TALLER SOBRE CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

TECNOLOGIA GESTION DOCUMENTAL

FICHA 768857

INTEGRANTE

ANDRES GIOVANI LOPEZ GRISALES

INSTRUCTOR

JACKSON NAVARRO MARMOL

ABEJORRAL, ANTIOQUIA

SEPTIEMBRE 24 DE 2014

SENA
A. organización de los archivos según el ciclo vital de los documentos:

• Archivo de gestión: comprende toda la documentación que es sometida a

continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras
que la soliciten. su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución
a los asuntos iniciados.

la organización de los archivos de gestión se constituye en prioridad porque es

allí donde se inician los procesos archivísticos y desde ésta perspectiva y con
fundamento en la aplicación de las tablas de retención documental se elaborará
una guía que tendrá como fin, disponer de una herramienta que permita
desarrollar los procesos archivísticos propios de la primera fase de formación del
archivo, de una manera precisa, secuencial y uniforme en atención a las
políticas, normas, métodos y procedimientos archivísticos implantados en la
entidad, relacionados con la producción, recibo, radicación, distribución, trámite,
retención, almacenamiento, recuperación, protección y transferencia
documental.

 archivo central: en el que se agrupan documentos transferidos por los

distintos archivos de gestión de la entidad, cuya consulta no es tan frecuente.
 archivo histórico: es aquel al que se transfieren desde el archivo central los
documentos de archivo de conservación permanente. en este archivo no se
realiza selección.

B. clasificación según el uso o manejo de la información:

 archivo activo: es el archivo en el que se almacena los documentos que se

encuentran en proceso de trámite o el material que presa su servicio actual. en
él se conservan los documentos de permanente consulta o de constante
circulación, que generalmente son los del año en curso o los del año
inmediatamente anterior. se denomina también corriente, vigente o de gestión.

 archivo semiactivo: es el archivo en el que se almacenan documentos de

carácter permanente que por su valor histórico, legal y técnico son
imprescindibles para la reconstrucción del desarrollo anterior de la empresa.
su consulta se realiza en forma esporádica u ocasional pero justificable. se
denomina también intermedio o central.

 archivo pasivo (o inactivo): es el archivo en que se guardan los documentos de

varios años anteriores y cuya consulta no se realiza en forma frecuente. los
documentos que se encuentran en él han perdido su vigencia, pero deben ser
guardados por aspectos legales y de prevención. se conoce también como
permanente.
 C. clasificación según su organización o funcionamiento:

 archivo descentralizado: es el que lleva cada dependencia de la empresa,

maneja su propia archivo con un criterio de autonomía e independencia con
respecto a las demás dependencias de la misma empresa.

Ventajas:

 puede llevarse un sistema de acuerdo con las exigencias de cada

departamento o sección.
 facilita el acceso y localización de los documentos.
 permite la concentración de la información por temas o áreas
especiales.

Desventajas:

 duplicidad de recursos humanos y físicos; ya que cada dependencia

requiere de su propio equipo, elementos y material.
 aumentos del número de copias, no solo en la correspondencia sino
también en el tipo de documentos.
 no se ejerce mucho control en el proceso del archivo.
 intensificación de las tareas. además de las labores de archivo se
realizan otras funciones: mecanografiar, etc.

 archivo centralizado es el archivo en el cual una sola dependencia controla

y maneja toda la documentación de la empresa. cuando el archivo es
centralizado los documentos están a disposición de las diferentes
dependencias o secciones de la empresa, pero se establecen: normas,
procedimientos y pasos que se deben realizar para la recepción, trámite y
despacho de la correspondencia. así como también para los préstamos y
retenciones de los documentos de la empresa. el archivo centralizado limita
a cada oficina para que maneje documentos de carácter general para su
consulta inmediata.
Ventajas

 la responsabilidad sobre el manejo y cuidado de la documentación queda

bajo un solo funcionario. quedan definidas las responsabilidades
individuales.
 funciona con personal especializado, que dedica su tiempo únicamente a
las labores de archivo. dispone de mayores recursos humanos (auxiliares)
 la localización de la información se efectúa con rapidez.
 establece mayor control en el trámite de la documentación.
 proporciona economía de espacio al concentrar toda la documentación en
un solo sitio. disminuye también costos por concepto de muebles y
elementos de archivo.

