UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

CENTRO UNIVERSITARIO DE SUR ORIENTE

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS
LICENCIATURA EN ADMINISTRACION DE EMPRESAS

Ing. Juan Carlos Berganza.

Agroindustria IV

SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE OPERACIONES

INTEGRANTES.
Gustavo Adolfo Santos Corado 200619854
Percy Donald Palacios Ávila 201504262
Allan Josué Gordillo Cárcamo 201743919
Brandon Eddie González Chinchilla 201743291
Aslyn Yamileth Morales Aquino 201741749
Brian Fernando Duarte Cabrera 201742605

FEBRERO, 2020
 INTRODUCCIÓN

La administración de operaciones se ocupa de la producción de bienes y servicios

que las personas compran y utilizan todos los días. Esta característica permite a las
organizaciones alcanzar sus objetivos adquiriendo y utilizando recursos de forma
eficaz. Toda organización (ya sea pública o privada, de fabricación o de servicios)
tiene funciones operativas.

En cualquier sociedad industrial podemos encontrar organización, desde equipos

deportivos, escuelas e iglesias hasta hospitales, instituciones jurídicas, bases
militares, grandes y pequeñas empresas. Estos grupos formales hacen posible que
las personas produzcan una amplia gama de productos y servicios más allá de las
capacidades de cualquier persona. La gestión operativa es esencial para todo tipo
de organización, porque una organización solo puede lograr sus objetivos mediante
una gestión adecuada de las personas, los fondos, la información y los materiales.

En una época, el término “administración de operaciones” se refería principalmente

a la producción manufacturera. Sin embargo, la creciente importancia económica
de una amplia gama de actividades comerciales no manufactureras amplió al
alcance de la administración de operaciones como función. Hoy, el término
administración de operaciones se refiere a la dirección y el control de los procesos
mediante los cuales los insumos se transforman en bienes y servicios terminados.
Esta función es esencial para los sistemas que producen bienes y servicios en
organizaciones con y sin fines de lucro.

Además, en Administración de operaciones podemos describir procesos de suma

importancia como lo son las compras, cotizaciones, entradas, salidas y despachos
para una empresa; Podemos decir que estas acciones van de la mano de todas las
actividades de la empresa ya que nos permiten tener funcionando de forma eficaz
todos los procesos. También son de las partes más importantes de la empresa
puesto es aquí donde entra tanto la materia prima como insumos para hacer
funcionar una empresa.
 OBJETIVO GENERAL

Dar a conocer los procedimientos del departamento de compras y abastecimiento,

el cual tiene como fin de mejorar el flujo de las operaciones y evitar retrasos o
errores en las solicitudes de compras de los departamentos de una empresa, como
también entender los procesos para lograr un stock abastecido y despachos
eficientes.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

✓ Evaluar los procedimientos indispensables el departamento de compras de

una compañía.
✓ Identificar el procedimiento de recepción de materiales e insumos en bodega
de una empresa.
✓ Describir el procedimiento de despacho de materiales e insumos en bodega
de una organización.
1.GESTION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

Según Ferraro (2002), El acto de comprar es uno de los más antiguos que conoce
la humanidad que ocurrió en la Edad de Piedra, esto consistió en cambiar una cosa
por otra o mejor conocido como trueque, es allí donde nace la compra y la venta.

Hoy en la mayoría de las empresas, es el departamento comercial el que se encarga

del suministro para el correcto funcionamiento del negocio. Pero, además,
representa el 50% del valor del producto que se vende. Esto dependerá del tipo de
empresa en cuestión. Teniendo esto en cuenta, no es difícil asumir que entre el 20
y el 30% de las ganancias de una empresa se deben a los ahorros que genera en
el departamento de compras. Con una buena gestión comercial se puede ahorrar
alrededor de un 2%, además de incrementar el beneficio de la empresa y
condicionar el resultado final de nuestro producto.

Compras y su Importancia
Según Monzó, et al. (2014), La definición de compras como una profesión dentro
de la vida industrial y comercial de un conglomerado empresarial es el acto de
obtener el producto o servicio de la calidad correcta, al precio correcto, en el tiempo
correcto y en el lugar correcto. Sin embargo, en la actualidad compras como tal, ha
evolucionado considerablemente y ha pasado en muchas empresas a ser parte de
otros conceptos, como adquisiciones, aprovisionamiento o materiales, actividades
que comprenden adquisiciones y otras tantas como control de inventarios y
almacenes.

Fases del proceso de compra

Según Salvador (2003), El procedimiento de compra de una empresa en concreto,
son las siguientes:

✓ Previsión de necesidades de material

✓ Planifique la entrega con mucha antelación.
✓ Adquisición de dicho material.
Esto asegura que los productos solicitados se reciban en cantidad y tiempo pactado
y que lleguen en perfecto estado.

1.1 POLITICAS DE COMPRAS

Es una pauta que establece los criterios en la cual las empresas eligen sus fuentes
abastecimiento, los requisitos para los proveedores, las condiciones de entrega, los
plazos de pago, las compras anticipadas y otros aspectos. Y estas forman parte de
la planeación de compras, e indican la manera en que las empresas obtiene todos
los productos y servicios necesarios para funcionar, como los materiales de
limpieza, herramientas, maquinaria, tecnología y materias primas.

Según Sangri (2014), Las políticas de compras, depende que se cumpla con el
presupuesto de las empresas, la fijación de los precios, el desarrollo de nuevos
productos y la calidad prometida con los clientes. Si se lleva la administración de
una empresa con un sistema de gestión, esta labor se facilitara mucho, ya que toda
la información de finanzas y contabilidad se interconecta.

