HOJA DE CÁLCULO EXCEL

Una hoja de cálculo, no es más que una hoja cuadriculada, en la cual se organizan los
datos en filas y columnas, para posteriormente realizar cálculos con base en ellos. Acá
radica el potencial de las hojas de cálculo, es decir, en la posibilidad de construir
fórmulas con base en variables, que posteriormente se podrán replicar y recalcular.

Replicar, es la propiedad que hace referencia a la capacidad de las hojas de cálculos

para copiar no solo valores y textos, sino también fórmulas.

Recalcular por su parte, hace referencia a la propiedad de las hojas de cálculo, que
consiste en que cada vez que se cambia un dato (valor), las fórmulas basadas en dicho
valor se recalculan, permitiendo con esto, sistematizar procesos y construir escenarios,
para realizar análisis “de que pasaría si”:

GENERALIDADES DEL AMBIENTE DE TRABAJO DE EXCEL

Se presenta una breve descripción de los diversos elementos del ambiente de trabajo en
Excel:

 Barra de Título: indica en que aplicación se está trabajando y el nombre que se ha

colocado al archivo, inicialmente Excel nombra el archivo como Libro 1. Excel trabaja
con el concepto de libro donde cada archivo se asemeja a un libro con varias hojas.
Así en lugar de crear 10 archivos diferentes para mostrar las ventas de cada una de
las filiales de una empresa, se puede crear un archivo (libro) con diez hojas.

 Barra de menú: en esta se organizan en forma de menú, los diferentes comandos

para realizar acciones en las hojas de cálculo. Encontramos en esta barra los menús
de Archivo, Edición, Ver, Insertar, Formato, Herramientas, Datos y Ventana. Así por
ejemplo, en el menú de Archivo, se encuentran agrupadas las opciones para el
manejo de los archivos, como abrir, guardar, exportar e importar, etc.

 Barra de herramientas estándar: en esta barra se disponen herramientas de uso

frecuente, de tal forma que se pueden realizar tareas, sin necesidad de acceder a los
comandos desde la Barra de Menú (es decir, es un camino corto para realizar ciertas
tareas).

 Barra de herramientas Formato: en esta barra, al igual que en la anterior, se

disponen las herramientas de uso más frecuente para aplicar formatos a los datos de

1 Hojas de cálculo
 la planilla. Es decir, acá encontramos herramientas para cambiar la fuente de los
datos, el tamaño, el color, alineaciones, formatos de números, etc.

 Barra de fórmulas: en esta barra se muestran los datos de la celda actual: si es un

dato (texto o número) directamente entrado en la planilla se muestra el dato, pero si
éste es el resultado de una fórmula, se muestra la fórmula. Desde esta barra es
posible también, editar los datos.

 Marcador de celda: indica la posición del mouse en la hoja de cálculo.

 Línea de Estado: presenta mensajes de orientación o advertencia sobre los

procedimientos que están siendo ejecutados, así como el estado de algunas teclas
de tipo activado y desactivado como BloqNúm, CapsLock, Insert, etc.

 Etiquetas de página: el libro está conformado por varias hojas. Desde las etiquetas
se seleccionan las diferentes hojas del libro. Automáticamente las hojas del libro
reciben el nombre de Hoja1, Hoja2, Hoja 3.

 Ventana de Trabajo: Es la ventana que se visualiza en pantalla y sobre la cual se

trabaja, está dividida en filas (identificadas por números) y columnas (identificadas
por letras); la ventana de trabajo puede mostrar un máximo de 12 columnas por 20
filas. Pero una hoja de Excel tiene una dimensión física mucho mayor con 256
columnas identificadas con letras de la A-Z, AA, AB…hasta la combinación IV; las
filas estas identificadas con los números desde 1 hasta 65.536.

 Celdas: Una hoja está compuesta por celdas. Una celda es el cruce de una fila con
una columna. Su función es almacenar información, que puede ser texto, un número
o una fórmula que haga mención al contenido de otras celdas. Cada celda está
identificada por una dirección que consta de la letra de la columna y el número de la
fila.

Cuando se inicia Excel la celda activa es A1, se denomina celda activa a la celda que
aparece envuelta por una especie de sombreado y que recibe el efecto de escritura u
órdenes que afectan a una única celda.

