INTRODUCCION

Así como el procesador de textos es una herramienta diseñada sobre

todo para el procesamiento de palabras, la planilla de cálculo lo es
básicamente para la manipulación de números.
Las primeras planillas de cálculo fueron desarrolladas para realizar análisis
financiero, pero en la actualidad constituyen una herramienta
sumamente útil para la resolución de problemas adaptables a una gran
variedad de áreas o disciplinas.
Su utilización se extiende a:
La realización de cálculos sobre la base del desarrollo de fórmulas.
La creación de gráficos, a partir de los datos introducidos en la planilla.
La gestión de la información, mediante la aplicación de los elementos básicos de
una base de datos: ordenar, localizar, seleccionar, etc.

Para llevar a cabo cualquiera de estas tareas, es necesario organizar los datos,
categorizar la informacio, establecer relaciones identificando variables
dependientes e independientes, planear hipotesis, analizar los resultados, etc.

PLANILLA DE CALCULO
Esencialmente, una hoja de cálculo es una matriz o una tabla de doble
entrada o una grilla en la que se introducen, se editan y se visualizan datos.
Numéricos, pero también permite el ingreso de datos alfabéticos, los cuales
serán utilizados para organizar mejor la información, en forma de etiquetas o
títulos.

ELEMENTOS BASICOS QUE SE PRESENTAN EN LA PANTALLA EXCEL

Barras: de menús, de herramientas, de desplazamiento y de estado, que son

similares a las de otros programas por ejemplo a las de Word.
Hoja de cálculo: es la cuadrícula con letras en la línea horizontal y números en
la línea vertical izquierda.
Solapas con etiquetas en las hojas: cada libro puede tener varias hojas de
cálculo; con las solapas el usuario se puede desplazar entre una y otra
haciendo clic sobre ellas.

Nombre del libro de trabajo

Barra de menús

Barra de herramientas

Barra de formato
Botón Seleccionar
Todo
Indicador de la celda Barra de
activa fórmulas
Fila 6
Cuadro de
Celda B6 nombres

Columna B

Barra de
estado

Etiquetas de
Hoja Activa
las hojas
Barras de
desplazamiento

Obbsseerrvvaacciióónn!!!!!!!!
Excel tiene muchos elementos y recursos de trabajo que se manipulan de la
misma forma que en Word, como por ejemplo podemos mencionar las
barras de herramientas estándar y de formato que brindan las mismas
funcionalidades, incluso sus íconos son los mismos en ambos
programas.
Estas características en común se deben fundamentalmente a dos factores:
1. El entorno gráfico homogéneo del sistema operativo.
2. El procesador de texto y la planilla de cálculo pertenecen en este caso, al
mismo paquete de software, lo cual brinda una gran compatibilidad entre ellos.

Se denomina hoja a cada planilla de cálculo. Cada hoja tiene una etiqueta o
nombre, que se puede apreciar en la parte inferior de la planilla u hoja.
Cuando se crea un libro de trabajo nuevo, éste está compuesto originariamente
por tres hojas de cálculo y es posible agregar nuevas hojas. Los nombres por
defecto son Hoja1, Hoja2, Hoja3., y pueden ser cambiados de acuerdo a las
necesidades del usuario. También se puede agregar o quitar hojas según se
necesite.
Para pasar de una hoja a otra se debe hacer clic en el nombre de cada una de
ellas.
Se denomina libro de trabajo al conjunto de hojas de cálculo que presenta el
documento. Se pueden tener varias ventanas de libros de trabajo a la vez.
Al iniciar el programa Excel, el primer libro de trabajo vacío que se visualiza ya
se encuentra identificado como Libro1.
Al abrir uno nuevo durante la misma sesión, éste será identificado como
Libro2. En una sesión de trabajo puede haber varios libros abiertos a la vez.

Como toda tabla posee filas y columnas; las filas se identifican con números
y las columnas con letras. Existen 65536 filas numeradas a partir del 1, y hay
256 columnas identificadas con las letras de la A a la Z y luego AA hasta AZ,
BA a BZ y así siguiendo hasta llegar a IV.
La intersección de una fila y una columna se denomina celda. Cada celda se
reconoce por su dirección, formada por la letra de la columna seguida por el
número de la fila a la que pertenece; por ejemplo B6 indica la celda ubicada en
la intersección de la columna B y la fila 6
En una nueva hoja de cálculo, todas las celdas están vacías. Cada celda puede
contener un solo dato o una sola fórmula que deben ser introducidas por el
usuario. Además a los datos de cada celda se les puede aplicar un estilo de
formato, similar a los que se utilizan con un procesador de textos.
Haciendo clic con el botón principal del Mouse o presionando
sucesivamente las teclas de desplazamiento del cursor se puede
elegir la celda donde se realizará el ingreso. Esta celda aparece resaltada
con un borde remarcado y se denomina celda activa. Además su dirección
aparece en el cuadro de nombres, y su contenido en la barra de fórmulas.

Muchas veces es necesario hacer referencia a un

conjunto de celdas activas y contiguas, al que se
denomina rango. Un rango determina un área rectangular
de celdas, que fue seleccionado para realizar una
operación y queda identificado por los nombres de las
celdas que ocupan el ángulo superior izquierdo y el
ángulo inferior derecho de dicha área, separados por el
signo dos puntos ( : ). Por ejemplo 8 A5:A10. para
seleccionar el rango de celdas del ejemplo se debe pintar
con un clic sostenido la celda A5 hasta la celda A10. Esta
 operación también se puede realizar presionando la tecla SHIFT y
desplazándose con las flechas de dirección.

