Proceso de Compras

Documentación del Proceso de Compras para la Operación J&C Delicias de la
Empresa IMC Airport Shoppes s.a.s.
Elaborado por:
Fredy Jeferson Telag Garreta
Asesora:
Jackeline Guerra Gómez
Administración Financiera
Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas
Itagüí
2020
Documentación del proceso de compras de la operación J&C Delicias de la empresa IMC
Airport Shoppes s.a.s. 2
Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas. Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria
Trabajo de Grado. Ciclos Profesionales
Documentación del Proceso de Compras para la Operación J&C Delicias de la
Empresa IMC Airport Shoppes s.a.s.
Fredy Jeferson Telag Garreta

Estudiante de décimo semestre del programa Administración Financiera
E-mail Fredy.telag@gmail.com
Asesor: Jackeline Guerra Gomez Mg. en Ciencias: innovación en educación
E-mail jackyguerrag@gmail.com
Recibido (Fecha recepción)

Revisado (Fecha recepción revisión)
Aceptado (Fecha de aceptación)
Contenido
Resumen.......................................................................................................................................... 4
Abstract ........................................................................................................................................... 4
1. Introducción ............................................................................................................................ 5
2. Antecedentes del problema. ................................................................................................... 6
3. Revisión de literatura .............................................................................................................. 6
3.2. Revisión de la literatura .................................................................................................... 11
4. Materiales y métodos ........................................................................................................... 13
5. Resultados ............................................................................................................................. 16
6. Análisis de resultados ............................................................................................................ 22
7. Conclusiones.......................................................................................................................... 23
8. Recomendaciones ................................................................................................................. 24
Bibliografía........................................................................................................................... 25
Resumen
El presente articulo tiene como finalidad llevar acabo la documentación del
procedimiento de compras de la operación J&C delicias de la empresa IMC Airport
Shoppes s.a.s, el desarrollo de la investigación tuvo un enfoque cualitativo que permitió
recolectar y analizar la información del área de compras de la compañía, su naturaleza fue
descriptiva y con ello se realizó una descripción detallada de las actividades que se realizan
en el departamento. En el desarrollo de la investigación se evidenció que los autores
coinciden con la importancia que tiene la documentación de los procedimientos en las
empresas cuando emprenden el camino hacia la calidad, del mismo modo coinciden que se
debe tener en cuenta las opiniones de los dueños del proceso para que se acogido y no se
corra el riesgo de que sea cambiado.
Con el desarrollo de la investigación se logró estandarizar los procedimientos del
área de compras, detallando la forma de realizar las actividades que permitirá a los
colaboradores de la empresa que hagan parte de esta área trabajar bajo una misma línea,
siguiendo los parámetros que en el se describan, cabe resaltar que la investigación también
será un aporte en la capacitación del personal nuevo, reduciendo tiempos y costos de este
proceso.
Palabras clave: compras, proveedores, adquisiciones, documentación, procesos, calidad.
Abstract
The purpose of this article is to carry out the documentation of the purchasing
procedure of the J&C delights operation of the company IMC Airport Shoppes s.a.s, the
development of the research had a qualitative approach that allowed to collect and analyze
the information of the company's purchasing area , its nature was descriptive and with it a
detailed description of the activities carried out in the department was made. In the
development of the research, it was evident that the authors agree with the importance of
documentation of procedures in companies when they embark on the road to quality, in the
same way they agree that the opinions of the owners of the process must be taken into
account. so that it is accepted and there is no risk of it being changed.
With the development of the research, it was possible to standardize the procedures of the
purchasing area, detailing the way of carrying out the activities that will allow the
company's collaborators who are part of this area to work under the same line, following
the parameters that are describe, it should be noted that the research will also be a
contribution to the training of new staff, reducing time and costs of this process.
Key words: purchases, suppliers, acquisitions, documentation, processes, quality.
1. Introducción
La globalización en la que se ven inmersas las empresas hoy en día ha hecho que
normas como la ISO9000 sea el horizonte al que todas las empresas quieren llegar, estas
normas están encaminadas a la inmersión de la calidad por parte de las unidades
empresariales, en el que destaca la documentación de los procesos como parte fundamental
al momento de iniciar el camino, pues supone el punto inicial cuando está bien
estructurado, Summers (2006). De acuerdo con el Instituto Colombiano de Normas
Técnicas y Certificación, Icontec (s.f.), Colombia es el segundo país en Latino América con
el mayor numero de certificaciones bajo las normas ISO9000.
IMC Airport Shoppes s.a.s para el año 2020 emprende el camino en busca de la
certificación de calidad, e inicia implementando el programa Sap Business one, un E.R.P.
que facilita la gestión integrada de las compañías, lo cual deriva en la necesidad de

