Procedimiento Compras

DOCUMENTACION DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS EN LA EMPRESA
ACCESO VIRTUAL AULAS AMIGAS S.A.S
Santiago Mora Pérez
Asesora: Jackeline Guerra Gómez
Programa de Contaduría Publica
Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas
Medellín
2020
1
Documentación del procedimiento de Compras en la empresa Acceso Virtual Aulas Amigas
S.A.S
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas. Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria

Trabajo de Grado. Ciclos Profesionales
DOCUMENTACION DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS EN LA EMPRESA

ACCESO VIRTUAL AULAS AMIGAS S.A.S
Santiago Mora Pérez

Estudiante décimo semestre del programa Contaduría Pública
smoraperez24@gmail.com
Asesora: Jackeline Guerra Gómez, Contadora Pública, Msc. en ciencias:

innovación en educación, jackyguerrag@gmail.com
Recibido (Fecha recepción)

Revisado (Fecha recepción revisión)
Aceptado (Fecha de aceptación)
Resumen
La empresa Acceso Virtual Aulas Amigas S.A.S es una empresa prestadora de
servicios que ofrece tecnología para las aulas de clase. El objetivo del trabajo consiste en
documentar el procedimiento de compras de la empresa. La metodología empleada para el
desarrollo de la investigación fue mediante un enfoque cualitativo con un método
etnográfico y se utilizo la entrevista como técnica de recolección de información, realizado
a los empleados internos de la empresa. Con los resultados obtenidos durante la
investigación se logró desarrollar una herramienta de información que puede ser de mucha
utilidad para la empresa, ya que es una guía que sirve a los empleados para el correcto
desarrollo de las actividades de compra y la optimización de estas. Además, puede influir
positivamente al correcto manejo contable de las actividades que se realizan, ya que esta
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S.A.S
documentación identifica los responsables que ejecutan las ordenes de compras por lo tanto
se conoce los orígenes siendo fundamental para el registro contable.
Palabras claves: documentación, procedimientos, compras, proveedores.
Abstract
The company Acceso Virtual Aulas Amigas S.A.S is a service provider that offers
technology for classrooms. The objective of the work is to document the company's
purchasing procedure. The methodology used for the development of the research was
through a qualitative approach with an ethnographic method and the interview was used as
a technique for collecting information, carried out whit the comprany’s internal
employeeson. With the results obtained during the investigation, it was possible to develop
an information tool that can be very useful for the company, since it is a guide that serves
employees for the correct development of purchasing activities and their optimization. In
addition, it can positively influence the correct accounting management of the activities
carried out, since this documentation identifies those responsible for executing the purchase
orders, therefore the origins are known, being fundamental for the accounting record.
Keywords: documentation, procedures, purchases, providers.
1.Introduccion
Esta investigación se desarrolló a partir de un aspecto a mejorar en la gestión de las
compras de la empresa, en donde no cuentan con una documentación de este procedimiento
que les facilitara a los empleados la optimización de estas actividades, además de los
problemas que se presentaban en el área contable al no identificar los responsables de las
órdenes de compra por lo que se desconocía el origen de estos hechos económicos
afectando el proceso contable. Por lo tanto, el objetivo de esta investigación es documentar
3
S.A.S
el procedimiento de compras de la empresa Acceso Virtual Aulas Amigas S.A.S, en donde
se realizó una entrevista al personal de la empresa para conocer el orden cronológico de las
actividades para realizar la documentación adecuada e identificar los responsables de estas
actividades.
El documento va a estar conformado por cuatro secciones, en donde se presenta el
planteamiento del problema para contextualizar el motivo de la investigación, luego se
presentan los conceptos que abordan la problemática y la forma en que fue abordado.
Después, se expone el procedimiento metodológico y la metodología utilizada para alcanzar
los objetivos, en el lugar donde se llevo a cabo y la técnica utilizada para la recolección de
información. Por ultimo se presenta los resultados obtenidos y el análisis de estos.
2. Antecedentes del problema
En la empresa Acceso Virtual Aulas Amigas S.A.S no cuentan con una
documentación del procedimiento de compras , debido a esto dentro del área contable de la
empresa se presentan dificultades por no contar con procedimientos que permitan
desarrollar las actividades de forma adecuada, así como también la dificultad de identificar
el empleado que realizó la compra al proveedores al momento de recibir la factura, por lo
tanto la información de las compras llega de distintas partes dificultando el orden dentro del
proceso contable. Además, esto afecta la correcta ejecución de las actividades al no tener
claro las fases del procedimiento lo que podría suponer pérdidas de tiempo afectando la
productividad y también dificulta identificación de aspectos que se puedan mejorar o a
eliminar dentro del procedimiento de compras, dificultando la mejora continua de la
empresa.
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En los tiempos actuales dado la alta competitividad en todos los sectores de la
