CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

Nada es más relevante para la dirección de una empresa que tener un control de sus
gastos e ingresos, de la situación financiera, del valor de las existencias y los activos; de
saber que cobros y pagos están pendientes o de poder hacer comparativas para saber
cómo evoluciona el negocio. Todos estos datos se obtienen a través del departamento de
contabilidad.

La información que aporta el departamento de contabilidad es muy valiosa, no sólo para

conocer y cuantificar la situación del negocio sino también para definir estrategias y
tomar decisiones. Pero además de la utilidad práctica es una obligación legal. Todas las
empresas deben regirse por normas nacionales e internacionales que delimitan cómo y
de qué manera se debe llevar la contabilidad.

La época actual se caracteriza por la complejidad económica en la administración de los

recursos, que tanto a nivel macroeconómico como microeconómico son escasos, lo que
exige efectividad y eficiencia de los profesionales comprometidos en la administración
a fin de lograr un uso óptimo de los insumos.

Ellos pueden lograrse cuando se aplica la filosofía del mejoramiento continuo, que no es
otra cosa que la cultura de la calidad total que tiene como propósito esencial eliminar
todo aquello que no alcanza los estándares de tal manera que se suprima todo lo que
permite competir satisfactoriamente. Para lograrlo se necesita un sistema de
información basado en la estadística que muestre dichas desviaciones, lo que implica la
necesidad de contar con un buen sistema de control administrativo que propicie el
mejoramiento continuo. Por lo tanto, el control administrativo debe ser el proceso
mediante el cual la administración se asegura de que los recursos son obtenidos y
usados eficiente y efectivamente, en función de los objetivos planeados por la
organización. La información que proporciona la contabilidad administrativa puede ser
útil en proceso de control desde tres puntos de vista:

1. Como medio para comunicar información acerca de lo que la dirección desea que
haga.

2. Como medio de motivar a la organización a fin de que actúe de la forma más

adecuada para alcanzar los objetivos empresariales.
3. Como medio para evaluar los resultados, es decir, para juzgar que tan buenos
resultados se obtiene.

La contabilidad administrativa es necesaria para obtener mejor control. Una vez que se
ha concluido una determinada operación, se deben medir los resultados y compararlos.
El control administrativo efectúa a través de los informes que genera cada una de las
áreas o centros de responsabilidad, lo cual permite detectar síntomas graves de
desviaciones y conduce a la administración por excepción por parte de la alta gerencia,
de tal modo que, al manifestarse alguna variación, pueden realizarse las acciones
correctivas necesarias para lograr efectividad y eficiencia en el empleo de los recursos
con que cuenta la organización. En los países en desarrollo, entre más difícil es la
economía, más actual es el principio administrativo “sistema que no se controla, sistema
que se degenera”; de ahí la relevancia de esta función.

Funciones del departamento de contabilidad

De forma resumida, las funciones del departamento de contabilidad son:

 Llevar al día los libros contables:

 Libro diario: donde se formalizan los asientos contables de las operaciones
diarias
 Libros de registro: de facturas emitidas y recibidas, registro de los bienes de
inversión y de las operaciones intracomunitarias si las hubiera
 El cierre del ejercicio: sobre todo con la preparación del balance, la cuenta de
pérdidas y ganancias y la memoria de cuentas.
 Obligaciones registrales: Legalización y depósito de libros y cuentas.
 Preparación de impuestos

El plan general contable (PGC) es el que indica cómo se deben llevar a cabo estas
operaciones. El departamento contable necesita trabajar con la información que recibe
del resto de departamentos de la empresa, y debe ser escrupuloso para exigir datos
precisos y fiables.

 Departamento de compras: para registrar las operaciones de compra de materias

primas, existencias o producto final, y gestionar los pagos en las fechas
acordadas.
  Departamento de facturación / ventas: para registrar las facturas de venta y
controlar las fechas de cobros.
 Departamento de Recursos humanos: para contabilizar el coste de las nóminas y
los seguros sociales.
 Almacén: Para llevar control de los inventarios y existencias.
 Departamento financiero: en este caso la comunicación es reciproca, cada uno de
los dos departamentos necesitan información del otro.

El departamento de contabilidad y su importancia

Dentro de los principios contables, recogidos en las normas de contabilidad, el más

destacable es el de ofrecer una imagen fiel de la empresa: de su patrimonio, de su
situación financiera y de sus resultados. La información contable debe ser relevante,
amplia, fiable, clara y comparable.

Esto es vital, tanto para el empresario a nivel interno, como para la imagen exterior de la
empresa: ante los accionistas, los proveedores y clientes, los trabajadores y, por
supuesto, para posibles inversores. De los registros y anotaciones contables se obtienen
los datos de la actividad empresarial y, al final del año, del cierre del ejercicio
económico.

COSTOS DE PRODUCCION

UTENSILIOS CANTIDAD PRECIO X PRECIO POR MES

(UNUDADES UNIDAD 2
POR CAJA)
Cucharas 600 $20,000 $40,000 $1,200,000

Vasos 600 $40,000 $80,000 $2,400,000

Servilletas 500 $20,000 $40,000 $1,200,000

$80,000 $160,000 $4,800,000

PRECIOS DE PULPA DE VALOR KILO VALOR KILO X30

FRUTA
Mango $8,200 $246,000

Maracuyá $10,000 $300,000

Uva $10,800 $324,000

Fresa $8,600 $258,000

limón $8,600 $258,000

$1,386,000

VALOR X UNIDAD MES X 30

Agua galón $5500 $165,000

Azúcar 250 gramos $1200 $36,000

Leche condensada/Salsa 500 $1700 $51,000

gramos
$252,000