DESPLAZAMIENTO A TRAVÉS DE LA HOJA DE CÁLCULO:

Para que una celda pueda recibir algún tipo de dato o formato es necesario que sea la
celda activa.

Para hacer que una celda se convierta en activa debe moverse el rectángulo de
selección hasta la celda utilizando uno de los métodos disponibles:

 Teclas de movimiento de cursor: que permiten desplazar el marcador en la dirección

indicada por la fecha (arriba, abajo, izquierda y derecha).

2 Hojas de cálculo
 Mouse para ubicar el marcador en la celda sobre la cual se de clic.

 Tecla de función F5, que despliega un dialogo para indicar la dirección de celda a la
cual se desea mover el marcador de celda. Esta opción también está disponible desde el
menú Edición Ir a..

Uso del cuadro de diálogo:

Si se sabe exactamente el punto a donde desea desplazarse el cursor, basta pulsar F5

para abrir el cuadro de diálogo Ir a. Cuando aparezca basta indicar la referencia de la
celda deseada en el recuadro donde dice referencia. Una vez especificada la referencia
pulsar aceptar.

Uso del ratón:

Para desplazar el rectángulo de selección a una determinada celda visualizada en la

ventana, simplemente se lleva el marcador de posición a la celda deseada y se hace clic.

Para desplazarse hacia celdas que se encuentran fuera del área de visualización, se
debe usar las barras de desplazamiento vertical y horizontal.

TIPOS DE LOS DATOS:

Cada celda de la planilla, puede almacenar un único dato. Antes de ingresar el dato, es
necesario seleccionar (marcar) la celda sobre la cual se hará la entrada. En las hojas de
cálculo se manejan tres tipos de datos:

 Textos o literales: secuencias de caracteres alfanuméricos

 Números: valores, secuencias de caracteres numéricos.

 Fórmulas: combinación de variables (celdas), constantes y/o funciones,

relacionados a través de los operadores matemáticos. Como resultado de la
fórmula se obtiene un valor que puede ser numérico o literal.

En relación con el ancho de la celda, por defecto los textos se alienan a la izquierda y los
valores numéricos a la derecha.

ENTRADA DE LOS NÚMEROS:

Al escribir el primer dato, la barra de fórmulas cambia, mostrando dos botones.

Además cada dato escrito en la celda es mostrado en la barra de fórmulas

3 Hojas de cálculo
 Botón de Introducción

Botón de Cancelación

Para finalizar la escritura del contenido de la celda, basta con hacer clic en el botón de
introducción de la barra de fórmulas, pulsar ENTER o emplear cualquiera de las teclas
del cursor para desplazar la celda activa.

Si se pulsa ENTER Excel asume que el ingreso del contenido de la celda ha finalizado
y desplaza automáticamente el cuadro de selección a la celda inferior. Si en lugar de
ENTER se finaliza la introducción de los datos de la celda con el cuadro de introducción
el rectángulo de selección permanecerá en la misma celda.

Para cancelar los cambios, Basta con hacer clic en el botón de cancelación de la barra
de fórmulas o presionar ESC. Con esto eliminará lo escrito, dejando la celda de la barra
de fórmulas en blanco.

Si durante la escritura se comete algún error, pulsando backspace se elimina el último

carácter introducido.

Si la configuración de Excel es en Español se debe utilizar la coma como separador de

cifras decimales o emplear el punto si se ha configurado en inglés.

Los números se alinearán a la derecha pero si por error se emplea el punto en lugar de
la coma Excel considera que se está introduciendo un texto y no un número y por tanto
la información en la celda sería alineada a la izquierda. A la inversa, usar coma en lugar
de punto, sucede lo mismo.

4 Hojas de cálculo
ENTRADA DE TEXTO:

Se ingresa de la misma manera que cualquier dato.

Excel realiza un truncamiento del texto de acuerdo con el ancho de la columna. Este
truncamiento es sólo a nivel de visualización.

MODIFICAR EL ANCHO DE COLUMNA:

 Por medio del ratón: Para ello se mueve el ratón hasta la barra de letras que se
encuentra en la parte superior de la hoja, luego ha de llevarse a la línea derecha de la
columna y el cursor cambiará a una doble flecha, se debe mantener presionado el botón
izquierdo del mouse mientras se arrastra la línea de referencia hasta el ancho que se
considere apropiado. Una vez alcanzado éste se debe soltar el botón del mouse.