Lo que se visualiza en pantalla es solo parte de la hoja de cálculo activa.

Existen muchas más filas y columnas a la que se puede acceder mediante el
empleo de las teclas de desplazamiento o las barras de desplazamiento.
Utilizando el teclado:
Movimiento Teclas a pulsar
Una celda a la izquierda Flecha izquierda
Una celda a la derecha Flecha derecha
Una celda arriba Flecha arriba
Una celda abajo Flecha abajo
Al extremo izquierdo de la región de datos (el CTRL +
área de la planilla de cálculo que contiene datos)
Al extremo derecho de la región de datos CTRL +
A la parte superior de la región d datos CTRL +
A la parte inferior de la región de datos CTRL +
A la celda situada en el extremo izquierdo de una Inicio (Home)
fila
Una página de la hoja abajo RePag (Page Down)

Una página de la hoja arriba AvPag (Page Up)

La celda A1 desde cualquier lugar de la hoja. CTRL + Inicio

La celda inferior derecha con datos Fin + Inicio

Para introducir un dato, debe activarse la

celda correspondiente, escribir el dato y
presionar la tecla Enter o las teclas de
desplazamiento del cursor, o bien hacer
clic en el botón representado por una
tilde de la barra de fórmulas. Cuando se
activa una celda el cuadro de nombres
indica la celda activa – la posición actual
dentro de la planilla- y la barra de fórmulas el texto que se va escribiendo.
Para corregir o completar datos ya ingresados se debe activar la celda que se
desea modificar y presionar la tecla F2, esto permitirá seguir escribiendo en
esa celda. Se puede modificar o eliminar el dato que contiene esa celda.
Para eliminar todo el contenido de la celda no es necesario
presionar F2, activando la celda y presionando la tecla SUPR o DEL los
datos se eliminan.
Básicamente se pueden introducir dos tipos de dato: numérico y alfabéticos.
Los datos alfabéticos por lo general se utilizan para colocar títulos o la
identificación a una columna.

El contenido de la celda A1 se
extiende hasta B1.

Datos Alfabéticos: Cualquier

combinación de letras, números
y signos de puntuación;
generalmente se usan como
títulos o rótulos. Si el texto
introducido en una celda es más
largo que el ancho de la celda,
ocupará las celdas contiguas si
éstas están vacías, o se
visualizará en forma truncada si
la celda contigua está ocupada.
Por lo tanto el contenido de la
celda no siempre coincide con
lo que se ve en pantalla.

Datos numéricos: Pueden ser

constantes numéricas (valores)
El contenido de la celda A12 o fechas. Las fechas se
aparece en forma truncada. consideran valores porque
internamente se almacenan
como números.

¿CCóómmoo ttrraabbaajjaa uunnaa ppllaanniillllaa ddee ccáállccuulloo??

Como ya se dijo antes una planilla tiene celdas, y en ellas se introducen datos
numéricos y alfabéticos.
Con los valores numéricos la planilla permite realizar cualquier tipo de cálculo
matemático, para ello brinda las fórmulas.
Al igual que en otros programas que de ejecutan en el entorno de Windows,
Excel permite mover o duplicar el contenido, en este caso el que hay en una
celda o en un rango de celdas.
Para copiar en contenido de una celda:
1. Seleccionar la celda a copiar.
2. Hacer clic en el menú Edición.
3. Seleccionar la opción Copiar.
4. Seleccionar la celda donde se debe pegar lo copiado.
5. Hacer clic en el menú Edición.
6. Seleccionar la opción Pegar.
También se pueden usar las teclas rápidas del teclado o el menú contextual.

Teclas rápidas o atajos

Se puede utilizar el teclado para Copiar, Cortar, Pegar y Eliminar.

CTRL + C PARA COPIAR

CRTL + X PARA CORTAR
CTRL + V PARA PEGAR
SUPR PARA ELIMINAR

Para copiar en contenido de un

rango:
1. Seleccionar el rango de
celdas a copiar.
2. Hacer clic en el menú
Edición.
3. Seleccionar la opción
Copiar.
4. Seleccionar la celda a
partir de donde comenzará el
bloque de datos copiados.
5. Hacer clic en el menú
Edición.
6. Seleccionar la opción
Pegar.
El menú contextual brinda acceso
a las opciones más usuales para
trabajar con las celdas.
Moovveerr eell ccoonntteenniiddoo ddee uunnaa cceellddaa oo uunn rraannggoo ddee cceellddaass..

La técnica para mover datos entre celdas es, básicamente, la misma que para
copiar, con una única diferencia: se debe usar el comando Cortar en lugar del
comando Copiar.
Para mover datos arrastrando con el Mouse.
Para mover el contenido desde una celda a otra, o desde
un rango a otro, se puede usar el Mouse:
1. Seleccionar la celda o el rango de celdas a mover.
2. Ubicar el puntero del Mouse sobre la línea que
delimita la selección.
3. Cuando el puntero se transforma en una cruz, hacer un
clic sostenido y mover el puntero a la nueva
ubicación.
4. Soltar el botón del Mouse.

