. Al cumplir e!
Citación
tiempo de retención en el archivo central se digitalizan garantizando la
Acta (asig-f-05) reproducción de estos documentos, para ser transferido al archivo histórico.
4 X Una vez concluido el tiempo de retención, al ser una serie de valores
secúndanos, se realizará su transferencia secundaria al Archivo Genera! de la
Anexos Nación, en sus dos soportes (medios fisicos y digitales).

JL______
 Código: GD-F-01
PROCESO GESTION DOCUMENTAL Versión: 4.0
Fecha: Junio 04 de 2019
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Página: 1 d e l
Fecha Actualización de TRO: Diciembre de 2019

E N T ID A D P R O D U C T O R A : M IN IS TE R IO D E L T R A B A JO H O J A N o. DE

O F IC IN A P R O D U C T O R A : D IR EC C IO N T E R R IT O R IA L ■G R U P O D E R E S O L U C IÓ N D E C O N F L IC T O S - C O N C IL IA C IÓ N C O D IG O : 7276001

R E T E N C IO N D IS P O S IC IO N F IN A L
C O D IG O SER IES , S u b s e rie s y Tipos Docum entales Archivo de Archivo . .PROCEDIMIENTO
CT M D
Gestión Central
Adas de Levantamiento de Acreencias
002-026
Laborales Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad, ya que
Solicitud son trámites realizados por las direcciones territoriales en cumplimiento de la
resolución 2143 de 2014. Se conservan por considerarse parte de la memoria
Citación
institucional. Se digitallzan para el aseguramiento de la información y para
Acta de acreencia posteriores consultas, (garantizando la reproducción de esta documentación)
Una vez concluido el tiempo de retención, al ser una serie de valores
secundarios, se realizará su transferencia secundaria al Archivo General de la
Soportes
Nación, en sus dos soportes (medios físicos y digitales)

008 CONSTANCIAS
008-001
Constancias no comparecencia
Documentos que respaldan el intento de realizar las conciliaciones en materia
laboral con el fin de resolver las diferencias entre patronos y trabajadores en
Solicitud cumplimiento con la misión de la entidad, siendo estas fallidas por la no
asistencia de una de las partes. Al cumplir el tiempo de retención en el archivo
central se microfilman garantizando la reproducción de estos documentos,
Citación para ser transferido al archivo histórico. Una vez concluido el tempo de
retención, al ser una serie de valores secundarios, se realizará su
transferencia secundaria al Archivo General de la Nación, en sus dos soportes
Oficio de constancia de no comparecencia (medios físicos y digitales)

Anexos
022 DERECHOS DE PETICIÓN Al cumplir el tiempo de retención en el archivo central se seleccionan los
Solicitud derechos de petición que por la importancia de su contenido puedan servir
como testimonio del trámite. En cumplimiento con la Ley 1755 de 2015. (La
Antecedentes estadística para la selección está dispuesta en la introducción de las TRD)
Respuesta Una vez concluido el tiempo de retención, se tomará la muestra para ser
conservada mediante medios físicos y electrónicos. Con los demás
expedientes, se aplicará lo establecido en el Acuerdo 004 de 2019, Art 22
‘ Eliminación Documental’ .
039 INFORMES
039-002 Informes a Entes de Control
Solicitud Estos documentos reflejar el seguimiento y la evaluación de la gestión de la
entidad por parte de los organismos de control. Se conservan por considerarse
Informe parte de la memoria institucional. Se microfilman garantizando la reproducción
de estos documentos, para el aseguramiento de la información y para
posteriores consultas. Una vez concluido el tiempo de retención, al ser una
Oficio remisorio serie de valores secundarios, se realizará su transferencia secundaría al
Archivo General de la Nación, en sus dos soportes (medios físicos y digitales)
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C ódiao: GD-F-01
P R O C E S O G E S T IÓ N D O C U M E N T A L Versión: 4.0
Fecha: Junio 04 de 2019
T A B L A D E R E T E N C IÓ N D O C U M E N T A L Páaina: 1 de 1
Fecha Actualización de TRD: Diciembre de 2019

E N T ID A D P R O D U C T O R A : M IN IS T E R IO D E L T R A B A J O H O J A N o. DE

O F IC IN A P R O D U C T O R A : D IR E C C IO N T E R R IT O R IA L ■G R U P O D E R E S O L U C IÓ N D E C O N F L IC T O S ■C O N C IL IA C IÓ N C O D IG O : 7276001

R E T E N C IO N D IS P O S IC IO N F IN A L
C O D IG O S E R IE S , S u b s e r íe s y T ip o s D o c u m e n ta le s Archivo de Archivo PROCEDIM IENTO
CT
Gestión Central
Informes de Análisis de Riesgo Laboral y
039-007 □ Diagnóstico Actualizado
Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad en
cumplimineto de inspección, vigilancia y control laboral dentro del cual se
Solicitud realiza un análisis correspondiente a los riesgos laborales y su respectivo
diagnóstico. Se conservan por considerarse parte de la memoria institucional.
Informe Se digitalizan para el aseguramiento de la información y para posteriores
consultas, (garantizando la reproducción de esta documentación).Una vez
concluido el tiempo de retención, al ser una serie de valores secundarios, se
Oficio remisorio realizará su transferencia secundaría al Archivo General de la Nación, en sus
dos soportes (medios físicos y digitales)