 Por medio del cuadro de diálogo: A través de la orden Formato/ Columna/Ancho es

posible indicar el ancho de una columna o conjunto de celdas seleccionadas expresada
en caracteres. Con esta orden se accede a un cuadro de diálogo donde debe indicarse
el ancho de la columna indicando el número de caracteres que deberá mostrar. Al pulsar
aceptar la columna adoptará automáticamente el ancho especificado.

 La forma más rápida de ajustar el ancho de una columna basándose en el ancho del
mayo elemento contenido en una celda de la columna. Para ajustar automáticamente el
ancho de la columna, se selecciona ésta haciendo clic sobre su letra y se activa la orden
del menú Formato/ Columna/AutoAjustar a la selección.

Para deshacer el ajuste automático de la columna se elige Formato/Columna/Ancho

Estándar.

El alto de las filas también puede modificado de una manera similar a como se hace con
el ancho de las columnas.

Puede hacerse con el ratón.

Con la barra de menú: Seleccionado Formato/Fila/alto y se tendrá un cuadro de diálogo

similar al mostrado para las columnas, sólo que ahora en lugar de número de caracteres
se especifica la altura en puntos. El valor predeterminado es de 12,75 y el número que
se puede indicar está comprendido entre o (para ocultar la fila) y 403.

GUARDAR UNA PLANILLA:

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La primera vez que se almacena un libro Excel solicita la introducción de un nombre pata
el mismo. En las demás ocasiones no será necesario pues se actualizará la copia del
libro que se está trabajando.

Cada vez que se inicia un nuevo libro en Excel recibe le nombre de Libro 1. si en una
misma sesión de trabajo ha sido creado más de un documento, los nombres propuestos
por Excel serán libro2, Libro 3.... . Por ello se indica un nombre específico para el
archivo que ha sido creado.

Cuando el archivo va a ser guardado por primera vez se elige la opción Guardar Como...
del menú Archivo en este cuadro de diálogo debe indicarse el nombre del archivo, la
unidad y el directorio en el cual debe guardarse. Además de elegir la opción de guardar
el archivo como Libro de Microsoft Excel. Por último pulsar ENTER o el botón aceptar.

Después de indicar el nombre de la hoja y pulsar Aceptar, Excel muestra un segundo

cuadro de diálogo llamado Resumen esta opción puede no estar activa y por tanto no se
ingresará a este cuadro de diálogo. La finalidad de este es guardar información adicional
sobre la hoja de cálculo permitiendo que en un futuro realizar una búsqueda e
identificación más precisa sobre su contenido. Si no se quiere hacer uso de esta opción
basta con pulsar ENTER o aceptar para nacer que desaparezca la pantalla.

Existen tres formas de seleccionar el almacenamiento de una hoja para actualizar su

versión en disco:

 A través del menú Archivo, eligiendo la opción Guardar.

 Por medio de la combinación de teclas CTRL G.

 Hacer clic con el mouse en el botón guardar de la barra de herramientas.

Botón de Guardar

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Si se usan cualquiera de estas tres opciones para guardar por primera vez de igual
forma aparecerá el cuadro de diálogo.

ACERCA DEL CUADRO DE DIALOGO DE RESUMEN:

Este comando muestra un resumen del libro de trabajo activo para facilitar la tarea de
revisar o editar la información. Esta información puede contribuir a una búsqueda más
rápida de un archivo.

Para que aparezca el cuadro de diálogo resumen siempre que se guarda un libro pro
primera vez, elegir Herramientas, opciones, General y allí activar la casilla solicitar
información de propiedades Excel acepta un máximo de 225 caracteres en cada uno de
los cuadros de diálogo.

Describiendo las opciones:

 Título: Título para el libro, que puede ser más largo y descriptivo que el nombre del
archivo.

 Asunto: Descripción del Libro.

 Autor: Excel escribe el nombre del usuario que tiene registrado el producto, para
cambiarlo elegir: herramientas, opciones, general.

 Responsable

 Organización

 Palabras clave: Pueden escribirse palabras clave en el libro.

 Comentarios: Observaciones importantes sobre el libro.

