Manual Excel 2019 - Procecap - Cip

MICROSOFT EXCEL 2016
Microsoft Excel 2016 es una potente herramienta que permite analizar, compartir y
administrar información para la toma de decisiones, el cual consiste en una hoja de
cálculo, utilizada para realizar fórmulas matemáticas y cálculos aritméticos o base de
datos.
Microsoft Excel 2016 genera archivos llamados Libros compuestos por hojas de cálculo.
Una hoja de cálculo es muy versátil e indispensable en las tareas de oficina porque
automatiza los procesos, analiza visualmente el comportamiento de los datos, manipula
grandes volúmenes de información y permite desarrollar aplicaciones para propósitos
especiales.
Las aplicaciones que pueden desarrollarse en Microsoft Excel 2016 son muy diversas,
desde cuadros y gráficos estadísticos, planillas de sueldos, análisis financiero, cuadros
resúmenes generados de grandes listas de datos, etc.
Terminología básica
Libros. Los archivos que utiliza Excel para almacenar la información que se genere se
denominan Libros y tienen extensión XLSX. Un libro es un conjunto
de hojas de cálculo y otros elementos como gráficos, hojas de
macros. El nombre del libro se visualiza en la parte superior de la ventana de Excel. A la
derecha se muestra un ejemplo del nombre del libro.
Hojas de trabajo. Cada una de las hojas de cálculo Excel es una cuadrícula rectangular
que tiene 16384 columnas y 1’048,576 filas. Las columnas están rotuladas
de izquierda a derecha de la A a la Z, y con combinaciones de letras,
correspondiendo la combinación XFD a la última columna. Las filas de la
hoja de trabajo se identifican con números a partir de 1 en adelante. Las hojas se
identifican con nombres, que por defecto se denominan Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc., que
sin embargo se pueden cambiar.
Celda: es la unidad básica de Excel. Cada celda es identificada por una coordenada única,
la cual está formada por la intersección de la letra de la
columna y el número de la fila donde se encuentra dicha celda.
Por ejemplo, A1 constituye la primera celda de la hoja de
cálculo y XFD1048576 corresponde a la última celda de la hoja.
Celda activa. Es la celda que señala el puntero de celda y que
se muestra con un borde más grueso y un pequeño cuadrado en la esquina inferior
derecha. Siempre que desee ingresar un dato, primero tendrá que activar la celda,
escribir el dato y, finalmente, pulsar ENTER.
MCP. Ing. Edilberto Chávez Fernández edilbertocesarc@gmail.com 949908678 Página 1 de 70

Columna
Una columna son las líneas verticales de la hoja que están denominadas por letras que
van desde la letra A hasta la combinación de las letras XFD. El desplazamiento por las
columnas se realiza con las teclas desplazamiento del cursor o por medio de la barra de
desplazamiento horizontal en la parte inferior derecha de la hoja.
Columnas
Fila
Una fila son las líneas horizontales de la hoja que están denominadas por
números. Esta numeración va desde el número 1 hasta el número
1’048,576.
Filas
El desplazamiento por las filas se realiza por medio de las teclas del
cursor. En caso contrario por medio de la barra de desplazamiento
vertical a la derecha de la hoja.
Rango
Se denomina Rango al conjunto de celdas (dos o más). Las celdas de un rango pueden
ser consecutivas o no consecutivas.
Nomenclatura de un rango: CeldaInicial:CeldaFinal
Ejemplos:
A1:A4 A1:B3 A3:B3
Rango de Vertical Rango Combinado o Mixto Rango horizontal
Si desea seleccionar rangos de celdas que están separadas utilizar la tecla Control.
Desplazamiento del Puntero de celda o Selector
CTRL + INICIO Ir siempre al inicio de la hoja a la dirección de celda A1.
CTRL + → Estando en esa fila Ir a la última columna de la hoja.
CTRL + ← Estando en esa fila, ir a la primera columna de la hoja.
CTRL + ↑ Estando en esa columna, ir a la primera fila de la hoja.
CTRL + ↓ Estando en esa columna, ir a la última fila de la hoja.

Puntero del Mouse. Es el elemento que representa el Mouse, el mismo que presenta
diversa forma según la zona que señale u operación que realice, así tenemos:
Forma habitual del Mouse, sobre la hoja de trabajo y se utiliza para activar
celdas y seleccionar rangos.
Aparece cuando el puntero se ubica en el borde de una selección o objeto que
se encuentre en la hoja de trabajo e indica que la posibilidad de arrastrar dicho
elemento para situarlo en otra posición.
Se muestra cuando el puntero es situado sobre un área en la que se puede
escribir o editar un dato, por ejemplo, en la barra de fórmula o en un cuadro
de texto.
Forma del puntero cuando se ubica en la cabecera de columnas y cabecera de
filas, respectivamente se utiliza para seleccionar columnas o filas, arrastrando
el Mouse.
Se muestra cuando el cursor es situado en el límite entre una cabecera de
columna y otra y se utiliza para modificar el ancho de las columnas.
Se muestra cuando se sitúa el puntero en el límite entre una cabecera de fila y
otra, y se utiliza para modificar la altura de las filas.
Esta forma del puntero aparece cuando lo sitúa sobre las barras de herramientas y
menús, así como en las barras de desplazamiento y barra de navegación. Se utiliza para
ejecutar comandos y seleccionar opciones de menús.
Referencia o Dirección de celda: Es la forma como se representan e identifican las celdas

de una hoja de cálculo y se utiliza para crear fórmulas y funciones, así como incluirlas
como parámetros en algunos cuadros de diálogo al hacer uso de las herramientas de
cálculo de Excel. Una referencia de celda puede tener hasta tres elementos: Nombre del
libro que debe estar entre corchetes, el nombre de la hoja y un símbolo de admiración y
la celda en sí, así tenemos: [Registro.xlsx]Hoja1!A10. Si se omiten los dos primeros
Excel asume que se está haciendo referencia a celdas de la hoja activa.
Entorno de Trabajo de MS Excel
Después de ejecutar el programa, muchas de las herramientas que se utilizan durante

el trabajo en Excel se encuentran en la cinta de opciones, que se ubica en la parte
superior de la ventana. La cinta opciones está organizada en pestañas o fichas, las cuales
a su vez se dividen en grupos de comandos orientados a tareas. Listamos los elementos
que tiene la ventana de Excel 2016.
Ver siguiente imagen:

COLEGIO DE INGENIEROS DEL PERU
a) Barra de acceso rápido

b) Cinta de opciones
c) Barra de título
d) Barra de fórmulas
e) Hoja de cálculo activa
f) Celda activa
g) Barra de estado
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Ingreso de Datos a la hoja de cálculo
Para ingresar datos en Excel, solo tiene que ubicarse en una celda, escribir el valor y
presionar la tecla ENTER, el valor ingresado se almacena en la celda seleccionada. Se
puede ingresar los siguientes tipos de datos:
a) Textos: Títulos, nombres, productos, direcciones, etc.
b) Números: Edades, sueldos, notas, etc.
c) Fechas: Se deben ingresar en el formato dd/mm/aa o dd/mm/aaaa, por ejemplo
10/08/16 o 10/08/2016.
d) Horas: Se deben ingresar por ejemplo para las 10 y 15 minutos de la mañana: 10:15
am y al presionar ENTRE se mostrará en la celda 10:15:00 a.m.
e) Valores lógicos: En Excel existen 2 valores lógicos: VERDADERO y FALSO
f) Fórmulas: Las fórmulas en Excel empiezan con el signo igual (=), por ejemplo
=A1+A2, esta fórmula permite sumar los valores que se encuentran en las celdas A1
y A2.
Ejemplo:
En la celda F4, se ha escrito una fórmula para calcular el promedio.

OPERACIONES CON LAS FILAS, COLUMNAS Y HOJAS
Para acceder a estas opciones, debe ir a la ficha Inicio, grupo Celdas como se observa
en la imagen.
Cambiando el Ancho de columnas
Tenemos lo siguiente en la hoja de cálculo:
Tenemos que cambiar el ancho de las columnas B y C de tal manera

que los datos que ingresemos puedan alcanzar en dichas columnas.
El ancho que se asignara es de 16 (por defecto el ancho es de 10.71).
Solución: Seleccione el rango B1:C1 como se ve en la siguiente

imagen:
Luego de clic en Formato del grupo celdas y seleccione Ancho de

Columna (ver imagen de la derecha). Escriba dentro del recuadro 16
y clic en Aceptar.
El resultado será el siguiente:
Nota:
• Para cambiar el alto de una fila, seleccione las filas que deseen cambiar (por
ejemplo A1:A5) y use la opción Alto de Fila.
• Para cambiar el nombre de la hoja activa usar Cambiar el nombre de la hoja.
• Para cambiar el color que se muestra en la hoja activa usar Color de Etiqueta.