039-012 Informes de Gestión Documentos de carácter administrativo que reflejan la gestión y el

cumplimiento de las funciones asignadas al área. Documentos de
Solicitud
conservación total, dando cumplimiento a la circular extema 003 de 2015,
Informe numeral 5; Se conservan en su formato original para el aseguramiento de la
información y para posteriores consultas. Una vez concluido el tiempo de
retención, al ser una serie de valores secundarlos, se realizará su
Oficio remisorio
transferencia secundaría al Archivo General de la Nación, en sus dos soportes
(medios físicos y digitales)
042 INSTRUMENTOS DE CONTROL Estos documentos reflejan lineamientos generales sobre las solicitudes
042-002 Planillas de correspondencia realizadas de los usuarios internos y externos al Ministerio del Trabajo, estos
son documentos son de permanente actualización. Cumplido su tiempo de
Planillas de entrega y recepción de
retención en archivo de central se elimina porque ya no tiene valor
administrativo. Una vez concluido el tiempo de retención, se aplicará el
procedimiento establecido mediante Acuerdo 004 de 2019, Art 22 ■Eliminación
Correspondencia (gd-f-08) (gd-f-09) Documental'.
 Código: GD-F-01
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 4.0
Fecha: Junio 04 de 2019
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Página: 1 de 1
Fecha Actualización de TRD: Diciembre de 2019

ENTIDAD PRODUCTORA: MINISTERIO DEL TR ABAJO H O JA No. DE

O FIC IN A PRODUCTORA: DIRECCION TERRITO RIAL - GRUPO DE RESOLUCIÓN DE CONFLICTO S - CONCILIACIÓN CODIGO: 7276001

R E T E N C IO N D IS P O S IC IO N F IN A L
C O D IG O SER IES , S u b s e rie s y T ipos Docum entales Archivo de Archivo PROCEDIMIENTO
CT M
Gestión Central
INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVO Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad, ya que
044
LABORALES son trámites realizados por las direcciones territoriales en cumplimiento de la
Denuncia Resolución Interna 2143 del 2014, art 1- numeral 8 y corresponden a aquellas
Pruebas investigaciones realizadas a las empresas por el no cumplimiento de los
pagos y obligaciones labores con sus empleados, tales como ARL, Pensiones,
Asignación
Salud, Caja de Compensación, Salarios, cesantías y liquidaciones. Retiro de
Autos
manera irregular de sindicalistas, personas con condiciones de discapacidad
Citaciones
mujeres en estado de embarazo, incumplimiento de la Ley de Segudiada y
Resolución primera instancia Salud en el trabajo, uso de mano de obra Infantil, entre otras irregularidades
Notificaciones contempladas en la normativldad laboral colombiana.
Recursos de reposición Correspondientes al trabajo Infantil, en virtud del ejercicio del poder preferente
Recursos de apelación en los términos establecidos en el art 32 de la ley 1562 de 2012 y su decreto
Recurso de queja reglamentario 034 de 2013.
Revocatoria directa Se conservan y se microfllman para el aseguramiento de la información y para
Ejecutoría posteriores consultas. Estos son documentos de confidencialidad ya que se
Auto de archivo debe garantizar la seguridad de los participantes en estos programas. Una,
Requerimientos vez concluido el tiempo de retención, al ser una serie de valores secundarios
se realizará su transferencia secundaria al Archivo General de la Nación, en
Comunicaciones Oficiales sus dos soportes (medios físicos y digitales)
044-001 Investigaciones preliminares
Estos documentos reflejan el cumplimiento de la misión de la entidad, ya que
Denuncia son trámites realizados por las direcciones territoriales en cumplimiento de la.
Pruebas Resolución Interna 2143 del 2014, art 1- numeral 8, donde se presumen
Asignación irregularidades en el cumplimiento de las leyes laborales colombianas. Se
Autos conservan por considerarse parte de la memoria institucional. Se mlcrofilman
Citaciones para el aseguramiento de la información y para posteriores consultas,
(garantizando la reproducción de esta documentación). Una vez concluido el
tiempo de retención, al ser una serie de valores secundarios, se realizará su
Auto de archivo transferencia secundaria al Archivo General de la Nación, en sus dos soportes
(medios físicos y digitales).
 Código: GD-F-01
PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Versión: 4.0
Fecha: Junio 04 de 2019
TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Pógina: 1 de *1
Fecha Actualización de TRD: Diciembre de 2019

ENTIDAD PRO DUCTO RA: MINISTERIO DEL TR ABAJO H O JA No. DE

O FIC IN A PRO DUCTO RA: DIRECCION TERRITO RIAL ■GRUPO DE RESO LUCIÓN DE C O N FLICTO S - C ONCILIACIÓN CODIGO: 7276001

R E T E N C IO N D IS P O S IC IO N F IN A L
C Ó D IG O S E R I E S , S u b s e r ie s y T ip o s D o c u m e n ta le s Archivo de Archivo PROCEDIM IENTO
CT E M D S
Gestión Central
074 ■ REQUERIMIENTOS JUDICIALES
Pasados los cinco (5) altos de emitida la sentencia se eliminan. El expediente
Solicitud es propio del juzgado que conoció y tramitó el proceso. Código Contencioso
1 4 X Administrativo. Ley 1437 de 2011 Art25. Una vez concluido el tiempo de
Respuesta retención, se aplicará el procedimiento establecido mediante Acuerdo 004 de
2019, Art 22 'Eliminación Documental’ .

CONVENCIONES:
■ Serie Documental CT Conservación Total D Digitalizadón
□ Subserie Documental E Eliminación S Selección
Tipo Documental M Microfilmación

A p ro b a d a s ag ú u c ió n N o . 2 2 6 2 d ^ 2 d e J u n io d e 2 0 1 5 F e c h a a p ro b a c ió n ú ltim a a c tu a liz a c ió n :

______ F IR M A S R E S P O N S A B L E S

F IR M A S E C R E T A R ÍA G E N E R A L : F IR M A C O O R D IN A D O R G A D :
C IU D A Q /Y FE C H A : B O G O T Á , D IC IE M B R E D E 2 01 9