El ciclo vital de los documentos sirve para:

Contribuir a la organización de los archivos de gestión.

Contribuir a la organización de los archivos de gestión e históricos.
Contribuir a la organización de los archivos administrativos.
Contribuir al conocimiento de las tres edades del documento.

Los documentos tienen valores:

Primarios, secundarios, terciarios.

Primarios
Archivo de gestión, Archivo Central e Histórico.
Primarios, secundarios.

¿Qué se entiende por ciclo vital de los documentos?

Son los valores primarios que tiene los documentos de archivo.

Son las etapas sucesivas por las que atraviesa el documento.
Es el valor administrativo que tienen los documentos de archivo.
Todas las anteriores.

Los archivos según su organización se clasifican en:

Administrativo, jurídico, legal, fiscal, contable.

Archivos de gestión, central e histórico.
Archivos primarios y secundarios.
Todas las anteriores.

Los documentos de carácter histórico son:

Los que tienen valor para la administración de la empresa.

Los que sirven de testimonio ante la Ley.
Los que tienen valor histórico, científico y cultural.
Todas las anteriores

¿A qué hace referencia el valor primario en un documento?

 El valor primario hace referencia al valor administrativo, legal, fiscal, contable,
técnico.
El valor primario hace referencia a valor administrativo, legal, fiscal, jurídico,
técnico.
El valor primario hace referencia al valor administrativo que tienen todos los
documentos.
Todas las anteriores

Se les llama valor administrativo a los documentos:

Que sirven de testimonio ante la Ley.

Que soportan las cuentas y registros contables de la administración.
A los documentos recibidos y producidos para responder a una necesidad.
Ninguna de las anteriores.

¿Qué indica la Ley 594 de 2000 en su artículo 24?

Obligatoriedad para personas naturales y jurídicas elaborar y adoptar las Tablas

de Retención Documental.
Obligatoriedad para algunas entidades oficinales, de elaborar y adoptar las
Tablas de Retención Documental.
Obligatoriedad para todas las entidades privadas y públicas elaborar y adoptar
las Tablas de Retención Documental.
Obligatorio para todas las entidades del estado elaborar y adoptar las
respectivas Tablas de Retención Documental.

Es importante aplicar las Tablas de Retención Documental porque:

Facilita el acceso a la información.

Racionaliza la producción de documentos.
Garantiza la selección y conservación de documentos.
Todas las anteriores.

Los archivos de gestión son:

Los que se encuentran centralizados donde se garantice su conservación.

Los que se encuentran en las oficinas productoras.
 Los que están conservados, pero casi no se consultan.
d) Los que tienen valores secundarios.

¿Qué es la tabla de retención documental?

Es la que sirve para el préstamo y control de las series subseries y los tipos
documentales.
Es el listado de series y subseries documentales con sus correspondientes tipos
a las cuales se les asigna su tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
del documento.
Es el listado de tipos documentales desde su creación, hasta su disposición final
que puede ser su conservación total o eliminación.

Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:

Archivos culturales, Archivos de gestión y Archivos privados.

Archivos de gestión, Archivo central y Archivo histórico.
Archivo social, Archivo de jurisdicción y de competencia.
Archivos de orden nacional, de orden municipal, de orden local.

¿Qué es la función archivística?

Es la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información,

la investigación y la cultura.
Es la que establece los tiempos de retención y permanencia de los documentos
en los archivos.
Son las actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que
comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o
conservación permanente.
Es un conjunto de documentos acumulados en un proceso natural.

¿Cuál es el objeto de la Ley 594 de 2000?

Establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística

del Estado.
Establecer pautas para la administración de comunicaciones en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones archivísticas.
Dar criterios para la organización de archivos de gestión en las entidades
públicas.
 Proporcionar a las diferentes instituciones y personas comprometidas con la
archivística una herramienta conformada por parámetros y un lineamiento general.

¿Cuál es la obligatoriedad de los archivos públicos?

La creación, organización, preservación, y control de los archivos.

Velar por la integridad, autenticidad, y fidelidad de la información de los
documentos.
Capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo.
Diseñar los mecanismos técnicos que eviten la pérdida de información por
accidentes o terrorismo.

La tabla de retención documental es una lista de documentos para capacitar y

actualizar a los funcionarios de archivos.

Verdadero
Falso

El valor primario que tienen los documentos es ya sea el valor administrativo, legal,
fiscal, contable, técnico.