1.1.1 Elaboración de Políticas de compra

Para Johnson, et al. (2012), La elaboración de política de compras son planes o
criterios que orientan las decisiones de una empresa, es por ello que se debe
asegurar que se encuentren expuestas con claridad, que sean razonables, pero que
al mismo tiempo exijan rigor y que sean fáciles de implementar.

Según Martínez (2006), para la Elaboración de Políticas de compra se deben de

tomar en cuenta ocho aspectos fundamentales a considerar que ayudan a definir
los estándares al momento que una empresa realice compras

✓ Fuentes de abastecimiento.
✓ Especificaciones de la mercancía.
✓ Lineamientos de precio y calidad.
✓ Procedimientos.
1.1.2 Políticas de compras más comunes
✓ Requerimiento y características de la orden de compra que deberán entregar
los proveedores.
✓ Seguimiento de pedidos.
✓ Recepción en los almacenes, de acuerdo con los métodos de administración
de inventarios.
✓ Controles afectados por la recepción del producto.
✓ Conciliación de documentos y chequeo de operaciones para su posterior
liquidación.

La política de compras es indispensable para la estandarización de procesos en

una empresa y de esta herramienta dependen el desarrollo de los productos, la
satisfacción de los clientes y la rentabilidad de en un corporación.

1.2 ADMINISTRACIÓN DEL FLUJO DE MATERIALES Y COMPRAS

El control de materiales es un sistema que le permite saber exactamente dónde

están los materiales y qué cantidad hay en stock para ayudarlo a determinar el punto
donde necesita comprar más.

Según Johnson et al. (2012) menciona que existe una manera de considerar la
gestión de materiales y esta es la referencia a sus principales actividades, a saber,
la anticipación de los requerimientos materiales, el origen y aprovisionamiento de
materiales, la introducción de materiales dentro de la organización y seguimiento
del estado de los materiales como activo a corto plazo.

1.2.1 Importancia de la administración del flujo de materiales y compras

Constituye unas de las bases del diseño de las plantas del diseño y selección del
proceso de fabricación y ayuda a definir el sistema de manejo de materiales debido
a las características técnicas y operacionales, así como el patrón de flujo de
materiales.
1.2.2 Funciones de la administración de los materiales

Según Rubio (2002), La administración de materiales es la función coordinadora y

responsable de planear y controlar el flujo de materiales. Sus objetivos son los
siguientes:

✓ Planeación y control del abastecimiento de materiales.

✓ Programación de la producción.
✓ Recepción.
✓ Investigación sobre materiales y compras.
✓ Almacén.
✓ Compras.

El propósito final de la función de la Administración de materiales es maximizar el

uso de los recursos de la compañía y así poder proveer el nivel requerido de servicio
al cliente.

1.3 COORDINACIÓN ENTRE PRODUCCIÓN Y COMPRAS

En el departamento de compras la industria juega un rol importante. La interacción

de las compras con el resto de departamentos es vital para que se pueda ser
competitivo. Para ellos veremos de forma detenida cual es este proceso enlazado
que realiza el departamento de producción con el de compras para ayudar a la
empresa a tener una correcta coordinación.

Debemos saber que el objetivo primordial de las compras es servirá en la fabricación

y producción, asegurando componentes y materias primas para dicho proceso,
haciendo para ello entonces que no falten ni fallen ya se en cantidad o calidad. Sin
embargo, ambos servicios suelen actuar con una distinta naturaleza.
Las relaciones entre esos dos se pueden armonizar, notablemente con un
intercambio de información dinámico, según la revista
Manutencion&Almacenaje.com (2020), producción debe tener informado
contantemente y en el tiempo más breve posible a compras de los planes y
programas productivos. Disponiendo de esta información, compras tiene la
posibilidad de prever a su vez con suficiente antelación y precisión los
aprovisionamientos. |
Igualmente, compras ha de tener a producción continuamente informado sobre la
llegada de materiales y comunicar oportunamente cualquier retraso para que se
pueda programar de nuevo la producción evitando interrupciones.

1.4 PROCEDIMIENTOS DE COMPRA

Este es un sistema de pasos y etapas que se deben llevar a cabo de una empresa
antes de adquirir un producto o servicio necesario para cumplir una meta u objetivo.
Este procedimiento garantiza que los recursos se utilicen de manera transparente,
de acuerdo a un presupuesto y con un orden establecido.

Para cada empresa es distinto este proceso, pues tienen plataformas o gestiones
de compras diferentes. Aun así, se pueden seguir algunos pasos básicos como los
que se describen a continuación para poder tener un orden concatenado en los
procesos de compras de la empresa, ayudando en la organización y dinamización
de sus operaciones. Los pasos para lograr un proceso de compra exitoso son:

✓ Identificar los requerimientos de compra.

✓ Crear la solicitud de compra.
✓ Revisión de la solicitud de compra.
✓ Aprobación del presupuesto.
✓ Solicitud de presupuestos o cotizaciones a proveedores.
✓ Negociación de contratos.
✓ Recepción de mercancía.
✓ Combinación de tres vías.
✓ Aprobación y pago de factura.
1.5 SELECCIÓN DE PROVEEDORES

Para Chames et, al (1978), El tema de selección de proveedores es un proceso que

está presente en toda organización, debido a que es necesaria la adquisición de
bienes y servicios tales como maquinaria, materia prima, servicios de limpieza, etc.;
por lo que este proceso debe ser enfocado a la búsqueda de calidad.

