TABLAS DE VALORACIÓN

DOCUMENTAL
Estructura Orgánica Periodo: B 30 de Julio de 1996 A 9 de septiembre de 1997

ENTIDAD PRODUCTORA: LA PREVISORA VIDA S.A. Hoja No.

DEPENDENCIA PRODUCTORA: PRESIDENCI
A
CÓDIGO: B10

CÓDIG RETENCIÓN DISPOSICIONE

O ASUNTO O S PROCEDIMIENT
SERIE OS
A.C. C E M S
T
B10.1 ACTAS 10 X X Una vez cumplidos el tiempo de retención, conservar totalmente por
poseer valores secundarios para la entidad y por sólo encontrarse una
muestra de la documentación, el restante reposa en La Previsora S.A.
Seguros Generales. Se podrán microf ilmar para su

B10.1.7 Actas Junta Directiva

B10.18 CORRESPONDENCIA 10 X X Estos documentos se deben microf ilmar transcurridos 10 años en el
Archivo Central para posteriores consultas. Una vez cumplidos el
tiempo de retención transferir al archivo histórico ya que constituye la
memoria institucional, de allí se podrá buscar información

B10.18.2 Correspondencia Externa Enviada y Recibida

B10.18.3 Correspondencia Interna Enviada y Recibida
B10.23 INFORMES 1 X Se realizará un muestreo aleatorio, tomando una selección del 2% sobre
0 e toda de los expedientes producidos en su respectivo año, se
conservará la muestra permanentemente para evidenciar la gestión
administrativa de La Previsora Vida S.A. y se eliminar

B10.23.4 Informes de Gestión

B10.23.8 Informes Seguimiento Dependencias
B10.29 MANUALES Una vez prescribe el lapso administrativo se microfilma cumplido el
periodo de retención en el Archivo Central y luego se elimina el soporte
papel, debido a que se actualiza o renueva el respectivo manual.

5 X
B10.29.1 Manuales Técnicos
B10.37 PROGRAMAS 1 X En el Archivo Central se toma una muestra del 10% de los planes más
0 relevantes en el desarrollo organizacional y de talento humano durante
el respectivo año y se conservará la muestra permanentemente,
eliminando los restantes expedientes ya que
B10.37.1 Programa de Bienestar Social finalizan
 Criterios de la Disposición Final
De acuerdo con los resultados arrojados durante el proceso de valoración, se debe
asignar la disposición final de las series y subseries documentales, la cual se
señala teniendo en cuenta cuatro alternativas:
Ejemplo:

SERIES Y SUBSERIES
DOCUMENTALES
RETENCION DISPOSICION FINAL CT = Conservación Total
AG AC CT E S M
INFORMES
Informes a Organismos de Control
2 Años
1 año
8 años X
X
X E = Eliminación
- Requerimientos (DAS, Fiscaliza,
Juzgados)
- Respuesta requerimiento M = Microfilmación
Informes Plantas de Personal
- Estadísticas de docentes

S = Selección