Verdadero
Falso

¿Quién es el responsable de la gestión de documentos y de la administración de

los archivos públicos?

El Sistema Nacional de Archivos.

El Archivo General de la Nación.
El Estado.
La Administración Pública.

¿Qué obligaciones tienen los funcionarios a cuyo cargo están los archivos de las
entidades públicas?

Velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de

los documentos de archivo y serán responsables de su organización y
conservación.
 Crear, organizar, preservar y controlar los archivos.
Son de carácter obligatorio la creación de los archivos.
Organizar sus archivos de gestión de conformidad a sus tablas de retención
documental.

Los documentos que están siendo utilizados continuamente los encontramos en el

archivo central de la entidad.

Verdadero
Falso

Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas
tablas de retención documental.

Verdadero
Falso

El valor fiscal de los documentos es aquel que se derivan de las obligaciones

legales regulados por el derecho común.

Verdadero
Falso

Valor secundario es aquel valor que tienen los documentos para la cultura, la
historia, y la ciencia.

Verdadero
Falso

Las tablas de retención documental son importantes porque facilita el acceso a la

información, nos indica donde se encuentran los documentos de acuerdo con su
ciclo vital.

Verdadero
Falso

Es importante aplicar las Tablas de Retención Documental porque optimizan los

procesos de transferencias primarias y secundarias; porque gracias a esta
herramienta nos indica que documentos debemos transferir.
 Verdadero
Falso

Archivo es:

Un conjunto de series subseries y tipos documentales acumulados para prestar

un servicio a la sociedad.
Un conjunto de documentos sea cual fuera su forma o soporte material
acumulados en un proceso natural por una persona o empresa.
Un conjunto de documentos conservados por su valor para la historia.
Todas las anteriores

Clasificar documentos significa:

Separar los documentos por tipos documentales.

Agrupar los documentos por secciones, subsecciones.
Separar los documentos por secciones, subsecciones, y series documentales.
Agrupar los documentos por secciones, subsecciones y tipos documental.

¿Qué significa organización documental?

La compilación de documentos en un archivo.

La salvaguarda de la documentación.
Clasificar, ordenar y describir los documentos.
Clasificar para salvaguarda de la información contenida en los archivos.

¿Por qué es importante tener la documentación de archivo organizada?

Para lograr conservar el cargo y poder escalonar dentro de la entidad.

Para ser beneficiaria de incentivos institucionales.
Para garantizar el acceso a la información.
Para que se vea más bonito el archivo, junto con las series y las subseries
documentales.

¿Qué nos muestra la estructura orgánica de la empresa?

La jerarquía de la empresa.
 La clasificación de los documentos.
La gráfica de todos los fondos documentales.
Las series documentales y sus tipos.

La serie documental es:

Un documento acumulado en un fondo documental.

La documentación que se genera en desarrollo de una actividad, acumulado en
un archivo.
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos
emanados de un mismo órgano productor.
Ninguna de las anteriores.

¿Cuáles son los pasos para la clasificación documental?

Primer paso conocer las series, segundo paso conocer los productores, tercer
paso conocer la organización jerarquita de la empresa.
Primer paso conocer los productores, segundo paso conocer las series, tercer
paso conocer la jerarquía de la empresa.
Primer paso conocer los productores, segundo paso conocer la jerarquía de la
empresa, tercer paso conocer las series documentales.
Primer paso conocer las series y tipos documentales, segundo paso conocer la
jerarquía de la empresa, tercer paso conocer los productores de documentos.

Los beneficios de la clasificación documental son:

Prestar buen servicio al cliente interno y externo.

Sirven de testimonio.
Ahorran dinero a la empresa porque la información se encuentra bien
clasificada.
Identificar fácilmente las agrupaciones para lograr disponer de ellos de forma
oportuna.

Uno de los problemas de las empresas es por ____________de ___________y pérdida de

los ___________, esto debido a la desorganización de los archivos.
 Inconvenientes, dineros, informes.
Organización, informes, legajos.
Presentación, legajos, informes.
Falta, información, documentos.

Es ________________y _____________________ tener los archivos organizados porque ellos

constituyen la ___________________ de las instituciones.

Indispensable, aconsejable, riqueza.

Indispensable, recomendable, información.
Importante, necesario, memoria.
Necesario, recomendable, memoria.

