Está en la página 1de 28

INVENTARIO DOCUMENTAL

OBJETO: TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES


TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Remisión de los
documentos del archivo de
gestión al central, y de éste
al histórico, de conformidad
con las tablas de retención y
de valoración documental
vigentes.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Garantizar a los ciudadanos el acceso a la


información.

Evitar la producción y acumulación irracional


de documentos.
Permiten:
Asegurar y facilitar el control efectivo y
ordenado de la documentación.

Solucionar a nivel físico y funcional, el


problema de acumulación de documentos
en las dependencias e instituciones productoras.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Concentrar la información útil,


ya sea para la toma de decisiones
administrativas o para el
conocimiento del desarrollo
histórico institucional.
Permiten:

Guardar la documentación en
las mejores condiciones de
conservación.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

ARCHIVO DE
GESTIÓN
TRANSFERENCIAS
PRIMARIAS
ARCHIVO
CENTRAL
TRANSFERENCIAS
SECUNDARIAS
ARCHIVO
HISTÓRICO
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
• Remisión de los documentos de acuerdo con las Tablas de
Retención Documental

Archivo de Archivo Archivo


Gestión Central Histórico

@ @
@
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Requisitos para efectuar las transferencias
✓ Plan y cronograma de transferencias
✓ Tiempos de retención estipulados en TRD
✓ Preparación física de la documentación:
✓ Limpieza de la documentación
✓ Eliminación del material metálico
✓ Identificación del material afectado por
biodeterioro
✓ Revisión y foliación
✓ Unidades de conservación y
realmacenamiento
✓ Diligenciamiento del Formato Único de
Inventario Documental
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
REQUISITOS

1. Tabla de Retención Documental-TRD,


debidamente aprobada y convalidada por la
instancia competente.
2. Tabla de Valoración Documental-TVD,
debidamente aprobada y convalidada por la
instancia competente.
3. Plan de transferencias-Cronograma de
transferencias.
4. Inventario de las series documentales por
transferir.
5. El acta de entrega.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL
Importancia:
✓ Garantizan el acceso a la información.
✓ Evitan la producción y acumulación irracional de documentos.
✓ Aseguran y facilitan el control efectivo y ordenado de la
documentación.
✓ Concentran información útil, para la toma de decisiones
administrativas y el conocimiento del desarrollo histórico
institucional.
✓ Guardan la documentación, en las mejores condiciones de
conservación.
✓ Tienen en cuenta el Ciclo Vital de los documentos.
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

ARCHIVO DE
GESTIÓN
TRANSFERENCIAS
PRIMARIAS
ARCHIVO
CENTRAL
TRANSFERENCIAS
SECUNDARIAS
ARCHIVO
HISTÓRICO
TRANSFERENCIA PRIMARIA

1. Tener en cuenta la fecha programada en


el cronograma de transferencias
documentales.
2. Prepare la transferencia documental,
teniendo en cuenta lo estipulado en la
TRD.
3. Seleccione los expedientes de las series
y subseries documentales que según la
TRD deben transferirse.
4. Realice los procesos técnicos de
clasificación, ordenación y descripción.
TRANSFERENCIA PRIMARIA
5. Retire todos aquellos documentos que
no hacen parte del expediente (formatos,
hojas en blanco, fotocopias cuando no
hagan parte del expediente).

6. Incorporar en cada carpeta el volumen


de folios adecuado.

7. Ordene las carpetas y luego proceda a


enumerarlas de (1) hasta (n).

8. Registro los datos completos en el


Formato Único de Inventario Documental-
FUID.
TRANSFERENCIA PRIMARIA
9. Imprimar el original y la copia del
inventario y remita con memorando al
área de Gestión Documental o quien haga
sus veces.
10. Se realiza la verificación de la
totalidad de la transferencia en presencia
de las dos partes.
11. Si cumple con los requisitos técnicos,
el encargado del Archivo Central le dará la
ubicación física de la transferencia.
12. Si no cumple con los requisitos
técnicos, se devolverá toda la
transferencia para su revisión y ajuste.
TRANSFERENCIA PRIMARIA

OBJETO:

Utiliza para facilitar el control y entrega de los documentos en una


fase de archivo a otra.