Un rango de celdas no adyacentes está compuesto por dos rangos de celdas

que se encuentran separados, por lo tanto entre ellos hay otras celdas.
Para seleccionar rangos no adyacentes:
1. Seleccionar o pintar el primer rango de celdas.
2. Presionar la tecla CTRL y mantenerla presionada.
3. Seleccionar el siguiente rango.
4. Continuar seleccionando todos los rangos o celdas deseadas y luego
soltar la tecla CTRL.

En esta selección de rangos no adyacentes, se aprecia que el

segundo rango seleccionado comienza con la celda C2, pero
se observa que parece no estar pintada – en realidad está seleccionado
y el borde que tiene la celda así lo indica-
El efecto se produce siempre en la primera celda del último rango
seleccionado, de hecho cuando se trabaja con una única celda, al activarla
también se selecciona implícitamente, por eso no aparece con un fondo de
color o, lo que es lo mismo, no tiene el efecto de pintado.
Para seleccionar una fila se debe hacer clic sobre el número que la identifica, y
para seleccionar una columna hacer clic sobre la letra que la identifica.
Se puede seleccionar una o varias filas y/o columnas, como en el caso de la
selección de rangos de celdas no adyacentes, se debe mantener presionada la
tecla CTRL si la selección incluye filas o columnas no adyacentes.

Innsseerrttaarr ffiillaass,, ccoolluummnnaass yy cceellddaass

Hay ocasiones en que resulta necesario insertar una fila, un columna o una
celda. Estas opciones se llevan a cabo desde el menú Insertar.
Para insertar una fila:
1. Seleccionar la fila que se
encuentra en la ubicación donde se
desea insertar la fila nueva.
2. Hacer clic en el menú Insertar.
3. Seleccionar la opción Fila.
4. La nueva fila aparece en blanco en
el lugar indicado. Los datos no se han modificado, sólo se desplazaron.
Immppoorrttaannttee
Para insertar columnas y celdas se debe proceder de la misma
forma, seleccionando la opción correspondiente en el menú
Insertar.
Para trabajar con las filas, columnas o celdas, primero se deben
seleccionar.
Aquí aparece el menú contextual desplegado, sobre una fila
completa seleccionada.
Luego se seleccionar una fila o columna, se pueden realizar distintas
acciones sobre ellas: insertar, eliminar o borrar el contenido.
Cuando se borra el contenido d una fila, columna o celda, el contenido
desaparece dejando en blanco la fila, columna o celda.
Para borrar el contenido, primero se debe seleccionar la información y
luego se puede utilizar el menú Edición o desplegar el menú contextual sobre
la selección, sin embargo la manera más rápida de borrar el contenido
seleccionado es presionando la tecla SUPR o DEL.
Por otro lado cuando se eliminan filas desaparecen por completo de la
planilla, produciendo un desplazamiento de todas las otras filas. Ocurre lo
mismo cuando se eliminan columnas o celdas.

LAS FORMULAS: Una fórmula está compuesta por valores numéricos y

operadores matemáticos; de acuerdo a los operadores que tenga la
fórmula será el tipo de cálculo que realice Excel al evaluarla. Estas
permiten establecer relaciones entre las celdas.

Immppoorrttaannttee
Una fórmula es una expresión que combina datos con operadores
para determinar el contenido de una celda. Los operadores
especifican el tipo de relación que se desea realizar con los operandos.
Hay cuatro tipos de operador: aritméticos, de comparación, aritmético, de
referencia.
Los operadores aritméticos más comunes son los siguientes.
Operador Operación Ejemplo
+ Adición =3+7
- Sustracción =A9-4
* Multiplicación =2*B5
/ División =C3/C10
% Porcentaje =45%
^ Potenciación =2^3

Los operadores de comparación son: =, >, <, >=, <=, <> (distinto). Se usan
para comparar dos expresiones y generan el valor lógico Verdadero o Falso.
Ejemplos: A3=5
B2>B3 5+D1<>D4
El operador de texto & (concatenación) une dos datos de tipo alfabético.
Ejemplo: si el contenido de la celda A1 es agua y el de la celda G1 es tero, el
resultado de la operación A1&D1 es aguatero.
Los operadores de referencia hacen alusión a un conjunto de celdas.
Ejemplo: el operador dos puntos: genera una referencia al rango de celdas
incluidas entre las dos celdas especificadas. A1:B3 hace referencia a las celdas
A1, A2, A3, B1, B2 y B3.
La coma hace referencia a varias celdas: A1, B3, C1

Las fórmulas se usan con operandos constantes o bien hacen referencia al

contenido de una celda. Si ésta varía automáticamente se recalcula la salida
según los nuevos datos de entrada. La celda que contiene la fórmula se
denomina dependiente, ya que su valor depende de los contenidos de otras
celdas.
Las fórmulas pueden realizar operaciones sencillas como sumar o restar los
valores de ciertas celdas o cálculos complejos.
En una misma fórmula se pueden realizar varias operaciones matemáticas
distintas. Excel admite el uso de paréntesis para indicar explícitamente la
manera de evaluar los valores dentro de una fórmula.
Toda planilla de cálculo tiene funciones integradas que ayudan a realizar
cálculos complejos y/o repetitivos. Las funciones forman parte de las fórmulas.
Immppoorrttaannttee
Al escribir una fórmula siempre comienzan con el signo igual (=).
La fórmula como tal, se ve solamente cuando se está editando la celda
que la contiene, de lo contrario se observa el resultado de la
operación que realiza.
Ejemplo de uso de una fórmula sin función:
En la figura de la izquierda se esta editando la fórmula. Se observa el uso de
paréntesis, que si no estuvieran, Excel haría el cálculo así: 10 * (8/2) = 14, lo
que generaría un error, ya que el promedio es 8.
La figura de la derecha muestra el resultado de la fórmula, luego de ingresarla.