Insertando Columnas/filas
Para insertar una o más columnas se debe seleccionar tantas celdas como columnas (por
ejemplo A1:B1) se desee insertar. En nuestro ejemplo insertaremos una columna entre
DNI y DOCENTE.
Solución: Seleccione B1, luego seleccione de la ficha Inicio, grupo

celdas el comando Insertar. Observará lo siguiente: (ver imagen
de la derecha).
De clic en Insertar Columnas de hoja. El resultado se muestra en

la siguiente imagen:
Nota: Si desea insertar filas, debe seleccionar tantas filas como desee insertar (Por
ejemplo A2:A4), luego siga el mismo procedimiento que para las columnas pero
seleccione Insertar filas de celda.
Eliminar Columnas/filas/Hojas
De las misma manera que selecciona las columnas o filas para

insertar se selecciona las mismas para su eliminación, luego
seleccione de la ficha inicio, grupo celdas, el comando Eliminar, se
visualiza lo mostrado en la imagen de la derecha.
Notas:
• Use Eliminar filas de hoja para eliminar las filas

seleccionadas.
• Use Eliminar columnas de hoja para eliminar las columnas
seleccionadas.
• Use Eliminar hoja para eliminar la hoja activa.
FORMATO DE CELDAS
Se conoce por formato de celdas a “el conjunto de características que afectan la
apariencia de la celda y su contenido”.
Los formatos de celdas se encuentran en la cinta de opciones: ficha de Inicio y grupos:
Fuente, Alineación, Número. Observar la siguiente imagen:

Es importante resaltar que para que un formato cambie el aspecto de 1 o celdas, éstas
tienen que estar seleccionadas. A continuación se da un resumen de los formatos mas
utilizados.
Para cambiar el color de relleno de una celda.

Seleccione las celdas y seleccione el comando que
se encuentra en el grupo Fuentes. Si desea eliminar
el color de relleno, seleccione SIN RELLENO. Vea la
siguiente imagen de la derecha.
Para cambiar el tipo de fuente (o tipo de letra)

Seleccione las celdas y seleccione el comando que
se encuentra en el grupo Fuentes. Vea imagen de
la izquierda.
Para cambiar el tipo de fuente (o

tipo de letra).
Seleccione las celdas y seleccione el
comando que se encuentra en el
grupo Fuentes. Observe la imagen
de la derecha

Para alinear datos en una celda
Para alinear los datos en una celda, selecciona las celdas donde se encuentra los datos
a ser alineados, luego seleccione de la ficha inicio, grupo alineación, el comando
deseado. Observe la siguiente imagen.
Ajustar texto y combinar celdas

Cuando un texto no alcanza en todo el ancho de una celda, podemos hacer que se
visualice en 2 líneas dentro de la misma celda.
Por ejemplo, el siguiente texto no alcanza en la
columna A, una alternativa de solución sería aumentar
el ancho de la columna con el comando que hemos
visto anteriormente, la otra opción sería Ajustar texto,
observe como queda el texto después que el texto es
ajustado.
Nota: No se olvide que primero debe seleccionar la celda que se va a ajustar, en este
ejemplo es la celda A1.
En el siguiente ejemplo se usará Combinar

y centrar para centrar un título entre varias
columnas.
Seleccione las celdas A1:C1 ya que el texto
que se encuentra en A1 se desea centrar entre las columnas A y C. Luego use el comando
Combinar y centrar, el resultado será el siguiente:

Observe que el título está centrado en las 3 columnas. Para desactivar la combinación
repita el proceso antes descrito, esto eliminará la combinación de celdas.
Aplicar borde a las celdas

Para colocar bordes a las celdas, primero seleccione el rango, en el siguiente ejemplo
se ha seleccionado el rango A3:C10, observe:
Luego, en la ficha inicio, grupo fuentes, use el comando

correspondiente para seleccionar bordes, vea la imagen
de la derecha.
De clic en la opción Todos los bordes, el resultado será el
siguiente:
Cuando se desea colocar bordes de una manera rápida, usaremos la opción antes
indicada. Cuando necesite detallar más los bordes, por ejemplo, líneas dobles, bordes de
colores, etc., use lo siguiente:
Seleccione el mismo rango indicado A3:C10, de clic en la opción que se encuentra dentro
del círculo rojo, esto le dará acceso al formato de celdas completo, entre ellos, los

bordes, seleccione las opciones que se encuentran encerradas en rojo, en el caso del
color seleccione el color anaranjado.
Luego de clic en Aceptar, el resultado será el siguiente:
Aplicando estilos de celdas

En Excel viene predefinido ciertos estilos de celda que ayudan al usuario para colocar
alguna combinación de colores de relleno y fuentes. Usaremos el ejemplo anterior para
colocar estilos de celda.
• Seleccione: A1, aplique Énfasis 1 de estilos de celda temáticos
• Seleccione: A3:C3, aplique Énfasis 2 de estilos de celda temáticos
Los estilos de celdas se encuentran en la ficha inicio, grupo estilos:

Cuando seleccione Dar formato como tabla, se visualizará lo siguiente:
Seleccione el formato de acuerdo a lo solicitado, el resultado será el siguiente:
Formato de datos
Los formatos de datos (también llamados formatos de número) permiten cambiar la
apariencia de los datos que se encuentran en las celdas de la hoja de cálculo. Existen
ciertos predefinidos en grupo número de la ficha inicio:

Formato Número: Se ha seleccionado la celda B4 y usando la opción (f) ingresamos al
formato de celdas, pestaña Número, se selecciona la categoría Número, se especifica la
cantidad de posiciones decimales y se activa el separador de miles.
Formato Moneda: Si desea cambiar el formato de moneda, use la opción símbolo.
Formato Contabilidad: Es parecido al formato moneda, el signo monetario lo ubica en

la parte izquierda de la celda.
Formato de fecha

Formato Porcentaje
Formatos Personalizados
Cuando un formato que necesitamos no se encuentra disponible, tenemos que
definirlos mediante los formatos personalizados.
Para acceder a los formatos personalizados, primero seleccionamos los datos, luego
ingresamos a los formatos como en los ejemplos anteriores, y en la categoría,
seleccionamos PERSONALIZADA, observe la siguiente imagen:
Aquí se escribe el formato
Ejemplo
Tenemos los siguientes datos en una hoja de cálculo (imagen de la izquierda), después
de aplicar formatos personalizados a cada una de las columnas se visualizará como la
imagen que se encuentra a la derecha.

Formato personalizado de los datos de la columna:
• A: 000
• B: yyyy-mmm-dd
• C: #,##0 “Iphones”
Como puede observar los formatos personalizados permiten definir al usuario formatos
de acuerdo a sus necesidades.
A continuación algunos detalles más sobre formatos personalizados.
Descripción del Formato para las fechas y números
Símbolo Significado
d Día en uno o dos dígitos
dd Día en dos dígitos
ddd Día de la semana con tres letras
dddd Día de la semana completo
m Mes en uno o dos dígitos
mm Mes en dos dígitos
mmm Mes con tres letras
aa Año con dos dígitos
Código Descripción
Representa un número sin considerar ceros a la izquierda.
#
? Deja el espacio para los caracteres especificados

0 Despliega ceros a la izquierda para rellenar el formato
. Despliega un punto decimal
% Despliega el símbolo de porcentaje
, Despliega el separador de miles
E+ e+ E- e- Despliega la notación científica
+ – / () : $ Se muestra este carácter
carácter Despliega el carácter especificado
Repite el siguiente carácter hasta llenar el ancho de la
*
columna
Deja un espacio del mismo ancho que el siguiente
_
carácter
“texto” Despliega el texto dentro de las dobles comillas
@ Representa un texto

Ejemplos
Formatos personalizados de número
Formatos personalizados de Fecha
Formatos personalizados Variados