Es conocido en la mayoría de las organizaciones que el departamento de compras

o proveeduría es el encargado de realizar la búsqueda y selección de proveedores
que mejor se adecuen a las necesidades de la organización.

La clave en la selección de los proveedores de un producto o servicio recae en la

importancia de saber qué criterios utilizar para seleccionarlos, ya que se debe tomar
en cuenta que tipo de impacto tendrán los productos o servicios que ofrecen y si
este será un impacto positivo con la productividad, calidad y competitividad de la
organización misma.

Para este proceso es necesario tener identificados los posibles proveedores, este
paso constituye la primera etapa para la selección de los proveedores, cuyo
propósito es establecer una lista de las empresas que producen acorde a las
necesidades de las organizaciones para solicitarles información.

También involucra una búsqueda exhaustiva de todos los posibles proveedores y

se deben eliminar uno a uno conforme a la lista de criterios y diversas
consideraciones, hasta reducir a unos pocos a los cuales se les solicitará una
cotización. Se recomienda seguir un esquema como el siguiente:
También debemos cumplir con algunos criterios al momento de llevar a cabo la
selección del proveedor para poder llegar a conocer cuáles son estos criterios, se
debe elaborar una lista de todas aquellas empresas que ofrecen productos o
servicios acorde a los requerimientos de la organización, para posteriormente pedir
las respectivas cotizaciones, y se le debe de asignar una calificación a cada uno de
los criterios; algunos de estos criterios son:

De calidad:

✓ Calidad del producto

✓ Características técnicas
✓ Garantía
✓ Personal capacitado, si fuera necesario
✓ Servicio postventa y asistencia técnica
Condiciones económicas:

✓ Precio por unidad

✓ Forma pago
✓ Precios de envases y embalajes.
✓ Pago de portes y seguros.
✓ Recargos por aplazamiento del pago.
✓ Descuentos por pronto pago. Descuentos por pagos de contado.

Otras condiciones.

✓ Período de validez de la oferta.

✓ Condiciones de terminación del contrato.
✓ Circunstancias que pueden dar lugar a revisión en los precios.
✓ Plazos de entrega a requerimientos de la organización.
✓ Devolución de mercancía.
✓ Tiempo de la empresa
✓ Recomendaciones de otras empresas
✓ Manejo de inventarios
✓ Infraestructura de la empresa (planta)
✓ Legalmente establecida

1.6 COLOCACIÓN, REGULACIÓN Y RECEPCIÓN DE PEDIDOS

Para la colocación de los pedidos se entienden varias maneras de almacenajes los

cuales son:

✓ Almacenamiento ordenado: establece un lugar para cada producto.

✓ Almacenamiento desordenado: se van llenando conforme van ingresando.
✓ Almacenamiento en bloque: Permite llenar al 100% el almacén.
✓ Almacenamiento a granel: Productos intercalados de manera que se
puedan agrupar.
1.6.1 Regulación de Pedidos

Parte integral de las operaciones de regulación la constituirá el almacenamiento, en

este caso el objetivo será que el stock esté en relación con nuestras ventas y que
tengamos un inmovilizado que no represente un esfuerzo financiero desmedido
para la compañía. (González, 2013)

“Idealmente, nuestro sistema debería integrar un módulo de compras que genere a

su vez los pedidos a proveedores de tal forma que las compras estén totalmente
integradas con el proceso de venta”. (Cemas, 2003)

Al regular los pedidos es muy importante definir los procedimientos para recibir,
almacenar y distribuir, Por ello se describen los objetivos que esta actividad quiere
alcanzar:

✓ Asegurar el flujo eficiente y oportuno de los productos

✓ Garantizar la calidad de los productos (materia prima)
✓ Mantener reservas de productos de la manera más económica posible
✓ Comunicar al área de compras las necesidades.

1.6.2 Recepción de Pedidos

El departamento de compras tiene la misión de evaluar: Costos bajos, entrega

rápida y calidad. (González, 2013)

Además de todo esto deben cerciorarse de los siguientes aspectos: (Cemas, 2003)

✓ Frecuencia de uso
✓ Requerimiento de espacios
✓ Características de artículos
1.7 CONTROL DE CALIDAD EN LA RECEPCIÓN

A continuación, se describe según (Cornejo, 2018). Un sistema de control de calidad

para la recepción de materia prima y subproductos los cuales define de la siguiente
manera:

✓ Normas Generales
✓ Listado de Procesos incluidos
✓ Recepcionar productos
✓ Almacenar productos
✓ Preparar y despachar productos
✓ Transferencia de productos entre almacenes
✓ Gestión de cambio de productos
✓ Desaduanaje de productos adquiridos por convenio
✓ Requerimientos de transporte

En primera instancia describen a los responsables y participantes de todo el

proceso. Luego se describen los objetivos y la base legal según sea el control de
calidad para cada tipo de producto que ingresa en la compañía, como también la
vigencia del mismo. Posteriormente las normas generales, describen reglas de
conocimiento general y obligaciones de cada uno de los responsables; el listado de
procesos incluidos describe cada una de las actividades a realizar por el personal
de la empresa y las normas describen los posibles inconvenientes a tomar en
cuenta y las acciones a realizar en tanto sucedan, todo esto con apoyo de
diagramas de flujo y fichas técnicas. (Cornejo, 2018)

1.8 EXISTENCIAS DE MATERIA PRIMA

Según (González, 2013), para alcanzar una cantidad óptima de existencias de

materia prima se deben tomar en cuenta varios aspectos los cuales llevan al
proceso de compra, estos son:

✓ Necesidad y adquisición: Requisición al departamento de compras.