Las planillas de cálculo tienen la capacidad de actualizar instantáneamente los

resultados.
Cuando el usuario modifica los valores que forman parte de una o varias
fórmulas las celdas donde se encuentran escritas las fórmulas se actualizan de
inmediato con el nuevo resultado.
Immppoorrttaannttee
Una fórmula se ingresa en una celda en donde debe aparecer el
resultado de dicha fórmula. Una vez ingresada y probada, la
fórmula no se volverá a modificar -a menos que se desee cambiar o
eliminar el cálculo-
La fórmula realiza el cálculo basándose en valores dinámicos que se
encuentran en otras celdas y que el usuario modifica constantemente.

Los errores son frecuentes al trabajar con fórmulas, en ocasiones se presenta

algún cuadro de diálogo sugiriendo una corrección, donde se puede aceptar u
omitir la corrección propuesta. Otras veces es imposible corregir el error
automáticamente pero, de todos modos, se recibe información que ayuda a
encontrar la solución.
Existen errores que dependen de los valores que contengan las celdas o de las
referencias que se hayan utilizado. Como resultado de la función se obtiene un
texto que comienza con el símbolo #.

Código Descripción

#¡DIV/0 Se está tratando de dividir por cero.

En la fórmula hay un nombre de celda o rango

#¿NOMBRE? incorrecto.
#¡NUM! Algún valor está fuera de los límites permitidos.
 Se está haciendo referencia a una celda no válida o
#¡REF! inexistente.
La fórmula tiene un valor de tipo incorrecto; por ejemplo
#¡VALOR! tratar de sumar texto a un número.
No se encuentran los datos necesarios para efectuar el
#N/A cálculo que se indica.
Se indicó una intersección entre dos rangos que no
#¡NULO! tienen celdas comunes.

En ocasiones es conveniente organizar la información en planillas tabulares, lo

que permite poner en evidencia una gran potencialidad de la planilla de
cálculo: copiar fórmulas.

En el ejemplo todas las fórmulas correspondientes al promedio, tienen una

estructura común. En ellas se consideran las posiciones relativas de las
celdas que contienen los datos de entrada respecto de la posición donde
se desea obtener la salida. Por ejemplo para calcular el promedio se toma el
contenido de la celda que está ubicada tres posiciones a la izquierda, se le
suman los contenidos de las que están a dos y a una posición a su izquierda,
y luego se divide por tres. Al copiar una fórmula Excel interpreta las acciones
de esta manera, por lo tanto no hace falta escribir todas las fórmulas, se la
puede ingresar en una celda y generar las otras automáticamente copiándola.
Cuando se copia una fórmula normalmente las referencias de celdas se basan
en su posición relativa a la celda que contiene la fórmula.

El proceso de copiar una fórmula es similar al de copiar el contenido de

cualquier celda.
Utilizando las opciones del menú:
1. Seleccionar la fórmula a duplicar.
2. Utilizar el comando Copiar
3. Si es una fórmula que se desea copiar en varias celdas, se debe
seleccionar el rango.
4. Con el comando Pegar copiar la fórmula.

En el borde derecho inferior del marco de selección se encuentra el

controlador de relleno, un pequeño cuadrado negro. Al hacer un clic
sostenido sobre él, se activa el controlador de relleno y adquiere la forma de un
cruz. Al arrastrar este puntero automáticamente el contenido se copia a las
celdas por las que pasa el mismo.
1. Para copiar una fórmula en un rango de celdas,
primero se debe seleccionar la celda que
Controlador de
contiene la fórmula. relleno inactivo
2. Colocar el mouse sobre el controlador de
relleno de dicha celda, y hacer clic de tal
manera que aparezca la cruz.
3. Arrastrar el controlador del mouse abarcando el El controlador de relleno
rango en el que se quiere copiar la fórmula. se activa cuando se
ubica el puntero sobre
él
Celda que contiene la fórmula que se quiere copiar.

Controlador de relleno activo de la celda. Al desplazar el puntero del

mouse sobre el controlador de relleno, éste adquiere la forma de una
cruz.

Rango en el que se quiere copiar la fórmula.

Fórmula copiada en el rango.

Dentro de una fórmula existen dos tipos de referencias: relativas y absolutas.
Referencias relativas
Las referencias relativas indican el desplazamiento que se debe realizar
hasta la celda que contiene el dato.
Lo que se indica en realidad cuando se coloca una referencia es la cantidad de
celdas y el sentido en que debe desplazarse para llegar a la referencia.
Por ejemplo, si en la celda B4 se hace referencia a la dirección de celda B2, lo
que se indica es que para buscar el dato debe desplazarse dos columnas
hacia la derecha y dos filas hacia arriba.

