Introducción a:

Microsoft Excel
 Excel es una aplicación de Microsoft Office, la cual nos permite realizar operaciones con números
organizados en una cuadrícula a la cuál denominamos hoja de cálculo, ésta se encuentra conformada
por filas y columnas. A la intersección entre una columna y una fila se le denomina y es ahí donde se va a
almacenar el texto, datos o fórmulas a utilizar.

La hoja de cálculo es utilizada para una gran diversidad de actividades como: áreas de cómputo, oficinas,
escuelas y además, se le puede dar diferentes usos incluso en el hogar para la elaborar listas de
consumo o cualquier aplicación que necesite de cálculos.

Entre sus principales ventajas podemos mencionar:

 Permiten generar cálculos con rapidez y precisión.

 Manejo de cálculos con fórmulas y funciones de datos.
 Recalculan de manera automática e inmediata.
 Ayudan a la toma de decisiones.
 Permiten el manejo de formatos de textos y tablas.
 Representación gráfica de relaciones entre cantidades.

Elementos de la ventana de trabajo

Área de trabajo:

En Excel el área de trabajo está conformada por varios elementos: las columna están representadas por
letras (A, B, C,…, etc.), las filas se identifican con números (1, 2, 3,…, etc.), a la intersección ente columna
y fila se le denomina celda y ésta se representa con las letras indicadoras de la columna, seguidas del
número indicativo de la fila (A1, B2, C3,…, etc.).

BARRA DE FORMULAS
COLUMNA

FILA REFERENCIA DE CELDA

Las celdas se identifican por sus posiciones en las filas y las columnas. A esta combinación de una letra
de columna y un número de fila se le llama referencia de celda. Con la intersección de la primera
columna y la primera fila se obtiene la celda A1, como se refleja en la barra de fórmulas. Siempre
puedes saber la referencia de la celda en que está observando el cuadro de nombres que se encuentra
en la parte izquierda de la barra de fórmulas, y también lo puedes distinguir en los encabezados de la fila
y columna correspondiente ya cambian a color naranja.

Barra de fórmulas:

En este espacio podemos editar y modificar el contenido de una celda de la hoja de cálculo. Está
compuesta de tres secciones: La primera es el cuadro de nombre, hace referencia a la celda activa en
este caso es A1; la segunda aparece cuando se están introduciendo datos y sirve para cancelar o aceptar
los datos introducidos, y la tercera sección edita el contenido real de la celda.

Celda Activa:

Al seleccionar una celda con el mouse, esta celda se activa. En ella se puede introducir nuevos datos o
editar los datos que contiene, por ejemplo se puede introducir: valores constantes, fórmulas y
funciones. Los valores constantes pueden ser: textos, números, fechas, horas, porcentajes. La celda
activa tiene un borde ancho que la rodea y se identifica por un recuadro en la hoja de cálculo.

CELDA ACTIVA

La barra de etiquetas:

Es la que permite el desplazamiento por las distintas hojas del libro de trabajo.

ETIQUETAS DE HOJAS
Elaboración de hojas de cálculo.
Un libro de Excel 2007 tiene 1,024 hojas disponibles, pero ¿Qué es un libro de trabajo? ¿Para qué me va
servir? ¿En dónde lo voy a usar?. El libro de trabajo se introduce al trabajar con Microsoft Excel. No es
otra cosa que un archivo donde se almacenan diferentes tipos de datos, compuestos por hojas de
cálculo y hojas de gráficos.

Al contar con varias hojas en un libro podemos organizar y agrupar la información, es importante que al
crear un libro en Excel, planeemos el propósito de las hojas electrónicas que se emplearán y que
tengamos muy claro cómo se procesará la información; desde la entrada de datos sin errores; el manejo
que se realizará con esos datos ya sea con fórmulas y funciones o con algún formato especial, hasta la
verificación de los resultados, ya sea por medio de reportes tabulares o en gráficos.

Planear la hoja de cálculo

Es importante planear la hoja de trabajo, ya que de esta manera no perderemos tiempo al efectuar
pruebas y errores durante la búsqueda del material que necesitamos para elaborarla o modificarla,
cuando nos encontremos a mitad del trabajo.

Al realizar la planeación de las hojas electrónicas de cálculo que se van a emplear, se debe considerar las
siguientes etapas:

a. Determinación del propósito de la hoja de cálculo y definir el nombre significativo que llevará
cada hoja, recuerda que éste debe relacionarse con la información que contiene.
b. Definir el número de hojas que se emplearán.
c. Determinación de los resultados que se requieren.
d. Recopilación de la información para producir los resultados.
e. Determinación de los cálculos y las fórmulas necesarias.
f. Uniformidad en el formato (Colores, tamaños y tipos de letra, formato en tablas, etc.)

Mover y copiar hojas de cálculo.

Las hojas de cálculo se pueden mover o copiar dentro de un mismo libro de trabajo o hacia otro distinto.