RECUPERAR UNA PLANILLA:

Para cargar en memoria un libro previamente almacenado existe una opción

denominada abrir:

1. Desde el menú archivo elegir la opción Abrir...

2. Pulsar la combinación de teclas CTRL + A

3. Presionar el botón abrir de la barra de herramientas.

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Con cualquiera de estas tres opciones se abre el cuadro de diálogo Abrir, el cual se
opera de manera idéntica al cuadro de diálogo Guardar Como... aquí debe escribirse el
nombre del libro que se desee recuperar a partir de la lista de archivos disponibles. Si el
libro no se encuentra en el directorio actual, debe seleccionarse el directorio e incluso la
unidad a través de las listas de selección disponibles en el cuadro de diálogo.

Botón de Abrir

CONCEPTO DE RANGO:
En Excel es posible seleccionar una celda o un conjunto de celdas y a este conjunto se
le denomina rango.
La celda actual donde se sitúa el rectángulo de selección siempre está seleccionada.
Todo rango está compuesto e identificado por una celda inicial y por una celda fina. ;a
selección de un rango de celdas puede realizarse a través del teclado o del mouse.

SELECCIÓN CON EL RATÓN:

Se coloca el cursor en la celda inicial y manteniendo pulsado el botón del ratón se
arrastra el rectángulo de selección hasta la celda correspondiente al final del rango.
Mientras el cursor está siendo desplazado las celdas marcadas adoptan un fondo
oscuro. Cuando el cursor se encuentre sobre la celda final debe soltarse el botón del
mouse.

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SELECCIÓN CON EL TECLADO:
Se coloca el rectángulo de selección sobre la celda inicial del rango. Mantener
presionado SHIFT mientras se emplean las teclas de flecha para desplazar el rectángulo
de selección hasta el final del rango. Una vea alcanzada la posición debe dejarse de
presionar SHIFT.

Para anular la selección de un rango, basta con hacer clic en cualquier celda de la hoja.

Se hace referencia a un rango mediante la referencia de la primera celda seguida de “ :”

y luego la referencia de la última celda del rango. Ejemplo : A12 : C16
Cuando se quiera introducir en una fórmula un rango puede hacerse referencia a éste
mediante sus referencias de celda o puede darse un nombre al rango y luego usar el
nombre del rango en la fórmula

CREACIÓN DEL NOMBRE DE RANGOS:

Se selecciona el rango y luego usar el recuadro de nombre de la barra de fórmulas para
definir un nombre; También puede crearse nombres con la orden Nombre del menú
Insertar.
Los nombres de rango pueden ser tan largos como se quiera, siempre y cuando en su
nombre no se emplee espacios en blanco, puntos o comas.

Deben seguirse los siguientes pasos:

Seleccionar el rango.
Pulsar el recuadro nombre de la barra de fórmula (flecha hacia abajo), introducir el
nombre.
Pulsar Enter.

Otra forma es:

Seleccionar el rango (incluyendo el nombre de las columnas y las filas)
En el menú insertar elegir Nombre y de allí Definir.
Las opciones para usar los nombres de la fila y la columna ya estarán seleccionadas.
Escoger aceptar.
Los nombres están creados. Cada fila pasa a ser rango denominado con el título de la
fila y cada columna se convierte en un rango denominado con el título de la columna.
Para eliminar un rango se selecciona su nombre en este cuadro de diálogo y se elige la
opción eliminar, así el rango queda eliminado de la lista.
Con la opción cerrar, se cierra el cuadro de diálogo.

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INTRODUCCIÓN DE FÓRMULAS:
La gran ventaja que presentan las hojas de cálculo es la posibilidad de emplear fórmulas
y funciones. las fórmulas no son más que la especificación de operaciones matemáticas
asociadas a una o más celdas de la hoja.

Una fórmula está compuesta por referencias de otras celdas, operadores matemáticos y
funciones de Excel.
Cada celda de la hoja funciona como una pequeña calculadora, que puede presentar el
contenido de una expresión escrita compuesta únicamente por números y operaciones
matemáticas o incluso por referencias a celdas de la hoja.
Si se quiere sumar varios valores en una celda se especificaría así: +150+225. Esta
posibilidad de Excel no es muy usada es más común hacer referencia a las celdas, a sus
direcciones, para calcular una fórmula.
Para ello se ubica el cuadro de selección en la celda en la cual se almacenará el
resultado de la fórmula en tanto que en la barra de fórmulas se puede visualizar la
fórmula almacenada en la celda.