documentar sus procedimientos, incluyendo los que hacen parte en el área de adquisiciones.
Esta investigación tiene como finalidad documentar el procedimiento de compras de la
operación J&C Delicias de la empresa IMC Airport Shoppes s.a.s. factor importante ya que
actualmente no se cuenta con un proceso estandarizado para el desarrollo de las actividades
que están bajo responsabilidad de dicha área.
2. Antecedentes del problema.
Colombia es el segundo país a nivel de Latinoamérica con el mayor número de
empresas certificadas bajo la norma de la Organización Internacional de Normalización o
Estandarización (ISO 9001), según el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y
Certificación, Icontec (s.f.). Con el propósito de llegar a la calidad total, las empresas en su
mayoría han implementado procesos y normas que aseguran la calidad de los
procedimientos, como son las normas ISO9000, a causa de esto muchas de las iniciativas
empresariales han derivado en simples procesos burocráticos que buscan una certificación
externa que les permita mantenerse en la línea de cumplimiento, sin embargo algunas
unidades productivas han entendido que este tipo de normas se han convertido en el punto
de partida para el proceso hacia la inmersión de la calidad total Heredia (2001).
3. Revisión de literatura
Esta parte de la investigación estará desarrollada en dos secciones, en la primera
sección se abordará el tema a desarrollar desde la base de los autores, en la cual se
contextualizará el tema abordado desde la perspectiva teórica expuesta por parte de los
autores en sus diferentes aportes y definiciones, de este modo la sección iniciará con las
teorías que soportan el tema de investigación, posteriormente se encontrará las definiciones

de, Sap Business One, proceso, compra, documentación y proveedores, que han realizado
los autores. La segunda sección estará enfocada en contextualizar el tema desde el ámbito
investigativo con la revisión de la literatura la cual estará referenciada bajo la
documentación de los procedimientos que se han realizado anteriormente, de esta forma
permitirá conocer la forma en la que se ha abordado el tema en el ámbito practico.
3.1.1. Teorías soporte del tema de investigación
El continuo crecimiento que ha desarrollado el comercio internacional ha hecho que las
unidades productivas de todos los sectores vean la necesidad de contar con una serie de
normas y procedimientos de calidad que simplifiquen la relación existente entre oferentes y
demandantes. Debido a esto desde el año 1979 inició la creación de las normas ISO 9000,
cuyo objetivo principal está orientado a simplificar el proceso que conlleva el intercambio
de bienes y servicios mediante la agrupación sencilla de los requerimientos del proceso de
calidad, ofreciendo un criterio que permita juzgar su implementación dentro de las
empresas y que este fundamentado en la satisfacción del cliente mediante el
aprovechamiento de esfuerzos mancomunados, orientados a la mejora de la calidad, la
documentación de los procesos, sistemas, y elementos adicionales que son fundamentales
en la estructura de los sistemas de calidad. Summers (2006).
En la misma línea Heredia (2001) afirma que cuando las empresas emprenden el
camino hacia la calidad, surge la necesidad de crear y transmitir de forma simple y precisa,
estrategias y políticas que den a conocer los principios fundamentales de la calidad, es por
ello que desde las normas se considera que los procedimientos documentados son de vital
importancia para que las personas que hacen parte del proceso, entiendan de manera
conjunta el funcionamiento y el rol que desempeñan, esto permitirá alcanzar de manera