La subserie documental es:

Un documento acumulado en un fondo documental.

La documentación que se genera en desarrollo de una actividad, acumulado en
un archivo.
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenidos homogéneos
emanados de un mismo órgano productor.
Ninguna de las anteriores.

La organización documental es el _______________ de _____________ que desarrollamos

y van encaminadas a clasificar, __________ y describir, los documentos de una
entidad.

Apoyo, estrategias, identificar.

Planteamiento, estrategias, ordenar.
Conjunto, actividades, ordenar.
Orden, documentos identificar.

Los archivos organizados garantizan el _________ a la ________ de manera ___________

y ____________.

Acceso, información, ágil, oportuna.

Acceso, información, fácil, correcta.
Acceso, documentación, ágil, oportuna.
Acceso, documentación, correcta, fácil.
Los documentos _________facilitan la _______________de ____________.

Archivados, búsqueda, series.

Clasificados, toma, decisiones.
Organizados, toma, decisiones.
Clasificados, búsqueda, información.

Los ______________de ________________son una _________________primordial en las

empresas.

Documentos, archivo, herramienta.

Documentos, valor, herramienta.
Informes, archivo, base.
Archivos, gestión, herramienta.

Los documentos ________________ sirven de ____________y___________ de la evolución

de la empresa.

Institucionales, herramienta, memoria.

Archivísticos, crecimiento y fortalecimiento.
Organizados, memoria, testimonio.
Institucionales, crecimiento, testimonio.

Para toda institución es primordial y necesario tener archivos organizados, porque

ellos, constituyen la memora institucional.

Verdadero
Falso

Archivo privado es el conjunto de documentos generados o producidos por

personas naturales o jurídicas de derecho privado.

Verdadero
Falso

Archivo es el ________________ de documentos sea cual fuere su ___________________,

_________________ o ___________________ material, acumulados en un proceso natural
por una persona o entidad pública o privada.
 Conjunto, fecha, forma, soporte.
Conjunto, soporte, almacenado, soporte.
Cumulo, soporte, físico, archivo.
Cumulo, almacenamiento, físico, soporte.

Archivo __________________ es el conjunto de _________________________pertenecientes

a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la __________________ de un
servicio público.

Privado, documentos, prestación.

Público, series, función.
Público, documentos, prestación.
Público, documentos, función.

Los archivos organizados garantizan el acceso a la seguridad de la información de

manera ágil y oportuna, no simplifican los trámites y no evitan la acumulación de
documentos innecesarios, facilitando con ello, la toma de decisiones.

Verdadero
Falso

El cuadro de clasificación es una herramienta que utilizan las entidades para la

distribución de la correspondencia a las diferentes dependencias.

Verdadero
Falso

Un Fondo documental es la una unidad o división administrativa productora de

documentos, es decir el fondo son las subdivisiones de la entidad.

Verdadero
Falso

Serie documental es el conjunto de unidades documentales de estructura y

contenidos homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productos.

Verdadero
Falso
Las áreas de depósito o almacenamiento de documentos deben garantizar el
desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulación de la información.

Verdadero
Falso

Cuando hablamos de preservación documental hacemos referencia a las acciones

aplicadas a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en
el tiempo.

Verdadero
Falso

Es importante contar con depósitos de archivo, no importa sus condiciones

específicas, lo importante es contar con un lugar donde almacenar los documentos.

Verdadero
Falso

Las unidades de conservación deben ser elaboradas en cartón _______________ si no

se tiene este material, se aplicará al cartón un ________________que impida la
__________________ por contacto.

Neutro, recubrimiento, acidificación.

Blanco, esmalte, acidificación.
Paja, químico, acidificación.
Suave, esmalte, acidificación.

Para la _______________de los documentos se requiere que no tenga ____________de

______________.

Administración, hongos, humedad.

Administración, ganchos, legajar.
Organización, riesgo, humedad.
Manipulación, riesgo, humedad.

Cuando nos referimos a que los documentos se originan uno detrás de otro, esto
nos habla del principio de:

Ordenación documental.
 Clasificación documental.
Foliación original.
Orden original.

La norma ISO 15489, está conformada por dos partes:

Información y documentación directrices.

Información y documentación generalidades.
Documentos y procedimientos.
Ninguna de las anteriores.

La _______________ es la ________________ de _______________ hojas.

Foliación, acción, numerar.