economía las empresas se las han ingeniado para ganar espacio en el mercado, ya sea
mediante la optimización de los procesos, la innovación de los productos o la satisfacción
de los clientes. Por lo tanto, una de las estrategias que implementan las empresas para ser
competitivas es la estrategia de compras cuya finalidad es realizar la adquisición de
materias primas, materiales y servicios en óptimas condiciones. Habiendo dicho esto, para
que los procedimientos de compras implementados por las organizaciones tengas éxito, es
indispensable que utilicen la documentación para ser más eficaces en sus actividades a
través de la estandarización de los procesos.
3. Revisión de literatura
En esta parte se van a exponer los temas principales que componen la revisión de la
literatura del documento para contextualizar el problema que se va a abordar, estos temas
son: la gestión de compras, la gestión documental, la gestión documental del procedimiento
de compras y los proveedores.
Para empezar, la compra se define según Román (2009), como la adquisición de
bienes y servicios que satisfagan las necesidades de la empresa, en el momento y precio
adecuado con el proveedor más adecuado. Otro autor sustenta que: la gestión de compras
permite según lo solicitado por la empresa todo tipo de productos o servicios, y para lograr
esto se necesita contar con los mejores proveedores que logren abastecer de productos en
un tiempo optimo y un precio que beneficie a la empresa (Salvador, citado en Salinas
2018). Según las definiciones anteriores, la función de compra es esencial para cumplir las
metas de una organización puesto que provee a la empresa de todos los productos,
materiales, materias primas, insumos y suministros para el desarrollo del objeto social
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S.A.S
empresarial, con la calidad, precio y tiempo más adecuados para la satisfacción de los
clientes, por lo tanto, es indispensable que las empresas tengan claro cuáles son las
necesidades de sus clientes.
Habiendo dicho esto, para que los procedimientos de compras implementados por
las organizaciones tengas éxito, es importante que utilicen la documentación para ser más
eficaces a través de la estandarización de las actividades.
Según (Mercado,2016), la asociación para la Información y Gestión de Imágenes
organismo mundial de las empresas de gestión de contenidos, define la gestión documental
como los métodos utilizados para organizar, almacenar, preservar y difundir los
documentos relacionados con las actividades organizacionales. Gloria Ponjuan se refiere a
la gestión documental como: un proceso administrativo que permite a lo largo de su ciclo
de vida, analizar y controlar sistemáticamente la información registrada que utiliza una
empresa en correspondencia con sus metas y objetivos. También, se considera como un
proceso para salvaguardar la información, y por ello requiere tareas y procedimientos para
cada fase y la información registrada es la evidencia de las actividades y transacciones de
las organizaciones (Ponjuan, citado en Fernández y Dante, 2008). Por consiguiente es
imprescindible que los procesos de compras de las organizaciones estén bajo las pautas,
lineamientos y directrices de la gestión documental ya que “la gestión documental
constituye un proceso que incide en la toma de decisiones estratégicas y resulta de
importancia porque garantiza que se pueda disponer de información administrativa que
sirve de evidencia para la organización” (Rodríguez, Castellanos y Ramírez, 2016,p. 213),
por lo tanto, la documentación constituye un eje fundamental para lograr el éxito en la
gestión de compras, porque le permite al personal encargado de estas actividades analizar el
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S.A.S
comportamiento de las actividades de compra de una manera más eficaz facilitando la toma
de decisiones.
En cuanto a la gestión documental del procedimiento de compras, según Vallejo
(2012), en su tesis plantea que para poder desarrollar con solvencia las actividades del
procedimiento de compras se necesita de una gestión documental de información técnica que
pueda respaldar la información de las actividades y poder realizar la trazabilidad
correspondiente. Una apropiada gestión de la documentación de las compras podría asegurar
a la empresa el proveedor que más le convenga en cuanto a la calidad de los productos y a
las negociaciones comerciales que celebren entre ambos en donde salgan beneficiados tanto
la empresa como a el proveedor. Salinas (2018) menciona que la selección de proveedores
determina que la organización pueda alcanzar los objetivos establecidos manteniendo buenas
relaciones comerciales, que le pueda suministrar los bienes que cumplan con los requisitos y
necesidades de los clientes. En donde se establezcan alianzas estratégicas que permitan
entablar y mejorar las relaciones con los proveedores para un buen funcionamiento de ambas
partes.
4. Materiales y Métodos
Esta investigación se apoyó en el enfoque cualitativo ya que permite la observación
y el análisis de la información que se requiere para llevar a cabo la documentación del
procedimiento de compras. Como lo cita Mejía (2004) la investigación cualitativa es el
procedimiento metodológico que se utiliza para comprender la vida social por medio de
significados, en donde se utilizan datos como palabras, discursos, dibujos, textos e
imágenes para entender un determinado fenómeno. Por lo tanto, esta metodología brinda las
herramientas necesarias para interpretar la problemática existente en la empresa. El tipo de