En este otro ejemplo la fórmula contenida en la celda B2 se interpreta así:

tomar el contenido de la celda ubicada en la misma columna y la fila anterior
(con respecto a la dirección de la celda que contiene la fórmula) y restar el
contenido de la celda ubicada en la columna anterior y la misma fila (con
respecto a la dirección de la celda que contiene a la fórmula).

Celda en la que se
introduce la fórmula Celda ubicada en la misma Celda ubicada en la
columna y en la fila columna anterior y en la
anterior misma fila

Por lo tanto al copiar la fórmula contenida en la celda B2 (destacada en color

amarillo), se observa que en la zona rosa sólo varían las referencias de las
columnas mientras que en la zona azul, las de las filas.
Se observa que las fórmulas tienen la misma estructura y el único cambio se
produce en las coordenadas de los datos a calcular.
Para evitar escribir repetitivamente este tipo de fórmulas, Excel brinda la
posibilidad de copiar fórmulas. Al copiar una fórmula el programa sabe que
debe ir modificando las coordenadas de los datos a calcular.
El software es capaz de predecir esto porque toma la referencia de cada celda
como relativa.

De forma predeterminada, Excel trata a las relaciones como

relativas, esto permite copiar fórmulas para cálculos idénticos sin
necesidad de hacerlas de una por vez.
En algunas situaciones es necesario hacer referencia a una determinada celda
y no se desea que su dirección varíe al copiar una fórmula.
La referencia absoluta especifica la dirección exacta de una celda,
independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Por lo
tanto recuerdan la dirección propiamente dicha, y no el desplazamiento.
Para que Excel reconozca a una dirección como absoluta, debe llevar el signo
$. Una celda absoluta se escribe por ejemplo $B$1. Cada símbolo $ sirve para
indicar la posición absoluta o fijar la referencia a una fila o a una columna.
También existen las referencias semi-absolutas o mixtas, en donde sólo una de
las dos coordenadas de la referencia tiene el símbolo $, por ejemplo:
Columna absoluta
$B1: solo se encuentra fija la columna B, pero libre el desplazamiento a través
de las filas.
Fila absoluta
B$1: donde lo fijo, en este caso, es la fila 1, mientras queda libre el
desplazamiento a través de las columnas.
En el ejemplo el porcentaje de ganancia es el mismo para todos los productos,
así que el valor correspondiente al porcentaje se puede ingresar en una celda,
por lo que no hay necesidad de tener una columna con el porcentaje de cada
artículo de la lista.
Este porcentaje de
ganancia está
ingresado en la celda
B1. La fórmula que
calcula el precio de
venta del primer
artículo es
=B5*(1+B1)
Al copiar la fórmula para el resto de los artículos, se produce un error
ya que las
fórmulas copiadas están equivocadas.
 La referencia de la
celda debe ser
para todos los
artículos siempre
B1

Las fórmulas copiadas correspondientes al segundo artículo en adelante

contienen un cálculo incorrecto. Esto ocurre porque Excel usa referencias
relativas siempre. En este caso el valor del porcentaje es el mismo para todos
los artículos, por lo tanto corresponde a una referencia absoluta, pero el
programa no lo sabe. Por eso modifica la coordenada del porcentaje haciendo
que el resultado sea equivocado.
Para que se conserve la referencia de la celda del porcentaje de ganancia, hay
que agregar en la primera fórmula, antes de copiar, el signo $ de la siguiente
forma =B5*(1+$B$1). Luego se procede al copiado para el resto de los
artículos. Así las fórmulas correspondientes al Precio de venta queda:

Al utilizar el signo $, las fórmulas reconocen la referencia

absoluta.

Son fórmulas predefinidas que ejecutan cálculos por medio de valores

específicos denominados argumentos, y que en general devuelven un
resultado. Estas fórmulas vienen incluidas en la planilla de cálculo.
El uso de funciones simplifica al mismo tiempo que potencia las posibilidades
en cuanto a cálculo que ofrece la planilla. Por ejemplo si se necesita calcular el
total gastado en una semana y tenemos como datos los gastos diarios, se
debería crear una fórmula como la siguiente:

En lugar de dicha fórmula se puede utilizar la función SUMA:

Immppoorrttaannttee
La sintaxis de la función comienza por su nombre, seguido se un
paréntesis de apertura, los argumentos separados por punto y coma y un
paréntesis de cierre. Si la función inicia la fórmula entonces debe ser
precedida por el signo igual (=).

En general las funciones mantienen la siguiente sintaxis:

=NOMBRE(argumento1; argumento2; …;argumento30)

El NOMBRE se refiere a la denominación de la función, es único y se
escribe sin espacios.
Cada función tiene un conjunto de argumentos válidos, los que deben
ingresarse respetando el orden preestablecido. Estos argumentos son los
datos que requiere la función seleccionada para realizar el cálculo. Se
colocan entre paréntesis luego del nombre de la función separados por coma
o punto y coma.
Los paréntesis indican donde comienzan y donde terminan los
argumentos.
Los argumentos pueden ser valores numéricos, alfanuméricos,
direcciones de celdas, valores lógicos, etc. e incluso otras funciones. En este
último caso se dice que las funciones están anidadas.
Si se conoce la sintaxis de la función, puede ingresarse como parte de una
fórmula. Ante la gran cantidad de funciones disponibles, la mayoría de
las veces es conveniente acceder a ellas haciendo un clic en el botón
Insertar función de la barra de herramientas estándar o por el menú
Insertar – Función para que aparezca el cuadro de diálogo siguiente:

Clasificacion por tipo de

funcion

Lista fx disponibles

Descrip. De la fx
Si se abre la clasificación de los tipos de función, aparece el conjunto de
categorías de funciones como la siguiente:

Haciendo clic sobre una de éstas categorías, se elige la función que

corresponda. Por ejemplo si se selecciona la función SUMA, aparece el
siguiente cuadro de diálogo que permite ingresar cada uno de los argumentos
que necesita la función.