Para indicar a Excel que va a introducir una fórmula en una celda, debe comenzarse la
introducción con un operador aritmético como por ejemplo =. También puede introducirse
+.
Una fórmula sencilla requiere entonces dos partes: un operador para comenzar la
fórmula y al menos un a referencia de la celda.
Por eso debe indicarse a Excel donde puede encontrar los datos. Para ello puede
teclearse la referencia de la celda, un nombre de rango o señalar las celdas mientras se
crea la fórmula, esta última es la opción más usada.

Los operadores disponibles en Excel son los siguientes:

+ = A1+B1 Suma los valores contenidos en las celdas A1 y B1

- = A1-B1 Resta
/ = A1/B1 División
* = A1*B1 Multiplicación
% = a1 * 20% Multiplica A1 por 0,2
^ = A1 ^3 Eleva A1 a la tercera potencia.
Existen otros operadores que dan por resultados un valor lógico:

= Igualdad =20=20 Verdadero

> Mayor que
< Menor que
>= Mayor e igual que
<= Menor e igual que
<> Distinto de 20<>21 Verdadero

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ORDEN DE PRIORIDAD DE LOS OPERADORES:
Cuando se crea una fórmula que contiene más de un operador del mismo tipo, las
operaciones matemáticas son realizadas de izquierda a derecha hasta que haya sido
efectuada la última. pero cuando hay mezcla de operadores la lista de prioridades es la
siguiente.
%, ^, * y /, + y -; comparación ( < > <> = =< = >)

= +5+7+8/2 Primero se divide 8/2 y el resultado es 16.

Si lo que se requiere es sumar los tres primeros números y dividirlos por 8, es necesario
emplear paréntesis.
Cuando Excel encuentra diferentes operadores del mismo nivel, por ejemplo
multiplicación y división, la fórmula es evaluada de izquierda a derecha.

Si una formula empieza con un número negativo o una referencia a una celda que
deseamos usar como valor negativo, simplemente se añade el signo menos al valor.
= - 20+5
= - A1 *4

COPIA Y PEGADO DE DATOS ENTRE CELDAS:

Si se requiere copiar y pegar información de una parte de la hoja hacia otra, se pueden
emplear los botones de Copiar Y Pegar de la barra de herramientas:

Cortar Pegar
Copiar

Esto equivale a emplear estos mismos comandos desde el menú Edición, o bien pueden
arrastrarse los datos hasta la nueva posición empleando el mouse.

Para copiar datos con el ratón se selecciona la celda a copiar y se mantiene pulsada la
tecla CTRL y se arrastran los datos a la nueva celda. Al hacer la copia con el mouse el
puntero del mouse adquiere un pequeño signo + cerca de su extremo.
Otro modo para copiar datos de una celda o rango a una celda o rango contiguo, los
datos pueden copiarse arrastrando el controlador de relleno. Para ello se selecciona la
celda o rango, se arrastra el controlador de relleno hasta la celda o rango contiguo y se
suelta. Los datos o serie de datos se copiarán en la celda.

11 Hojas de cálculo
 Controlador de Relleno

COPIA DE FÓRMULAS:
Puede copiarse o rellenar fórmulas dentro de un rango de celdas. Para llenar un rango
con una fórmula.
Seleccionar la celda que contiene la fórmula y luego arrastrar el controlador de relleno
arriba o abajo hasta donde se necesite.

Es posible copiar ciertos aspectos de la celda, para ello se emplea el botón de copiar (o
también puede hacerse desde el menú Edición) y para pegar se hace desde el menú
Edición eligiendo Pegado Especial, esta orden permite escoger que aspectos de la
celdas desean copiar.

DESPLAZAMIENTO DE DATOS ENTRE CELDAS:

Cuando se emplean las órdenes Cortar Y pegar del menú edición es posible cortar los
datos de una celda y pegarlos en otra. Si se emplea el mouse simplemente se
selecciona una celda y se arrastra por su borde hasta una nueva posición. Para
desplazar datos no es necesario mantener presionada ninguna tecla mientras se
arrastra el botón. Este desplazamiento de datos también puede hacerse con un rango.

COPIA DE UNA FORMULA EN UN RANGO:

Es posible copiar datos o fórmulas a otras celdas o rangos. Para rellenar una fórmula en
un rango se selecciona celda que contiene la fórmula y luego se arrastra el controlador
de relleno arriba o abajo hasta donde se necesite.