Valor de
Valor de celda Formateado Formato personalizado usado
La Celda
1250 Recibi la cantidad de: S/. 1,250.00 Soles "Recibi la cantidad de: "S/. #,##0.00 "Soles"
45 45 °C 00 "°C"
2350 2,350.00 Kg #,##0.00 "Kg"
1428 1,428.00 Soles #,##0.00 "Soles"
0.05 Tasa de Descuento: 5.00% "Tasa de Descuento:" 0.00%
14 014 Celulares 000 "Unidades"
100 S/.100.00 Positivo
S/.#,##0.00" Positivo";S/.-#,##0.00" Negativo"
-100 S/.-100.00 Negativo

FORMATOS CONDICIONALES
Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:

• ¿Cuáles son las tendencias en una encuesta de opinión de marketing durante los
dos últimos años?
• ¿Quién ha vendido más de 10,000 soles este mes?
• ¿De qué productos han aumentado los ingresos más del 10% de año en año?
• ¿Cuáles son los estudiantes con mejores resultados y cuáles los de peores
resultados de una determinada clase?
El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de

resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver
datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato
condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición (o
criterio). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha
condición; si la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha
condición.
Excel 2016 ofrece los siguientes tipos de formatos condicionales:
• Resaltar reglas de celdas
• Reglas superiores e inferiores
• Barras de datos
• Escalas de color
• Conjuntos de iconos
Para aplicar formatos condicionales, hay que tener en cuenta que el formato que se
muestre depende del valor que se encuentre en la celda. Antes de aplicar los formatos
condicionales, debe seleccionar el rango de celdas a las cuales se aplicaran el formato.
A continuación se muestra la ficha donde se encuentra los formatos condicionales.
Ficha Inicio, grupo estilos.
A continuación se analizará cada uno de los formatos condicionales.

1. RESALTAR REGLAS DE CELDAS
Para encontrar más fácilmente celdas
específicas dentro de un rango de celdas,
puede aplicar formato a dichas celdas
específicas basándose en un operador de
comparación. Por ejemplo, en una hoja de
cálculo de inventario clasificada por
categorías, puede resaltar los productos
con menos de 10 artículos disponibles en
amarillo. O bien, en una hoja de cálculo de
resumen de almacén al por menor, puede
identificar todos los almacenes con
beneficios superiores al 10%, volúmenes
de ventas menores de
100,000 dólares o región igual a "Sur".
Ejemplo 1
En la siguiente tabla aplicar los siguientes formatos condicionales
Regla de Formato Condicional Formato Rango
Total>35000 Relleno de celda de color verde E3:E14
Total<30000 Relleno de celda de color rojo E3:E14
Pasos:
a) Seleccione el rango E3:E14
b) En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato

condicional y, a continuación, haga clic en Resaltar reglas de celdas
c) Seleccione la opción Es mayor que…
d) En el siguiente cuadro de diálogo, en el cuadro de texto de la izquierda, escriba
35000

e) En el cuadro con, seleccione la opción formato personalizado y aplique el color
verde en la ficha relleno.
Proceder en forma similar para resaltar con color rojo los totales menores que 30000. El
resultado final se muestra a continuación.
2. REGLAS SUPERIORES E INFERIORES
Puede buscar los valores más altos y

más bajos en un rango de celdas según
un valor de corte que especifique. Por
ejemplo, puede buscar los 5 productos
más vendidos en un informe regional,
el 15% de los productos del final de una
encuesta al cliente o los 25 mejores
salarios de un análisis de personal de
departamento.
Ejemplo 2: En la tabla del ejemplo
anterior, realizar lo siguiente:
• Resaltar con relleno de color
naranja, las 3 ventas más altas del
producto1 efectuadas durante el año.
• Resaltar con relleno de color amarillo, las 2 ventas más bajas del producto1
efectuadas durante el año.
Pasos:
a. Seleccione el rango B3:B14

b. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a
continuación, haga clic en Reglas superiores e inferiores

c. Seleccione la opción 10 elementos superiores
d. En el cuadro de diálogo que aparece, escriba el
valor que desee utilizar, en este caso 3
e. En el cuadro de lista desplegable Con,

seleccione Formato personalizado… y
seleccione el color de relleno naranja.
De la misma manera proceda aplicar relleno

de color amarillo, a las 2 ventas más bajas del
producto1 efectuadas durante el año.
Resultado:
3. BARRA DE DATOS
Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda
con relación a las demás. La longitud de la barra de
datos representa el valor de la celda. Una barra más
grande representa un valor más alto y una barra más
corta representa un valor más bajo. Las barras de datos
son útiles para encontrar números más altos y más
bajos especialmente con grandes cantidades de datos,
como las mayores y menores ventas de juguetes en un
informe de ventas.

Ejemplo 3: Comparar los promedios de los alumnos
Pasos:
a. Seleccione el rango E3:E14
b. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic
en la flecha junto a Formato condicional
c. Haga clic en Barras de datos y, a continuación,
seleccione un icono de la barra de datos
4. ESCALAS DE COLOR
Las escalas de colores son guías visuales que
ayudan a comprender la variación y la
distribución de datos.
Una escala de dos colores permite
comparar un rango de celdas utilizando una
gradación de dos colores. El tono de color
representa los valores superiores o
inferiores. Por ejemplo, en una escala de
colores verde y rojo, puede especificar que
las celdas con el valor superior tengan un
color más verde y las celdas de valor inferior
tengan un color más rojo.
Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas utilizando una
gradación de tres colores. El tono de color representa los valores superiores, medios
o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde, amarillo y rojo, puede
especificar que las celdas con el valor superior tengan un color verde, las celdas de
valor medio tengan un color amarillo y las celdas de valor inferior tengan un color
rojo.

Ejemplo 4
Del ejemplo anterior, aplicar formato barra de color a la columna Nota1.
a. Seleccione B3:B14
b. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic
en la flecha junto a Formato condicional
c. Haga clic en Escalas de color y, a
continuación, seleccione una escala.
5. CONJUNTO DE ICONOS
Utilice un conjunto de iconos para comentar y
clasificar datos de tres a cinco categorías
separadas por un valor de umbral. Cada
icono representa un rango de valores. Por
ejemplo, en el conjunto de iconos de 3
flechas, la flecha verde hacia arriba
representa valores más altos, la flecha hacia
el lado amarilla representa valores medios y
la flecha hacia abajo rojo representa valores
más bajos.

Ejemplo 5:
Aplicar formato condicional Conjunto de íconos (3 flechas de color) a la columna
Total, para identificar los valores altos, medios y bajos
a. Seleccionar E4:E11
b. En la ficha Inicio, en el
grupo Estilos, haga clic en
la flecha junto a Formato
condicional
c. Haga clic en Conjunto de
íconos y, a continuación,
seleccione: (ver imagen de la derecha).
Configurar siguientes valores para el total

Altos (verde) : >=300
Medios (Amarillo) : <300 y >=100
Bajos (Rojo) : <100

a. Seleccione E4:E11
b. Seleccione Administrar reglas de la opción Formato condicional.
Ver imagen de la derecha.
c. Clic en la opción Editar regla. (Si desea eliminar la regla solo tiene
que dar clic en Eliminar Regla)
d. Luego realice lo siguiente:

• En los cuadros que corresponde a Tipo, cambie a Número
• En los cuadros que corresponde a Valor, ingrese 300 y 100 respectivamente
• Si desea puede cambiar los iconos.
• Si solo desea visualizar los iconos y no los datos, active Mostrar icono
únicamente.
El resultado final será el siguiente:

BORRAR FORMATOS CONDICIONALES
Siga uno de los procedimientos siguientes:
Hoja de cálculo
1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, después, en
Borrar reglas.
2. Haga clic en Toda la hoja.
Rango de celdas
1. Seleccione el rango de celdas
para la que desea borrar
formatos condicionales.
2. En la ficha Inicio, en el grupo
Estilos, haga clic en la flecha situada
junto a Formato
condicional y, después, en Borrar reglas.
3. Haga clic en Celdas seleccionadas
Borrar algunos formatos condicionales de un rango de celdas

Si un rango de celdas contiene dos o más formatos condicionales y se desea borrar uno
o algunos de ellos, hacer lo siguiente:
1. Seleccione el rango de celdas para la que desea borrar formatos condicionales.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato
condicional y, después, en Administrar de reglas.
3. Seleccione la regla (formato condicional) y luego haga clic en el botón Eliminar
regla.