Esta función se utiliza con mucha frecuencia, por esta razón existe un botón
especial en la barra de herramientas estándar llamado Autosuma, que
permite ingresarla en forma rápida.
Al hacer clic sobre este botón, se crea automáticamente una expresión del tipo
SUMA() en la celda activa.
 Expresión creada automáticamente
en la celda activa.

Borde intermitente que Indica el rango a sumar

indica que las celdas están tomadas seleccionado por
como argumento de la función. defecto

Si el rango considerado por defecto es correcto, se puede indicar presionando

Enter.
Si el argumento propuesto no es correcto, es posible modificarlo seleccionando
el rango de celdas deseado; en este caso, Excel sustituye el rango propuesto
por el rango seleccionado y traza una nueva marca alrededor del argumento
que será considerado.

Allgguunnaass ffuunncciioonneess ddee pprrooppóóssiittoo ggeenneerraall

Se refiere a las funciones más comúnmente usadas:
SUMA(argumento 1;argumento 2;….argumento30)
Función matemática que devuelve el resultado de la adición de los
argumentos, que pueden ser valores, direcciones de celdas o rangos de
celdas. Si el contenido de la celda es de tipo alfanumérico, se ignora, no se
produce mensaje de error. En el ejemplo
=SUMA(B1:B6)
Suma los datos de los valores numéricos de las celdas B1, B2, B3, B4, B5 y
B6, ya que los dos puntos indican el rango.
=SUMA(A1;A3)
Suma los datos de los valores numéricos solamente de las celdas A1 y A3.
=SUMA(a1:A3;B1:B3)
Suma los datos de los valores numéricos de las celdas A1, A2 y A3, y los de
las celdas B1, B2 y B3 ya que se indican dos rangos, separados.

PROMEDIO(argumento1;argumento 2;….argumento 30)

Función estadística que devuelve el promedio o media aritmética de los
argumentos especificados. Estos pueden ser valores, direcciones de celdas o
rangos de celdas. Ejemplo:
=PROMEDIO(A1:A5)

MAX(argumento 1;argumento2;….argumento 30)

MIN(argumento 1;argumento2;….argumento 30)
Funciones estadísticas que devuelven respectivamente el máximo y el mínimo
de un conjunto de valores o contenidos de celdas consignados en los
argumentos. Se pueden especificar argumentos que sean números, celdas
vacías, valores lógicos o representaciones de números en forma de texto. Los
argumentos que sean valores de error o de texto que no se puedan traducir a
números causan errores. Si los argumentos no contienen números, ambas
funciones devuelven 0. Ejemplos:
=MAX(B1:B5)
=MIN(B1:B5)
=SUMA(B1:B6)

=SUMA(C1:C6)

=SUMA(B1:B6;C1:C6)

=PROMEDIO(B1:B6)

=MIN(C1:C6)

=MAX(B1:B6)

Los datos numéricos siempre son cifras y se utilizan para realizar

distintos cálculos, en cambio los valores alfanuméricos pueden ser letras
y números (mezclados), letras solas o números solos (números
ingresados como texto). Los valores alfanuméricos se señalan con
comillas.

Fuunncciioonneess llóóggiiccaass
Excel tiene la posibilidad de incluir condicionales en las fórmulas. Esto significa
que permite elegir entre dos acciones en función de que una condición sea
verdadera o falsa.
Se utiliza cuando se tienen que tomar dos decisiones a partir de un resultado.
La sintaxis es: SI(argumento 1;argumento 2;argumento 3)
El primer argumento se explicita la condición, que es una expresión lógica cuyo
valor de verdad puede ser VERDADERO o FALSO. Si el valor de verdad de la
condición es VERDADERO, entonces se visualiza el resultado del segundo
argumento, y si es FALSO, el del tercero. Los últimos dos argumentos pueden
ser valores numéricos, alfanuméricos o valores resultantes de una fórmula.
Por lo tanto su sintaxis puede expresarse así:
=SI(condición;valor si la condicion es V;valor si la condición es F)

Ejemplo: las siguientes fórmulas completan el dato de la columna Comentario,

de acuerdo al dato ingresado en la columna Sexo: cuando se ingresa una “M”
la función establece el valor del comentario con el texto “Hombre”, en cualquier
otro caso establece el valor del comentario con el texto “Mujer”.

Los resultados obtenidos son:

La función SI es particularmente interesante ya que permite tomar

un curso de acción de acuerdo a si se cumple, o no, una condición.