✓ Seguimiento: cumplir la entrega en el plazo correspondiente.
 ✓ Conformidad del producto adquirido: Se confirman las cantidades
recepcionadas y facturadas las cuales deben ser iguales además de las
entregas dañadas de algunos productos para su gestión de cambio.

1.8.1 Existencia de Materiales

Debemos considerar aspectos clave que pueden resultar decisivos tales como:

✓ Informar sobre la disponibilidad del stock de nuestros productos: Al

mostrar la disponibilidad de nuestros productos, podrán atender el pedido
mientras aún tenemos el producto en stock. (Ceutec, 2018)
✓ Efectuar el pago en el momento de la expedición del pedido: De esta
forma, sólo cobraremos a nuestros clientes cuando estamos seguros que
recibirán el producto solicitado y evitamos incidencias, devoluciones y
anulaciones. (Ceutec, 2018)

1.8.2 Existencia de Repuestos y demás suministros

Son materiales necesarios para el funcionamiento y conservación de los productos,

no forman parte, pero se requieren para la producción. Sus características son:

✓ Consumo en partidas pequeñas

✓ Precios y descuentos conforme a tarifas establecidas
✓ Ocupan poco espacio en el almacén

Al optar por una gestión propia de nuestro stock debemos tener muy en cuenta los
siguientes puntos:

✓ Recursos necesarios para su operativa: Personal e inversión para su

acondicionamiento.
✓ Mantenimiento continuo: El almacén debe estar siempre limpio, ordenado
y con todos los sistemas de seguridad activos y pasivos posibles.
1.9 ORGANIZACIÓN EN EL PROCESO DE COMPRA

El proceso de pedidos en términos de eficiencia, se trata de conseguir que el tiempo

sea lo más corto posible lo cual a este proceso se le denomina el ciclo del pedido
el cual evalúa las siguientes tareas:

✓ Envío de pedidos a proveedores

✓ Validación de pedidos
✓ Pago
✓ Preparación física del pedido
✓ Entrega a la agencia de transportes u operador logístico para su envío a la
empresa
Los puntos clave en la organización del proceso de pedidos en una tienda pasan
por:

✓ Automatización.
✓ Optimización de recursos humanos.
✓ Escalabilidad. (permitirnos crecer sin necesidad de cambiar procesos).
✓ Máximo aprovechamiento del espacio

Al proceso de organización de compras se le llama Organización productiva, la

cual describe el proceso de compras y sus fases:

1.9.1 Control en el proceso de compra

El objetivo para una empresa es que este ciclo de pedidos se realice en el menor
tiempo posible de tal forma se describen los principales puntos que conlleva el
proceso:
 ✓ Comprobación de pedidos
✓ Control de fraude
✓ Gestión de pago
✓ Tiempos “de corte” de pedidos
✓ Integración de pedidos en el ERP (Planificación de Recursos Empresariales)

1.9.2 Logística en el proceso de compra

Es un modelo integrado en el que encajan todos los procesos relacionados con la

manipulación o preparación del producto que queremos enviar y lo que necesitamos
recibir.

Un proceso logístico integral comprende:

✓ Control “inteligente” del stock de tienda.

✓ Recepción de mercancía.
✓ Preparación de pedidos.
✓ Aprovisionamiento:
✓ Almacenaje:
✓ Distribución:
Según (Ceutec, 2018) para la recepción óptima del material requerido y de calidad
adecuada se deben evaluar los canales de distribución:

✓ Canal directo o de nivel “cero” (de fabricante a consumidor)

✓ Canal indirecto corto (un nivel, es decir, de fabricante a detallista para
posteriormente al consumidor)
✓ Canal indirecto largo (dos o más niveles, es decir, del fabricante a
mayorista, distribuidores externos, detallistas hasta el consumidor)
Gestión de la distribución: El “e-commerce”, es decir, el comercio electrónico tiene
la función de sacar el máximo beneficio al comercio de las compañías, lo cual en la
actualidad es indispensable integrar para el desarrollo o crecimiento de estas.
(González, 2013)
2. PROCESAMIENTO DE DESPACHO
El despacho se utiliza para decidir la prioridad de las tareas en cualquier centro de
trabajo particular. La prioridad de una tarea puede cambiar de un centro de trabajo
al siguiente, de acuerdo con las reglas de despacho particulares que se selección.
En la practica, los programas son difíciles de mantener, si no imposibles, debido a
que las condiciones cambian con frecuencia: una máquina se descompone, se
enferma un operador calificado, los materiales no llegan a tiempo y así,
sucesivamente.

2.1 ORGANIZACIÓN
Si una organización quiere competir en precio, entonces operaciones debe
proporcionar costos bajos. Si la organización quiere competir en calidad, entonces
la calidad debe empezar a ser generada por operaciones. Si una organización
compite con base en la fiabilidad en el plazo de entrega, esto implica
consideraciones de capacidad de producción, programación de la producción e
inventarios. Y si la organización ofrece flexibilidad, es operaciones la que debe
contar con una configuración tal que le permita dar esa flexibilidad.
Las decisiones de operaciones o categorías de decisión pueden clasificarse en ocho
temas:

1. Capacidad (cantidad, tipo).

2. Instalaciones (tamaño, localización).
3. Tecnología (nivel de automatización, compatibilidad, sistema de producción,
riesgo).
4. Integración vertical (alcance, riesgo).
5. Fuerza de trabajo (habilidades, paga, motivación, especialización).
6. Calidad (prevención, diseño, gestión, control, trazabilidad).
7. Organización (estructura, informes, políticas, líneas de autoridad, estilo
administrativo).
8. Control y planificación de los materiales y de la producción
(programación, reglasdedecisión, centralización, gestión de materiales,
tamaño de los inventarios, control de inventarios, uso de normas técnicas).
2.2 SISTEMAS DE PRODUCCION Y CONTROL

Los Sistemas de Planeación y Control de la Producción/Operaciones, están

formados por un conjunto de niveles estructurados (jerárquicamente) de
planificación que contemplan tanto los Planes Agregados, los Planes Maestros, la
Gestión de Materiales, así como, los niveles de Ejecución o Gestión de Taller.
En los últimos años se ha estado produciendo un notable incremento de la
importancia que tiene el Subsistema de Producción en el desarrollo de la actividad
empresarial. Los Sistemas de Gestión de la Producción integran las diferentes
funciones de planificación y mando de la producción; a partir de la utilización de
técnicas, diagramas, gráficos y software, que facilitan los cálculos y decisiones en
torno a la selección de las mejores variantes de producción.

2.2.1 Los Sistemas MPR: MRP-I Y MRP-II

Este sistema surge en la década de 1960, debido a la necesidad de integrar la
cantidad de artículos a fabricar con un correcto almacenaje de inventario, ya sea de
producto terminado, producto en proceso, materia prima o componentes. Puede
decirse que el MRP es un Sistema de Control de Inventario y Programación que
responde como antes se mencionó, en este sistema se contestas las interrogantes
¿Qué orden fabricar o comprar? ¿Cuánta cantidad de la orden? ¿Cuándo hacer la
orden?. Su objetivo es disminuir el volumen de existencia a partir de lanzar la orden
de compra o fabricación en el momento adecuado según los resultados del
Programa Maestro de Producción.

2.2.2 El Sistema Just In Time (JIT)

El concepto "Just in Time" fue creado por el ejecutivo de Toyota Motor Co., el señor
Taiichi Ohno un día de 1954 en el que visitaba un supermercado en EE.UU. Observó
cómo los compradores empujaban sus carros de arriba y abajo entre las filas de
estantes, seleccionando solamente los tipos y cantidades de artículos que
precisaban. Este tipo de compras en el que el usuario final (el comprador) puede
"extraer" exactamente los tipos y cantidades de productos necesarios de una amplia
gama de stocks de los estantes, era aún un sueño por entonces para el comprador
medio japonés.
Le pareció a este ejecutivo de Toyota qué, el facilitar que el comprador (proceso
siguiente) seleccionara libremente y extrajese justamente lo que necesitase del
proceso anterior, tendería de una forma natural a eliminar los problemas
relacionados con el montaje, tales como, paradas debido a piezas no existentes,
sobreproducción, compras en exceso, y desperdicio en stocks. Por tanto, en este
momento nació el primer principio de la producción JIT: los procesos "aguas
abajo", "extraer" o "arrastrar" los productos de los procesos anteriores según se
necesitasen en el proceso posterior. En este sentido, como plantea el señor Kenichi
Sekine, "se puede decir que los Estados Unidos facilitaron la inspiración para el
nacimiento del Sistema de Producción de Toyota- el Just in Time".

El enfoque JIT supone una nueva forma de gestión constituida por un conjunto de
técnicas y prácticas de organización de la producción, que pretende que el cliente
sea servido cuando lo precise (justo a tiempo) y en la cantidad y calidad requeridas.
Las dos estrategias básicas de este enfoque consisten en la eliminación de todas
las funciones innecesarias en las operaciones industriales (llamadas desperdicios)
y en producir los distintos productos y componentes en el momento en que se
necesiten, en la cantidad en que se precise y con la máxima calidad.

2.2.3 La Teoría De Las Limitaciones (TOC)

TOC es un modelo sistémico de gestión. Sistémico significa que ve a la
organización como un "sistema" y no como una suma de partes. Todo sistema
productivo, y cualquier organización se supone que lo es, generan valor con un
coste y tienen un tiempo de respuesta. TOC pretende la óptima operatividad del
sistema incrementando su tasa de generación de valor. Para ello también busca la
mejora del tiempo de respuesta. En cuanto al coste consigue reducciones del coste
unitario real mediante el aumento de la tasa de generación de valor, es decir las
ventas, y la reducción de inventarios que conlleva la mejora del tiempo de respuesta.
2.3 CONTROL DE ENTRADAS Y SALIDAS
Al entrar toda la materia a un almacen es necesario, hacer un control total de las
entradas de materia prima como por ejemplo:
1. Mantener las materias primas a cubierto de incendios, robos y deterioros.
2. Permitir a las personas autorizadas el acceso a las materias almacenadas.
3. Mantener en constante información al departamento de compras, sobre
las existencias reales de materia prima.
4. Llevar en forma minuciosa controles sobre las materias primas (entradas y
salidas)
5. Vigilar que no se agoten los materiales (máximos – mínimos).

2.3.1 Función de las Existencias:

La función de las existencias es tomar el control de entrada garantizando un
abastecimiento e inválida los efectos de:
1. Retraso en el abastecimiento de materiales.
2. abastecimiento parcial
3. Compra o producción en totales económicos.
4. Rapidez y eficacia en atención a las necesidades.