COPIA Y PEGADO DE ASPECTOS ESPECIALES DE UNA CELDA:

Para copiar y pegar selectivamente aspectos concretos de una celda utilizar como
siempre Copiar (botón u orden), pero para pegar se emplea la orden pegado especial del
menú Edición. Con esta orden es posible elegir que aspectos de la celda se desean
copiar. Por ejemplo si una celda contiene una formula pero se desea copiar el valor que
se obtiene de la fórmula.

EDICIÓN DE DATOS EN UNA CELDA:

Los datos en una celda se pueden editar de dos maneras:
Seleccionar la celda y editar los datos en la barra de fórmulas o dentro de la celda.
Basta con pulsar dos veces sobre la celda o pulsar F2 y desplazar el punto de inserción
a donde sea necesario dentro de la celda.

12 Hojas de cálculo
Editar en la celda es ver allí el punto de inserción y editar en la barra de fórmulas es
colocar allí el pinto de inserción.

BORRAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA:

Puede suprimirse fácilmente la información de una celda digitando otra (inmediatamente
ésta última la reemplazará). O suprimirse datos de una celda seleccionando dicha celda
y pulsando Delete o la orden borrar del menú Edición.

DESHACER CAMBIOS:
Si se hace una operación que no se desea (por error) pueden corregirse esos errores
empleando la orden Deshacer del menú Edición o el botón Deshacer que aparece en la
barra de herramientas. Si se decide conservar el cambio, se emplea la orden Rehacer
(es decir que la tecla Rehacer puede usarse para corregir las órdenes del las teclas
Deshacer).
En algunos casos la orden deshacer no está disponible. Como por ejemplo cuando se
acaba de guardar el libro de trabajo, si se abre el menú Edición, en lugar de esta orden
aparece no se puede Deshacer.

Deshacer Rehacer

BORRAR UN CONJUNTO DE CELDAS:

Para borrar el contenido de un bloque de celdas, se selecciona el rango y se borra tal
como se procede con una celda.

BORRAR UNA PLANILLA:

Para borra el contenido de toda la planilla se selecciona ésta y se elige borrar o suprimir
(Delete) del teclado.
Para seleccionar toda la planilla se emplea el botón que se encuentra en la intersección
de los nombres de filas y columnas.

INSERTAR FILAS Y COLUMNAS:

Este procedimiento puede realizarse a través del menú Insertar o del menú rápido. El
procedimiento de inserción de una filas o columna es el mismo. El cuadro de selección
debe estar situado en la fila o la columna donde desea verse insertada una nueva fila o
columna en blanco.

13 Hojas de cálculo
Para insertar una fila o una columna a través de la barra de menú:
La fila donde se encuentra ubicado el cursor será desplazado hacia abajo, si se trata de
columnas, la columna donde se encuentra el cursor se desplazará hacia la derecha.
Cuando se inserta una fila o columna, todas las fórmulas de la hoja son reorganizadas
de tal modo que reflejen los cambios realizados. Para ello se elige del menú Insertar la
opción Filas o columna.

Para insertar una fila o una columna a través del menú rápido:
Este menú aparece siempre al pulsar el botón derecho del Mouse. Este es sensible al
contexto, dependiendo del lugar donde se encuentra el cursor, asume diferentes
formatos con diferentes opciones. Al posicionar el cuadro de selección en una celda y
elegir la opción Insertar de este menú rápido se presentará un cuadro de diálogo en
donde debe especificarse el tipo de operación que se desea realizar.
Excel permite seleccionar una fila o columna entera haciendo clic sobre la letra de la
columna o el número de la fila si elige la opción insertar del menú rápido, Excel insertará
inmediatamente una fila. Para seleccionar más de una fila o columna, basta con colocar
el cursor sobre la primera fila y arrastrar el ratón hasta la última fila\columna de la
selección.

INSERCIÓN SIMULTÁNEA DE VARIAS FILAS:

Para insertar filas en blanco simplemente se seleccionan las celdas de las filas que
deben ser desplazadas, por ejemplo para insertar dos filas, se seleccionan dos celdas.
Una vez seleccionadas las celdas se ejecuta la orden insertar del menú Insertar o la
orden Insertar del menú rápido.