Las expresiones lógicas son aquellas en las cuales se comparan números,

fórmulas, funciones, rótulos o valores lógicos. El resultado de estas
comparaciones es siempre un valor de verdad (o valor lógico), que puede ser
verdadero o falso.
Las expresiones lógicas simples están formadas por un operador y dos
operandos, por ejemplo:
B3>B7
A1>=5*3
PROMEDIO(B1:B6)<=100
C7=”Azul”

Los operadores utilizados en las expresiones lógicas simples son: =. <, <=, >,
>= y <> (distinto).
En los casos en que estas expresiones simples son argumentos de las
funciones lógicas Y (conjunción) y O (disyunción) se dice que se tienen
expresiones lógicas compuestas, que también dan como resultado un valor de
verdad VERDADERO o FALSO.

En el argumento de la función SI que expresa la condición, pueden usarse

otras funciones lógicas que permiten crear condiciones compuestas. Estas
funciones son:
 Y(argumento 1;argumento 2;….argumento 30)
O(argumento 1;argumento 2;….argumento 30)
Los argumentos son expresiones lógicas.
En el caso de la conjunción Y, devuelve el valor lógico VERDADERO,
si todos los argumentos tienen el valor de verdad VERDADERO, en caso
contrario se vuelve FALSO.
La disyunción O devuelve el valor lógico VERDADERO si algún
argumento tiene el valor de verdad VERDADERO, en caso contrario devuelve
FALSO.
Ejemplos:

En este caso las condiciones de aceptación para el próximo año lectivo son:
tener buena conducta y haber completado la matriculación.

Acá, en cambio, basta con cumplir una o las dos condiciones: tener buena
conducta o haber completado la matriculación para ser aceptado.
Fuunncciioonneess rreellaacciioonnaaddaass ccoonn eell ccoonnddiicciioonnaall
CONTAR.SI(rango;criterio)
Mediante esta función se cuentan las celdas dentro del rango que no están en
blanco y que cumplen con el criterio especificado.
El primer argumento es el rango dentro del cual se desea contar el número de
celdas que no están en blanco, y en el segundo argumento se especifica el
criterio o condición que determina las celdas que se van a contar.
Ejemplo:

En el ejemplo, la función cuenta la

cantidad de celdas que cumplen con la
condición “Buena”, dentro del rango
especificado B2:B5.

SUMAR.SI(rango_a_evaluar;criterio;rango_a_sumar)
El primer argumento contiene el rango de celdas sobre el que se desea evaluar
el criterio, el segundo contiene el criterio que determina que celdas se van a
sumar, y el tercero indica las celdas que se van a sumar. Las celdas
contenidas en el tercer argumento solo se suman si las celdas
correspondientes del rango coinciden con el criterio. Si se omite el tercer
argumento, se suman las celdas contenidas en el primer argumento.
Ejemplo:

En este ejemplo, el rango pintado de amarillo indica aquel que debe cumplir
con el criterio “SI”. El rango pintado de celeste indica las celdas a sumar
siempre que cumplan con el criterio.

La presentación adecuada de la información no solo permite buscar resultados

sino también interpretarlos y aplicarlos adecuadamente en la toma de
decisiones, lo que es de vital importancia en el mundo actual. Para lograrlo, es
necesario conocer las diferentes formas de representación que admite una
información: por ejemplo la planilla de cálculo permite que los datos volcados
en las celdas se utilicen para la construcción de gráficos.
Existe una gran variedad en cuanto a los tipos de gráfico que se pueden
realizar a partir de los mismos datos. Las diferencias entre ellos no son
solamente estéticas, sino que cada uno es apropiado para comunicar cada tipo
de información
La planilla de cálculo está especialmente diseñada para obtener gráficos que
representen datos numéricos de cualquier clase por medio de una o varias
líneas que exponen la relación o gradación que guardan los datos entre si.
Los gráficos se basan en los valores almacenados en las celdas, por lo tanto,
una representación gráfica es una manera distinta de presentar datos
numéricos. Cada conjunto de valores a representar constituye una serie de
datos.
En los ejemplos se presenta la relación existente entre la serie de datos
contenida en una fila o columna de una planilla de cálculo y su representación
grafica.

Immppoorrttaannttee
Los gráficos son un medio para presentar información de una forma
concisa y altamente visual. En general, para su representación se usan
tres dimensiones: las dos dimensiones del plano (x, y) y una
variación de color que se suele usar para resumir saldos, resaltar
tendencias o para centrar la atención sobre los aspectos críticos de la
información que se desea presentar.
El tipo de gráfico que se va a emplear en una situación específica está a veces
determinado por la clase de datos que se está analizando. No obstante, a
veces serán apropiados varios tipos diferentes y habrá que elegir entre ellos. El
objetivo será encontrar el gráfico que proporcione mayor información posible
sobre el proceso que se estudia, de una manera clara y satisfactoria.

