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GRADO ONCE

FEBRERO 10 DE 2020

EL COMPUTADOR
EL HARDWARE: Componentes físicos del ordenador, es decir, todo lo que se puede ver y tocar.
Clasificaremos el hardware en dos tipos:
- El que se encuentra dentro de la torre o CPU, y que por lo tanto no podemos ver a simple vista.
- El que se encuentra alrededor de la torre o CPU, y que por lo tanto, si que vemos a simple vista, y que
denominamos periféricos.

EL SOFTWARE: Son las instrucciones que el ordenador necesita para funcionar, no existen
físicamente, o lo que es igual, no se pueden ver ni tocar. También tenemos de dos tipos:
Sistemas Operativos: Tienen como misión que el ordenador gestione sus recursos de forma eficiente,
además de permitir su comunicación con el usuario. Nosotros utilizamos el Sistema Windows.
Ejemplo: Windows xp, Linux, ms-dos, entre otros.
Aplicaciones: Son programas informáticos que tratan de resolver necesidades concretar del usuario,
como por ejemplo: escribir, dibujar, escuchar música,...ejemplo, Word, nero, juegos, etc.

QUE ES UN ARCHIVO
Un archivo informático es un conjunto de información que se almacena en algún medio de escritura
que permita ser leído o accedido por una computadora. Un archivo es identificado por un nombre y la
descripción de la carpeta o directorio que lo contiene. Los archivos informáticos se llaman así porque
son los equivalentes digitales de los archivos en tarjetas papel o microfichas del entorno de oficina
tradicional (kardex, carpetas colgantes, etc.). Los archivos informáticos facilitan una manera de
organizar los recursos usados para almacenar permanentemente información dentro de un computador.
- El archivo de oficina: El archivo de oficina está formado por los documentos producidos o
recibidos por una unidad administrativa en el desarrollo de las funciones y actividades que tiene
encomendadas. Esto se ve cuando las secretarias trabajaban haciendo la documentación por
medio de máquinas de escribir, era dispendioso ya que para la redacción de estos documentos
no se contaba con la posibilidad de corregir como lo hacemos ahora en el computador, que
podemos corregir gramática, concordancia, ortografía, etc.

Se contaba con hojas de papel carbón las cuales se colocaban en medio de dos hojas para poder hacer
una copia exacta al documento original, si se cometió un error y se debía volverse a digitar nuevamente.
No existía la forma de justificar y de una corrección automática de ortografía.
Dos principios fundamentales dentro de la organización de archivos era Reproducir el orden
original en que se han emitido o creado los documentos de acuerdo al procedimiento
administrativo que resuelve el asunto.
Considerar al expediente administrativo como base de la actuación administrativa. Las
secretarias eran los papeles importantes dentro de una empresa, puesto ellas llevaban un proceso
largo de organización, digitalización manual, entre otras muchas cosas, para llevar el orden
adecuado.
Normas básica de organización:
 Todos los documentos que genere un expediente se guardarán en su correspondiente
carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trámite administrativo.
 Deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolución de un asunto. Es
decir, se abrirá un expediente para cada asunto (para cada contrato de obra, para cada contrato
de suministro, para cada persona, para cada sesión de órgano colegiado, para cada convocatoria
de oposiciones, etc.)
 Para llevar un mejor control del expediente y de su formación se aconseja indicar en la
carpetilla:
Unidad administrativa que lo produce
Nº de expediente
Título del expediente
Fechas
Índice de los documentos que se van agregando

 Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el momento de su producción


o recepción, pues transcurrido el tiempo será más difícil hacerlo correctamente.
 Evitar la duplicidad de expedientes, no abriendo nuevos sin tomar la precaución de
comprobar si ya hay uno abierto en la propia oficina o en el archivo universitario. Es
aconsejable que el gestor antes de abrir un expediente consulte al archivo si ya se remitió en
otro momento, en cuyo caso debe recuperarlo y activarlo.
 No deben extraerse documentos originales de los expedientes. Para cualquier tramitación
hay que realizar fotocopias. Si es necesario usar el original, debe quedar un testigo en el
expediente con los datos del documento, fecha y persona que lo extrajo.

¿Qué es una carpeta?


Los archivos de un sistema informático tradicional están organizados en carpetas (o directorios) y
subcarpetas (o subdirectorios), como una forma de categorizarlos y distinguir los que pertenecen a una
aplicación o programa de los que pertenecen a otro. Las carpetas no son más que etiquetas para
representar los compartimentos de la información.

Características generales de un archivo


En líneas generales, los archivos de un sistema informático son:
Representables. Los archivos suelen tener un nombre de máximo 255 caracteres y suelen ser
representados en sistemas operativos de interfaz gráfica (como Windows) por un ícono determinado.
Únicos por directorio. En una misma carpeta o directorio no pueden existir dos archivos idénticos con
el mismo nombre. Cuando ello ocurra alguno de los dos habrá de cambiar levemente su nombre o en
todo caso será remplazado uno por otro.
Excepto aquellos que expresamente hayan sido protegidos contra modificación, como es el caso de los
archivos vitales del sistema informático, que no deben sufrir cambios pues éste se desestabilizaría, lo
común es que los archivos puedan borrarse, crearse, modificarse, renombrarse a voluntad o necesidad.

Ejemplos de archivo
Algunos ejemplos típicos de archivos son:
Archivos de texto. Usualmente identificados con extensiones .doc, .txt, .rtf o .odt, contienen
secuencias de caracteres alfanuméricos dispuestos en secuencias específicas, que denominamos
“documentos”.
Extensión .doc: El archivo DOC (documento), utilizado en el procesamiento de texto informático, se
asocia habitualmente a Microsoft Word.
Archivos de imagen. Apellidados .jpg, .gif o .tiff normalmente, son imágenes cuya información
recompuesta se traduce en una imagen, ilustración o fotografía.
Extensión jgp: Los archivos con la extensión JPEG resultan prácticos para enviar imágenes a través de
internet

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