El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de

una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. La manera de
organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores
tales como el tamaño y el plano de organización de la empresa, el grado de
descentralización deseado, a variedad de productos fabricados, la
flexibilidadrelativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programación
de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las
siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

Recepción de Materiales
 ✓ Registro de entradas y salidas del Almacén.
✓ Almacenamiento de materiales.
✓ Mantenimiento de materiales y de almacén.
✓ Despacho de materiales.
✓ Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios
y contabilidad.

Pese a lo que podría indicar su nombre la función de un almacén, en general, no es

el almacenar productos sino hacer que estos circulen. Excepto en el caso de
los almacenes de custodia a largo plazo, un almacén debe tratar de conseguir que
el producto dé el servicio esperado mientras hace que las mercancías circulen lo
más rápidamente posible. Por este motivo es de especial interés analizar la
secuencia de operaciones que en cualquier almacén sigue un producto.
✓ Entrada de bienes: Recepción de las mercancías a través de los muelles de
carga, pasando por los controles de calidad, cuarentenas y cambios de
embalaje necesarios.
✓ Almacenamiento: Disposición de las cargas en su ubicación con el objeto
de retenerlas hasta su puesta a disposición.
✓ Recogida de pedidos: Conocida también por picking, es la operación por la
que se convierten las unidades de carga de compra en unidades de venta.
✓ Agrupación-Ordenación: Dependiendo del procedimiento de generación de
pedidos, y de la configuración del sistema de distribución será necesario
establecer un sistema para agrupar y ordenar los pedidos según las rutas de
distribución.
✓ Salida de bienes: El control de salidas, recuento numérico o control de
calidad y el embarque en el medio de transporte correspondiente son las
funciones con las que finaliza el proceso.

En muchas ocasiones es imprescindible tener en cuenta la gestión de stocks

de devoluciones como un proceso más, no exento de importancia; El
almacenamiento de materiales depende de la dimensión y características de
los materiales. Estos pueden exigir una simple estantería hasta sistemas
complicados, que involucran grandes inversiones y complejas tecnologías. La
elección del sistema de almacenamiento de materiales depende de los siguientes
factores:
✓ Espacio disponible para el almacenamiento de los materiales.
✓ Tipos de materiales que serán almacenados.
✓ Tipos de materiales que serán almacenados.
✓ Número de artículos guardados.
✓ Velocidad de atención necesaria.
✓ Tipo de embalaje.
2.3.2 Salida de los materiales:
El movimiento de materiales es el proceso que estos siguen desde su llegada a los
almacenes hasta su despacho. Los materiales deben tener localizaciones físicas
específicas que permitan las actividades normales de almacén, como son la entrada
y salida de inventario y la realización de inventarios físicos, para permitir un
adecuado movimiento de materiales es aconsejable:

✓ Planificar, siempre que sea posible, un flujo de materiales en línea recta

(recepción, almacenamiento, despacho).
✓ Separar las áreas de recepción y despacho de materiales.
✓ Considerar áreas separadas físicamente para materiales dañados,
reparables o no, que esperan ser enviados a reparar o que acaban de ser
reparados.
✓ Ubicar los materiales que requieren condiciones especiales de
almacenamiento en áreas especialmente acondicionadas para tal fin.
✓ Diseñar los pasillos de circulación (aunque no sean espacios productivos) lo
suficientemente anchos para permitir la circulación de montacargas y otros
vehículos.
✓ Indicar claramente el sentido y las velocidades máximas de circulación en los
pasillos, a fin de reducir el riesgo de accidentes.
✓ Establecer áreas especialmente protegidas para materiales valiosos.
 ✓ Construir las plataformas de descarga a la altura de los vehículos de
transporte típicos.
✓ Las puertas de acceso y salida de los almacenes deben ser fácilmente
manipulables por los operadores de los vehículos de movimiento de
materiales.
✓ Disponer de suficiente espacio en el área de recepción de materiales para el
control de calidad.

2.4 CARGA Y DISTRIBUCIÓN

2.4.1 Carga para distribución

En este punto se toma en cuenta el equipo necesario para hacer la carga de materia
prima, para ser trasportada al almacen de producción, y de igual manera de el
producto final a bodega de distribución para su venta posteriormente, analisaremos
el tranporte interno de la materia prima:

Técnicas empleadas en el análisis de problemas de transporte interno:

✓ Definición del problema.
✓ Organización
✓ Variedad de equipamientos.

Tipos de equipamientos más utilizados en el transporte interno.

✓ Transportadores de correas.
✓ Transportadores de rodamientos.
✓ Transportadores de corrientes
✓ Puentes rodantes
✓ Apiladoras
✓ Grúas
✓ Tractores
✓ Elevadores y montacargas
✓ Pórticos rodantes
Análisis de los costos del transporte interno.
✓ Costos económicos.
✓ Análisis de costos anuales de operación.
Recomendaciones y guía para el planeamiento del flujo y del movimiento de los
materiales.
✓ Planeamiento del flujo de materiales
✓ Planeamiento del movimiento de materiales