rápida la calidad total, entendiendo siempre que la mejor forma de hallar errores y
mejorarlos es conociendo cual es el desarrollo y funcionamiento del mismo. De manera
análoga López (2015) indica que cuando se busca la eficacia dentro de un proceso
sistemático, el personal involucrado debe ser parte activa en la documentación de los
procedimientos el cual debe llevar incorporado las mejores prácticas y promover la
concordancia con la mayoría. Por otra parte, se puede decir que:
Los individuos o grupos conocidos como propietarios del proceso son
responsables por el desempeño de este y tienen la autoridad para controlarlo
y mejorarlo. Pueden ser desde ejecutivos de alto nivel que gestionan
procesos multidisciplinarios hasta obreros que operan una célula de
manufactura o una función de montaje en la planta. La asignación de
propietarios del proceso asegura que alguien es responsable de gestionarlo y
optimizarlo (Evans & Lindsay, 2015, p. 208)
3.1.2. Sap Business One
SAP (2018) lo define como un enterprise resource planning (E.R.P) que facilita la
gestión de las áreas integradas de las compañías, como Inventarios, logística, compras y
ventas, disponible en 28 idiomas y 40 versiones, diseñado principalmente para atender
las necesidades de administración en las pequeñas y medianas empresas, permitiendo
conocer las áreas funcionales de la empresa y con ello optimizar los procesos, por otra
parte Diaz (2011) indica que SAP son las siglas de sistemas, aplicaciones y programas,
cuyo origen está dado por las palabras alemanes systeme, anwendungen und
programme, y que hace referencia a una de las principales empresas de la industria
informática de dicho país, creada desde el año 1972 por consultores de origen alemán,
así mismo define a los E.R.P, como software integrados de gestión para las unidades
productivas, el cual esta preprogramado para ayudar con la gestión de los procesos
dentro de las empresas, evitando reprocesos y variabilidad en la información con la que
trabajan las diferentes áreas que componen la estructura organizacional de las empresas
3.1.3. Proceso
Iso (2015) lo define como el conjunto de acciones mancomunadas que usan las entradas
con el objetivo de obtener un resultado asimilado con anterioridad. Evans & Lindsay (2015)
lo definen como una serie de actividades sistemáticas, que tienen como objetivo obtener un
resultado ya sea un bien o un producto tanto para clientes internos como externos dentro de
una unidad de negocio, el cual involucra tanto al personal, la maquinaria, las técnicas, y
materiales dentro de un conjunto definido por sendas y acciones, mientras que Summers
(2006) lo define como aquel que recibe entradas y realiza acciones que le den un valor
agregado a dichas entradas, para luego convertirlas en salidas.
También se define al proceso como la relación que genera dentro de una empresa las
personas, materia prima, maquinaría, método y cálculos, que permiten la producción de
bienes y servicios, de forma reiterada permitiendo agregar valor en cada repetición, dentro
de sus características se encuentran la efectividad, eficiencia, el control, y la adaptabilidad,
respetando siempre las políticas y directrices de las compañías Besterfield (2009).
3.1.4. Compras o adquisiciones
Besterfield (2009) Lo define como el responsable de la adquisición de las materias
primas y/o productos de calidad, estableciendo una relación duradera entre la empresa y el
proveedor y lo clasifica en cuatro categorías. 1) Materiales estándar, 2) Componentes

básicos, 3) Componentes menores y 4) componentes mayores. Así mismo afirma que las
materias primas pueden tener uno o varios proveedores pero que el hecho de tener un solo
proveedor puede derivar en mayor calidad a menor precio y que la calidad estará limitada a
la categoría de la compra realizada.
Por otra parte, Errasti (2012) lo define como el responsable de implantar una estrategia
para la empresa dentro del mercado de los proveedores, en la que se establezcan garantías
en las entregas, convirtiéndose de esta forma en un punto crítico que impacta la calidad y
fiabilidad de servicio entre los clientes, el costo de los materiales y servicios necesarios
para el desarrollo de su objeto social y la financiación de la empresa dada por los
proveedores. Sangri (2014) Enfatiza que la importancia del área de compras en una
organización radica en delimitar la eficacia en el manejo de los bienes o servicios
adquiridos, entendiendo que una compañía requiere de ellos para desarrollar su objetivo
principal, realizando su producción y posteriormente la venta de los artículos, así mismo
menciona que cuando el área de compras está bien administrada deriva en ahorros que
mejoran la liquidez de la empresa.
3.1.5. Proveedores
Besterfield (2009) Afirma que cuando las empresas están en busca de la calidad, gran
parte de los inconvenientes que se encuentran en el proceso derivan de los proveedores, de
ahí la importancia de que tanto las organizaciones como los proveedores trabajen de la
mano generando prosperidad y éxito para ambos. Es importante que juntos trabajen en
busca de la calidad, la prioridad debe estar en el costo total incluyendo precio y costo de la
calidad y se debe trabajar con proveedores que contribuyan positivamente en este aspecto.
Heredia (2013) Indica que los proveedores surgen de la necesidad de las empresas de
adquirir materiales para el desarrollo de su producción, los cuales proveen la materia prima
o servicios que permiten alivianar las necesidades de las compañías, teniendo en cuenta que
al cubrir las necesidades se hagan con los componentes de calidad ajustados al tiempo y en
condiciones que se deben pactar previamente. Teniendo en cuenta que la relación con los
proveedores debe ser duradera, es importante que la gestión realizada por parte de las
empresas este enfocada en un acompañamiento eficaz que transmita tranquilidad para
garantizar eficacia en la solución de próximas necesidades.
3.2. Revisión de la literatura
3.2.1. Importancia de documentar los procesos.
López (2015) afirma que tener algo escrito permitirá establecer un proceso sistemático
para realizarlo de forma ordenada, añade además que si la documentación se realiza
haciendo participe a las personas responsables de los procesos eligiendo de forma
consensuada la mejor forma de realizarlo, permitirá que el método sea avalado y replicado
por todos, mitigando en gran parte la necesidad de que alguien pueda actuar diferente
desestabilizando el procedimiento, de la misma forma Besterfield (2009) afirma que cuando
se elabora y se sigue los procedimientos bajo una base bien documentada se pueden lograr
beneficios internos que repercuten en la calidad, producción eficiente, precisión en las
entregas, y ahorro en el costo que genera los reprocesos por mala calidad.
Por otro lado Alexander (2005) indica que la documentación de procesos debe dar
respuesta a ¿Quién y cuándo se hace las tareas asignadas?, de ahí que la documentación
debe presentarse sistemáticamente manteniendo el orden entre personas y las diferentes

