CÓDIGO SERIES Y TIPOS RETENCIÓN Disposición final

DOCUMENTALES
AG AC CT E M/D S PROCEDIMIENTOS

01 Acciones judiciales 2 3 E durante dos (2) años y al

(Derecho de iniciarse el tercer año, la
petición) dependencia debe hacer la
- petición transferencia de esos
documentos al ARCHIVO
-respuesta
CENTRAL.el Archivo
Central debe, a su vez,
conservar los derechos de
petición por un lapso de
tres (3) años.

02 Actas (Acta de 1 4 CT M/D Esta serie documental se

evaluaciones) conserva totalmente, dado
que en éste órgano se
- Lista de asistencia toman decisiones sobre la
conformación y protección
del patrimonio documental
colombiano.

05 Auditorías (Auditoría 2 8 S Una vez cumplido 2 años

de interna calidad)
en el Archivo de Gestión, la
- programa de subserie se transfiere al
auditoría
Archivo Central
- plan de auditoría conservándola 8 años,
- lista de chequeo después se procede a
- acciones seleccionar un expediente
preventivas anual de la subserie
- acciones documental.
correctivas

08 Capacitaciones 1 0 E Esta serie documental se

(Capacitaciones SGC)
deja un año en el Archivo
- BPM General, luego se elimina

10 Certificados 1 5 E Cuando termine el tiempo

(Certificados de
calidad) de retención en el Archivo
de Gestión se transfieren
- medio magneyse
conservan clientes los expedientes al Archívo
en archivo PDF Central y una vez cumplido
éste tiempo. se debe
 eliminar el total de los
documentos ya que
carecen de yalores
secundarios para la
investigación. la ciencia y
la cultura.

15 Comunicaciones 1 5 E M/D Se debe conservar un año

oficiales
(Comunicaciones) en el Archivo de Gestión
de transferencia por cinco
(5) años al archivo central,
se microfilmaran o
digitalizaran y se eliminara
al soporte papel

19 Devoluciones 1 3 E Conservar por un año en

(Devoluciones de
materiales) archivo de gestión,
transferir al archivo central
- cuadro de
devoluciones y custodiar por tres años,
ESTADÍSTICAS de luego se elimina por
DEVOLUCIONES
perder valor
administrativo.

28 Indicadores 4 4 S se conservara 4 años en el

(Indicadores de No
conformidad) Archivo de Gestión una vez
cumplido este tiempo se
- cuadro de
devoluciones conservara 4 años en el
Archivo Central,
- cuadros de
certificados de trascurrido este tiempo se
calidad
realizara selección
- cuadro de no documental conservando
conformes
el último reporte de los
indicadores dentro de los
cuales se consolide la
vigencia a la que
pertenecen

28 Indicadores 4 4 S se conservara 4 años en el

(Indicadores de
gestión) Archivo de Gestión una vez
cumplido este tiempo se
- ficha indicadores
conservara 4 años en el
- indicadores Archivo Central,
semanal de no
conformes trascurrido este tiempo se
 realizara selección
documental conservando
el último reporte de los
indicadores dentro de los
cuales se consolide la
vigencia a la que
pertenecen

29 Informes (Informes 2 0 E Esta serie documental, se

de auditoría)
deja dos (2) años en el
- informes Archivo de gestión, y se
- anexos informes elimina, y que son los
informes individuales de
gestión de cada
funcionario e informes de
avances de lagestión de la
subdirección y es insumo
para los Informes de
seguimiento de los Planes
de Acción.

29 Informes (Informes 2 0 E Esta serie documental, se

de gestión)
deja dos (2) años en el
- informes Archivo degestión, y se
- anexos informes elimina, y que son los
informes individuales
degestión de cada
funcionario e informes de
avances de lagestión de la
subdirección y es insumo
para los Informes
deseguimiento de los
Planes de Acción.

33 Manuales (Manuales 1 2 M/D Posee valores secundarios

de calidad)
- manual