INTRODUCCIÓN A LAS FÓRMULAS
En una fórmula pueden aparecer múltiples elementos como: operadores, constantes,

nombres, rangos de celdas, etc. Las fórmulas comienzan siempre con un signo igual (=).
Ejemplos
= (B4/25)+100
= Ingresos – gastos
= SUMA (A1:A5)
= SI (A1 > 100,A1+0.1*A1,A1+0.05*A1)
FÓRMULAS
Las fórmulas en Excel son expresiones que se utilizan para realizar cálculos o
procesamiento de valores, produciendo un nuevo valor que será asignado a la celda en
la cual se introduce dicha fórmula. En una fórmula, por lo general, intervienen valores
que se encuentran en una o más celdas de un libro de trabajo, así como de otros libros.
Operadores
Un operador especifica una operación que debe realizarse con los elementos de una
fórmula. Los hay de diferentes tipos como: aritméticos, de comparación, de texto, etc.
Operadores aritméticos
Los operadores aritméticos permiten realizar las operaciones matemáticas básicas.
Combinan valores numéricos y dan como resultado nuevos valores.
Operador Operación
+ Suma
- Resta
* Multiplicación
/ División
% Porcentaje
^ Potenciación
() Agrupación
Operadores de Comparación o Relación

Permiten comparar dos valores, produciendo como resultado VERDADERO o FALSO. Los
operadores más comunes son:

Operador Operación
= Igual
> Mayor
< Menor
>= Mayor igual
<= Menor igual
<> Diferente de
Opciones Deshacer y Rehacer

Cuando por error, se realiza una operación no deseada, por ejemplo eliminar una
columna válida, existen opciones que nos permiten recuperar lo modificado para este
caso Deshacer o Rehacer las últimas opciones ejecutadas.
Estas opciones son tan iguales para cada uno de los programas con los que trabajemos.
Observe:
Deshacer Rehacer
El botón Deshacer permite eliminar la última acción realizada. El botón Rehacer permite
repetir la última acción cancelada.
REFERENCIAS DE CELDAS
REFERENCIAS
Es una expresión que identifica la ubicación exacta de un valor en la hoja de cálculo de

cualquier libro. Son utilizadas para automatizar los cálculos ya que al referirse a la
posición y no al valor, cualquier cambio en el valor actualiza el resultado de la fórmula.
TIPOS DE REFERENCIAS
Existen 3 tipos de referencias: Relativas, Absolutas y mixtas
Referencias Relativas
Las referencias de celdas relativas de una fórmula cambian automáticamente cuando la
fórmula se copia en toda una columna o en toda una fila. Cuando se copia la fórmula
hacia abajo, la fila aumenta; cuando se copia a la derecha la fórmula, aumente la
columna

Ejemplo
Calcular la Venta Quincenal
Notas
• Ingrese la fórmula en la celda D3 y cópiela hacia abajo.
• En un copiado vertical, varían las filas.
Ejemplo
Calcular la Utilidad
Notas:
• Ingrese la fórmula en la celda B12 y cópiela hacia la derecha.
• En un copiado horizontal, varían las columnas.
Referencias Absolutas
Una referencia absoluta es fija. Las referencias absolutas no cambian al copiar una
fórmula de una celda en otra. Las referencias tienen signos de dólar ($) como: $F$3
Ejemplo
Calcular la Comisión de Ventas y Sueldo Mensual

Notas:
• Cuando haga referencia a la celda por ejemplo =B6*C2 (presione le tecla de
función F4), esto convertirá la referencia relativa en absoluta, =B6*$C$2.
• Comisión = Ventas * Tasa de Comisión
• Sueldo Mensual = Sueldo Base + Comisión
• Ingrese las fórmulas en las celdas C6 y D6 y cópielas hacia abajo.
• Las referencias de celdas C2 y C3, empleadas en las fórmulas, deben ser absolutas,
ya que éstas deben permanecer fijas durante el copiado.
Referencias Mixtas
Una referencia mixta es una combinación de relativo y absoluto, por ejemplo; la
referencia C$3 se dice que la columna C es relativa y la fila 3 es absoluta. En este otro
ejemplo, la referencia $B4 se dice que la columna B es absoluta y la fila 4 es relativa.
Para entender mejor el uso de este tipo de referencia, observe la siguiente aplicación:
Fórmula del interés simple: Interés = Capital * Tasa de interés * Periodo
Se desea calcular el interés simple para diferentes capitales y periodos, con una tasa de
interés del 2% mensual. Para ello debes ingresar una fórmula que pueda ser copiada
tanto verticalmente como horizontalmente.
Por lo tanto, ingresa en la celda B8 la siguiente fórmula:
=$A8*$D$4*B$7
Cuando esta fórmula sea copiada verticalmente, la referencia $A8 irá cambiando a $A9,
$A10, $A11, $A12 y $A13 ya que la fila es relativa; sin embargo la referencia B$7 se
mantendrá fija ya que la fila es absoluta.
Cuando esta fórmula sea copiada horizontalmente, la referencia B$7 irá cambiando a
C$7, D$7, E$7, F$7 y $G7 ya que la columna es relativa; sin embargo la referencia $A8
se mantendrá fija ya que la columna es absoluta.
En ambos casos al copiar las fórmulas, tanto vertical como horizontal, la referencia
$D$4, se mantendrá fija, ya que es absoluto fila y columna, obteniendo así todos los
intereses solicitados en todas las celdas del cuadro.

USO DE FUNCIONES EN EXCEL
Las funciones son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos utilizando valores
específicos, denominados argumentos, en un orden determinado o estructura. Las
funciones pueden utilizarse para ejecutar operaciones simples o complejas.
Las funciones se pueden definir también como herramientas especiales que ejecutan
cálculos complejos de forma fácil y rápida. Excel dispone de más de 300 funciones
predefinidas que ejecutan un amplio rango de cálculos
Sintaxis de las Funciones

Nombre_de_la_Función(argumento1, argumento2, …….)
Donde:
• Nombre_de_la_Función: es el nombre de la función, por ejemplo SUMA,
PROMEDIO, CONTAR, CONTARA, SIFECHA, CONTAR.SI.CONJUNTO, MAX, MIX.
• argumento1, argumento2,….. : Son 1 o más argumentos que necesita la fórmula
para poder calcular el resultado. Los argumentos pueden ser, referencias a celdas,
constantes, nombre de rango, etc. Algunas funciones de Excel no tienen argumentos
como son el caso de la función Hoy(), Ahora(), Pi(), etc.
La estructura de una función comienza por el signo igual (=), seguido por el nombre de
la función, un paréntesis de apertura, los argumentos de la función separados por
comas y un paréntesis de cierre.
FUNCION SUMA
Es una función matemática que permite sumar los argumentos indicados, los
argumentos pueden ser referencias a 1 celda o rango de celdas. Si se tiene que sumar
más de 1 rango, éstos pueden ser separados por comas.
Sintaxis
=SUMA(rango1, rango2, …..)
Ejemplo
En la siguiente aplicación, determinar la venta total de cada vendedor y la venta total

por semana.

• Para hallar la venta total de cada vendedor, ingresa en la celda F4 la función
=SUMA(B4:E4) y luego cópielo hacia la celda F8 (copiado vertical).
• Para hallar la venta total de cada semana, ingresa en la celda B9 la función
=SUMA(B4:B8) y luego cópielo hacia la celda E9 (copiado horizontal).
A partir de la versión de Excel 2013, para realizar este tipo de operaciones, también se
puede hacer lo siguiente:
Seleccione el rango B4:E9
En la parte inferior derecha del rango seleccionado, aparecerá un recuadro
pequeño (Análisis rápido) al cual de un clic:
Mostrará la siguiente ventana:
Para sumar los valores tanto verticalmente como horizontalmente, haz clic en la
ficha TOTALES, luego seleccione donde desea que aparezca la suma.
Esta herramienta nos permite sumar rápidamente, Excel se encarga de colocar las
formulas en este caso la función SUMA.