áreas de la empresa que hacen parte del proceso, teniendo presente que el objetivo de la
documentación es, servir de direccionamiento para el personal que va a realizar las
actividades ahí descritas, además de apoyar el proceso de aprendizaje del personal nuevo.
En conclusión, documentar los procedimientos tienen como fin detallar las unidades
productivas y las responsabilidades de cada uno de los integrantes del equipo de trabajo,
para alcanzar las metas propuestas por las directivas y así cumplir con el sistema de gestión
de calidad.
3.2.2. Investigaciones anteriores
Avendaño (2013) En su pasantía empresarial, realizó la propuesta para la
documentación de los procesos y procedimientos de la cadena de abastecimiento de la
empresa Archies’s Colombia s.a. usando dentro del diseño metodológico información
primaria y secundaria que le permitieron concluir, que una de las herramientas principales
cuando las empresas están en busca de la mejora continua, es la estandarización, así mismo
que el diseñar un manual de procesos dentro de la empresa es diseñar una herramienta que
facilita el trabajo y aumenta la eficacia de los procesos, siempre y cuando se realice
retroalimentaciones y capacitaciones continúas que conlleven a la mejora de las relaciones
y la comunicación asertiva dentro del grupo de trabajo encargado del procedimiento.
Del mismo modo Fonseca (2010) en su diplomado en sistemas integrados de calidad
realizó la implementación de un manual de calidad basado en la norma IS0 9001:2008, en
la empresa informal Colombia ltda, en él pudo demostrar que no se requiere que la
documentación de los procesos sea extensa, por el contrario es necesario conocer el proceso
en detalle para poder registrar en la documentación los aspectos principales, el cual debe
estar apoyado por los responsable del proceso teniendo en cuenta sus opiniones. La alta
gerencia debe estar al tanto de los procedimientos para encontrar conjuntamente la calidad,
eficacia y aprovechamiento de los recursos disponibles para cumplir con los objetivos
propuestos.
Useche y Acero (2017) en su investigación para obtener el título de ingenieras
industriales formularon un plan de mejoramiento al proceso de compras en la empresa
Obresca s.as. En el concluyen que las empresas tienen la factibilidad de cumplir con los
objetivos propuestos aun sin tener documentados sus procesos, sin embargo indican que al
tener los procedimientos registrados detalladamente permitirá llegar a ellos de una manera
mas rápida y simple generando ahorros en los costos por reprocesos, auspiciados por las
fortalezas de los colaboradores del equipo de trabajo, del mismo modo destacan la
importancia de crear indicadores que permitan realizar un seguimiento a las actividades
realizadas para buscar la mejora continua, conjuntamente entre los dueños del proceso y las
altas directivas.
4. Materiales y métodos
La investigación se realizó bajo un enfoque cualitativo, que permitió observar y
analizar la forma de realizar las actividades en el área de compras de la operación J&C
Delicias de la empresa Imc Airport shoppes s.a.s, de esta forma se recolectó la información
y conocimiento necesario para realizar la documentación del procedimiento. Se usó
información de fuente primaria otorgada por parte de la empresa y conocimiento adquirido
durante la permanencia en ella, del mismo modo se usó fuentes de tipo secundario como las
bases de datos de la Institución Universitaria Tecnológico de Antioquia (TdeA), libros
publicados en Google Books, e investigaciones anteriores, relacionados con el tema
investigado, los cuales ayudaron a profundizar teóricamente en el tema usando palabras

claves, como compras, proveedores, adquisiciones, documentación, procesos y calidad, las
cuales facilitaron la búsqueda de textos relacionados con el tema.
La investigación que se realizo fue de naturaleza descriptiva, la cual estuvo
enfocada en observar, analizar y describir los diferentes procesos ejecutados en el área de
estudio, siendo estos la base para realizar registrar el procedimiento de compras. La
investigación está desarrollada en tres capítulos, el capitulo 1, comprende la información
general de la empresa donde esta ubicada la unidad de análisis, el capítulo 2 está enfocada
en conocer la pregunta problema, su justificación y el conocimiento teórico realizado por
los autores que permitieron profundizar en el tema, en el capítulo 3, se encuentra la
documentación del procedimiento de compras de la empresa, el cual fue realizado después
de conocer los procesos y actividades que se realizan en el área, el conocimiento se
adquirió mediante entrevistas personales con las personas que ejecutan los procesos, la
observación de como se realizan y posteriormente la ejecución en primera persona para
entender abiertamente el ¿Cómo? y el ¿por qué? se realiza el proceso, justificando la forma
de realizarlo por parte de los dueños del proceso.
La unidad de análisis específicamente es el área de compras de la empresa IMC
Airport Shoppes s.a.s, la naturaleza de la investigación será de tipo descriptiva que según
Ortiz y Bernal (2007) utiliza el análisis, para caracterizar la unidad investigativa
puntualizando sus características y propiedades permitiendo sistematizar las actividades
relacionadas con el tema propuesto
4.1. Cronograma de actividades