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investigación utilizado es la etnográfica porque permite realizar descripciones de las
situaciones que se dan en el contexto de la empresa, en este caso para la documentación del
procedimiento de compras fue necesario conocer la forma en que operan y realizan sus
actividades para realizar un análisis y posteriormente una descripción. La técnica de
recolección de información utilizada es la entrevista, por medio de la cual fue posible
comprender la consecución de actividades que realiza la empresa para la ejecución de
compras, siendo fundamental para la elaboración de la documentación del procedimiento de
compras, la cual fue realizada a los empleados encargados de estas actividades. Las
preguntas de las entrevistas consistían en conocer como es la forma en que opera la
empresa con respecto a las compras.
La población para esta investigación es la empresa Acceso Virtual Aulas Amigas
S.A.S, la muestra en donde será llevado a cabo la investigación es en el procedimiento de
compras de la empresa, en donde participan varias áreas de la empresa como el área
administrativa, el área de proyectos y el área contable.
5. Análisis y Discusión de Resultados
En el desarrollo de la documentación del procedimiento de compras, se estableció
un alcance en donde dice que el procedimiento documentado aplica para todas las
adquisiciones de bienes y servicios que se requieren para ejecutar las actividades
económicas de la empresa Acceso Virtual Aulas Amigas S.A.S y unos responsables en
donde se explica que los responsables directos de la solicitud, orden de compra y selección
de proveedores son la Gerente de proyecto, la directora de proyectos y la asistente de
proyectos. Es responsabilidad de los demás empleados y áreas que participan en la
actividad de cumplir y hacer cumplir este procedimiento documental.