Desventajas

 el proceso de archivar los documentos es dispendioso.,

 establece trámites rigurosos en los préstamos de documentos.
  impide tener en cada oficina algunos documentos de carácter general para
la consulta inmediata.
 el proceso de entrega de la información es más lento

D. clasificación según el material que se utiliza:

De acuerdo a la naturaleza de la gestión o del material impreso, gráfico, audiovisual y

magnético, utilizado, se dividen en:

 archivos administrativos: son aquellos que conservan de la documentación

y correspondencia general que tramita la empresa. son el resultado de las
funciones administrativas, tales como: la contable, la financiera, la de
gestión humana, etc. están constituidos por documentos comunes

 archivos técnicos: son aquellos que reciben y guardan información

especializada en un tema o área específica, y su tratamiento es exclusivo.
resultan de la función técnicas-operativas de las empresas. en muchas
empresas, según el formato utilizado constituyen archivos especializados

Un ARCHIVO TÉCNICO, contiene entre otros los siguientes

documentos: realización de obras de ingeniería, pólizas de
prestación de servicios públicos, planos de equipos; catálogos
técnicos, estudios técnicos; proyectos; informes técnicos, pliegos de
cargos; contratos de obras públicas; escrituras de propiedades;
planos de obras; memorias de calculo y de diseño; reportes o
protocolos de equipos, manuales de normas técnicas, fotografías,
planos; documentos de evaluación técnica

Atendiendo al tipo de documentos que contienen ya sean: gráficos; en imagen;

audiovisuales; legibles por máquina los archivos toman el nombre del tipo de formato
que predominan en ellos,

Denominándose así: cintotecas, fototecas, planotecas, mapotecas, mediatecas,

filmotecas bibliotecas y otros. estos archivos también constituyen archivos técnicos.

E. clasificación según el carácter de la institución:

 archivos privados: son los pertenecientes a personas naturales, entidades e

instituciones y organizaciones no gubernamentales y/o de procedencia no
gubernamentales.

 archivos públicos u oficiales: son aquellos que contienen los documentos que
han sido generados en oficinas de entidades públicas como: concejos,
despachos de alcaldes, secretarías, personerías, oficinas notariales.
pertenecen también a los archivos públicos los de las entidades privadas que
prestan servicios públicos, como el de oficinas eclesiásticas. también los
archivos privados declarados de interés público.
 “conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos
que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades
privadas declaradas de interés público...” reglamento general de archivo.

F. clasificación según la actividad a que se dedique la institución o empresa

 archivos económicos pertenecen a este grupo los archivos de las

instituciones dedicadas a la actividad económica , tales como archivos de
bancos privados y estatales; bolsas de valores y fideicomisos

 archivos judiciales son archivos judiciales los archivos pertenecientes a las

instituciones judiciales del orden nacional, departamental y municipal; tales
como archivo de corte suprema de justicia, tribunales superiores; juzgados
en lo civil, penal, laboral; de familia; etc. las tipologías documentales más
importantes de estos archivos son: los expedientes judiciales.

 archivos notariales pertenecen a este grupo los archivos de las notarias

publicas las tipologías documentales representativas son los protocolos
notariales y los registros de nacimientos.

 archivos académicos lo constituyen los archivos de entidades académicas

tales como universidades, colegios, entidades de educación formal- como
el Sena y entidades de educación no formal. su tipología documental más
importantes son los registros académicos y planillas

 archivos eclesiásticos pertenecen a este grupo los archivos de la curia

católica y de otras iglesias. son archivos eclesiásticos los archivos de
iglesias parroquias y conventos. sus tipologías más importantes son las
actas de bautismo y matrimonio

 archivos municipales son archivos municipales los archivos del orden

municipal, tales como los de: alcaldías municipales, concejos; contralorías,
personerías y casas de la cultura. sus principales tipologías son los:
decretos, resoluciones y acuerdos

 archivos cartográficos pertenecen a este grupo los archivos perteneciente

al instituto Agustín codazzi y a todas instituciones perteneciente al sistema
de información cartográfica y de imágenes de Colombia

 archivos personales están constituidos por los documentos recibido o

producidos durante la vida de una persona natural