ADMINISTRACION EFECTIVA

DEL TRAMITE
DOCUMENTARIO
ARCHIVOS Y DOCUMENTOS
VIDEO
 Recuperación de Saberes
Previos
1.- ¿Qué características tiene los
archivos?
¿Existe alguna diferencia
entre:?
Archivo y Documento
Los documentos son conservados tanto por instituciones de
carácter público y privado como por individuos a lo largo y
ancho del globo.

• Archivos Físicos
• Archivos Virtuales, No físicos, Online
El archivo: concepto y finalidad

6
Características

• Autenticidad:

• Fiabilidad

• Integridad

• Utilidad
 Tipos de archivos empresariales
Existen diferentes tipos de archivos en función de la frecuencia de uso de la
documentación, del soporte utilizado para contener el documento o de la
localización física del archivo.
Frecuencia de uso de la documentación

8
 Localización física
del archivo

Soporte utilizado

La mayoría de las
empresas tienen archivos
en formato papel y
archivos en formato
digital.

9
 Clases de archivos

• En función del organismo productor

• En función del ámbito de sus fondos

• En función de la personalidad jurídica de la

institución productora

• En función del ciclo vital de los documentos

Tipos de documentos

El archivo de oficina o de gestión es el que

reúne la documentación en trámite o
sometida a continua utilización y consulta
administrativa.
A) Documento de archivo

Ejemplar en cualquier tipo de soporte, testimonio de

las actividades y funciones de las personas físicas y
jurídicas, públicas o privadas.

Ejemplos: Expedientes,
dictámenes jurídicos, nóminas del
personal, actas municipales, etc.
B) Documentación de apoyo informativo

Los documentos de apoyo informativo, fuente de

información secundaria, son los recogidos para servir de
ayuda a la gestión administrativa.

Ejemplos: Textos legales, fotocopias de

resoluciones, boletines, revistas
 Fuentes

Podemos advertir que estamos constantemente

rodeados de documentos y que esto es tan cotidiano
que a veces pareciera pasar casi desapercibido.
❖ Gobiernos (Supranacionales, Nacionales, Estatales y Locales).

❖ Cortes y Organismos Judiciales.

❖ Empresas.

❖ Gremios y Sindicatos.

❖ Instituciones Religiosas.

❖ Universidades y Escuelas.

❖ Organismos Militares.
 Aplicando lo Aprendido

• Realiza el proceso de clasificación de documentos y

archivos de una empresa de servicios.
• Explicar ¿Consideras que la clasificación de archivo
mejora o empeora la gestión de la empresa