Cra.

Streri Natalia

Excel es un programa informático que se encuentra dentro de la categoría de Hojas de

Cálculo, permite almacenar datos; principalmente de tipo numéricos.
Los mismos están organizados en celdas, formadas por la unión de filas y columnas. Con los
números que almacenamos en las celdas de Excel podremos realizar cálculos aritméticos
básicos y también podremos aplicar funciones matemáticas de mayor complejidad, o utilizar
funciones estadísticas. De esta manera, nuestro trabajo con números se facilita en gran
medida ya que Excel nos permite analizar los datos fácilmente y generar reportes con
herramientas como gráficos y tablas dinámicas.

LA PANTALLA PRINCIPAL DE EXCEL

La característica principal de Excel, es que la pantalla principal muestra una matriz de dos
dimensiones, es decir, está formada por columnas y filas.
Esas columnas y filas dan forma a pequeños recuadros que conocemos como celdas, donde
cada una de ellas tendrá una dirección única que estará conformada por la columna y la fila
a la que pertenece, es decir, la dirección será una letra (de la columna) y un número (de la
fila).
Por ejemplo, la celda superior izquierda de la matriz tiene la dirección A1 porque se encuentra
en la columna A y en la fila 1.

Rango. Otro concepto relacionado con la hoja de cálculo que no afecta a su estructura, pero
que es fundamental en el uso de las celdas y manejo de fórmulas o funciones. Se le nombra
rango a un conjunto de celdas (no precisamente continuas) dentro de una hoja de cálculo, el
cual es usado frecuentemente en fórmulas o funciones de Excel como referencia. Un ejemplo
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de un rango es B2:C4, que se refiere a las celdas del recuadro formado por las celdas B2 y
C4. Por tanto, en este rango están incluidas las celdas B2, C2, B3, C3, B4, C4.

CREAR Y ELIMINAR HOJAS DE CÁLCULO

Crear hojas de cálculo ayuda a tener mayor control sobre los datos y permitir una estructura
de trabajo más organizada.
cuando se crea un nuevo libro de Excel, de forma automática se crea una nueva hoja
nombrada por defecto Hoja1, la cual puedes visualizar en la barra de pestañas en la parte
inferior de la hoja.
Debajo de la vista de edición, se encuentra la barra de Etiquetas de la hoja, que muestra los
nombres de las distintas hojas de un libro de trabajo y los botones correspondientes para
añadir más elementos y desplazarse entre las mismas.
En la barra de etiquetas, haz clic sobre el icono + para añadir una nueva hoja.
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También puedes crear hojas nuevas desde la pestaña Inicio, Insertar, Insertar hoja.

Para eliminar las hojas que no utilices, dentro de la barra de etiquetas, posiciona el cursor
sobre la hoja que deseas eliminar y haz clic con el botón derecho y dentro del menú
desplegable selecciona la opción Eliminar
De igual manera puedes eliminar las hojas de trabajo haciéndolo mediante la ruta Inicio,
Eliminar, Eliminar hoja.

MOVER Y COPIAR HOJAS DE CÁLCULO

Podemos ordenar y duplicar las hojas de cálculo y disponer de las mismas según nuestros
requerimientos. En la sección de etiquetas de hoja, haz clic derecho sobre la hoja que deseas
cambiar de lugar y dentro del menú selecciona la opción Mover o Copiar.
Para anteponer la hoja de trabajo delante de una pestaña, haz clic sobre alguno de los
elementos de la lista o selecciona la opción Mover al final para enviarla a la última posición.
También, en la barra de etiquetas puedes mantener presionadas las pestañas y moverlas de
lugar para colocarlas en la dirección requerida.
Para copiar una de las hojas, activa la casilla Crear una copia dentro de la ventana de selección
También puedes mover o copiar una hoja de Excel a través de la ruta Inicio, Formato,
Organizar hojas.