Duración del proyecto

Actividades Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Ingreso a la empresa
Inducción en el area de
compras
Presentación de la idea del
proyecto
Presentación del capitulo 1
Apoyo al area de compras
Entrevistas personales
Analisis de la información
Ejecución de las actividades
del area de compras
Presentación del capitulo 2
Corecciones y ajustes del
proceso
Entrega borrador 1 de la
documentación
Entrega borrador 2 de la
documentación
Segunda entrega del
avance del proyecto
Ejecución del
procedimiento con la
Entrega para revisión de
Entrega definitiva
4.2. Materiales y Recursos
Para llevar acabo el proyecto de investigación se requirió de elementos tecnológicos y
humanos que ayudaron a su ejecución tales como:
• Computador
• Conexión a internet
• Acceso al programa Sap Business One
• Gerencia del área
• Auxiliares del área

5. Resultados
5.1. Objetivo
Guiar el procedimiento de la adquisición de la materia prima para el funcionamiento de
la operación J&C Delicias, garantizando la correcta ejecución del proceso con transparencia,
legalidad y generando valor para la empresa y los proveedores.
5.2. Alcance
La responsabilidad de este procedimiento es de la gerencia de compras y se deberá
respetar los procesos que en él se describen con el fin de lograr resultados óptimos que ayuden
en la generación de valor de la empresa y sus proveedores. En caso de encontrar una mejor
forma de realizar el proceso o alguno de los numerales de los procesos se deberá notificar a
la gerencia de compras para que apruebe el cambio, por ningún motivo se deberá trabajar
bajo procedimientos diferentes a los descritos en el documento.

5.3. Flujo grama
INICIO
Identificación de la
necesidad
¿Productos y/o servicios ya

adquiridos?
N SI
O
Generar solicitud de compra en

SAP
Convertir solicitud de compra a

pedidos en formato PDF
Enviar pedidos en PDF al

proveedor por el medio asignado
Verificar cantidades y valor de las

facturas con el sistema
Fin del proceso
¿Cotización aprobada por la NO SI

gerencia de compras?
5.4. Descripción de las actividades
Responsable Registro Descripción
1. Administrador 1. El procedimiento de compras inicia cuando se

punto de venta detecta la necesidad de la adquisición de materia
prima y/o servicios desde la administración del
punto de venta.
2. Administrador Google Drive 2. El administrador hace la solicitud al área de
punto de venta compras desde la plantilla de Google drive,
respetando los horarios que se hayan pactado
desde la gerencia de compras.
3. Delegado por 3. El delegado revisa en la base de datos que la
la gerencia de necesidad ya haya sido resuelta con los
compras proveedores principales y que no haya necesidad
de buscar uno nuevo, de ser así continua con el
numeral (4) de lo contrario realizar cotización de
los productos y esperar autorización de la
gerencia de compras.
4. Delegado por Carpeta 4. El delegado descarga los archivos con los
la gerencia de creada por el requerimientos en una carpeta en donde los
compras almacenará el tiempo que el considere necesario
delegado como soporte, evitando de esta forma que los
documentos en drive puedan ser modificados y
no se cuente con un resguardo.
5. Delegado por SAP Business 5. El delegado hace su ingreso al programa SAP
la gerencia de One Business One, con el usuario y contraseña
compras asignados por la gerencia de compras, para
iniciar con la creación de la solicitud de compra.
6. Delegado por 6. En SAP el delegado se dirigirá al menú principal
la gerencia de (ctrl+0) y allí seguirá la siguiente ruta.
compras Compras> solicitud de compra, y de esta
forma ingresara a la pantalla principal para
generar la solicitud de compra.
7. Delegado por SAP Business 7. En la pantalla Solicitud de Compra, se deberán

la gerencia de One diligenciar los siguientes campos, Numero de
compras articulo, o en su defecto descripción del
artículo, cantidad necesaria, y almacén, (solo
puede ser (1), nunca combinar varios almacenes)
Posteriormente desde el botón Actualiza
seleccionar la opción si, para que el sistema
automáticamente rellene los demás campos, si
después de esto en el campo proveedor quedan
espacios vacíos (ver inconvenientes comunes).

