Contenido

ARCHIVOS ADMINISTRATIVOS...........................................................................................................1
CLASES Y CARACTERÍSTICAS...........................................................................................................2
SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS..........................................................................2
ARCHIVOS ADMINISTRATIVO

Es la unidad que administra, custodia y conserva en buen estado los documentos

de cualquier tipo o valor administrativo legal, permanente e histórico que son
transferidos por las diferentes oficinas o entidades

Archivo es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma
y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados,
respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la
persona o institución.
En este archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión
administrativa. El tiempo de permanencia de la documentación en éste depende
fundamentalmente del trámite y de las normas internas indicadas en las TRD, para
luego decidir su traslado al archivo central
importancia de los archivos
Los archivos recopilan, conservan y difunden información registrada, generada ó
recibida por una entidad, grupo o persona en función de las actividades que ésta
realiza.
Dicha información puede estar contenida en documentos sobre papel ó cualquier
otro soporte: medios legibles por equipos mecánicos o electrónicos, cintas ó
discos de computadora, microformas, fotografías, fonogramas, videocintas,
películas, pintura, dibujos, mapas, etc.

Los archivos constituyen parte esencial de los recursos de información de un país,

por cuanto en su documentación se expresa, en forma original, el desarrollo
histórico de su misión, funciones y actividades.

Archivo de gestión
Se encarga de concretar y ordenar, clasificar catalogar, custodia y conservar un
buen estado los documentos que ingresan, así como brindar servicio de consultas
únicamente al departamento que genero la documentación de acuerdo con la
reglamentación establecida al respeto
Puede estar en lapso de 1 a 5 años
Archivo Central:
Se define como una unidad que administra, custodia y conserva los documentos
en cualquier soporte con valor administrativo, legal, permanente e histórico que
son transferidos por las diferentes oficinas de acuerdo con el informe de valoración emitido
por la Dirección General del Archivo Nacional, con el fin de brindar el servicio a los
usuarios.

• Archivo Histórico:

Es el que custodia y gestiona fondos documentales pertenecientes a la tercera

etapa o edad de los documentos (con valor secundario y que deben conservarse
permanentemente. REPOSITORIO, ALMACEN, DEPÓSITO.
Planificación de archivos
Planeación estratégica es una herramienta que permite a las organizaciones
prepararse para enfrentar las situaciones que se presentan en el futuro, ayudando
con ello a orientar sus esfuerzos hacia metas realistas de desempeño, por lo cual
es necesario conocer y aplicar los elementos que intervienen en el proceso de
planeación.
La planeación estratégica es el proceso gerencial de desarrollar y mantener una
dirección estratégica que pueda alinear las metas y recursos de la organización