Para mover una hoja se activa la hoja en cuestión y después se puede

elegir entre:

1. Simplemente hacer clic sobre la etiqueta que se desea mover y

arrastrar hasta la nueva posición donde se desea ponerla.
2. En la cinta de opciones inicio / se selecciona el menú formato /
mover o copiar hoja y en el cuadro de diálogo se activa la
opción crear una copia, se selecciona el lugar y se acepta.
Insertar hojas.

Para insertar una hoja de trabajo en el libro activo, existen tres opciones:

1. Seleccionar cinta de opciones inicio / insertar / hoja.

2. Al presionar el botón derecho del ratón sobre una etiqueta, aparecerá un menú de acceso
rápido en el que se debe seleccionar insertar.

3. Al hacer clic en la ficha Insertar hoja de cálculo en la parte inferior de la pantalla.

Eliminar hojas.

Para borrar una hoja de trabajo se debe activar la hoja (es decir seleccionarla) y seguir cualquiera de los
siguientes pasos:

1. Presionar el botón derecho del ratón sobre la etiqueta de la hoja en cuestión, y en el menú de
acceso rápido que aparece, seleccionar eliminar.
 2. Seleccionar en cinta de opciones inicio / eliminar hoja, y confirmar el deseo de eliminarla en el
cuadro de diálogo que aparece.

Introducción y modificación de datos.

Cuando esté resaltada la celda en donde se va introducir los datos, simplemente se comienza a escribir,
se oprime la tecla Enter, con esto se colocarán los datos en la celda. Si ya no deseas esa información
bastará con presionar la tecla ESC o hacer clic en el botón cancelar (representado por una “X” y ubicado
en la barra de fórmulas).
Como ya se mencionó anteriormente, Excel reconoce muchos tipos de datos: texto, números, fechas,
horas, fórmulas y funciones.
Los números, por omisión, se alinean a la derecha, una cifra numérica puede comenzar con un número,
los caracteres más (+), menos (-) o un punto, el programa supone que es un valor numérico.
En las celdas a veces aparecen otros datos, como resultado de una fórmula, estos datos son avisos del
programa y siempre van en mayúsculas rodeados de símbolos de admiración y precedidos a veces, de
un signo de gato. Por ejemplo #¡VALOR!, ######### que significa que el valor es muy grande que no
cabe en la celda, y ésta se tiene que agrandar. Cuando te marca ¡ERROR!. Significa que algo anda mal y
debes corregir la celda que lo causa.

Mover y copiar datos.

La técnica de arrastrar y colocar es una manera fácil y rápida de mover o copiar datos en el área visible.
Para lograrlo, selecciona las celdas que desees mover, luego, una vez que éstas aparecen resaltadas,
mueve el puntero del ratón sobre sus bordes. Podrás observar que el puntero toma la forma de una
flecha, en ese momento presiona el botón izquierdo del ratón y puedes mover las celdas seleccionadas a
donde desees colocarlas.
Si quieres copiar las celdas seleccionadas mantén presionada la tecla ctrl + C, oprime el botón izquierdo
del ratón y arrastra el borde, a medida que las arrastras aparece el contorno de las celdas seleccionadas
y un signo de (+), esto indica que se está haciendo una copia de las celdas en lugar de moverlas.
Manejo de fórmulas y funciones

Fórmulas.

Un libro de cálculo sin fórmulas no tiene sentido. Una fórmula en Excel calcula los valores para dar un
resultado, además se pueden actualizar los valores y modificarlos.
Ejemplo: Una planilla que calcule movimientos de ventas durante el mes, actualizará sus totales al
agregar nuevas ventas. De ahí la importancia de conocer para qué sirve una fórmula, cómo estructurarla
y obtener resultados al aplicarla.

Algunos ejemplos de fórmulas son:

=(A12/10)-80
=(A1^2+B2^2)*3+7
=(B5+B6+B8+B4+B6)/6

Una fórmula es una expresión matemática que realiza una “operación” o “calcula” un resultado a partir
del contenido.
Las partes de una fórmula son: El signo igual (=), los operadores, celdas, números y los argumentos.
Los operadores son signos o símbolos que sirven para indicar la operación u operaciones a realizar.
Algunos de ellos son: +, -, *, /, ^, <, >, %, =<, =>, ><, etc.
Los argumentos pueden ser valores numéricos, textos, referencias de celdas, rangos, nombres y
funciones.

En el ejemplo se identifican las partes principales de una fórmula.

En la figura podemos apreciar que la celda D4 contiene el resultado de multiplicar los valores en B4 y C4.

Cuando deseamos escribir una fórmula, debemos ubicarnos en la celda; al escribir la fórmula por
primera vez, ésta aparecerá momentáneamente en la barra de fórmulas, pero al dar [Enter] veremos en
la celda el resultado obtenido al ejecutar la fórmula, la fórmula quedará activa solo en la barra de
fórmulas.
Lo que le da gran poder a una hoja de cálculo es el uso de fórmulas que relacionan unas celdas con
otras. Después, cualquier cambio que se haga en una celda modificará automáticamente todas las
celdas que contengan fórmulas en las que aparezca lo que modificó.