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S.A.S
N. Actividad Descripción Responsable Evidencia

1 Elaboración Se inicia con la identificación de
solicitud de necesidades de productos a
compra. adquirir, para luego detallar las Gerente de Solicitud
cantidades solicitadas, las proyectos/Directora Escrita.
especificaciones del producto, el de Proyectos/
centro de costos, las fechas en que Asistente de
se requieren, etc. Proyectos
2 Solicitud de Se solicitan las cotizaciones
cotización a correspondientes de los bienes
proveedores. solicitados a los proveedores que
la empresa tiene registrados y
revisar las compras previas para
verificar que aun mantengan los
precios de venta en las
cotizaciones anteriores. En caso Asistente de Correo
de cotizar con proveedores Proyectos expedido por
nuevos, se procede a realizar la parte del
solicitud correspondiente con un proveedor
plazo para presentar dichas
cotizaciones, además de solicitar
la información del proveedor
(RUT, NIT, información
financiera, plazos y formas de
pago, tiempo de entrega,
dirección, teléfono, correo
electrónico, etc.)
3 Selección de Se revisan las cotizaciones
proveedor. presentadas por los proveedores y
se verifica que cumplan con los
requisitos necesarios en cuanto a Formato
precio, tiempo de entrega, plazos Evaluación de
de entrega entre otros y se realiza Directora de Proveedores
un cuadro comparativo para proyectos/Gerente de
seleccionar al proveedor que Proyectos
mejor le convenga a la empresa.
En caso de tener proveedores
confiables o específicos
prioritarios se procede a realizar la
selección pertinente.
4 Disposición Una vez seleccionado el
de los proveedor se verifica la Gerente general Autorización
recursos. disponibilidad de los recursos y Verbal
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S.A.S
contar con la aprobación del

autorizador del gasto.
5 Elaboración Al contar con la disponibilidad de
de la orden recursos y la aprobación por parte
de compra. del autorizador del gasto, se Formato
procede a elaborar la orden Orden de
compra con el proveedor Compra y/o
seleccionado con las siguientes Directora de Servicio
especificaciones: proyectos/Gerente de
1.Razón social, Nit, dirección, Proyectos/Asistente
teléfono de la empresa. de Proyectos
2.Productos o servicios
solicitados.
3.Cantidades.
4.Datos del proveedor.
5.Términos de pago.
6.Fecha de entrega solicitada.
7. Número de orden de compra.
8.Autorización.
6 Recepción y Se realiza la inspección de los
revisión de productos correspondientes
la emitidos por el proveedor
requisición. teniendo en cuanta las
especificaciones en la orden de
compra:
1.Recepcion de la factura o cuenta
de cobro con todos los requisitos
legales. Remisión o
2.Revision de los productos las Área de guía por parte
clasificaciones y cantidades de Producción/Asistente de la empresa
acuerdo con la factura, así como de Proyectos transportadora
también los valores unitarios y contratada.
totales.
3.Fecha de entrega.
En caso de que el pedido cumpla
con todos los requisitos de la
orden de compra se firma el acta
de entrega y se procede a la
facturación, en caso contrario el
pedido será devuelto al remitente.
7 Registro de Mediante la factura física se
factura en el realiza el registro de la compra
sistema especificando lo siguiente:
contable. 1.Fecha de emisión y fecha de Planilla en
vencimiento Analista Contable formato Excel
2.Número de factura.
10
S.A.S
3.Nit del proveedor. cuentas por

4.Razón social del proveedor. pagar.
5.El subtotal.
6.El IVA descontable.
7.Retenciones que se deban
practicar.
8.Total a pagar.
Una vez realizado el registro en
formato Excel se realiza el ingreso
al sistema contable.
8 Pago de la De acuerdo con los términos Registro en el