CLASES Y CARACTERÍSTICAS

POR SU ORGANIZACIÓN
CENTRALIZADO; una sola dependencia, destinada al archivo maneja y controla
toda la documentación, se usan en toda la documentación de pequeña empresa y
documentos de consulta de la grande y mediana empresa
DESCENTRALIZADO; funciona repartido entre las diferentes dependencias o
departamentos de una institución, se usan en grandes empresas, en archivos
técnicos de personal y confidencial y para personas que funcionan en diferentes
locales o regímenes
POR SU USO
ARCHIVO ACTIVO; se caracteriza por que la información que conserva es
consultada permanentemente, en este archivo se conserva el 100 % de la
información. La cual deberá ser evaluada anualmente para los traslados a los
archivos semi activos
ARCHIVO SEMIACTIVOS; se denomina también intermedio, es el constituido por
documentos que ya cumplieron su tramites pero que por razones legales, fiscales
o administrativas aún siguen vigentes y son consultadas con menor frecuencias, el
porcentaje de la información que conserva es de más o menos un 60%
ARCHIVOS PERMANENTES; contiene la información vital para la compañía y la
que va conformando su historia, a este archivo se le denomina erróneamente
archivo inactivo, porque el índice de consultas es muy bajo, representa
generalmente el 10% de la documentación de la empresa, recibe información del
archivo semiactivo o directamente del activo
CARACTERISTICAS;
conjunto de documentos producidas por personas naturales o jurídicas, públicas o
privadas que se originan en el ejercicio de sus funciones y actividades. los mismos
son conservados, clasificados, organizados y administrados.
Nombre y extensión (cada archivo se identifica por un nombre y por una extensión
que suele identificar el tipo de archivo)
El nombre de los archivos permite normalmente hasta 256, caracteres, mientras
que la extensión consta de 3 o 4 caracteres
Los archivos pueden contener diferentes tipos de información, archivos de textos
de imagen, de audio, de videos etc.
Los archivos se organizan en carpetas y subcarpetas de forma jerárquicas
No puede haber archivos con el mismo nombre Y extensión en la misma carpeta.
SELECCIÓN DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVOS
Seleccionar las unidades documentales a conservar de acuerdo con el método de
muestreo propuesto para cada serie y las estrategias planteadas por la Unidad
Nacional de Archivo.
Consiste en escoger entre los Documentos que se producen mundialmente
(publicados o inéditos), aquellos que cubran el campo definido por el centro,
servicio o sistema documental y que por su utilidad merezcan registrarse en el
fondo
La selección se define como la tarea por la cual se determina el destino final de los
documentos a partir de su valor, es decir, los plazos de tiempo límite para su
conservación o destrucción y la modalidad empleada al efecto señalada en las
TVD y TRD, siendo este un proceso técnico que explica el comportamiento de las
organizaciones y la forma de cómo conducirlas hacia resultados efectivos
Transferir los documentos a conservar al Archivo Histórico.
Transferir la muestra a conservar al archivo histórico incorporando los documentos
seleccionados en la ubicación correspondiente.
Los documentos no seleccionados se eliminan de acuerdo con el procedimiento
Eliminación Documental.

PASOS PARA LA SELECCIÓN DOCUMENTAL

 Identificar los documentos susceptibles de selección.
Con base en las TRD identificar los documentos que han cumplido su tiempo de
retención en el Archivo Central y que son susceptibles de selección
 Seleccionar los documentos.
Seleccionar las unidades documentales a conservar de acuerdo con el método de
muestreo propuesto para cada serie y las estrategias planteadas por la Unidad
Nacional de Archivo.
IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO Y CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL EN LAS ÁREAS FINANCIERAS Y CONTABLE DE LA EMPRESA

Las importancias de la organización es que los archivos se recopilan y mantienen

y difunden información registrada generada o recibida por una entidad grupo o
personas en función de las actividades que esta realiza
También contribuye en la solución de preguntas o inquietudes y da ciertas
asesoría y orientación
MANEJO AUTOMATIZADO DE LA INFORMACIÓN FRENTE A LAS AYUDAS DE
LA TECNOLOGÍA, EN INTERNET, LAS REDES SOCIALES, LOS CORREOS
ELECTRÓNICOS Y EL EXCESO DE INFORMACIÓN DISPONIBLE.

Ha habido muchos avances en lo tecnológicos en los últimos años, estos forman

un rol muy importante en el desempeño de la comunicación del ser humano,
Nos da una posibilidad de obtener grandes ventajas, incrementar la capacidad de
organización de la empresa, o de cualquier área en la que se desee

-Conocer los elementos de un sistema de información.

-Ubicar el archivo como un sistema de información.
-Diferenciar los sistemas que integran el archivo
- conocer los procesos que puedan manejar en forma automatizada

Si se analizan estos componentes de por si reúnen las características de un

sistema ENTRADA, -PROCESO - SALIDA. Cuando se habla de ciclo de vida
dentro del proceso, va inmersa otra serie de actividades las cuales a su vez se
constituyen en los subsistemas, como son:

 Traslados al archivo intermedio;

 Recibo y despacho de correspondencia;

 Almacenamiento y conservación de información.

 
Evaluación y selección de la información;

 Descarte y eliminación de los documentos

 Microfilmación y Consulta y préstamo de documentos

CORREO ELECTRÓNICO
Permite la transferencia de documentos mensajes, fotos, videos etc., en cuestión
de segundos
También se puede visualizar, en toda la pantalla del computador el archivo que
haya seleccionado

REDES SOCIALES
En las redes se puede compartir información y hacer consultas desde cualquier
punto de acceso y también permite archiveros comunicarse con sus proveedores y
con sus

usuarios