FUNCION PROMEDIO
Es una función estadística que permite promediar los argumentos indicados, los
argumentos pueden ser referencias a 1 celda o rango de celdas. Si se tiene que
promediar más de 1 rango, éstos pueden ser separados por comas. Si las celdas del
rango o rangos indicados se encuentran vacías no son tomadas en cuenta para calcular
el promedio.
Sintaxis
=PROMEDIO(rango1, rango2, …..)
FUNCION MAX
Es una función estadística que permite calcular el mayor valor de los argumentos
indicados, los argumentos pueden ser referencias a 1 celda o rango de celdas. Si se tiene
que usar más de 1 rango, éstos pueden ser separados por comas.
Sintaxis
=MAX(rango1, rango2, …..)
FUNCION MIN
Es una función estadística que permite calcular el mayor valor de los argumentos
indicados, los argumentos pueden ser referencias a 1 celda o rango de celdas. Si se tiene
que usar más de 1 rango, éstos pueden ser separados por comas.
Sintaxis
=MIN(rango1, rango2, …..)
Ejemplo
• Para calcular el promedio de cada alumno, ingrese la función =PROMEDIO(B2:D2)

en la celda E2 y cópielo hasta la celda E5. Muestre los resultados con dos decimales.
• Para obtener el máximo y mínimo promedio, ingrese las funciones que se indican
en la imagen.

FUNCION CONTAR
Es una función estadística que permite calcular la solo la cantidad de valores numéricos
que se encuentran en el(los) rango(s) indicado(s). Los argumentos pueden ser
referencias a 1 celda o rango de celdas. Si se tiene que usar más de 1 rango, éstos
pueden ser separados por comas.
Sintaxis
=CONTAR(rango1, rango2, …..)
FUNCION CONTARA
Es una función estadística que permite calcular la cantidad de datos que se encuentran
en el(los) rango(s) indicado(s). Los argumentos pueden ser referencias a 1 celda o rango
de celdas. Si se tiene que usar más de 1 rango, éstos pueden ser separados por comas.
Esta función a diferencia de CONTAR, cuenta cualquier tipo de datos en el rango, se usa
cuando por ejemplo deseamos contar la cantidad de productos o personas.
Sintaxis
=CONTARA(rango1, rango2, …..)
Ejemplo:
En la siguiente aplicación, se desea determinar el número de facturas reportadas y el
número de facturas válidas.
Para obtener el número de facturas reportadas, ingrese en la celda C17, la función

CONTARA. Sin embargo, para obtener el número de facturas válidas, ingrese en la celda
C18, la función CONTAR (solo contará los números).

FUNCION CONTAR.BLANCO
Es una función estadística que permite calcular la cantidad de celdas vacias que se
encuentran en el(los) rango(s) indicado(s). Los argumentos pueden ser referencias a 1
celda o rango de celdas. Sólo admite un rango.
Sintaxis
=CONTAR.BLANCO(rango)
Ejemplo
Ingrese los siguientes datos y resolver.
Solución: Ingrese en las celdas indicadas las siguientes funciones:

Celda Función
D14 =CONTARA(A4:A12)
D15 =PROMEDIO(B4:B12)
D16 =MAX(C4:C12)
D17 =MIN(D4:D12)
D18 =CONTAR.BLANCO(E4:E12)
El resultado es el siguiente:

GRÁFICOS ESTADÍSTICOS
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su
interpretación. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación
de los datos. A menudo un gráfico nos dice mucho más que una serie de datos
clasificados por filas y columnas.
Cuando se crea un gráfico en Excel, podemos optar por crearlo:
• Como gráfico incrustado: Insertar el gráfico en una hoja normal como cualquier otro
objeto.
• Como hoja de gráfico: Crear el gráfico en una hoja exclusiva para el gráfico, en las
hojas de gráfico no existen celdas ni ningún otro tipo de objeto.
TIPOS DE GRÁFICOS
El tipo de gráfico dependerá de los datos a graficarse. Los tipos más utilizados son de:
columnas, líneas, circular, barras, áreas, dispersión, entre otros. A continuación se
mencionan:
a) Gráfico de Columnas: El gráfico de columnas es muy utilizado, ilustra comparaciones

entre elementos.
b) Gráfico de Líneas: El gráfico de líneas se utiliza para mostrar tendencias en el tiempo.

c) Gráfico Circular: Los gráficos circulares muestran el tamaño proporcional de los
elementos que conforman una serie de datos, en función de la suma de los elementos
o total.
d) Gráfico de barras: Un gráfico de barras ilustra comparaciones entre elementos

individuales.
e) Gráficos de Dispersión: También conocido como gráfico XY. Este tipo de gráfico
muestra la relación entre los valores numéricos de varias series de datos.

ELEMENTOS DE LOS GRÁFICOS
Un gráfico consta de numerosos elementos. Algunos de ellos se presentan de forma
predeterminada y otros se pueden
agregar según las necesidades.
A continuación los mencionamos:
1. Área del gráfico
2. Área de trazado
3. Serie de datos
4. Ejes horizontal y vertical
5. Leyenda del gráfico
6. Título de los ejes y del gráfico
7. Etiqueta de datos
CREAR GRÁFICOS
Para insertar un gráfico tenemos varias
opciones, pero siempre utilizaremos la
sección Gráficos que se encuentra en la
pestaña Insertar.
Ejemplo 1
Con los siguientes datos, crear un gráfico de columnas:
Pasos:
1) Seleccionar el rango a graficar, en este caso A4:B12
2) Clic en la ficha Insertar, luego en Gráficos
recomendados.
3) Luego, seleccionamos el gráfico de columna agrupada y Aceptar.

El gráfico se mostrará seleccionado en la hoja de cálculo
Y se activarán dos nuevas fichas DISEÑO y FORMATO (HERRAMIENTAS DE GRÁFICOS)
Notas:
• Un gráfico de columnas también puede ser
creado con la opción Insertar gráfico de
columnas, la cual me mostrará una variedad de
subtipos.
• Si se procede con esta forma, debemos borrar la
palabra Año, para que Excel no lo considere una
serie más y no grafique los años (2005, 2006,
etc.) ya que estos son valores numéricos.
PERSONALIZANDO EL GRÁFICO
En la ficha DISEÑO, podemos cambiar los colores, estilos, tipo de gráfico e incluso mover
el gráfico a una hoja de gráficos.

En la ficha FORMATO, podemos aplicar formato a los objetos seleccionados, insertar
formas, aplicar estilos de forma (predefinidos, así como relleno y contorno), etc.
En este caso, vamos a ampliar el ancho de las columnas, para ello

haga clic en una de las columnas para seleccionar toda la serie, luego
haga clic en la opción Aplicar formato a la selección, en el lado
derecho aparecerá la siguiente ventana:
Reducir el ancho del intervalo a 15%, de tal manera que las columnas
serán más anchas, como se muestra a continuación:
Podemos cambiar el color de las columnas, haciendo clic la opción Relleno de forma o
eligiendo un estilo predeterminado.

También, se puede insertar una imagen como relleno de las
columnas, en este caso vamos a insertar la siguiente imagen,
desde nuestro disco o en línea:
Ahora, a esta serie seleccionada vamos a mostrar sus valores correspondientes a cada
de las columnas, para ello debemos hacer clic en el signo”+” que se muestra en el
superior derecho del gráfico, luego seleccionar Etiqueta de datos.

Si desea cambiar la imagen de las columnas por otra, haga clic en la opción Relleno de
forma de la ficha Formato, y seleccione otra imagen, por ejemplo esta:
Ahora, colocaremos títulos a los ejes, para ello seleccione Títulos de ejes de la ventana
que se muestra al hacer clic en el signo”+” y modificando el título principal.
Después de colores para mejorar su aspecto, podría mostrarse así:
Agregamos un Cuadro de texto del grupo Insertar formas de la ficha FORMATO, para
colocar la Fuente.
Para aplicar los bordes tanto a las columnas como a las áreas del
gráfico, primero seleccione dichos elementos, luego haga clic en la
opción Contorno de forma de la ficha FORMATO.
No solo se puede aplicar un color de contorno, sino también un
grosor y diferentes estilos de líneas (guiones).