En la casilla Fecha necesaria, seleccionar la
fecha que debe llegar el pedido y seleccionar
“SI” en la opción, actualizar fecha para todos los
campos seleccionados, si en la solicitud de
compra hay pedidos con fechas diferentes, se
deberá modificar manualmente. Para finalizar
dar clic en el botón crear y verificar el numero
primario de la solicitud de compra creada.
8. Delegado por SAP Business 8. Con el numero primario de la solicitud de
la gerencia de One compra, el delgado deberá seguir la siguiente
compras ruta en SAP para crear los pedidos por
proveedor. Módulos> Informes> Compras y
ventas>Informe de solicitud de compra. Aquí
se abrirá la pantalla Informe de solicitud de
compra y en ella se debe diligenciar el campo
Numero de documento (Desde y hasta) En los
dos espacios diligenciar el numero primario de
la solicitud de compra y dar clic en el botón OK
o (Enter) y abrirá la ventana informe de solicitud
de compra.
9. Delegado por 9. En la ventana informe de solicitud de compra
la gerencia de aparecerá la información de los productos
compras solicitados, el almacén al que debe llegar el
pedido, y el proveedor. Es necesario dar clic en
el botón agrupar por acreedor, de esa forma
todos los productos se agruparán por proveedor
y en caso de que alguno no tenga el proveedor
asociado se deberá poner manualmente.
10. Delegado por 10. Después de confirmar en la pantalla informe de
la gerencia de solicitud de compra que todos los productos
compras tengan alineado el proveedor, seleccionar la
casilla Imprimir documento de destino
Teniendo presente el orden y nombre de los
proveedores y que el sistema este configurado
para imprimir en PDF, y por último dar clic en el
botón crear. en caso de tener algún
inconveniente al imprimir en este punto ver
(Errores comunes), si el sistema le permite
imprimir en PDF y se tuvo en cuenta los
proveedores y su orden el sistema empezará a
remitirlo a la opción para que elija el lugar del
equipo en el que quiere guardar los pedidos en
PDF, se deberá entonces crear una carpeta que
contenga subcarpetas con los nombres de los
proveedores, para ir guardando los pedidos en
formato PDF indicando siempre el nombre del

almacén destino
11. Delegado por Correo 11. Cuando el delegado ha ahecho el proceso
la gerencia de electrónico anterior para todos los almacenes que requieren
compras de materia prima, tendrá en la subcarpeta de los
proveedores los pedidos por almacén. En este
punto el delegado desde el correo electrónico
que la gerencia de compras le haya designado
remitirá los pedidos al proveedor.
5.5. ICG Inventory
Esta es una herramienta que usan los administradores de los puntos de venta para el
manejo de inventarios, el cual se alimenta con la información de los pedidos que el delegado
de compras genera desde SAP.
5.6. Arreglo de facturas
Es responsabilidad del delegado de compras confirmar vía telefónica con los
administradores de los puntos de venta, que las cantidades entregadas por los proveedores
coincidan con las cantidades solicitadas, cuando las cantidades no coinciden el delegado,
deberá corregir la información en SAP, posteriormente el administrador del punto de venta
deberá actualizar el pedido en ICG Inventory, con el fin de que las cantidades coincidan en,
SAP, ICG Inventory y la factura enviada por el proveedor.
5.7. Cambio de precios
Los cambios de precios (Aumento) en la materia prima por parte de los proveedores
deberá notificarse con antelación a la gerencia de compras, quien aprobará los cambios o
determinará el proceso a seguir, cuando se identifique un aumento de precio por parte de
algún proveedor sin previo aviso, se deberá notificar inmediatamente a la gerencia de
compras quién definirá si está o no autorizado.

5.8. Notas crédito
Se deben ingresar siguiendo la ruta Menú inicial>compras proveedores>devolución de
mercancía, Al igual que las solicitudes de compras diligenciar los campos Numero de
articulo, o descripción del artículo, cantidades y precio, dar clic en el botón actualiza para
rellenar campos adicionales, y crear.
5.9. Facturas
Todas las facturas incluyendo notas crédito se deben enviar al área de contabilidad para que
sean contabilizadas
5.10. Errores comunes
• Unidades de medida: En SAP “Siempre se usará “.” Y no “,” para cantidades que no
son exactas
• Menú principal en SAP: Cuando el menú principal se desaparece, presionar en el
computador las teclas CTRL+0
• Fecha necesaria: Cuando se está creando la solicitud de compra, y el sistema pida
ingresar la fecha necesaria aun cuando ya se le ingreso la fecha, se deberá ingresar
manualmente, el error aparece cuando no se seleccionó la opción “si” al momento
que el sistema pregunta si se desea actualizar la fecha para todas las líneas.
• Imprimir pedido en pdf: Cuando no se pudo imprimir el pdf directamente desde el
módulo de informes o se requiere imprimir el pdf de un pedido en específico, se debe
ingresar al pedido, dar clic derecho, ir a la opción mapa de relaciones, y seleccionar
el pedido que se requiere imprimir en pdf, posteriormente desde la cinta de opciones
ir a archivo e imprimir y seleccionar el tipo de impresión que se quiere realizar.