ASPECTOS A CONSIDERAR:

• Debe tener en cuenta si los documentos son objeto de


transferencia conforme a la TRD.
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
ENTIDAD REMITENTE:
ENTIDAD PRODUCTORA: UNIDAD PARA LAS VÍCTIMAS Registro de Entrada
UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE REPARACIÓN Año Mes Dia NT
OFICINA PRODUCTORA: SUBDIRECCIÓN DE REPARACIÓN INDIVIDUAL
OBJETO: TRANSFERENCIA PRIMARIA NT = Número de Transferencia

FECHAS EXTREMAS NUMERO


No. (aaaa) UNIDAD DE CONSERVACIÓN DE FRECUENCIA
CÓDIGO NOMBRE DE LA SERIE / SUBSERIE O ASUNTO SOPORTE NOTAS
ORDEN FOLIOS/K DE CONSULTA
INICIAL FINAL
CAJA CARPETA TOMO OTRO b

1 410.2.30 ACTAS DEL SUBCOMITÉ DE REHABILITACIÓN 1/02/2013 31/05/2013 1 1 20 Papel BAJA Aplicación de las TRD

2 410.2.30 ACTAS DEL SUBCOMITÉ DE REHABILITACIÓN 1/06/2013 31/12/2013 1 2 20 Papel BAJA Aplicación de las TRD

ENCUENTROS DE ESTRATEGIA DE
3 410.46.1 1/01/2014 31/12/2014 1 3 134 Papel BAJA Tiene deterioro biológico.
RECUPERACIÓN EMOCIONAL PARA ADULTOS
Aplicación de las TRD/ Subserie
documental relacionada con DDHH
REPARACIÓN INDIVIDUAL EN EL MARCO DE LA
4 410.19.1 1/03/2014 31/12/2014 1 500 Electrónico BAJA y DIH en marco de la Ley 1499 de
LEYDE VÍCTIMAS Y RESTITUCIÓN DE TIERRAS
2011
IP.192.08.789.34

5 410.90.33 INFORMES DE JORNADAS 1/01/2014 31/12/2014 3 1 Papel BAJA Información clasificada.


100
INFORMES JORNADAS DE REPARACIÓN
410.90.34 INTEGRAL CON ENFOQUE DIFERENCIAL Y DE 2/01/2014 31/12/2014 3 2 Papel ALTA Información clasificada.
6 168
GÉNERO
Subserie correspondiente a DDHH y
410.187.1 RESOLUCIONES DE INDEMNIZACIONES 2/01/2014 31/12/2014 3 3 Papel ALTA DIH. Ubicado en Computador con
7 230 I.P:170.50.76.98

Subserie correspondiente a DDHH y


410.192.9 MAPA DE RIESGO 2/01/2014 31/12/2014 Electrónico ALTA DIH. Ubicado en Computador con
I.P:170.50.76.98
8 4 89,3

Elaborado por Entregado por Recibido por


Cargo Cargo Cargo
Firma Firma Firma
Lugar y fecha Lugar y fecha Lugar y fecha
TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

ARCHIVO DE
GESTIÓN
TRANSFERENCIAS
PRIMARIAS
ARCHIVO
CENTRAL
TRANSFERENCIAS
SECUNDARIAS
ARCHIVO
HISTÓRICO
TRANSFERENCIA SECUNDARIA

1. Preparación física de la documentación

1. Sitio con buenas condiciones de


ventilación, iluminación e higiene
Limpieza de la documentación: Aspiradora,
brochas de cerdas suaves, telas de algodón y 2. El personal debe contar con elementos
bayetilla mínimos de protección personal: guantes,
gorro, tapabocas, bata manga larga, gafas de
seguridad
TRANSFERENCIA SECUNDARIA

2. Eliminación de material metálico

Reemplazar las carpetas tradicionales por


Clips, ganchos de cosedora, legajadores. carpetas de materiales desacidificados.
Evitar ocasionar deterioros de tipo físico. Identificación de material afectado por
Se debe hacer de manera ordenada, para deterioro de tipo biológico (Debe separarse
evitar mezclar documentos e identificar la unidad de conservación con
una marquilla de color rojo visible)
TRANSFERENCIA SECUNDARIA
✓ Tapabocas
✓ Guantes
✓ Gorro desechable
✓ Gafas de seguridad
✓ Batas u overoles.