Ejemplo 2:
Con los siguientes datos, elabora un gráfico de líneas
1) Seleccione el rango A3:B16

2) De clic en la ficha Insertar, luego del tipo de gráfico Líneas, elige el subtipo Líneas
con marcadores

Ahora, debemos personalizar el gráfico para que se muestre así:
En este caso, utilizamos el título del eje horizontal para colocar la Fuente.
Los valores del eje vertical, siempre empiezan desde cero, sin embargo en este gráfico
la serie de datos están por encima de 4,000,000.00 en este caso podemos hacer que
este valor sea el mínimo. Para ello, hacer lo siguiente:
• De clic en cualquier valor del eje horizontal, con esto

estamos seleccionando todos los valores.
• Luego, clic en la opción Aplicar formato a la selección de
la ficha FORMATO
• En la ventana que aparecerá en la derecha, en el cuadro
Mínimo ingresa el valor 4000000.
El resultado se muestra a continuación:

Ejemplo 3:
Ingrese los siguientes datos y elabore un gráfico de líneas para mostrar la inversión en
publicidad de mercado durante los meses Febrero y Mayo.
1. Seleccione el rango A19:E22

2. En el grupo Gráficos de la ficha Insertar, haga clic en la opción Línea. Luego,
seleccione el subtipo de gráfico Línea con marcadores.
Ejemplo 4: Ingrese los siguientes datos y elabore un gráfico circular

1. Seleccione el rango A3:B8
2. En el grupo Gráficos de la
ficha Insertar, haga clic en la
opción Circular. Luego,
seleccione el subtipo de
gráfico circular 3-D.
Para mostrar los porcentajes que representan cada uno de los sectores del gráfico, hacer
lo siguiente:
3. Haga clic en el signo “+” del lado superior

derecho del gráfico, luego en Etiquetas de datos
y seleccione la opción Más opciones…
4. En el siguiente cuadro de diálogo:

En Contenido de la etiqueta, activa la casilla
Porcentaje. En Posición de etiqueta, activa el
botón de opción Extremo externo.

Modificando el título y agregando color de relleno (ficha Formato), obtendremos:
Ejemplo 5: A continuación se muestra la Recaudación de Tributos Aduaneros por parte

de la SUNAT. Elabore un gráfico mixto denominado Cuadro Combinado
1. Seleccione el rango A3:C14

2. En la ficha Insertar, del grupo Gráficos, haga clic en la opción Insertar gráfico
combinado. Luego, seleccione el subtipo de gráfico Columna agrupada – Línea eje
secundario.

El resultado seré el siguiente:
Hay que tener en cuenta que el valor de las columnas se lee en el eje principal (izquierda),
y el grafico de líneas está representado por los valores del eje secundario (el de la
derecha).

Lista de Datos (Base de datos)
En Excel se denomina base de datos o lista de datos a lo siguiente:
Codi go De pa rta me nto Es ta do Ci vi l Ap e l l i dos Nomb re s Fe cha I ngre s o Se guro Sue l do
CA003 Ad mi ni s tra ci ón Ca s a do Za va l e ta Ce rre ño Os ca r 05/09/1986 SI 1,100.00
CR013 Ad mi ni s tra ci ón Sol te ro Ri ve ros Argome do Ma ri a 06/02/2001 SI 1,400.00
CC008 Conta bi l i d a d Ca s a do Corone l Ga rci a Orl a ndo 04/08/1988 SI 1,500.00
CC001 Conta bi l i d a d Sol te ro De l fi n Rodri gue z Jorge 01/08/1985 NO 1,200.00
CR011 Re pa rto Ca s a do Me za Me nde z De i by 04/11/2001 NO 650.00
CR015 Re pa rto Ca s a do Sa l da ña Gome z Va ne s s a 04/04/1984 SI 500.00
CR012 Re pa rto Sol te ro Ca s ti l l o Luja n Lucy 05/05/2001 SI 650.00
CR010 Re pa rto Sol te ro Fe rna nde z Agui l a r Pe pe 07/05/1996 NO 650.00
CR017 Re pa rto Sol te ro La ma Roja s Ma ri a 10/10/2003 No 952.36
CR016 Re pa rto Sol te ro Luja n Kong Je s s i ca 05/06/2000 SI 550.00
CR014 Re pa rto Sol te ro Me ji a Me nde z Al ons o 12/08/1996 NO 680.00
CS009 Si s te ma s Sol te ro Agui rre Pe s a nte s Ka tti e 04/04/1998 NO 1,200.00
CS002 Si s te ma s Sol te ro Longa La ra He nry 02/07/1984 NO 1,000.00
CV006 Ve nta s Ca s a do Agui l a r Fe rn a nde z Enri que 07/02/1994 NO 900.00
CV022 Ve nta s Ca s a do Avi l a Oje da Es the r 01/01/2000 Si 1,100.00
CV004 Ve nta s Ca s a do Cumpa Sa nti s te b a n Oma r 05/02/1992 SI 900.00
CV007 Ve nta s Ca s a do Es cobe do Gonza l e s Ha ybe rt 02/01/1991 NO 1,200.00
CV018 Ve nta s Sol te ro Fl ore s Pi me nte l Shi rl e y 04/01/1987 SI 900.00
CV005 Ve nta s Sol te ro Va l di vi a Longa Ka ri n 06/03/1993 NO 1,000.00
Como puede observar es una distribución matricial en la cual identificamos ciertos

elementos:
• Filas: denominadas REGISTROS, almacena los datos de una determinada entidad
(personas, maquinaria, productos, animales, etc.)
• Columnas: denominadas CAMPOS, almacenan las propiedades de la entidad, por
ejemplo en el caso de una persona serían los apellidos, nombres, DNI, dirección,
fecha de nacimiento, etc.
• Cabeceras de las columnas: denominadas NOMBRE DE CAMPO.
En la siguiente imagen se muestra los elementos de una lista de datos o llamada base
de datos en Excel.

Operaciones con las bases de datos
• Ordenar por uno o más campos.
• Filtrar (aplicar condiciones o consultar la base de datos), usando los autofiltros o
filtros automáticos.
• Subtotales, herramienta que permite obtener resúmenes rápidos y sencillos de la
base de datos.
Ordenar por un campo

Ordenar por el campo APELLIDOS en forma ascendente.
1. Clic en cualquiera de los datos del campo que deseamos ordenar.
2. Clic en Ficha Datos y en el Grupo Ordenar y Filtrar:
a. Clic para ordenar en forma ascendente.
b. Clic para ordenar en forma ascendente.

Ordenar por más de 1 campo
Ordenar por los campos departamento, apellidos y nombres en forma ascendente.
1. Clic dentro de la lista de datos.
2. En la Ficha Datos y en el Grupo Ordenar y Filtrar, clic en Ordenar.
3. Clic para agregar los niveles correspondientes (3 en nuestro caso), luego seleccione
los campos por los que desea ordenar.
4. Clic en Aceptar para ejecutar el ordenamiento.
El resultado se observa en la siguiente imagen:
COMENTARIOS
• Observe que el ordenamiento por el primer campo es correcto.
• Excel ordenará por el segundo campo solo para aquellos departamentos que sean
iguales, en los datos que se han seleccionado se observa que cuando los
departamentos son iguales (Reparto), se ordena en forma ascendente por
apellidos.

Filtros en Excel: AUTOFILTROS
Filtrar es un sinónimo de aplicar una condición a uno o más campos de la lista de
datos.
Por ejemplo deseamos visualizar a:
• Los vendedores que vendieron más de 2000 soles.
• Los alumnos aprobados.
• Los empleados del departamento Ventas que son de Lima.
• Las 5 mejores ventas del mes.
• Quienes ingresaron a trabajar en el año 2014.
• Etc.
Activando los Autofiltros

• Clic dentro de la lista de datos.
• En la Ficha Datos y en el Grupo Ordenar y Filtrar, clic en Filtro.
• Observe que al costado de cada campo aparece la opción de AutoFiltro.
Cuando se activan los autofiltros, la base de datos se visualiza de la siguiente forma:
Ejemplo 1: Mostrar a los empleados del departamento de Ventas

1. Clic en autofiltro del campo Departamento.
2. Clic para desactivar la selección de todos los departamentos.
3. Clic para activar Ventas.
4. Clic para ejecutar el filtro.

Importante
• Los registros que no cumplen con la condición se ocultan. (Observe el número de
fila)
• Aparece un embudo en el autofiltro del campo indicando que la lista de datos se
encuentra filtrada por ese campo. (Ver X)
• Para desactivar el filtro dar clic en (Y) o en (Z).
• Antes de aplicar otro filtro, desactive el que haya aplicado.
Ejemplo 2: Mostrar los empleados que ganan más de 1000 soles

1. Clic en autofiltro del campo Sueldo.
2. Clic en filtros de número.
3. Clic en Mayor que.
4. Digite la cantidad.
5. Clic en aceptar para ejecutar el filtro.