ELIMINACIÓN DE FILAS Y COLUMNAS:

Se hace de la misma manera que la inserción.
Para ello se selecciona la fila o la columna a ser eliminada.
En caso de que la eliminación sea de una fila, las filas que se encuentran debajo de ésta
serán colocadas hacia arriba ocupando su lugar, de la misma manera que se encuentran
a la derecha de la columna eliminada serán desplazadas a la izquierda de modo que
ocupen su lugar. Una vez seleccionadas las filas/columnas deseadas, podrá utilizarse la
orden Eliminar del menú Edición.
También puede emplearse el menú rápido, empleando la opción Eliminar. Es más rápido
si antes de emplear el menú rápido se eligen las filas o columnas a eliminar.

Cuando se elimina una fila/columna las fórmulas son recalculadas. pero puede ocurrir
que las fórmulas contengan referencias de las celdas empleadas y entonces Excel
presentará un error.

ASIGNACIÓN DE FORMATOS A LOS DIFERENTES VALORES DE LA PLANILLA:

CAMBIO DE FUENTES:

14 Hojas de cálculo
Para cambiar la fuente se hace clic sobre la flecha que está al lado del nombre de ésta y
desde allí se elige una nueva fuente. Una hoja puede contener hasta 256 fuentes
diferentes.

CAMBIO DEL COLOR DEL TEXTO:

Es posible cambiar el color para el texto y fondo de la celda.
El cambio del color del texto se realiza a través del botón paleta portátil Color texto
(último de la barra formato)

El botón muestra la letra A que indica que cambia el color del texto. El cuadrado
superpuesto a la A indica el color que se ha elegido para el texto. Para seleccionar un
color basta con hacer clic sobre la flecha para desplegar la paleta de colores y se hace
clic sobre el color que se desea.

ENVOLVER CELDAS CON LÍNEAS DE BORDE:

Excel permite envolver una o más celdas seleccionadas con diferentes tipos de bordes o
marcos. Para ello se selecciona la celda o celdas y se pulsa el botón de paleta portátil de
bordes para aplicar el borde previamente seleccionado o el botón de flecha que está al
lado para elegir una de los tipos disponibles.

Paleta de Bordes

Desde la barra de formato puede colocarse negrita, cursiva, subrayado a los datos
contenidos en una o varias celdas.

AUTOFORMATO
Excel posee este recurso que consiste en una serie de formatos predefinidos que
pueden ser aplicados a un rango de celdas previamente seleccionado. Al elegir la opción
AutoFormato del menú Formato aparece un cuadro de diálogo en cuya parte izquierda
se muestra una lista de los formatos disponibles. Es posible desplazarse por los formatos
y obtener un ejemplo de la apariencia en el recuadro que dice: “Muestra”.

FORMATO DE CELDAS
La barra de formato es supuestamente la forma más rápida de dar formato a celdas pero
no es la más completa.

15 Hojas de cálculo
A través de la orden celdas del menú Formato se puede acceder al cuadro de diálogo de
Formato de Celdas que está agrupado el seis fichas. Desde las cuales se puede dar
formato en cuanto a la alineación del texto y otras al formato de los números, además de
proteger la hoja de tal forma que otra persona no puede hacerle cambios.

 La ficha Número permite colocarle a éste diferentes categorías.

 La ficha Alineación permite cambiar la alineación del texto o datos en las celdas.
 La ficha Fuente realiza las mismas operaciones que pueden hacerse desde la barra de
formato.
 La ficha Bordes coloca a disposición las posibilidades de bordes que se vieron en la
paleta portátil de bordes.
 la ficha Proteger permite proteger las celdas o la hoja eligiendo primero la opción
proteger del menú herramientas.

FORMATO DE CARACTERES Y ALINEACIÓN DEL TEXTO:

Cada uno de estos efectos puede ser activado durante la escritura del contenido de la
celda o posteriormente, seleccionado la celda y pulsando el efecto deseado. Es posible
aplicar más de un efecto a la misma celda.

FORMATO DE NÚMEROS:
Además del formato genérico que se aplica tanto a texto como a números, existen
formatos específicos para ser aplicados a números, para ello existen 5 botones:
formato moneda con cifrado y punto de millar, formato de porcentaje, colocar punto de
millar, aumentar un lugar decimal, disminuir un lugar decimal.