• Arreglo de facturas: seguir la ruta, Quering manager>informes>compras y
ventas>ordenes de compras abiertas, y seleccionar el pedido a corregir, asegurarse de
que las cantidades y valores coincidan con la factura y dar clic en el botón actualizar.
6. Análisis de resultados
De acuerdo con la información teórica recopilada en la investigación, es factible
afirmar que gracias a la globalización que se vive hoy en día, el camino de todas las empresas
esta dirigido a buscar la calidad de sus procesos, productos y servicios, el horizonte se ha
pactado desde la creación de normas como la Iso 9000, y a medida que las empresas han
adquirido su certificación se han visto en la necesidad de tener aliados del negocio que
cuenten con la misma certificación para ser parte del grupo selecto de aliados estratégicos
que permitan llegar a la calidad total
El gran crecimiento que ha tenido el área de las tecnologías ha hecho que las empresas
tengan la oportunidad de adquirir herramientas que simplifican el manejo estructural y
organizacional, este aspecto ha hecho que las unidades empresariales se vean en la necesidad
de reestructurar sus procedimientos, priorizando el cumplimiento de los objetivos propuestos.
En el proceso que conlleva llegar a la calidad total por parte de las unidades
productivas, la documentación de los procedimientos toma gran relevancia, pues de acuerdo
con la norma Iso 9000, la documentación permite estandarizar los procesos, disminuyendo
los gastos en los que se incurre por los reprocesos. De acuerdo con los autores también es
importante mencionar que la documentación de los procesos para que este bien estructurada
y sea aceptada por los dueños del proceso debe tener en cuenta las opiniones y la forma de
realizar las actividades por parte de las personas que hacen parte del proceso, así mismo las
altas directivas deben ser consiente de los procedimientos que se realizan con el fin de poder
realizar las respectivas retroalimentaciones, llevar el control de las actividades también es
fundamental para corregir las dificultades que se puedan presentar.
La operación J&C delicias de la empresa IMC Airport shoppes ahora cuenta con un
procedimiento estandarizado para realizar las actividades que tienen lugar en dicha área, esto
ha repercutido en el aprendizaje fácil y sencillo del manejo de las herramientas por parte de
sus colaboradores incluyendo su gerencia, sus colaboradores quedan con un documento de
apoyo para evitar reprocesos y conocen la forma de actuar ante las dificultades que se puedan
presentar, el manejo de la nueva herramienta adquirida por parte de la empresa es mucho mas
a meno, y todo el personal nuevo tendrá la oportunidad de realizar el proceso de aprendizaje
mucho mas fácil, manteniendo la línea de trabajo.
7. Conclusiones
• La globalización ha obligado a las unidades empresariales ajustar sus objetivos y

rediseñar con tecnologías la forma de realizar sus actividades operacionales, Imc
Airport Shoppes s.a.s no es la El excepción y el realizar la documentación del
procedimiento de compras es el punto inicial para construir el camino hacia la calidad
total.
• El área de compras de la operación J&C Delicias de la empresa Imc Airport Shoppes
s.a.s si bien sin tener documentado sus procesos cumplían con los objetivos
propuestos desde la alta gerencia sin tener documentado sus procesos, tenían mucha
dificultad a la hora de compartir la información con otras áreas, con el proceso ya
documentado la información es clara, precisa, concisa y la misma independiente de
la persona que la comparte.
• El ERP Sap Business One es una herramienta que ha facilitado las actividades que se
realizan en el área de compras, si bien se tienen dificultades en su manejo, parte del
inconveniente derivaba por no tener el procedimiento de compras documentado, con
la documentación realizada las actividades son simples y ahora se cuenta con un

respaldo para resolver las inquietudes.
8. Recomendaciones
• Es importante que el procedimiento de compras se esté evaluando periódicamente

para complementar las actividades que presenten falencias, del mismo modo es
importante que en caso de hallar una mejor forma de realizar los procedimientos se
compartan y se actualicen en la guía y así evitar las variabilidades que se presentan
cuando se trabaja de manera diferente.
• Por parte de la gerencia de compras se debe garantizar las capacitaciones para el
equipo de trabajo con el fin de mitigar errores a la hora de ejecutar los nuevos
procesos que puedan llegar con el paso del tiempo, del mismo modo es importante
que el procedimiento de compras se actualice cuando tenga algún cambio
• Los cambios que se puedan realizar con el paso del tiempo deben estará avalados por
la mayoría de los dueños del proceso, esto ayudará a su aceptación y a mitigar la idea
de que alguno pueda trabajar de forma diferente generando diferencias en los
procesos y resultados
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Documentación del Proceso de Compras para la Operación J&C Delicias de la

Empresa IMC Airport Shoppes s.a.s.