Funciones.

Las funciones son fórmulas matemáticas simplificadas que ya vienen definidas por el programa Excel. De
este modo, se hace mucho más fácil trabajar con cálculos largos y complicados. Contiene tres
elementos: signo igual (=), el de la función y el argumento. Ahora entenderá su utilidad.

Por ejemplo si deseáramos calcular el promedio de cuatro valores contenidos en la celdas B3,B4,B5,B6;
al construir una fórmula tendríamos: =(B3+B4+B5+B6)/4.

Si usamos una función para sumar tendríamos: =SUMA(B3:B6)/4.

Si empleamos una función especialmente diseñada para calcular promedios, solo escribiríamos
=PROMEDIO(B3:B6)

Nota: Los tres procedimientos son correctos, pero el más sencillo es la función promedio.

Algunas de las funciones que vas a utilizar son: suma, promedio, máxima, mínima, contar etc.

Forma de trabajar con funciones

Las funciones en Excel las podrás utilizar al dar un clic en cinta de opciones fórmula y seleccionar el
comando insertar función que se desea

Otra forma de trabajar con funciones es desde la barra de

fórmulas en la ventana de trabajo y selecciona el carácter de
función. Una vez seleccionado, aparece un cuadro de diálogo
donde se muestra las funciones de Excel.
Formato de la hoja de cálculo

Para darle un formato especial a la hoja del libro con la que se está trabajando, se puede utilizar la cinta
de opciones de inicio/número/formato de celdas de número.

Esta opción permite cambiarle el formato a las celdas, filas, columnas y a la hoja, si se desea.

Formato de valores

Introducir números: Los números se introducen tan fácilmente como el

texto. El programa Excel reconoce la introducción de números y los alinea
en la parte derecha de la celda. Para dar formato a los números, Excel te
ofrece 12 categorías, entre las que se encuentran: General, Número,
Moneda, Contabilidad y Fecha.

Formato a texto

Introducir texto: solamente te colocas en la celda donde desees

introducir el texto y comienzas a escribirlo.
Entre las características que podemos cambiar de los textos
están: la fuente, el tamaño, estilo y color de los datos que se
incluyen en una celda. Para cambiar la apariencia de los datos
de la hoja de cálculo, lo primero es seleccionar el rango de
celdas en el que se va a trabajar.

Aplicar colores, tramas y bordes

Las tareas de aplicación de colores, tramas y bordes, así como la alineación de las celdas son parte de
una misma serie de tareas donde se modifica el formato.
 Alineación de datos.

Es útil al momento que se quiere cambiar la alineación del texto

en la celda, ya sea izquierda, derecha, centrar o justificar etc.

La pestaña BORDES contiene la misma función de la barra de

formato, que aplica bordes a las celdas seleccionadas para
resaltarlas, pero además permite seleccionar el tipo de línea que
formará dichos bordes (de puntos, continuas, discontinuas) así
como su color.

La pestaña de “RELLENO” te permite seleccionar entre distintos

tipos de trama y colores para el fondo de la celda.

Color: con esta opción se elegirá la lista de colores de fondo.

Trama: con esta opción se elegirá de la lista desplegable un estilo

de trama, así como el color de la trama.
Elaboración de Gráficos.

El gráfico es una herramienta muy útil a la hora de interpretar resultados; crea una representación visual
que facilita la comprensión global de los resultados numéricos y pueden crearse de modo que queden
incrustados en la hoja de cálculo en la que se está trabajando, así como en otra hoja independiente del
libro de trabajo, si se desea. Además, Excel ofrece la posibilidad de crear gráficos personalizados, según
las necesidades de cada usuario.

Planeación del gráfico

Un gráfico está vinculado a los datos de la hoja de cálculo. Al elaborar un gráfico lo primero que debes
hacer es planearlo para tener una idea clara de lo que vas hacer. Debes decidir qué información
manejarás en el gráfico y en qué lugar debe aparecer. Los pasos a seguir son los siguientes:

1. Determina el propósito del gráfico.

2. Identifica las relaciones entre los datos que deseas comunicar gráficamente.
3. Determina el resultado que se va a mostrar.
4. Decide el tipo de gráfico a usar.
5. Identifica los datos de la hoja de cálculo que necesitas ilustrar con el gráfico.
6. Cuida que los colores del gráfico vayan de acuerdo al formato del trabajo a presentar.

Para trabajar con una gráfica en Excel selecciona cinta de opciones de insertar / menú gráfico o el Icono
de gráfico:

Como crear un gráfico:

Paso 1. Capturar los datos en la hoja de cálculo.

Paso 2. Se selecciona el rango de datos con el que se

construirá el gráfico.
Paso 3. En la ficha “Insertar”,
seleccionamos el tipo de gráfico
que se desea:

Paso 4. Podemos ubicar el gráfico

en una hoja independiente o
como objeto en la misma hoja de
los datos, oprimiendo el botón
“Mover gráfico” de la ficha
“Diseño”, o haciendo clic derecho
dentro del gráfico.