2.4.2 Técnicas empleadas en el análisis de problemas de transporte interno

La sistemática aplicada a la solución de los problemas de transporte interno
de materiales esta constituida por las rutinas de organización empleadas en
la ingeniería de producción, tales como: listas de materiales, análisis del flujo
y de las operaciones, rutas, flujogramas, estudios de layout, estudio de
métodos y tiempos, especificaciones de equipamiento y análisis de costo.
2.4.3 Variedad de equipamientos
Hay que conocer las aplicaciones básicas de los diferentes tipos de equipamientos
para el movimiento de los materiales. En la fase de proyecto de una nueva
instalación, tales problemas deben haber quedado perfectamente definidos,
especificándose los equipos necesarios como partes integrantes de la futura
instalación.
La literatura especializada constituye una fuente de referencia en relación a
desarrollos recientes y nuevas aplicaciones técnicas en el campo del transporte
interno de materiales. La mecanización del transporte interno deberá ser
especialmente considerada cuando:
a) Existan muchas operaciones manuales de transporte.
b) Objetos de mas de 100 kg. Fueren transportados por carros manuales o mas
de 25 kg. Fueren elevados manualmente.
c) Hubiere puntos de estrangulamiento en el flujo de materiales.
d) Hubiere necesidad de mejor aprovechamiento del espacio.
e) Ocurrieren muchos accidentes durante la manipulación.
 f) Mayor rapidez fuere lo deseable para el movimiento de materiales, o se
intenta producir por flujo continuo.

2.4.4 Tipos de equipamientos más utilizados en el transporte interno

Para el movimiento de materiales, el equipamiento convencional puede ser,
preliminarmente, desdoblado en dos categorías principales:
a. Equipamientos de operación manual
b. Equipamientos motorizados.
Pese a las características a veces rudimentarias del equipamiento manual, el aun
es el mas común y el que mayor cantidad de servicios presta. Además, los medios
de transporte manual representan recursos de fácil adquisición, debido a su bajo
costo; por ello, pueden significar un gran aumento de productividad en relación a los
métodos mas empíricos; Por ejemplo
✓ Un carrito de plataforma de cuatro ruedas puede triplicar la productividad de
la operación de transporte de materiales dentro de un almacén de una
fabrica.
✓ Igualmente para obtener las ventajas consecuentes del transporte sobre
plataformas, es perfectamente justificable, en numerosos casos, la utilización
de carritos hidráulicos manuales, que levantan la plataforma sobre la cual se
encuentra el material y lo transportan horizontalmente.
✓ Para apilamientos a mayores alturas, si las apiladoras de operación manual,
o movidas por un pequeño motor eléctrico pueden presentar un aumento de
productividad muchas veces considerable en relación a las practicas
anteriormente existentes.

2.4.5 Distribución de Materia Prima para Producción

Existen tres tipos de movimientos o distribucón discriminados a seguir:
✓ Movimientos en secuencia de circulación: Son los movimientos del
material en la secuencia del proceso de fabricación, esto es, desde la
descarga de la materia prima y componentes en el almacén de entrada hasta
 el embalaje y expedición, pasando por todas las fases del proceso de
manufactura.
✓ Movimientos secundarios: Determinadas operaciones o procesos exigen
movimientos del material a través de la maquina. Algunas maquinas
disponen de un equipo adicional (rampas por ejemplo) que las alimenta o
transporta el material a la fase siguiente. Otras veces, como es el caso de las
cabinas para pinturas o estufas, el material circula a través de ellas, siendo
movido por dichos equipos adicionales (rampas, etc.). En ciertas fabricas, el
material para el abastecimiento de la producción es llevado por
transportadores continuos de circuito cerrado, hasta los puntos de consumo.
Si el operador no retira la pieza, ella volverá a sus manos después de
completar el circuito.
✓ Movimientos operacionales: En la operación de la línea de montaje, por
ejemplo, existen, además de la secuencia de circulación, los movimientos
referidos al trabajo del montaje propiamente dicho. Esos movimientos
relacionan al transporte, conjugando los componentes con los movimientos
manuales del operador, tales como ajustar, soldar, perforar, etc. Se trata aquí
de movimientos que integran los métodos de trabajo, su estado y análisis son
competencia de la ingeniería de métodos, que, con el auxilio de la técnica del
estudio de tiempos y movimientos, resolverán los problemas racionalizando
los mismos.

2.4.7 Distribución externa

Para lograr un alto grado de eficiencia, este proceso exige una serie de gastos
operativos que deben reducirse a los niveles mínimos posibles. Así, las empresas
pueden utilizar tres tipos de cadenas de distribución:
✓ Cadena directa: Distribución sin intermediarios de los productos, de los
almacenes del fabricante al hogar del consumidor.
✓ Cadena corta: Los productos van de la fábrica a manos de un
intermediario, que se ocupa de comercializarlo al consumidor. Así son la
mayoría de las tiendas minoristas (retail).
 ✓ Cadena larga: Pueden participar varios intermediarios, como mayoristas o
distribuidores.

Finalmente, cuando existen procesos de distribución internacional de mercancías

entran en juego diferentes modos de transporte (terrestre, marítimo, aéreo,
multimodal) cuyos costos dependerán, además de las distancias, del tipo y la
naturaleza de la carga (a granel, frágil, peligrosa, etc.).

2.5 Procedimiento de despacho

2.5.1 Despacho de materiales e insumos

El despacho de materiales e insumos es un procedimiento que se lleva con las otras

operaciones para poder tener abastecido todos los segmentos de la empresa. Cabe
destacar que se trabaja juntamente con el área de compras para poner tener un
stock actualizado y cumplir con todos los requerimientos de las distintas áreas.

Todos los procesos deben cumplir con las normas que rigen a la empresa siendo
estas normas de seguridad salud medio ambiente y normas de calidad establecidas.

2.5.2 Responsabilidades

Para ejecutar la acción de despacho se debe tener en cuenta que hay ciertos
encargados de dicha área de los cuales dan su aprobación y ejecución del proceso
de despacho. Entre los que deben de estar:

Encargado de Bodega

✓ Debe ejecutar dicha instrucción de trabajo.

✓ Atender a los entrenamientos del área administrativa relacionados a los
procesos a su cargo.
✓ Cumplir con los indicadores de desempeño y tiempo de ejecución de
actividades.
✓ Supervisar el cumplimiento del trabajo del Asistente de Bodega
 ✓ Asegurar la correcta utilización del EPP requerido para las actividades.

Asistente de Bodega

✓ Debe ejecutar dicha instrucción de trabajo.

✓ Debe contar con el entrenamiento en manipulación de los insumos según sea
la necesidad de la empresa, equipo de protección personal respiratorio y su
validación, situación ante emergencias, rombo NFPA y señalizaciones de
riesgos.
✓ Utilizar el EPP asignado para las actividades que realiza.

Gerente Administrativo

✓ Garantizar que se cumplan los procedimientos establecidos.

✓ Debe verificar el cumplimiento de las responsabilidades del encargado (a) de
bodega y brindar soporte y retroalimentación sobre las actividades que
desempeñe, así como supervisar que se apliquen las políticas y
procedimientos establecidos.
✓ Proveer insumos y materiales necesarios para la ejecución de los procesos
en el área.

2.5.3 Procedimiento

Para hacer efectivo el despacho de insumos, materiales o materia prima, se debe

seguir el procedimiento aprobado por la empresa, de manera que se pueda seguir
para evitar así inconvenientes en los procesos de toda la organización.

No DESCIPCIÓN DEL
RESPONSABLE
PROCEDIMIENTO

Encargado de Bodega o Asistente Entrega formato de salida de bodega

1
a los solicitantes.
Recibe salida de bodega, debe revisar
2 Encargado de Bodega o Asistente que la salida cuente con la firma de las
personas autorizadas, firma adicional del

Encargado de Bodega o Asistente
3
4 Encargado de Bodega o Asistente
Encargado de Bodega o Asistente
5
6 Encargado de Bodega o Asistente
7 Encargado de Bodega o Asistente
8 Asistente de bodega
9 Encargado de bodega
10 Asistente de bodega
11 Asistente de bodega
encargado del área y que los datos estén
correctos.
Verifica las cantidades de producto en
base al listado de pedidos por área.
Inicia el proceso de despacho,
consolidando los materiales e insumos
solicitados.
Inicia el despacho de materiales
cumpliendo con el horario estipulado.
Recibe salida de bodega, debe revisar
que la salida cuente con la firma de las
personas autorizadas, firma adicional del
encargado del área y que los datos estén
correctos.
Entrega los materiales e insumos a los
solicitantes en base al pedido de cada
área.
Revisa que el solicitante firme de
recibido cuando recoge el pedido.
Actualiza la información de control de
consumos y base de datos de inventario.
Anota en observaciones alguna
anotación si el pedido no es completo.
Archiva la salida de almacén.

2.5.4 Documentos asociados

Para la realización de despachos es necesario llevar el control de estos es por eso

que se tiene que llevará a cabo una serie de documentos que nos servirán como
indicadores y respaldo para efectuar los despachos.

Tipo de documento Documento

Registro Salida de bodega
Electrónico Pedido de materiales por periodo
Reglamento interno de bodega de
Referencia
materiales
Electrónico Control de consumos e inventario general
Control Control de cambios y devoluciones
Manejo de no conformidades y
calidad
oportunidades de mejora de calidad
2.6 Control de calidad en el servicio

Para iniciar cualquier proceso es indispensable tomar en cuenta el control de

calidad, si bien en el área de despacho de bodega, es un espacio que no se le da
mayor importancia, es imprescindible en las operaciones de la empresa. Es por ello
qué es necesario un control estricto para mejorar la calidad del producto o servicio
qué es este brindando.

2.6.1 Controles. (Salud, Seguridad y Medio Ambiente H.S.E.)

✓ Cumplir satisfactoriamente con los exámenes médicos ocupacionales según

los lineamientos y riesgos de HSE para el área.
✓ Utilizar el equipo de protección personal EPP establecida para el área.

✓ Es obligatorio el cumplimiento de las normas y controles de HSE

establecidos para el área.
✓ Están prohibidos todos los comportamientos inseguros y debe siempre
mantenerse en estado de alerta

2.6.2 Acciones preventivas, correctivas y desvíos

✓ Toda No Conformidad u oportunidad de Mejora de este procedimiento debe

ser manejada de acuerdo con el siguiente documento: “Manejo de No
Conformidades y Oportunidades de Mejora de Calidad

✓ Los Desvíos de Procesos se gestionarán según lo indique los directivos.

 CONCLUSIÓN

Inicialmente se quiere tener estipulada una política de compra la cual define los
lineamientos de los cuales se estandarizan los procesos de una empresa, todos
estos procesos requieren de una logística, una organización y un control, debiendo
definir claramente el conjunto de medios humanos y métodos necesarios para
llevarlos a cabo con la eficiencia y en la coordinación, los cuales determinarán cual
es el nivel de calidad del servicio o producto. Para ello deben estudiarse los
sistemas de flujo de materiales de la empresa, a través de un manual que estipulen
los aspectos desde la recepción hasta su venta, ya que ayuda a construir las bases
del diseño, selección y proceso de fabricación, define el sistema del manejo de los
materiales por ello debe incluir diagramas de flujo y descripciones de las actividades
requeridas para el procesamiento de cada una de las áreas tomando en cuenta a
los involucrados y los tiempos necesarios, con el fin de sistematizar los procesos de
tal manera que sean controlables, planificarles y corregibles.
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