INMOVILIZAR ELEMENTOS DENTRO DE LA HOJA DE CÁLCULO

Es posible fijar y desfijar las filas y columnas de manera independiente para mantenerlas
visibles mientras nos trasladamos a otros lugares de la hoja de cálculo, así como mantener
inmovilizadas en simultáneo varias secciones y mantener el desplazamiento sólo en un área
determinada. Excel brinda la opción de mantener fija la fila superior del documento o primera
columna de la página para evitar su desplazamiento mientras se trabaja en otras secciones de
la hoja de cálculo.
Para inmovilizar la fila superior haz clic en Vista, Inmovilizar, Inmovilizar fila superior.
Para inmovilizar la primera columna del documento haz clic en Vista, Inmovilizar,
Inmovilizar primera columna
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De estas dos formas se inmovilizan la primer fila o columna, independientemente de la celda

que estemos seleccionando.
También es posible inmovilizar más de una fila o columna.
Para inmoviliza en simultáneo más de una fila, seleccionamos la fila que se encuentra debajo
del grupo de filas que deseas congelar y luego haz clic en Vista, Inmovilizar, Inmovilizar
paneles.
Para inmovilizar un grupo de columnas, selecciona la columna a la derecha de las columnas
que deseas fijar. Posteriormente haz clic en Vista, Inmovilizar, Inmovilizar paneles.

Para movilizar nuevamente las partes de la hoja, se sigue la ruta: Vista, Inmovilizar,
Movilizar Paneles.

TIPOS DE DATOS EN EXCEL

Una hoja de cálculo en Excel está preparada para recibir de forma general dos tipos de datos:

Constantes. Son datos introducidos en una celda cuyo valor o sentido no cambiará. Este tipo
de datos usualmente se emplea para escribir títulos, realizar comentarios o llenar una tabla
con datos.

Fórmulas. Es una secuencia de valores que puede contener: valores constantes, referencias
a celdas, nombres de rango, funciones u operadores. A diferencia de las constantes, las
fórmulas devuelven un valor que puede ser variable.
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La celda A3 muestra una suma haciendo referencia a dos celdas.

LA VALIDACIÓN DE DATOS

La validación de datos permite controlar el contenido de una celda; pudiendo incluso mostrar
un mensaje de error o aviso.
Para aplicar una validación a una celda.
- Seleccionamos la celda que queremos validar.
- Accedemos a la pestaña Datos y pulsamos Validación de datos.
Aparece un cuadro de dialogo Validación de datos donde se puede elegir entre varios tipos
de validaciones.
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Encontramos: Cualquier valor, Numero entero, Decimal, Lista, Fecha, Hora, Longitud de
texto y personalizada.
Por ejemplo, si elegimos Numero entero, Excel solo permitirá números enteros en esa celda,
si el usuario intenta escribir un numero decimal, se producirá un error.
Se puede restringir más los valores permitidos en la celda con la opción Datos: donde, por
ejemplo, se puede indicar que los valores estén entre 2 y 8.
Si en la opción Permitir: elegimos Lista, podremos escribir una lista de valores para que el
usuario pueda escoger un valor de los disponibles en la lista. En el recuadro que aparecerá,
Origen: se podrá escribir los distintos valores separados por ; (punto y coma) para que
aparezcan en forma de lista o seleccionar un rango de celdas que contengan la lista.

En la pestaña Mensaje de entrada podemos introducir un mensaje que se muestre al acceder

a la celda. Este mensaje sirve para informar de que tipos de datos son considerados válidos
para esa celda.
En la pestaña Mensaje de error podemos escribir el mensaje de error que queremos se le
muestre al usuario cuando introduzca en la celda un valor incorrecto.

FORMATO DE CELDAS

Esta característica de Excel puede ser de utilidad cuando queremos realizar algún trabajo un
poco más profesional. En la pestaña Inicio, se encuentran las distintas opciones de formato.
Para abrir el cuadro de dialogo Formato de celdas podemos elegir entre:
- Hacer clic en la flecha que aparece al pie de la sección Numero
- Hacer clic con el botón derecho sobre la celda y escogiendo del menú contextual la opción
Formato de celdas.
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En el cuadro de diálogo podemos elegir entre varias opciones o incluso crear una nueva a
través de la opción Personalizada.
Por defecto todas las celdas de Excel tienen el formato de numero general. Su funcionamiento
se basa en que lo que escribimos es lo que tenemos, es decir se adapta a lo que hayamos
escrito, ya sea texto, números con decimales, porcentajes, etc.