Ordenación, aplicación, suprimir.
Ordenación, acción, suprimir.
Ordenación, acción, numerar.

_ se deben _____________ soportes distintos al___________.

Sí, conservar, documento.

Siempre, guardar, expediente.
Nunca, prestar, archivo.
No, foliar, papel.

Las áreas de depósito o almacenamiento deben _____________el desplazamiento y

____________ para la _____________manipulación de los documentos.

Garantizar, seguridad, adecuada.

Identificar, orientar, segura.
Cumplir, seguridad, eficaz.
Identificar, seguridad, eficaz

Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, debe cumplir con
las condiciones ____________________ que incluyan manejo de _______________________,
____________________, ventilación, contaminaciones atmosféricas e iluminación.

Archivísticas, residuos, humedad.

Archivística, humedad, temperatura.
 Ambientales, temperatura, humedad.
Ambientales, humedad, residuos.

No se deben foliar los documentos distintos al papel (Casetes, Discos, CD, etc.).

Verdadero
Falso

El sistema de ordenación numéricos es utilizado únicamente para las entidades

financieras y bancarias.

Verdadero
Falso

La foliación documental se debe hacer antes del proceso de ordenación de

documentos.

Verdadero
Falso

Los documentos no se deben foliar antes de realizar la transferencia documental.

Verdadero
Falso

Para realizar la ordenación de documentos por series de forma alfabética

utilizamos el sistema mixto.

Verdadero
Falso

Las unidades de conservación son utilizadas para garantizar la conservación e

integridad de los documentos.

Verdadero
Falso

El sistema de ordenación numérico; cronológico consiste en colocar un documento

detrás del otro de forma secuencial de acuerdo con la fecha en que se haya
tramitado el documento.
 Verdadero
Falso

Es un sistema de ordenación numérico el Onomástico.

Verdadero
Falso

¿En qué consiste la ordenación documental?

La ordenación documental consiste en la foliación de los documentos en forma

consecutiva.
Son las secuencias naturales y cronológicas y/o alfabéticas dentro de los grupos
documentales.
Proceso mediante el cual se ordenan los documentos excluyendo clasificación.
Es el sistema de calidad documental establecido por la empresa.

El principio de orden original es:

La ordenación de documentos de forma alfabética.

Es la ordenación de los documentos originales con sellos y firmas.
Es la ordenación según la secuencia de los trámites que los produce.
Es el principio de ordenación que se utiliza para los expedientes judiciales.

La organización documental se debe realizar después de:

Hacer la foliación documental.

Realizar el embalaje de documentos.
Hacer la clasificación y ordenación de los documentos.
Una vez cumplido el tiempo de retención documental.

Las bondades de la ordenación documental:

Que nos ahorra dinero para invertir en los mobiliarios de archivo.

Que las entidades gubernamentales nos dan incentivos para invertir en el
archivo.
Le permite a quien está consultando comprender la información.
Ninguna de las anteriores.
¿Cuáles son los sistemas de ordenación documental?

Numéricos, alfanuméricos, mixtos.

Numéricos, cronológicos, alfabéticos.
Numéricos, alfabéticos y onomásticos.
Numéricos, mixtos, cronológicos.

Las unidades de conservación sirven para:

Guardar y almacenar los insumos de archivo.

Almacenar los documentos garantizando su conservación.
Almacenar planos y CD de la entidad.
Todas las anteriores.
Cuestionario. Transferencias documentales y el inventario únicodocumental.

Las transferencias primarias corresponden a:

Conservar los documentos según nos indica la tabla en el archivo de gestión.

Transferir los documentos al archivo histórico para su conservación permanente.
Conservar los documentos en el archivo de oficina o de gestión.
Transferir los documentos del archivo de gestión al archivo central.

Para el diligenciamiento del formato único de inventario elaborado por, hace referencia al
diligenciamiento de los datos personales de la persona que produce los documentos.

Verdadero
Falso
Cuando un servidor público se vincula o es desvinculado de su cargo debe recibir o
entregar los documentos que estaban bajo su cargo inventariados.

Verdadero
Falso

Para el diligenciamiento del formato único de inventario la unidad administrativa hace

referencia a la entidad que produce o produjo los documentos.

Verdadero
Falso

Para el diligenciamiento del formato único de inventario las fechas extremas hace
referencia a la fecha exacta en que se está realizando la transferencia documental.

