Actividad

TALLER PRACTICO DE TRD

MARIA CAMILA FLOREZ MONCADA

Instituto Técnico Colombiano – INTEC

Técnico Auxiliar Administrativo
Gestión documental
Docente Tutor:
Wilson Agredo claro
Octubre 2022
INSTITUTO TECNICO COLOMBIANO “INTEC”
MODULO GESTION DOCUMENTAL
TEMA: TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

TECNICA DE EVALUACION: ESTUDIO DE CASOS

INSTRUMENTO DE EVALUACION: LISTA DE CHEQUEO

EMPRESA NUEVA CLINICA SAGRADO CORAZON

La clínica en su afán de cumplir con lo referente de aporte positivo al medio ambiente

inicia con ustedes una consultoría para la elaboración de la Tabla de Retención Documental
en sus archivos administrativos de gestión. Su meta es conservar en soporte papel sólo
documentos más importantes.
Desea realizarlo en dos de sus dependencias, las cuales tiene los siguientes documentos

AREA DE ADMINISTRACION CLINICA

· Préstamo archivo central

· Formato de control de préstamos a IPS
· Formato de control de préstamos a EPS
· Informe mensual de prestamos
· Informe general
· Actas de eliminación archivo central
· Acta de eliminación
· Formato de archivo a eliminar
· Solicitud derechos de petición
· Respuesta derechos de petición
· Inventarios documentales de archivo central
· Inventarios.

AREA DE SECRETARIA ADMINISTRACION

· Solicitud certificaciones
· Certificaciones
· Anexos de las certificaciones
· Comunicación Enviada de certificaciones
· Informe avance certificaciones
· Informe mensual certificaciones
· Hojas de vida funcionarios administrativos
· Hojas de vida funcionarios en salud
· Actas de reunión comité científico
· Actas de junta directiva

ELABORA LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL REQUERIDAS

DOCENTE: WILSON AGREDO CLARO – ADMON DE EMPRESAS
 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: AREA ADMNISTRACION CLINICA

CÓDIGO: CA-100

DOCUMENTO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES OBSERVACIONES
ARCHIVO ARCHIVO
A F EL CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
ACTAS ADMINISTRATIVAS
10.1 Actas de eliminación archivo central X 2 AÑOS 5 AÑOS X Cumpliendo el tiempo mensionado pasa a ser la destrucion total
del documento
CA-101 10.2 Acta de eliminación
PETICIONES
X X 1 AÑO 3 AÑOS X ya realizada la peticion pasa a estar a archivo de gestion para
10.11 Solicitud derechos de petición
poder darle alguna solucion
CA-102 10.12 Respuesta derechos de petición
FINANCIERO
X 1 AÑO 10 AÑOS X Los informes financieros se consideran fisicos como soporte y pasa
10.24 · Préstamo archivo central
a tener una conrvacion total para tener testimonio de dichos
CA-106 10.25 Informe mensual de prestamos
prestamos y informes generales
10.26 Informe general
INVENTARIOS
El documento se maneja fisico y electronico para tener como
CA-108 10.31 Inventarios documentales de archivo central X X 1 AÑO 5 AÑOS X
soporte
10.32 Inventarios
FORMATOS
Formatos se obtienen fisicos y electronicos y pasan a estar en 1
10.34 Formato de control de préstamos a IPS X X 1 AÑO 1 AÑO X
año en archivo de gestion y luego de eso poder seleccionar su
CA-110 10.35 Formato de control de préstamos a EPS
estado de consevacion o eliminacion
10.36 Formato de archivo a eliminar

CONVENCIONES

g = SERIE DOCUMENTAL
c = SUBSERIE DOCUMENTAL FIRMA Maria Camila Florez Moncada
a = TIPO DOCUMENTAL JEFE ARCHIVO
A= APOYO
F= FÍSICO
EL = ELECTRÓNICO FECHA viernes, 21 de octubre de 2022
CT = CONSERVACIÓN TOTAL
E= ELIMINACIÓN
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN
 TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
OFICINA PRODUCTORA: AREA DE SECRETARIA ADMINISTRACION

CÓDIGO: CA-115

DOCUMENTO TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL

CÓDIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES OBSERVACIONES
ARCHIVO ARCHIVO
A F EL CT E M S
GESTIÓN CENTRAL
CERTIFICACIONES
10.38 Solicitud certificaciones
Estos documentos los tenemos considerados como apoyo y soporte
10.40 Anexos de las certificaciones
que nos puede servir como testimonio ante cualquier situacion ya
CA-116 10.41 Comunicación Enviada de certificaciones X 1 AÑOS 1 AÑO X
despues de el tiempo mensionado pasa a tener selección de
10.42 Informe avance certificaciones conservacion o destruir
10.43 Informe mensual certificaciones

ACTAS ADMINISTRATIVAS
CA-118 10.44 Actas de reunión comité científico se conservan como fisicas y electronicas y se adstienen para
10.45 Actas de junta directiva X X 1 AÑO 5 AÑOS X tenerla como dicho soporte

HOJAS DE VIDA
CA-120 10.46 Hojas de vida funcionarios administrativos X 1 AÑO 5 AÑO X Estos documentos los manejamos como apoyo y luego de tenerlos
en el tiempo mensionado pasa a atener selecion de disposicion
10.47 Hojas de vida funcionarios en salud final

CONVENCIONES

g = SERIE DOCUMENTAL
c = SUBSERIE DOCUMENTAL FIRMA Maria Camila Florez moncada
a = TIPO DOCUMENTAL JEFE ARCHIVO

A= APOYO

F= FÍSICO
EL = ELECTRÓNICO FECHA viernes, 21 de octubre de 2022
CT = CONSERVACIÓN TOTAL
E= ELIMINACIÓN
M= MICROFILMACIÓN U OTRO SOPORTE
S= SELECCIÓN