orden de negociados entre las partes se Analista Contable sistema
compra en el realizan los pagos contable,
área correspondientes en el área Extracto
contable. contable. bancario.
9 Archivo de Se archiva la factura en la serie Analista
factura. documental que corresponda contable/Aprendiz Archivadora
según el mes y el año. contable/Auxiliar
contable
De acuerdo con los resultados obtenidos y el alcance de los objetivos planteados se
logró documentar el procedimiento de compras para la empresa Aulas Amigas, siendo de
gran ayuda para los encargados de estas actividades en cuanto a cuando, como y en qué
momento deben actuar para la correcta ejecución de actividades de compras, en donde se
permite integrar la información de manera ordenada, sistemática y objetiva sobre las
órdenes de compra, sobre los proveedores, de los productos que dispongan, las
cotizaciones, los responsables de los pedidos y de las mercancías existentes en los
inventarios. De esta manera la empresa podría tener una mayor visibilidad y un mayor
control del entorno organizacional en cuanto a los procesos de compra. Desde el punto de
vista contable esta documentación puede influir positivamente en cuento a la incorporación
de una herramienta de información que permite una visión sistemática de las actividades de
compra que realiza la empresa, ayudando a la automatización de actividades siendo un
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S.A.S
estímulo al aumento de la productividad, al correcto registro de las facturas, el orden de los
pedidos, los plazos de pagos entre otros, y a la identificación de los responsables directos
para resolver posibles inquietudes durante la gestión de todo el procedimiento
contribuyendo al manejo apropiado de la contabilidad.
6. Conclusiones y Recomendaciones
El procedimiento de compras cumple un papel fundamental para el éxito de la
empresa, en donde la documentación de este procedimiento contribuye a realizar las
actividades de manera efectiva, siendo la implementación de este el objetivo de esta
investigación, empleando en el enfoque cualitativo y se utilizó la entrevista como técnica de
recolección de información. Para la empresa Acceso Virtual Aulas Amigas esta
documentación brinda una herramienta de información que permite una efectiva gestión de
los procedimientos de compras. También, la documentación sirve para que la empresa
tenga una visión más amplia de la manera como se ejecutan las actividades, de esta manera
la empresa puede identificar las fases del procedimiento en que se deben mejorar, rediseñar
o eliminar. Además, para efectos contables la documentación es fundamental para realizar
el registro, ya que representan la evidencia de la relación comercial entre la empresa y el
proveedor.
A manera de recomendación es importante que la empresa clasifique las órdenes de
compra de acuerdo con los responsables para resolver los inconvenientes que se presenten
en la gestión de compras, así como el rápido acceso a la información. También se
recomienda la constante actualización de los procedimientos con respecto a las necesidades
y los objetivos de la empresa.
12
S.A.S
Bibliografía
Fernández, M y Dante, G. (2008). Análisis conceptual de las principales interacciones entre la
gestión de información, la gestión documental y la gestión del conocimiento. Acimed, 18(1),
1-11. Recuperado de http://scielo.sld.cu/pdf/aci/v18n1/aci07708.pdf
Mejía, J. (2004). Sobre la investigación cualitativa. Nuevos conceptos y campos de desarrollo.
Investigaciones sociales. 8(13), 277-299. Recuperado de https://doi.org/10.15381/is.v8i13.6928
Mercado, B. (2016). Avances y desafíos de la gestión documental en las organizaciones. Gestión y
Tendencias, 1(4), 10-15. Recuperado de https://doi.org/10.11565/gesten.v1i4.27
Rodríguez, Y., Castellanos, A., y Ramírez, Z. (2016). Gestión documental, de información, del
conocimiento e inteligencia organizacional: particularidades y convergencia para la toma de
decisiones estratégicas. Revista Cubana de Información en Ciencias de la Salud, 27(2),
206-224. Recuperado de http://scielo.sld.cu/pdf/ics/v27n2/rci07216.pdf.
Román, R. E. (2009). Manual de compras para la micro y pequeña empresa (Tesis de maestría)
Universidad Iberoamericana, Ciudad de México. Recuperado de
http://ri.ibero.mx/bitstream/handle/ibero/1213/015101s.pdf?sequence=1
Salinas, Y. (2018). Aplicación de la metodología Kaizen para la mejora del proceso de compras de
una entidad pública (Tesis de grado) Universidad Norbert Wiener, Lima. Recuperado de
http://repositorio.uwiener.edu.pe/handle/123456789/2493.
Vallejo, C. (2012). Diseño de un modelo que optimice el proceso de compras dentro del sistema de
gestión de calidad de Endesa (Tesis de maestría), Pontificia Universidad Católica del
Ecuador, Quito. Recuperado de
http://repositorio.puce.edu.ec/bitstream/handle/22000/5175/T-PUCE-
5402.pdf?sequence=1&isAllowed=y
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DOCUMENTACION DEL PROCEDIMIENTO DE COMPRAS EN LA EMPRESA