Verdadero
Falso

El formato único de inventario documental no se puede utilizar para las

transferencias porque son de uso exclusivo de la oficina de archivo central.

Verdadero
Falso
La transferencia secundaria se refiere al traslado de documentos del archivo central
al histórico.

Verdadero
Falso

Las entidades públicas deben acogerse a la utilización de formato único de

inventario documental con su respectivo instructivo para la conservación y
preservación de los documentos públicos.

Verdadero
Falso

Cuando hablamos de soporte nos referimos a toda información plasmada en un

papel, en el transcurso de la gestión administrativo.

Verdadero
Falso

¿Cómo se llama el archivo al que pasan los documentos una vez culminado el
trámite y su tiempo de permanencia en el archivo de las oficinas?

Archivo Total.
Archivo Inactivo.
Archivo Central.
Archivo de Gestión.

Para hacer la transferencia documental es necesario:

Diligenciar Formato único de inventario documental.

Diligenciar Formato único para transferencias.
Diligenciar Formulario de inventario documental.
Ninguna de las anteriores.

Una vez terminado o culminado el trámite de un documento y agotado su tiempo

de retención, estos documentos se deben:
 Eliminar
Conservar
Transferir al archivo central
Microfilmar

Las transferencias se hacen teniendo en cuenta:

El estado físico en el que se encuentren los documentos.

Las instalaciones de conservación.
El ciclo vital de los documentos.
Unidades para el almacenamiento de los documentos.

El proceso de transferencia documental es importante porque __________________ la

_____________________ y ______________________ irracional de documentos.

Garantiza, conservación, preservación.

Garantiza, preservación, traslado.
Evita, conservación, preservación.
Evita, producción, acumulación.

Antes de realizar la transferencia de documentos es necesario __________________los

___________________ ___________________.

Hacer, informes, correspondientes.

Cumplir, requisitos, necesarios.
Retirar, elementos, metálicos.
Limpiar, documentos, históricos.

cuando se realiza la transferencia primaria, la persona encargada del archivo central

procede a:

Fotocopiar todos los documentos, garantizando el derecho a la información en

caso de que pierda un documento.
Ubicar los documentos en la estantería.
Una vez realizada la trasferencia secundaria, ubicara estos documentos en
archivo central.
Fotocopiar los inventarios y entregarle a todos los jefes de área.
La _______________documental garantiza a los _________________el _________________ a la
información.

Organización, archivistas, cumplimiento.

Administración, investigadores, compromiso.
Transferencia, ciudadanos, acceso.
Tabla, archivos, acceso.

En el archivo_______________ se encuentran los ___________________transferidos de los

archivos de __________________.

Central, documentos, gestión.

Muerto, expedientes, gestión.
Inactivo, folios, oficinas.
Organizado, documentos, gestión.

Una vez entregados los documentos________________ al archivo central, se firma el

inventario único documental por quien ___________ la transferencia y la persona
encargada del ___________________ central.

Clasificados, elaboro, archivo.

Transferidos, realizo, archivo.
Inventariados, traslado, archivo.
Ninguna de las anteriores.

Al realizar la transferencia debemos ___________________ que la información, este

libre de elementos que puedan _____________________ su _____________________ y
conservación.

Confirmar, dañar, integridad.

Analizar, alterar, información.
Confrontar alterar, información.
Verificar, afectar, preservación.

Es ____________________ que cada _____________________ vaya acompañada de un

___________________________ documental.

Obligatorio, unidad, soporte.

 Fundamental, transferencia, inventario.
Obligatorio, transferencia, soporte.
Fundamental, unidad, soporte.

Cuando hacemos una ________________, es necesario _________________ el

material_______________.

Transferencia, retirar, metálico.

Conservación, guardar, importante.
Eliminación, conservar, inventariado.
Conservación, retirar, importante.

El inventario documental es un instrumento de recuperación de información que

describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

Verdadero
Falso

El jefe del archivo central ________________, la remisión física de ________________ con

el _______________, para establecer la veracidad de la entrega.

Devuelve, documentos, inventario.

Solicita, cajas, inventario.
Confronta, documentos, inventario.
Devuelve, cajas, inventario.

Para realizar la transferencia documental, se ______________________ realizar

_______________ de la _______________________.

Procura, depuración, información.

Puede, fotocopiado, información.
Obliga, fotocopiado, documentación.
Debe, limpieza, documentación.