Gaes 1

Informe sobre el
Y la conservación de
archivo y
documentos
El archivo y la conservación de documentos en el área financiera y
contable
La ley de 594 de 2000 tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que
regulan la función archivística del estado por intermedio del archivo general de la nación.

Archivos administrativos
Archivo vigente que guarda carácter temporal los documentos que se encuentran al
servicio exclusivo de las instituciones a la cual pertenece son fuentes de complementos de
los archivos centrales, provinciales y municipales. Al archivo administrativo también se
llama archivo vivo.

Tipos de archivo
Los documentos de un archivo pueden ser de cualquier tipo simples estructurados o según
su función.

Características
 Nombre y extensión.
 Contienen diferente información archivo de texto, de imagen, de audio y de video.
 Se organiza en carpetas (directorios) y subcarpetas (subdirectorios) de forma
jerárquica.
 No puede haber archivos con el mismo nombre Y extensión en la misma carpeta.

Archivo de gestión
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y7 consulta
administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite
se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos.

Archivo general
En el que se agrupan documentos transferidos por distintos archivos de gestión de la
entidad respectiva cuya consulta no está tan frecuente pero que sigue teniendo vigencia y
son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

Archivo histórico
Es aquel que se transfiere desde el archivo central los documentos de archivo de
conservación permanente.
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Características
 Nombre y extensión: cada archivo se identifica con un nombre que debería indicar
el contenido y por una extensión algunas veces opcional que suele identificar el
tipo de archivo
 El nombre de los archivos permite normalmente hasta 256 caracteres mientras que
la extensión consta de 3 o 4 caracteres
 Los archivos tienen un tamaño que se mide en bytes y que dependen de la cantidad
de datos que contenga
 Los archivos pueden contener diferentes tipos de información: archivos de texto de
imagen de audio y vídeo
 Los archivos se organizan las carpetas
 No pueden hacer 2 archivos con el mismo nombre
 Toda la información que almacenamos en nuestra sección de usuario está
disponible en la carpeta de sistema operativo
 Selección de los documentos
 Organización de archivos:
 Los documentos se clasifican respetando la procedencia del documento
 Los documentos se ordenarán respetando el orden cronológico numérico y
alfabético
 Los documentos se clasifican y ordenaran en series documentales
 Todos los documentos se clasifican, ordenan, ubican y describen el archivo para ser
dispuestos a su inmediata consulta
 Los archivos se forman en cantidad administrativa en archivos principales y
auxiliares
 Cada expediente inicia su formación así:
 Documento que inicia el trámite
 Anexos y antecedentes
 Toda la documentación que se genere en el proceso y documentos que finaliza el
proceso
Importancia de la organización del archivo y la
conservación documental en las áreas financieras y
contables de la empresa
Importancia De La Organización De Documentos
Los archivos son la herramienta primordial de las organizaciones, un recurso esencial que
correctamente organizado, se constituye en memoria y testimonio de la evolución de su
entidad productora.
Un archivo organizado garantiza el flujo y disposición de la información en forma ágil y
oportuna; simplifica trámites; evita la acumulación innecesaria de información; facilita la
toma de decisiones; conserva la memoria institucional.
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Los archivos son la imagen de quien los produce, acreditan y documentan la evolución
jurídica administrativa de las organizaciones.

 Contribuir a la solución de los interrogantes y consulta de las empresas en el

ámbito archivístico.

 Responder a las necesidades de consulta, asesoría y orientación que requieren las

empresas en cuanto los sistemas de gestión de la información, la documentación y
de archivo de igual manera su importancia, su aplicación y posterior administración
para el buen desempeño de la entidad de la empresa.

 Desarrollar un ambiente de carácter pedagógico para la formación de una cultura

archivística con apoyo de los recursos humanos y técnicos del ambiente de gestión
administrativa de la información de comunicación (TIC).

Manejo automatizado de la información frente a las ayudas de la

tecnología
Correos electrónicos.
Tiene relación con el recibo de información o producción de un documento a medida que
las redes se popularicen la información será intercambiada electrónicamente. Permite
reproducir en pantalla cualquier tipo de información, permite la transferencia de mensajes
y documentos almacenándolos en un lugar y permitiendo su extracción.

Redes sociales
En estas redes se pueden compartir recursos de información, en este trámite se puede hacer
consultas desde cualquier punto de acceso sin necesidad de pasar por una oficina que
tramite el documento.
Archila Nicolle
Ballesteros Juan
Franco Ana