REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA

MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA

EDUCACIÓN UNIVERSITARIA,

CIENCIA Y TECNOLOGÍA

INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO

“SANTIAGO MARIÑO”

EXTENSIÓN VEN – SEDE CIUDAD MARACAIBO

GESTION DE COMPRAS

Autores: Br. Yeivelis Sinai Perozo Garcia

Br. Margelis Serrano

Tutor: Ing.

Maracaibo, noviembre 2023

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 CAPITULO I

CONTEXTUALIZACIÓN DE LA IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DE

COMPRAS

Una de las bases más importantes para que toda organización tenga éxito
depende de la gestión de compras, ya que está constituye un proceso
complejo que requiere una serie de acciones y decisiones no carentes de
importancia, en las que se incluye, ¿Qué se debe comprar?; ¿Cuánto se
debe comprar?; ¿Cuándo se debe comprar?; ¿Con quién se debe comprar?,
y de cada una de las estrategias que se utilizan para poder obtener el insumo
de mejor calidad, precio y en el tiempo requerido.

La gestión de compras es esencial para garantizar que una empresa

pueda operar de manera eficiente, rentable y competitiva en el mercado. Un
departamento de compras bien gestionado puede contribuir
significativamente al éxito y crecimiento de la empresa.

JUSTIFICARON DE LA INVESTIGACIÓN DE LA GESTIÓN DE COMPRAS

La investigación sobre la gestión de compras es fundamental para las

empresas, ya que la eficiencia en la adquisición de materias primas,
productos y servicios es crucial para el éxito operativo y financiero.
Numerosos estudios han demostrado que una gestión de compras efectiva
puede generar ahorros significativos, mejorar la calidad de los productos y
servicios, reducir los riesgos y fortalecer las relaciones con los proveedores.

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 Objetivo general

Adquirir un profundo conocimiento de los procesos de compras y

comprender la importancia de una buena gestión de compras para el éxito
organizacional.

Objetivos específicos

 Comprender los fundamentos de la gestión de compra.

 Aplicar los conocimientos de gestión de compras a situaciones reales.
 Conocer las herramientas y técnicas disponibles para optimizar la
gestión de compras.

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 CAPITULO II

MARCOS TEORICO

Este capítulo contiene definiciones sobre los departamentos de compras,

la importancia de una buena gestión de compra, sus funciones, más su
elemento. Con la finalidad de establecer los elementos necesarios para las
aplicaciones de las operaciones de compras en los departamentos de la
empresa.

1. Que es un departamento de compras:

Según Coltman (2004) define el departamento de compras como “El

área de la empresa responsable de identificar, evaluar y seleccionar a los
proveedores de bienes y servicios, así como de negociar y gestionar los
contratos de compra".
A su vez morales (2006) lo define como “El departamento de compras,
que constituye el elemento de unión entre la empresa y su ambiente
externo, es el responsable por el abastecimiento de los insumos y
materiales necesarios para el funcionamiento del sistema empresarial”.

2. Importancia que tiene una buena gestión de compras:

2.2. Peter Drucker: Drucker fue un consultor de gestión y uno de los

autores más influyentes en el campo de la gestión empresarial. En
su libro "La práctica de la administración", Drucker señaló que la
gestión de compras es una de las funciones más importantes de la
administración, ya que se encarga de adquirir los recursos
necesarios para que la empresa pueda funcionar.

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 La compra se transformó en un eje fundamental para las
transacciones comerciales que redundaron en el progreso y la riqueza
social, ya sea de manera individual u organizacional; las actividades
humanas requieren de materia prima (suministros) para ejecutarlas, aún
más las actividades industriales – empresariales que son las que
abastecen a la sociedad de insumos y bienes para la satisfacción de las
necesidades, por lo tanto, es importante que haya una forma adecuada,
entiendo por adecuada a todo lo que se relaciona con calidad, cantidad,
volumen, costos, entre otros, para adquirirlos teniéndolos al alcance y
disponibles, (Mercado, 2004).

3. Función del departamento de compras:

La función del departamento de compras es ayudar a producir más

utilidades a la empresa. En la empresa pequeña es el propietario quien
hace la compra de todos los materiales. A medida que ésta crece se
requiere la participación de una persona especializada en esta función a
quien se le denomina jefe, gerente o director de compras. En una
empresa grande, la necesidad de un este especialista es obvia, (H.,
2005).
En el departamento de compras sus contactos frecuentes son con el
mercado y en general con los vendedores. Con las normas de fabricación
y comerciantes de las industrias, hacen posible que compras aporte una
ayuda muy valiosa para elaborar planes, ya sea para poder alcanzar
nuevos productos, para planear la producción, fijar normas, entre otras
cosas, (Palacio, 2010).

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4. Como impacta la gestión de compras en otras áreas de la
organización:

(Heinritz, Farrel y Giunipero, 2000), afirman que "la gestión de

compras es una función estratégica que puede tener un impacto
significativo en el rendimiento financiero y operativo de una empresa". Es
decir que la gestión de compras impacta en otras áreas de la
organización de varias maneras. Por ejemplo, al identificar proveedores
confiables y de alta calidad, el departamento de compras contribuye a
garantizar que los productos y servicios adquiridos cumplan con los
estándares de calidad requeridos por otras áreas, como producción o
calidad.
Asimismo, al negociar precios y condiciones favorables, el
departamento de compras puede influir en la rentabilidad de la empresa y
en los costos de producción, lo que impacta directamente en las áreas
financieras y de operaciones.
Mientas que Mercado (2006), señala que "la gestión de compras es
una función transversal que afecta a todos los departamentos de una
empresa".
La gestión de compras también afecta a la cadena de suministro, ya
que una gestión eficiente puede contribuir a reducir los tiempos de
entrega, optimizar los niveles de inventario y minimizar los riesgos de
desabastecimiento. Esto repercute en áreas como logística, producción y
ventas, ya que una cadena de suministro eficiente puede contribuir a
mejorar la satisfacción del cliente y la competitividad de la empresa.

5. Elementos que intervienen en las operaciones de compras:

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5.1. Demanda: La demanda es un factor clave que debe ser
considerado por los gestores de compras. Los gestores de
compras deben tener una comprensión clara de la demanda de los
clientes para garantizar que se adquieran los bienes y servicios
necesarios para satisfacerla, (Henry Ford).

5.2. Oferta: La oferta es otro factor importante que debe ser

considerado por los gestores de compras. Los gestores de
compras deben tener una comprensión clara de la oferta de los
proveedores para garantizar que se puedan adquirir los bienes y
servicios necesarios a un precio competitivo, (Peter Drucker).

5.3. Precio: El precio es un factor importante que debe ser

considerado por los gestores de compras. Los gestores de
compras deben negociar precios competitivos con los proveedores
para reducir los costos de adquisición, (Michael Porter).

5.4. Calidad: La calidad es un factor importante que debe ser

considerado por los gestores de compras. Los gestores de
compras deben garantizar que los bienes y servicios que se
adquieren cumplan con los estándares de calidad exigidos, (James
A. F. Stoner).

5.5. Tiempo de entrega: El tiempo de entrega es un factor importante

que debe ser considerado por los gestores de compras. Los
gestores de compras deben garantizar que los bienes y servicios
se entreguen a tiempo para satisfacer las necesidades de la
empresa, (Henry Ford).

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 5.6. Servicio: El servicio es un factor importante que debe ser
considerado por los gestores de compras. Los gestores de
compras deben brindar un buen servicio a los proveedores para
garantizar una relación de cooperación y beneficio mutuo, (James
A. F. Stoner).

6. Elementos que intervienen en el servicio (gestión de compras):

Según (Janelly Morales, 2023), la gestión de compras se encuentra a

cargo del departamento de compras, el cual se encarga de la gestión
propiamente dicha de los insumos necesarios para asegurar la
producción y satisfacer las necesidades operativas de la empresa.
Se trata de un proceso complejo que hoy en día se encuentra, en la
mayoría de los casos, automatizado y cuyas etapas son más o menos
estables al tratarse de una práctica que cualquier empresa
necesariamente debe realizar para asegurarse los insumos que le
permitirán llevar a cabo sus actividades.
Es por ello que es tan necesario un estudio constante del mercado, las
cotizaciones, los proveedores y otros factores que puedan surgir al
considerar las necesidades de la empresa. Esto incluye también la
estructura organizativa de la empresa y la capacidad de realizar
solicitudes, pagos, la logística de transporte y almacenamiento de los
insumos comprados, entre muchos otros requerimientos operativos.

6.1. Distribución física: Coordinar el flujo de insumos, las tareas y los

mecanismos informáticos que se emplean para su distribución
dentro de la empresa.

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6.2. Trato con los proveedores: Estudio de la oferta, precios, calidad
y disponibilidad de materiales, así como de los agentes de
intercambio asociados con su adquisición.

6.3. Proceso de compra: Requerimientos y parámetros de adquisición

cuyo objetivo es la optimización de la relación entre el precio de
los insumos y su calidad. Esto incluye el análisis de las
operaciones y su correspondiente registro.

6.4. Organización del proceso y estrategias de compra:

Determinación de las tareas, responsabilidades e instancias de
validación necesarias para que el proceso se realice con base en
un estándar de operatividad óptima. Incluye la elaboración de
decisiones estratégicas asociadas con las necesidades actuales
de la empresa y el estado del mercado y la situación de los
proveedores.

6.5. Etapas de la gestión de compras: La gestión de compras es un

proceso estandarizado que suele disponer de ciertas etapas
consecutivas que desde el punto de vista teórico deben tenerse en
cuenta para mejorar el rendimiento de la gestión. Sin embargo,
dichas etapas pueden variar en función de las necesidades y
características de la empresa en cuestión.

6.6. Determinar necesidades: Implica la planificación logística y

operativa. Con base en las indicaciones cada sector en particular y
la decisión de la dirección de la empresa, se establecen
prioridades y se asigna presupuesto. Esto permite, por un lado,
mejorar el rendimiento del presupuesto y, por el otro, especificar

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 las tareas a realizar en un plazo determinado. Incluye la cotización
y actualización de la oferta disponible.

6.7. Adquisición: Una vez realizada la cotización, se selecciona un

proveedor y se realiza la emisión de la solicitud de compra y la
adjudicación del pedido. Comprende el conjunto de operaciones
involucradas en el análisis, la aceptación de las condiciones de
compra y el desembolso de capital —u obligación de pago o
crédito—.

6.8. Recepción de la compra: En esta etapa se obtiene efectivamente

el pedido, lo que adjudica la responsabilidad sobre su integridad al
comprador. La recepción implica el inventario, el registro de stock
y el cronograma de reparto de los bienes. Incluye también el
control de calidad sobre dichos bienes.

6.9. Almacenamiento: Responde al proceso de almacenamiento de

los bienes para su eventual reparto, así como también su cuidado.
Por lo general las empresas con experiencia disponen de sus
propios espacios de almacenamiento, acondicionados con base en
las características de conservación y almacenamiento de los
productos.

6.10. Distribución: Entrega de suministros e insumos a sus sectores

correspondientes. Se consideran en este punto también las
operaciones de entrega y disponibilidad; deben asegurarse las
cantidades, cualidades y otras características.

10
 6.11. Inventario y existencia de stock: Se trata del correcto
ordenamiento, relevamiento y subsiguiente registro de las
existencias en el sistema de la empresa. El control preciso que
asegure la falta de ambigüedades y redundancias permite que los
sectores de la empresa puedan conocer en tiempo real sobre su
disponibilidad y recurrir al stock actualizado.

7. Características del enfoque de compras:

(Morales, 2021), La práctica de una correcta gestión de compras

asegura que la empresa tenga los mejores proveedores para abastecer
los mejores productos y servicios, al mejor valor total.
La función de compras a menudo gasta más dinero que cualquier otra
función de la empresa, así que la gestión de compras proporciona una
buena oportunidad para reducir los costos y aumentar los márgenes de
beneficio.

7.1. Proactividad: La función de compras debe ser proactiva y estar

siempre buscando oportunidades para mejorar la eficiencia y
reducir los costos, (Mabelly Miranda, 2020).

7.2. Responsabilidad: La función de compras es responsable de

garantizar que se adquieran los productos o servicios correctos y
que se cumplan los plazos establecidos para la entrega de los
mismos, (Daphne Quintero, 2019).

11
7.3. Dinamismo: La función de compras debe ser dinámica y estar
siempre buscando formas de mejorar y adaptarse a los cambios
en el mercado, (Daphne Quintero, 2019).

7.4. Organización: La función de compras debe ser organizada y estar

bien estructurada para garantizar que se adquieran los productos o
servicios correctos, (Jorge Gómez, 2022).

7.5. Innovación: La función de compras debe ser innovadora y estar

siempre buscando nuevas formas de mejorar la eficiencia y reducir
los costos, (Jorge Gómez, 2022).

7.6. Vocación de servicio: La función de compras debe tener una

vocación de servicio y estar siempre buscando formas de mejorar
la satisfacción del cliente, (Diana Cortés, 2019).

7.7. Buena comunicación oral y escrita: La función de compras debe

tener una buena comunicación oral y escrita para garantizar que
se comuniquen de manera efectiva con los proveedores y otros
departamentos internos de la empresa, (Diana Cortés, 2019).

7.8. Compromiso con el logro de objetivos y con la mejora

continua de procesos: La función de compras debe estar
comprometida con el logro de objetivos y con la mejora continua
de procesos para garantizar que se adquieran los productos o
servicios correctos y que se cumplan los plazos establecidos para
la entrega de los mismos, (Diana Cortés, 2019).

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8. Opciones de compra o fabricación:

Según (Farrugia María, 2023), la decisión de producir o comprar es un

proceso que implica comparar el coste de producir (CP) y el coste de
comprar (CC) para determinar cuál de las dos opciones conlleva menos
costes. En ocasiones, una empresa puede tener la posibilidad de producir
un bien por sí misma o comprarlo directamente a otra empresa.
Si el coste de comprar es menor que el coste de producir (CC < CP),
la empresa elegirá comprar el producto a otra empresa. Esto ocurre para
niveles bajos de producción, ya que a la empresa no le interesa producir
pocas unidades y asumir unos costes fijos. Por otro lado, si el coste de
comprar es mayor que el coste de producir (CC > CP), la empresa elegirá
producir el producto ella misma. Esto sucede para elevados niveles de
producción, ya que a medida que se produce más, se pueden ahorrar
costes produciendo por nosotros mismos.

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