Santiago Mora Pérez

Asesora: Jackeline Guerra Gómez, Contadora Pública, Msc. en ciencias:

Recibido (Fecha recepción)

La empresa Acceso Virtual Aulas Amigas S.A.S es una empresa prestadora de

documentar el procedimiento de compras de la empresa. La metodología empleada para el

desarrollo de la investigación fue mediante un enfoque cualitativo con un método

etnográfico y se utilizo la entrevista como técnica de recolección de información, realizado

a los empleados internos de la empresa. Con los resultados obtenidos durante la

desarrollo de las actividades de compra y la optimización de estas. Además, puede influir

se conoce los orígenes siendo fundamental para el registro contable.

Palabras claves: documentación, procedimientos, compras, proveedores.

Keywords: documentation, procedures, purchases, providers.

Esta investigación se desarrolló a partir de un aspecto a mejorar en la gestión de las

compras de la empresa, en donde no cuentan con una documentación de este procedimiento

problemas que se presentaban en el área contable al no identificar los responsables de las

órdenes de compra por lo que se desconocía el origen de estos hechos económicos

afectando el proceso contable. Por lo tanto, el objetivo de esta investigación es documentar

el procedimiento de compras de la empresa Acceso Virtual Aulas Amigas S.A.S, en donde

actividades para realizar la documentación adecuada e identificar los responsables de estas

El documento va a estar conformado por cuatro secciones, en donde se presenta el

planteamiento del problema para contextualizar el motivo de la investigación, luego se

Después, se expone el procedimiento metodológico y la metodología utilizada para alcanzar

información. Por ultimo se presenta los resultados obtenidos y el análisis de estos.

2. Antecedentes del problema

En la empresa Acceso Virtual Aulas Amigas S.A.S no cuentan con una

empresa se presentan dificultades por no contar con procedimientos que permitan

el empleado que realizó la compra al proveedores al momento de recibir la factura, por lo

productividad y también dificulta identificación de aspectos que se puedan mejorar o a

eliminar dentro del procedimiento de compras, dificultando la mejora continua de la

En los tiempos actuales dado la alta competitividad en todos los sectores de la

mediante la optimización de los procesos, la innovación de los productos o la satisfacción

competitivas es la estrategia de compras cuya finalidad es realizar la adquisición de

través de la estandarización de los procesos.

son: la gestión de compras, la gestión documental, la gestión documental del procedimiento

de compras y los proveedores.

Para empezar, la compra se define según Román (2009), como la adquisición de

bienes y servicios que satisfagan las necesidades de la empresa, en el momento y precio

un tiempo optimo y un precio que beneficie a la empresa (Salvador, citado en Salinas

necesidades de sus clientes.

eficaces a través de la estandarización de las actividades.

Según (Mercado,2016), la asociación para la Información y Gestión de Imágenes

organismo mundial de las empresas de gestión de contenidos, define la gestión documental

documentos relacionados con las actividades organizacionales. Gloria Ponjuan se refiere a

la gestión documental como: un proceso administrativo que permite a lo largo de su ciclo

de vida, analizar y controlar sistemáticamente la información registrada que utiliza una

empresa en correspondencia con sus metas y objetivos. También, se considera como un

cada fase y la información registrada es la evidencia de las actividades y transacciones de

las organizaciones (Ponjuan, citado en Fernández y Dante, 2008). Por consiguiente es

lineamientos y directrices de la gestión documental ya que “la gestión documental

constituye un proceso que incide en la toma de decisiones estratégicas y resulta de

importancia porque garantiza que se pueda disponer de información administrativa que

sirve de evidencia para la organización” (Rodríguez, Castellanos y Ramírez, 2016,p. 213),

por lo tanto, la documentación constituye un eje fundamental para lograr el éxito en la