Tiippooss ddee ggrrááffiiccoo

Líneas, columnas y barras
Para representar un
conjunto de
observaciones hechas a lo
largo del tiempo, normalmente
a intervalos iguales, se usa por
lo general un gráfico de
líneas. Esta representación gráfica se suele denominar serie
cronológica o temporal, ya que la variable independiente es el tiempo.
La escala de tiempo se representa en el eje horizontal.
Estos gráficos son los que se adaptan a la representación de
tendencias, pues ponen en evidencia inmediatamente los
incrementos y decrementos de la serie de valores.
Para centrar la atención
de los valores en sí, y no
en su progresión y
continuidad, es posible
representar los datos
solamente a través de
símbolos. Es un caso
particular de los gráficos
de líneas. Es posible
también combinar líneas y símbolos para indicar con precisión la
localización exacta de cada uno de los valores de una serie de datos.
Para realizar comparaciones, Excel ofrece diferentes diagramas: de
columnas, de barras, etc, todos ellos de formas y posibilidades
similares.
Los gráficos de
columnas son apropiados
para comparar los valores de
una o más series. En ellos
se toman las áreas de
las columnas
proporcionales a los
valores numéricos
relacionados con cada
categoría. Como las
columnas tienen el mismo ancho, la que mantiene la
proporcionalidad con los datos es la altura. Cuando se representa
más de una serie, las columnas de las distintas series se visualizan
una al lado de la otra, y a cada una se le asigna un patrón de relleno o
un color diferente. El ancho de las columnas depende del número de
valores representados: cuanto más valores se representen, más
angostas serán las columnas.
La dirección de izquierda a
derecha que impone la
lectura de un gráfico de
barras es apta para
representar el progreso
hacia el alcance del
objetivo previsto. Estos
gráficos se usan, por
ejemplo, para comparar
beneficios reales y
presupuestados.
Filtrar el contenido de la tabla
Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros
almacenados en la tabla, seleccionar aquellos que se
correspondan con algún criterio fijado por nosotros.

Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.

Utilizando el Filtro (autofiltro).

Utilizando filtros avanzados.

Utilizar el Filtro.

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las
cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña
Datos, marcando o desmarcando el botón Filtro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo 1er Apellido, nos aparece un
menú desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el
filtro.
Por ejemplo, si sólo marcamos Moreno, Excel filtrará todos los registros que tengan
Moreno en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de la lista.

Otra opción, es usar los Filtros de texto que veremos en ese mismo menú, donde se
despliegan una serie de opciones:

En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones
de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la
condición elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrará la fila.
Usaremos el carácter ? para determinar que en esa posición habrá un carácter, sea
cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.
En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarán los registros cuyo 1er Apellido tenga
una o en el segundo carácter y no contenga la letra z.
Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de
icono.
Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar
Todo), reaparecerán todos los registros de la lista. También podemos quitar el filtro
pulsando en Borrar filtro en la pestaña Datos.

Utilizar Filtros avanzados.

Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos
el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de
cálculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.

Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, pulsaremos en en la sección Ordenar

y filtrar de la pestaña Datos.

Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que queremos
aplicar el filtro.

Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de

filtrado (la zona de criterios).
También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar,
seleccionando la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo

Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.

Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con
exactamente los mismos valores) desaparecerán.
Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos -
Filtro - Mostrar todo.

Filtrar el contenido de la tabla

Filtrar una lista no es ni más ni menos que de todos los registros almacenados en la
tabla, seleccionar aquellos que se correspondan con algún criterio fijado por
nosotros.
Excel nos ofrece dos formas de filtrar una lista.
- Utilizando el Filtro (autofiltro).
- Utilizando filtros avanzados.

Utilizar el Filtro.

Para utilizar el Filtro nos servimos de las listas desplegables asociadas a las
cabeceras de campos (podemos mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos,
marcando o desmarcando el botón Filtro).

Si pulsamos, por ejemplo, sobre la flecha del campo Nombre, nos aparece un menú
desplegable como este, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro.
Por ejemplo, si sólo marcamos Angel Ricardo, Excel filtrará todos los registros que
tengan Angel Ricardo en el Nombre y las demás filas 'desaparecerán' de la lista.

Otra opción, es usar los Filtros de texto que veremos en ese mismo menú, donde se
despliegan una serie de opciones:

En cualquier opción, accedemos a una ventana donde podemos elegir dos condiciones
de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la
condición elegida con el texto que escribamos, y si se cumple, mostrará la fila.
Usaremos el carácter ? para determinar que en esa posición habrá un carácter, sea
cual sea, y el asterisco * para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres.
En el ejemplo de la imagen, solo se mostrarán los registros cuyo Nombre tenga una o
en el segundo carácter y no contenga la letra z.
Para indicarnos que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de
icono.

Para quitar el filtro, volvemos a desplegar la lista y elegimos la opción (Seleccionar

Todo), reaparecerán todos los registros de la lista. También podemos quitar el filtro
pulsando en Borrar filtro en la pestaña Datos.

Utilizar Filtros avanzados.

Si queremos filtrar los registros de la lista por una condición más compleja, utilizaremos
el cuadro de diálogo Filtro avanzado. Previamente deberemos tener en la hoja de
cálculo, unas filas donde indicaremos los criterios del filtrado.

Para abrir el cuadro de diálogo Filtro avanzado, pulsaremos en en la sección Ordenar

y filtrar de la pestaña Datos.

Rango de la lista: Aquí especificamos los registros de la lista a los que queremos
aplicar el filtro.

Rango de criterios: Aquí seleccionamos la fila donde se encuentran los criterios de

filtrado (la zona de criterios).
También podemos optar por guardar el resultado del filtrado en otro lugar,
seleccionando la opción Copiar a otro lugar, en este caso rellenaremos el campo

Copiar a: con el rango de celdas que recibirán el resultado del filtrado.

Si marcamos la casilla Sólo registros únicos, las repeticiones de registros (filas con
exactamente los mismos valores) desaparecerán.

Para volver a visualizar todos los registros de la lista, acceder al menú Datos -
Filtro - Mostrar todo