Definir Formatos Personalizados

Para crear un nuevo formato debemos acceder al cuadro de dialogo Formato de celdas,
seleccionar la Categoría: Personalizada y seguidamente en el cuadro de texto Tipo: debemos
escribir el código del formato que deseamos crear.
Para crear un formato de numero personalizado, primero debemos conocer las reglas de los
códigos para crear un formato. Es posible usar:

0 : Reserva un digito para un número, si no se completa el tamaño definido por el formato se

completa con ceros.
# : Reserva un digito para un número, pero si no se completa el tamaño definido por el
formato se deja en blanco.

MANEJO DE REFERENCIAS

Antes de trabajar con fórmulas o funciones en Excel es importante aprender el uso de las
referencias, ya que a través de ellas se puede acceder a los datos que contiene una celda.
Cuando una celda se selecciona, a ésta se le llama celda activa, la cual tiene un nombre o una
referencia. Por ejemplo, B4 hace referencia a la celda en la intersección de la columna B y la
fila 4.
Para comprender las referencias debes conocer los tipos que hay y cómo funcionan.
Referencias relativas
Excel por defecto usa las referencias relativas cuando se trabajan referencias dentro de una
fórmula o función. Se entiende que son relativas porque éstas pueden cambiar si son movidas
o copiadas a otra celda.
Ejemplo: A1 para referirse a una celda en específico.
Prueba las referencias relativas:
Selecciona la hoja Referencia del libro ejemplos. En la celda B2 escribe =A2 y presiona
enter. De esta forma obtendrás el valor de B2. Ahora si extendemos la fórmula a B3,
tendremos el valor de A3.
Referencias absolutas
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A diferencia de las referencias relativas, las referencias absolutas sirven para mantener las
referencias de las celdas a pesar de ser copiadas o movidas. Se antepone el signo $ tanto para
el nombre de la columna y el de la fila.
Prueba el funcionamiento de las referencias absolutas tomando el ejemplo anterior y haz:
En la celda B8 escribe =$A$8 para obtener el valor de la celda B8 y presiona Enter. Copia el
valor de la celda B8 en la celda B9 y presiona Enter. Observa que la celda B9 contiene el
mismo valor que la celda B8, ya que la referencia absoluta no permite que cambie.
Este tipo de referencia puede ser útil cuando deseas incluir en una fórmula o función el total
de una celda que contenga el total de datos calculados.

Referencias mixtas

Las referencias mixtas son usadas cuando deseas que una columna o una fila quede
bloqueada.
Un ejemplo de formato de referencias mixta es $A1 o bien A$1. En el primer caso la columna
es la que permanece fija permitiendo que la fila cambie; en el segundo, sucede el caso
contrario.

Referencias a libros y hojas

Este tipo de referencias son usadas cuando es necesario obtener datos de hojas distintas o
incluso libros.
Referencias a hojas. Si quieres obtener datos dentro de una celda que corresponde a otra
hoja en Excel, deberás usar las referencias a hojas. Cuyo formato de ejemplo es
=Nombrehoja!D2.
Donde Nombrehoja representa la referencia de la hoja en la que se obtienen los datos y D2
es la referencia a la celda.
Referencias a libros. cuando el libro se encuentra abierto y la referencia cuenta con un
formato similar a =‘ [NombreLibro.xlsx]Nombrehoja‘!$I$17. El nombre del libro y la hoja
se escribe delimitado entre comillas simples; el nombre del libro se escribe entre corchetes y
luego del nombre de la hoja va el signo !.
Cuando el libro se encuentra cerrado, hay que anteponer la ruta del archivo.