Manejo de soportes
documentales con riesgo
biológico
TRANSFERENCIA SECUNDARIA

3. Procesos de Organización Documental

Debe cumplir con criterios de Organización


Entregar un informe técnico detallando los Documental (principios de procedencia,
procesos técnicos de valoración y selección orden original, descripción e integridad de
aplicados a los documentos a transferir los fondos)
Estricta aplicación de TRD, TVD
TRANSFERENCIA SECUNDARIA

4. Revisión y Foliación
Utilizar lápiz mina negra y blanda
Numeración existente no debe corregirse, se
traza una línea oblicua en la numeración
La documentación deberá numerarse de
anterior y se continua con la foliación.
manera consecutiva y cronológicamente
al interior de la misma. Los planos que estén doblados se numerarán
con un solo folios; igual que folletos, estudios,
boletines, plegables (indicarlo en el campo de
notas del FUID)
TRANSFERENCIA SECUNDARIA

5. Unidades de Conservación

La documentación empastada o
encuadernada cuyos lomos estén
desprendidos o deteriorados, deberá La documentación que esté suelta, debe
someterse al proceso de empaste o almacenarse en carpetas y caja de acuerdo con
refuerzo de lomo utilizando materiales y su tamaño.
procedimientos siguiendo lineamientos
del AGN
TRANSFERENCIA SECUNDARIA

Cartón corrugado, recubierto en su cara interna por una película de


parafina y ceras vegetales
TRANSFERENCIA SECUNDARIA

Cartulina libre de acidez (Neutra), Desacidificada.


TRANSFERENCIA SECUNDARIA

6. Embalaje
Cantidad de unidades de conservación a
empacar en cada caja de transferencia deberá
Utilizar cajas que cumplan las ser moderada, para evitar el deterioro de la
especificaciones técnicas del Archivo documentación.
General de la Nación Jorge Palacios Cajas de transferencia deberán numerarse de
Preciado. manera consecutiva
Empacar en orden estricto al inventario.
Para el traslado, la primera caja dentro del
vehículo debe ser la última de la transferencia
TRANSFERENCIA SECUNDARIA

7. Entrega al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado

Inventario físico y en medio magnético de


las series documentales y los expedientes
a transferir.
Copia de los medios técnicos: digitales, ópticos,
Base de datos con la descripción de los microfilme, entre otros,
documentos a transferir, la cual debe
cumplir con la Norma Internacional de
Descripción Archivística (ISAD G).
TRANSFERENCIA SECUNDARIA

7. Entrega al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado

La documentación objeto de transferencia ACTA FIRMADA POR LAS ENTIDADES


se revisa antes de su traslado y después INTERVINIENTES Y SE ADJUNTARA EL
de su traslado a las instalaciones del AGN INVENTARIO DOCUMENTAL
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL

ENTIDAD REMITENTE:

ENTIDAD PRODUCTORA: ALCALDÍA MUNICIPAL DE TRANSPARENCIA Registro de Entrada

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DESPACHO DEL ALCALDE Año Mes Dia NT

OFICINA PRODUCTORA: SECRETARIA GENERAL


OBJETO: TRANSFERENCIA SECUNDARIA NT = Número de Transferencia

FECHAS EXTREMAS
(aaaa) UNIDAD DE CONSERVACIÓN NUMERO DE FRECUENCIA DE
No. ORDEN CÓDIGO NOMBRE DE LA SERIE / SUBSERIE O ASUNTO SOPORTE NOTAS
FOLIOS CONSULTA
INICIAL FINAL
CAJA CARPETA TOMO OTRO

RESOLUCIONES - Resoluciones Información


1 220-01 1960 1960 1 1 200 Papel BAJA
Consecutivo 1-200 Misional

Información
CONTRATO SOLDOGAS HERRAMIENTAS Misional. No
2 220-02
MANTENIMIENTO MECANICO DE TNB
1973 1973 1 2 200 Papel BAJA
se encuentra
tomo 2.

Información
3 220-02 CONTRATO TRACEY & CIA S.A. 1974 1974 1 3 200 Papel BAJA
Misional

CONTRATO TRANSPORTADORA FLUVIAL Unico


4 220-02 1977 1977 2 1 159 Papel BAJA
DE GANADOS Ejemplar

Unico
5 220-03 LICITACION 025 ELMEC LTDA. VOL 2 1974 1974 2 2 198 Papel BAJA
Ejemplar

SEGUROS BOLIVAR ORIGINAL POLIZA


220-03
85741 GRUPO TURBO GAS EL RIO
1973 1973 2 3 102 Papel BAJA Tomo 1 de 2
6
SEGUROS BOLIVAR ORIGINAL POLIZA
220-03
85741 GRUPO TURBO GAS EL RIO
1973 1973 2 4 98 Papel BAJA Tomo 2 de 2
7

Elaborado por Entregado por Recibido por


Cargo Cargo Cargo
Firma Firma Firma
Lugar y fecha Lugar y fecha Lugar y fecha

También podría gustarte