Ejemplo 3: Mostrar los empleados que ganan por encima del promedio
3. Clic en Superior del promedio.
Ejemplo 4: Mostrar los empleados que tienen los 3 sueldos más bajos
3. Clic en Diez mejores.
4. Clic y Seleccione Inferiores.
5. Clic e indique la cantidad.
6. Clic para ejecutar filtro.

Ejercicio 5: Mostrar los empleados del departamento de administración y contabilidad
que ingresaron después del año 1986.
1. Clic en autofiltro del campo Departamento.
2. Clic para desactivar la selección de todos los departamentos.
3. Clic para activar Administración y Contabilidad.
4. Clic para ejecutar el filtro.
5. Clic en autofiltro del campo Fecha de Ingreso.
6. Clic en Filtros de Fecha.
7. Clic en Después.
8. Clic e indique la fecha.
9. Clic para ejecutar el filtro

FILTROS AVANZADOS
El comando Filtro avanzado permite filtrar un rango en contexto, como el comando
Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene
que escribir los criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los
registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) según
los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre el
rango. Un rango de criterios permite filtrar criterios más complejos.
Para los filtros avanzados usaremos la siguiente lista de datos.
Criterio Único
Ejercicio 1: Filtrar en la hoja2, todos los empleados que pertenecen al departamento de

Ventas.
• Para facilitar el procedimiento, asignar a toda la base de datos (rango A1:H20) el
nombre de EMPLEADOS.
• En la hoja2, copiar los encabezados de campos en la fila 1.
• En esta hoja, debemos determinar nuestro rango de criterios, para colocar allí las
condiciones del filtro.
• Copie el campo Departamento de la celda B1 a la celda B4, y coloque la condición
Ventas. Las celdas B4:B5 será el rango de criterios.
• Finalmente, damos la orden. De la ficha Datos, seleccionamos la opción Avanzadas

• En el siguiente cuadro de diálogo:
Seleccionar la opción Copiar a otro lugar
En el Rango de la lista colocar el nombre
asignado a la base de datos, en este caso,
EMPLEADOS.
Como Rango de criterios, seleccionar las celdas
B4:B5, que contiene el nombre del campo y la
condición del filtro.
Y, en la opción Copiar a, seleccione una celda vacía, en este caso A7, dónde se
mostrarán los registros filtrados. El resultado será el siguiente:
Ejercicio 2: Filtrar todos los empleados que ganan más de 1000 soles.
El rango de criterios será B17:B18
Dar la orden de filtro avanzado, y seleccionar los rangos

como se indica a continuación:
En este caso, estamos copiando el resultado del filtro a
partir de la celda A20 que se encuentra vacía.

Criterio Y
Ejercicio 3: Filtrar todos los empleados que pertenecen al departamento de Ventas con
sueldos menores que 1000.
• Nuestro rango de criterios debe ser B31:C32
A este tipo de criterios se le conoce como criterio “Y”, ya que las condiciones van en la
misma fila.
• Dar la orden de filtro avanzado:
Resultado:

Ejercicio 4: Filtrar todos los empleados que ganan entre 1000 y 1400 (incluyendo
ambos).
• Este caso también es un criterio “Y” aplicado a un solo campo.
• En el rango de criterios debemos tener dos veces el campo sueldo.

• Dar la orden de filtro avanzado:
El resultado será:
Ejercicio 5: Filtrar todos los empleados del departamento Contabilidad o que sean
solteros.
• Rango de criterio B56:C58
Se puede utilizar el comodín “*” para establecer una condición

• A este tipo de criterios se le conoce como criterio “O”,
ya que las condiciones van en filas diferentes.
• Dar la orden de filtro avanzado, donde el rango de
criterios es B56:C58.
Resultado:
Los empleados que aparecen el filtro, deben cumplir cualquiera de las condiciones
especificadas, es decir deben pertenecer al departamento de Contabilidad o su estado
civil debe ser soltero, o puede cumplir con las dos condiciones.
Criterio Fórmula
Ejercicio 6: Filtrar todos los empleados que tienen más de 15 años de tiempo de servicio
• Rango de criterio B77:B78
Este tipo de criterio es un criterio especial:
No debe contener ningún nombre de encabezado de campo (celda B78).

Como condición (celda B78) debe ingresar una expresión lógica, donde debe
evaluarse el dato (fecha de ingreso) que se encuentra en el primer registro de la
base de datos. En este caso, se ha utilizado la función SIFECHA para calcular el
tiempo de servicio y compararlo si es mayor que 15.

El resultado en la celda donde se ha ingresado la
expresión lógica, será VERDADERO o FALSO. En
este caso, muestra VERDADERO, lo cual nos indica
que dicho dato evaluado cumple con la condición
especificada y será el primer registro que aparecerá
en el filtro. Excel evaluará cada dato (fecha de
ingreso) de la base de datos y aquellos que cumplen
con la condición, los registros que contienen a
dichos datos serán filtrados.
Dar la orden de filtro avanzado, donde el rango de
criterios es B77:B78
Resultado
SUBTOTALES
• Esta herramienta se utiliza principalmente cuando tenemos datos filtrados o
agrupados en un esquema.
• Cuando trabajamos con listas de datos que tienen cierta estructura por ejemplo, una
planilla de ventas organizada en columnas por tienda, fecha e importe es probable
que necesitemos calcular cuánto lleva vendido una tienda determinada, cuánto
facturó cada sucursal o cuál es el total vendido, entre otra información que queremos
obtener. Para este fin utilizamos la herramienta Subtotal.
• Usar esta herramienta es una alternativa para consolidar datos de una manera
rápida.
Ejemplo 1: Mostrar un consolidado de sueldos por departamento. (Usaremos la
misma lista de datos que se usó para ordenar)
1. Clic en filtro de departamento.
2. Clic para ordenar en forma ascendente.
3. Clic en ficha Datos, en el grupo Esquema clic en Subtotal.
4. Clic para seleccionar el campo por el cual desea obtener un resumen.

5. Clic para seleccionar la función.
6. Clic para seleccionar el campo sobre el cual se aplicará la función seleccionada.
7. Clic para ejecutar los subtotales.
Resultado:
Importante
• Se visualiza los consolidados de sueldos por departamento en forma detallada.
• El nivel de esquema 3 aparece en forma automática después de crear los subtotales.

RESULTADO DETALLADO (NIVEL DE ESQUEMA 2
Clic en nivel de esquema 2, se visualiza los consolidados de sueldos por departamento.
RESULTADO DETALLADO (NIVEL DE ESQUEMA 1)

Clic en nivel de esquema 1, se visualiza el consolidado total de sueldos.
IMPORTANTE
• No se olvide que el campo por el cual desea resumir los datos debe estar ordenado
en forma ascendente.
• Debe estar dentro de la lista de datos para poder usar la herramienta Subtotales.
• A una tabla no se le puede aplicar subtotales, primero tendría que convertirse la
tabla a rango.

IMPRESIÓN DE LAS HOJAS DE CÁLCULO
Antes de imprimir una hoja de cálculo, Excel 2016 permite modificar factores que
afectan a la presentación de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y
pies de página, tamaño del papel, entre otras.
FICHA DISEÑO DE PÁGINA
En la ficha Diseño de Página encontramos las siguientes opciones:
• Márgenes: Permite controlar los márgenes superior, inferior, izquierdo y

derecho de las hojas.
• Orientación: Determina si la hoja se visualiza e imprime verticalmente o de forma
horizontal.
• Tamaño: Determina, a través de la lista desplegable, el tamaño adecuado para la
hoja. En la actualidad el tamaño A4 es un estándar para los diversos documentos.
• Área de Impresión: Define un área específica de la hoja para imprimirla.
• Saltos: Especifica el inicio de una nueva página. El salto de página se inserta encima
y a la izquierda de la selección.
• Fondo: Permite establecer una imagen de fondo en la hoja.
• Imprimir Títulos: Especifica las filas y columnas que se repetirán en cada en cada
página impresa.
FICHA VISTA
De la ficha vista, nos interesa el grupo Vistas de Libro.

Normal: Muestra el documento en su forma normal, tal cual la usamos nosotros para
colocar fórmulas.
Ver Salt. Pág.: Muestra donde se imprimirán los saltos de página al imprimir el
documento.
Diseño de Página: Muestra cómo se verá el documento impreso. Esta vista es muy útil
para poder configurar la impresión.