Fredy Jeferson Telag Garreta

Jackeline Guerra Gómez

Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria

Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas

Facultad de Ciencias Administrativas y Económicas. Tecnológico de Antioquia Institución Universitaria

Trabajo de Grado. Ciclos Profesionales

Documentación del Proceso de Compras para la Operación J&C Delicias de la

Empresa IMC Airport Shoppes s.a.s.

Fredy Jeferson Telag Garreta

Asesor: Jackeline Guerra Gomez Mg. en Ciencias: innovación en educación

Recibido (Fecha recepción)

2. Antecedentes del problema. ................................................................................................... 6

3. Revisión de literatura .............................................................................................................. 6

3.2. Revisión de la literatura .................................................................................................... 11

4. Materiales y métodos ........................................................................................................... 13

6. Análisis de resultados ............................................................................................................ 22

El presente articulo tiene como finalidad llevar acabo la documentación del

procedimiento de compras de la operación J&C delicias de la empresa IMC Airport

Shoppes s.a.s, el desarrollo de la investigación tuvo un enfoque cualitativo que permitió

recolectar y analizar la información del área de compras de la compañía, su naturaleza fue

en el departamento. En el desarrollo de la investigación se evidenció que los autores

coinciden con la importancia que tiene la documentación de los procedimientos en las

corra el riesgo de que sea cambiado.

Con el desarrollo de la investigación se logró estandarizar los procedimientos del

Palabras clave: compras, proveedores, adquisiciones, documentación, procesos, calidad.

account. so that it is accepted and there is no risk of it being changed.

Key words: purchases, suppliers, acquisitions, documentation, processes, quality.

normas están encaminadas a la inmersión de la calidad por parte de las unidades

empresariales, en el que destaca la documentación de los procesos como parte fundamental

estructurado, Summers (2006). De acuerdo con el Instituto Colombiano de Normas

el mayor numero de certificaciones bajo las normas ISO9000.

certificación de calidad, e inicia implementando el programa Sap Business one, un E.R.P.

que facilita la gestión integrada de las compañías, lo cual deriva en la necesidad de

Esta investigación tiene como finalidad documentar el procedimiento de compras de la

actualmente no se cuenta con un proceso estandarizado para el desarrollo de las actividades

que están bajo responsabilidad de dicha área.

2. Antecedentes del problema.

Colombia es el segundo país a nivel de Latinoamérica con el mayor número de

empresas certificadas bajo la norma de la Organización Internacional de Normalización o

Estandarización (ISO 9001), según el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y

mayoría han implementado procesos y normas que aseguran la calidad de los

de partida para el proceso hacia la inmersión de la calidad total Heredia (2001).

Esta parte de la investigación estará desarrollada en dos secciones, en la primera

sección se abordará el tema a desarrollar desde la base de los autores, en la cual se

teorías que soportan el tema de investigación, posteriormente se encontrará las definiciones

investigativo con la revisión de la literatura la cual estará referenciada bajo la

documentación de los procedimientos que se han realizado anteriormente, de esta forma

permitirá conocer la forma en la que se ha abordado el tema en el ámbito practico.

3.1.1. Teorías soporte del tema de investigación

El continuo crecimiento que ha desarrollado el comercio internacional ha hecho que las

normas y procedimientos de calidad que simplifiquen la relación existente entre oferentes y

de bienes y servicios mediante la agrupación sencilla de los requerimientos del proceso de

calidad, ofreciendo un criterio que permita juzgar su implementación dentro de las

empresas y que este fundamentado en la satisfacción del cliente mediante el

aprovechamiento de esfuerzos mancomunados, orientados a la mejora de la calidad, la

documentación de los procesos, sistemas, y elementos adicionales que son fundamentales

en la estructura de los sistemas de calidad. Summers (2006).

conjunta el funcionamiento y el rol que desempeñan, esto permitirá alcanzar de manera

mejorarlos es conociendo cual es el desarrollo y funcionamiento del mismo. De manera

sistemático, el personal involucrado debe ser parte activa en la documentación de los

procedimientos el cual debe llevar incorporado las mejores prácticas y promover la

concordancia con la mayoría. Por otra parte, se puede decir que: