ESTRUCTURA Y REDACCIÓN DE DOCUMENTOS

En  el mundo  actual,  independientemente  del ámbito  laboral  en que  nos 

desarrollemos,  es  importante manejar  por  lo menos los  elementos 
básicos de  la  escritura y,  por  supuesto, de  la ortografía. Contar con
máquinas con alta tecnología, como las computadoras,  no resuelve todavía
los problemas de acentuación diacrítica o enfática y tampoco los de
homógrafos u homófonos, y menos aún son capaces de  imprimir el
sentimiento que se desea poner en una solicitud, en una carta o en cualquier
documento, por dar algunos ejemplos.  

EJECUTIVOS

INFORME

El  informe es  una  comunicación destinada  a  presentar, de  manera 

clara y  pormenorizada,  el resumen de  hechos  o actividades  pasadas 
o presentes;  y  en algún  caso  de hechos  previsibles, partiendo de datos ya
comprobados.

La  intención del  informe  es llegar  a  un conocimiento  perfecto  de la 

realidad  de una  empresa, agencia o institución, sin que interfieran visiones
personales deformadoras.

Sus ventajas

La  gerencia moderna  ha impuesto  el  uso del  informe  escrito, que  no 

tenía tanta  razón  de  ser cuando  las  empresas eran  pequeñas  y los 
procesos  industriales menos  complejos  que en  la actualidad. También  su
uso está extendido, y por  las mismas razones, en  las agencias públicas,

centros de investigación, organizaciones sindicales y cooperativas,

instituciones culturales.

Presentación

Aunque  un informe  puede  ser presentado  en  forma de  carta  o

memorando, en  este  caso nos estamos refiriendo al que tiene una
estructura más formal y compleja, bien porque sea el resultado de
una investigación acuciosa, bien porque se refiere a problemas de gran
extensión y contenido que necesariamente requieran una  redacción  larga.
No existe un guión  tipo que sea  válido para todos los casos, pero aun así, a
título de ejemplo se sugiere el siguiente esquema:

  Cubierta o carátula.

  Título del informe. Debe comprender una página relacionada con el

trabajo de que se trate y el nombre del autor.

  Presentación del  informe, en la que deben exponerse sucintamente  sus

objetivos, método  empleado, fuentes  de  información y  los  aspectos más 
relevantes  del mismo.

  Índice o contenido.

  Informe propiamente dicho, que a su vez comprende:  

1.  Introducción.
2.  Texto, subdividido en epígrafes, si fuera muy extenso.

3.  Conclusiones

4.  Sugerencias o recomendaciones

  Apéndices

  Bibliografía

Características

En un informe se aprecian las siguientes:

1.  Se describe un problema, las recomendaciones, conclusiones y posibles

soluciones.

2.  Casi siempre se dirige a un superior jerárquico.

3.  Puede ser de diverso tamaño o contenido.

4.  Es de carácter interno.

5.  Puede ir acompañado de anexo: cuadros, fotografías, dibujos, mapas,

planos, etc.

Clases: el informe puede ser:

 

1.  Informe general, ordinario o regular.

2.  Informe técnico.

Partes: las partes primordiales del informe son:

1.  Título: está relacionado con la índole del informe y puede  ser de

actividades de control, etc.

2.  Encabezamiento: el encabezamiento puede constar de los siguientes

datos:

a.  Para: identificar el destinatario del informe, incluido el cargo.

b.  De: identifica el autor del informe.

c.  Periodo: específica el período que cubre, iniciación y terminación.

3.  Problema: clarifica la índole del problema en forma resumida.

4.  Análisis o investigación: relata en forma pormenorizada y resumida el

análisis o investigación realizada.

5.  Sugerencias: llamadas también recomendaciones.

6.  Conclusiones: el  planteamiento  de  las  causas y  efectos  del problema 

y  sus posibles conclusiones.
 

7.  Datos del autor: nombre y cargo de acuerdo con la  información que
aparezca en el encabezamiento.

8.  Fecha: la fecha cierra el documento. 

MEMORANDO

El “memo” como  familiarmente se  llama, es una comunicación  interna,

generalmente originado por cualquier miembro de la empresa, y destinado
a cualquier nivel de comunicación empresarial (descendente, ascendente y
horizontal).

Predomina  el memorando  que  dirige el  jefe  de una  dependencia  a sus 

subalternos  para dar instrucciones,  informes,  comunicar decisiones, 
anunciar  innovaciones en  el  trabajo, publicar, ofrecer listas de precios,
etc.

Partes generales o básicas

1.  Membrete: con la razón social de la empresa.

2.  Nombre de la comunicación: la palabra MEMORANDO puede

colocarse en el centro o al lado izquierdo de la hoja.

3.  Número: este dato, de  tanta importancia como el que  figura en  la
carta, obedece a una secuencia numérica de la empresa o dependencia
donde se origina el memorando.
 

4.  Encabezamiento: incluye  la fecha, el destinatario, el remitente  y el

asunto o  referencia del memorando.

a.  Fecha: cuando  el  encabezamiento  está distribuido  totalmente  en el 

estilo  bloque extremo, la fecha se ubica en tercer lugar; sin embargo su
ubicación depende del estilo del memorando.

b.  Para: corresponde a los datos del destinatario.

c.  De: Corresponde a los datos del remitente: puede ser:

  Nombre y/o cargo: De: Ing. Abelardo Díaz. Gerente de mantenimiento.

  Dependencia: De: Departamento de mantenimiento.

d.  Referencia o Asunto: representa el resumen de la comunicación, o la

información a la cual responde.

5.  Texto o  cuerpo  del memorando:  el  texto comienza  a 

cuatro interlineaciones  del encabezamiento y siempre se escribe a
interlineación sencilla, cada párrafo debe separarse con dos
interlineaciones.

6.  Saludo y despedida: el memorando no  lleva ni saludo ni despedida; no

obstante cuando se dirige a un empleado de la empresa que labora en otras
instalaciones locativas, se puede recurrir a expresiones de cortesía similares
a las de la carta.

 
7.  Firma del  remitente:  constituye el  respaldo  de lo  que  el remitente 
expresa  en  el memorando

  

8.  Partes complementarias: se  llaman complementarias porque no 

todos los memorandos las llevan.

a)  Copia: Consiste en la información de las personas que deben recibir

copias de esta comunicación. Se usan en la misma forma que la carta.

b)  Anexo: Las  comunicaciones  o documentos  que  se incluyen  con 

el memorando deben anunciarse. Se utilizan en la misma forma que la
carta.

c)  Línea de  identificación mecanográfica:  identifica  al mecanógrafo 

y sirve  para control de producción y de responsabilidades.

CIRCULAR

La palabra circular tiene dos acepciones: 

1) Orden que una autoridad superior dirige a sus subalternos en escala

jerárquica. 

2) Cada una de las cartas o avisos iguales y uniformes dirigidos a diversas

personas para ponerlas en conocimiento de alguna cosa.

La circular se clasifica en: circular externa y circular interna.

 
  Circular interna (o general) es utilizada para dar a conocer  internamente 
las actividades de  la entidad, así como  las normas generales, cambios
políticos, disposiciones, órdenes y asuntos de interés común.

  Circular externa (o carta circular) es la comunicación utilizada por una

empresa para dar a conocer a sus clientes o distribuidores, productos o
servicios u otras informaciones de carácter general.

Circular externa: Puede usar  la misma  numeración de las usadas en cartas

o  tener un número independiente para circulares.

  La fecha se anota después del número. 

  Se escribe el nombre de la ciudad de origen y

  La fecha completa del día de envío.

El texto se redacta en primera persona del singular o plural (yo o nosotros),

en forma clara, breve, sencilla y cortés debe darse un tratamiento de usted
al destinatario.

No  debe contener  errores  técnicos, ortográficos,  gramaticales ni  de 

puntuación; la  presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

Circular  interna (o  general):  Para identificar  una  circular interna  o 

general, se  escribe  la expresión CIRCULAR,  en  mayúsculas sostenidas, 
en  el centro,  seguida  por el  número correspondiente.

Si  la circular  es  corta, es  posible  dejar renglón  y  medio entre  líneas 

y tres  renglones  entre párrafos.  La empresa puede tener papel especial
para las circulares.
 

No  debe contener  errores  técnicos, ortográficos,  gramaticales ni  de 

puntuación; la  presentación debe ser impecable, sin borrones ni repisados.

ACTA

El acta es un escrito o modalidad de comunicación escrita que tiene por

objeto dejar constancias de lo tratado, sucedido y acordado en una junta o
reunión. Se extiende en hojas o folios sueltos, o bien en libros destinados
expresamente para ese propósito.

Las  sociedades mercantiles,  las  empresas cooperativas,  las  juntas de 

algunos  organismos oficiales, las instituciones de diversa naturaleza,
tienen la obligación de llevar los libros de actas, en  los que queden debida
constancia de  los acuerdos que se han pactado por  los miembros que  las
representan.

La  redacción del acta, está generalmente a cargo del secretario de  la 

institución, y  básicamente contiene:

  Título de la reunión y naturaleza, centrado y en mayúscula sostenida.

  La palabra ACTA, centrada o al margen izquierdo y el número, sin los

símbolos # o No.

  A tres  renglones del anterior, debe  indicarse  la palabra Fecha, en

mayúscula sostenida  y tabulado a  10  espacios, el  nombre  de la  ciudad 
y la  fecha  de celebración  de  la reunión objeto del acta.
 

  A dos renglones, la Hora de la reunión, De…a…horas.

  A dos renglones, el Lugar de la reunión, (Salón, etc.).

  Separado por otros dos  renglones, se escribe Asistentes, y  se enuncian 

los participantes, primero el  tratamiento  (Doctor, no abreviado), seguido
del nombre y el cargo, cada uno separado de coma.

Cuando  los asistentes  pasen  de  10,  se elaborará  una  lista aparte,  que 

se indicará  como  primer anexo del acta y se especificará así:

  ASISTENTE: Lista aparte (120 personas).

  El acta se redacta en tiempo presente.

  Ningún párrafo se inicia en gerundio y no debe redactarse en lenguaje

telegráfico.

  El acta no debe presentar errores técnicos, mecanográficos, etc.

Currículum vitae (Hoja de vida)

El curriculum vitae, (etimológicamente significa carrera, transcurso de la

vida), tiene por función introducir  o  dar a  conocer  un expediente 
personal.  Se presenta  por  tanto en  forma  de claro resumen que
permite juzgar  rápidamente sobre  la situación de una persona y conocer 
las etapas
importantes de su profesión o carrera.

  Datos personales: nombre y apellidos, Identificación, fecha y lugar de

nacimiento, estado civil, domicilio  y teléfono. Son datos opcionales:
Número de  la  licencia de  conducción, Número del pasaporte, credencial
de elector y cartilla militar.

  Objetivo Profesional:  En  función exclusivamente  de  los intereses 

profesionales  del candidato y dirigido a las necesidades del puesto y
empresa. 

  Estudios: la preparación académica que haya cursado en todos los

niveles, indicando  los títulos que posee, y  la fecha y  lugar de su
obtención. Aquí deberá escribirse  los estudios especiales que haya
realizado.

  Habilidades y conocimientos  técnicos: Manifestar aquellas  habilidades

obtenidas en el estudio y práctica académica dirigido a las necesidades del
puesto y empresa.

  Aptitudes: Mencionar aquellas características de carácter y desempeño

del profesionista que pueden dar expectativas al reclutador de un
crecimiento profesional y un desempeño satisfactorio.

  Experiencia laboral:  se  escribirá con  exactitud  inicialmente el  cargo 

que ocupa actualmente, nombre de la empresa u organismo, desde cuando
se trabaja a su servicio,  se recomienda  hacer una  breve  descripción de 
las  actividades realizadas  y  sus logros obtenidos.

 
  Cursos: Se reportaran de manera cronológica y  denotando aquellos que 
tengan relación con el puesto.

  Idiomas: Deberán  avalarse  por una  institución  y si  es 

posible especificar  el  nivel de lectura, escritura y comprensión, de manera
honesta y realista.

  Software: Es importante marcar el porcentaje o específicamente el tipo

de manejo que se tienen en estas herramientas.

BITÁCORA

Existen  muy pocas  referencias  escritas que  expliquen  el origen  del 

concepto de  bitácora  sin embargo,  se reconoce su origen entre  la
actividad náutica como un pequeño espacio que tenían los buques en el
puente, en donde se encontraba el timón, la aguja de marea, el libro de
anotación de las rutas y demás elementos del gobierno de la nave.

Posteriormente  el concepto  de  bitácora se  ajustó  solo a  la  libreta de 

registro  cronológico de sucesos que el piloto, en sus respectivas guardias,
anotaba con claves y datos respecto del estado de  la atmósfera,
observaciones astronómicas, los vientos,  la dirección y velocidad del
buque, el estado de  la maquinaria y equipo, así como  las distancias
navegadas, entre otros aspectos que se consideraban importantes.

Con el tiempo,  la  utilidad de  la  bitácora se  fue  retomando por  las 

diversas profesiones  y actividades laborales. En la construcción se le
conoce como bitácora de obra. Otros lo denominan libreta de registro, en
educación se definió como libro o  libreta de campo, e  incluso en Internet,
actualmente se le conoce como Weblog para referirse al sitio donde
periódicamente se recopilan y actualizan cronológicamente  textos 
o artículos  de  uno o  varios  autores donde  el  más reciente aparece 
primero,  de tal  forma  que ahora  se  pueden encontrar  Weblog  de tipo 
personal, periodístico, empresarial y tecnológicos entre otros.

El formato de guía para realizar el relato o descripción de la bitácora:

  Fecha, lugar y hora.

  Autor (a)

  Relatoría de hechos en forma cronológica.