NORMAL
VER. SALT. PAG.
DISEÑO DE PÁGINA

Ejemplo
Usaremos el archivo IMPRESIONES.xlsx para nuestro ejemplo. Usaremos la vista Diseño
de Página para definir:
1. Definir el tamaño de la hoja a A4.
2. Cambiar la orientación de vertical a horizontal.
3. Ajustar el ancho del documento usando porcentajes para que todo el ancho del
cuadro alcance en todo el ancho de la hoja.
4. Repetir títulos en todas las hojas del documento impreso.
5. Colocar la fecha y hora en el encabezado.
6. Colocar números de página en cada hoja en el pie de página en la parte derecha.
7. Colocar una imagen que representará el logo de la empresa en el encabezado en la
parte superior izquierda.
Partiendo de la vista DISEÑO DE PAGINA, tenemos lo siguiente:
1. Cambiar el tamaño de la hoja: Usaremos la ficha Diseño de Página,

grupo Configurar Página, Tamaño. Clic en A4. Ver imagen de la
derecha.
2. Cambiar la orientación de la página de Vertical a Horizontal:

Usaremos la ficha Diseño de Página, grupo Configurar Página,
Orientación. Clic en Horizontal. Ver imagen abajo.

Nuestro documento tomará la siguiente apariencia luego de los 2 cambios efectuados.
Podemos observar que todas las columnas no alcanzan en una sola hoja, esto tenemos
que solucionarlo.
3. Ajustar el ancho del documento usando
porcentajes: Usaremos la ficha Diseño de
Página, grupo Ajustar área de impresión,
Escala. Reduciremos de 100% a 80% y
observaremos que el cuadro alcanza en
todo el ancho de la hoja.
Luego de este cambio el documento queda de la siguiente forma:
Cuando pasamos a la segunda hoja del documento usando la rueda del mouse
observamos que los títulos y las cabeceras de las columnas desaparecen, esto es porque
solo se imprimen en la primera hoja a menos que lo configuremos a que se repitan en
todas las hojas.
4. Repetir títulos en todas las hojas del documento impreso: Usaremos la ficha Diseño
de Página, grupo Configurar Página, Imprimir títulos. Clic en Imprimir títulos. De la
primera hoja del documento seleccione los rangos según se visualiza en la imagen
de la derecha tanto para filas como para columnas.

El resultado se muestra a continuación nos muestra que los títulos se están repitiendo
en todas las hojas del documento de impresión.
5. Colocar la fecha y hora en el encabezado: En la primera hoja del documento de

impresión nos ubicamos en la parte superior derecha del encabezado, ver siguiente
imagen:
Observe que cuando nos ubicamos en alguna zona del encabezado como del pie de
página, aparece una nueva ficha de opciones con comandos propios del encabezado y
del pie de página:
Nos interesa particularmente el grupo Elementos del encabezado y pie de página debido a
que ahí se encuentran los elementos que usaremos para colocar en el encabezado y pie
de página.
Una vez que se ha ubicado en la parte superior derecha del encabezado, digite lo
siguiente:
Fecha y Hora: ,luego de clic en Fecha Actual, coloque un slash “/” y luego clic en Hora
actual

El resultado se visualizará a la siguiente forma: Fecha y Hora: &[Fecha]/&[Hora]
Para que se observe la fecha y hora, de clic en fuera del encabezado y verá lo siguiente:
6. Colocar números de página en cada hoja impresa en el pie de página. Clic en la

derecha del pie de página:
Escriba lo siguiente: Página:, clic en Número de Página, escriba un slash (/) y luego clic
en Número de Páginas. El resultado mostrado es el siguiente:
Página:&[Página]/&[Páginas]
De un clic fuera del pie de página y observará lo siguiente:
7. Colocar una imagen que representará el logo de la empresa en el encabezado en la

parte superior izquierda. Ubíquese en la parte izquierda del encabezado. Luego
vaya a la ficha Diseño, grupo Elementos del encabezado y pie de página, luego de
clic en Imagen, observará lo siguiente:
Si tiene la imagen almacenada en su disco, usar la primera opción haciendo clic en

Examinar y buscar su archivo. En nuestro caso usaremos la segunda, buscaremos en
internet el logo de la marca Perú, luego clic en la lupa para buscar.

El resultado de la búsqueda mostrará lo siguiente:
Seleccione la imagen activando el check (ver recuadro morado), luego clic en insertar.
En la cabecera visualizará lo siguiente:
Esto significa que la imagen ya se encuentra en el encabezado. De un clic fuera del

encabezado para revisar si el logo tiene el tamaño adecuado, sino tendremos que
modificar sus dimensiones.
Se visualiza lo siguiente:
Como observa, el logo ocupa demasiado espacio. A continuación modificaremos su

tamaño para que solo se vea en la parte izquierda del encabezado.
a. Clic en la parte superior izquierda del encabezado.

b. Luego clic en la ficha diseño, en el grupo Elementos
del encabezado y pie de página, dar clic a Dar formato
a la imagen, ver imagen de la derecha.

c. En el siguiente cuadro configuraremos el
tamaño, en alto coloque 1 y luego clic en
aceptar.
De clic fuera del encabezado y observará que el

logo tiene el tamaño adecuado:
Ahora nuestro
documento está listo
para ser impreso.
IMPRIMIR
DOCUMENTO
a. Clic en ficha
archivo.
b. Luego clic en
Imprimir,
visualizará lo
siguiente. Ver
imagen de la
derecha.

Manual Excel 2019 - Procecap - Cip

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MICROSOFT EXCEL 2016

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A1:A4 A1:B3 A3:B3

Rango de Vertical Rango Combinado o Mixto Rango horizontal

MCP. Ing. Edilberto Chávez Fernández edilbertocesarc@gmail.com 949908678 Página 2 de 70

Referencia o Dirección de celda: Es la forma como se representan e identifican las celdas

Entorno de Trabajo de MS Excel

Después de ejecutar el programa, muchas de las herramientas que se utilizan durante

Ver siguiente imagen:

MCP. Ing. Edilberto Chávez Fernández edilbertocesarc@gmail.com 949908678 Página 3 de 70

a) Barra de acceso rápido

En la celda F4, se ha escrito una fórmula para calcular el promedio.

MCP. Ing. Edilberto Chávez Fernández edilbertocesarc@gmail.com 949908678 Página 5 de 70

Tenemos que cambiar el ancho de las columnas B y C de tal manera

Solución: Seleccione el rango B1:C1 como se ve en la siguiente

Luego de clic en Formato del grupo celdas y seleccione Ancho de

El resultado será el siguiente:

MCP. Ing. Edilberto Chávez Fernández edilbertocesarc@gmail.com 949908678 Página 6 de 70

Solución: Seleccione B1, luego seleccione de la ficha Inicio, grupo

De clic en Insertar Columnas de hoja. El resultado se muestra en

De las misma manera que selecciona las columnas o filas para

• Use Eliminar filas de hoja para eliminar las filas

MCP. Ing. Edilberto Chávez Fernández edilbertocesarc@gmail.com 949908678 Página 7 de 70

Para cambiar el color de relleno de una celda.

Para cambiar el tipo de fuente (o tipo de letra)

Para cambiar el tipo de fuente (o

MCP. Ing. Edilberto Chávez Fernández edilbertocesarc@gmail.com 949908678 Página 8 de 70

Ajustar texto y combinar celdas

En el siguiente ejemplo se usará Combinar

MCP. Ing. Edilberto Chávez Fernández edilbertocesarc@gmail.com 949908678 Página 9 de 70

Aplicar borde a las celdas

Luego, en la ficha inicio, grupo fuentes, use el comando

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Luego de clic en Aceptar, el resultado será el siguiente:

Aplicando estilos de celdas

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Seleccione el formato de acuerdo a lo solicitado, el resultado será el siguiente:

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Formato Moneda: Si desea cambiar el formato de moneda, use la opción símbolo.

Formato Contabilidad: Es parecido al formato moneda, el signo monetario lo ubica en

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Aquí se escribe el formato

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Descripción del Formato para las fechas y números

? Deja el espacio para los caracteres especificados

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Formatos personalizados de Fecha

Formatos personalizados Variados

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Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:

El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de

A continuación se analizará cada uno de los formatos condicionales.

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Regla de Formato Condicional Formato Rango

Total>35000 Relleno de celda de color verde E3:E14

Total<30000 Relleno de celda de color rojo E3:E14

b) En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato

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2. REGLAS SUPERIORES E INFERIORES

Puede buscar los valores más altos y

a. Seleccione el rango B3:B14

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