16 Hojas de cálculo
FUNCIONES:

Una función se caracteriza por la siguiente estructura genérica:

NOMBRE ( P1;P2;P3)

nombre de Paréntesis Argumentos

la función
Toda función está compuesta por un nombre seguido obligatoriamente por paréntesis.
Dentro de los paréntesis pueden existir argumentos, valores o referencias de celdas que
serán utilizadas por la función para devolver el resultado.
Cada función tiene su propia sintaxis, es decir, los argumentos tienen que ser
especificados en un determinado orden. Si no es así, se producirá un error, haciendo
que el resultado no sea obtenido o se visualice un mensaje de advertencia.

Los argumentos pueden ser:

 Números
 Texto
 Valores Lógicos
 Referencias
Matrices

Al emplear referencias a otras celdas, puede especificarse directamente la dirección de

una celda o incluso un rango de celdas, utilizando para ello el símbolo de dos puntos
para separar la celda inicial de la celda final.
Cuando una función posee más de un argumento, estos deben ser separados por un
punto y coma.

SUMA( A1;A5;A10) Suma el rango y la celda especificada.

SUMA ( C1:C5; B10;B20) Suma los dos rangos especificados.

Las funciones pueden utilizarse solas o anidadas dentro de otras funciones.

los nombres de las funciones pueden escribirse en mayúscula o minúscula, al pulsar
ENTER serán convertidas inmediatamente en mayúsculas.
Aún cuando no se requieran argumentos en una fórmula siempre deben usarse los
paréntesis.

FUNCIONES MÁS UTILIZADAS

 ENTERO
Redondea un número al entro inferior más próximo.

Sintaxis : ENTERO (NUM)

17 Hojas de cálculo
ENTERO(7,9) es igual a 7
La función puede ser escrita en mayúscula o minúscula.
Pueden combinarse funciones, por ejemplo:
Entero (A6/2)

 MAX:
Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos:
Sintaxis: MAX ( num1;num2;...)
num1;num2... Son los números (hasta 30 argumentos) cuyos valores máximos desea
encontrar. Puede especificarse argumentos que sean números, celdas vacías, valores
lógicos o representaciones de número en forma de texto o de números.

MAX ( b1:b5)

 MIN:
Devuelve el valor mínimo de una lista de los argumentos. Funciona de manera opuesta a
Max

 PRODUCTO
Multiplica todos los números establecidos como argumentos.

Sintaxis:
PRODUCTO ( num1,num2.....)

Las celdas en blanco, valores lógicos o de error de la matriz o referencia serán

ignorados.
Producto( 5, 7, 10) es igual a 350

 REDONDEAR:
Redondea un número al número de decimales

Sintaxis: Redondear (num; número de decimales)

Num: Número que se desea redondear.
Número de decimales: especifica el número de dígitos al que se desea redondear el
argumento número.

Si num de decimales es mayor que 0, el primer argumento será redondeado al número

de decimales especificados.
Si NUM de dec fuese cero, entonces el número se redondea al entero más próximo.
Si num de dec es menor que 0 el num es redondeado hacia la izquierda de la coma
decimal.

18 Hojas de cálculo
 PROMEDIO:
Devuelve la media aritmética de los argumentos:

Sintaxis: PROMEDIO ( num1,num2.....)

PROMEDIO (B1:B5)
PROMEDIO( b1:B5;20)

SUMA:
Devuelve la suma de todos los números en la lista de argumentos.

Sintaxis : SUMA (num1,nun2...)

 AUTOSUMA:
Tiene como función la inserción automática de la función SUMA.
Para insertar la función a través de la autosuma, se coloca el cursor en la primera celda
del rango que desea totalizar y arrastrar el selector hasta la celda que contendrá la
función SUMA y a continuación pulsar la función SUMA y a continuación pulsar la
función SUMA, de la barra de herramienta, en la celda.

ASISTENTE PARA FUNCIONES:

Este asistente se emplea cuando se desea emplear una función cuya sintaxis no se
conoce con exactitud. Para ello se elige la función que se desea introducir en la celda
actual y Excel a través de los cuadros de diálogo, enseñará y solicitará el contenido de
los argumentos de la función.
Basta entonces con colocar el selector sobre la celda donde se almacenará el resultado,
pulsar el botón del asistente de funciones:

En el cuadro de la izquierda se muestran las categorías de las funciones. Si se conoce el

nombre de la categoría a la que pertenece la función que se va a usar basta con hacer
clic sobre ella. De lo contrario se debe seleccionar todas y en el cuadro de selección de
la derecha aparecerán todas las funciones en orden alfabético se selecciona entonces
la función deseada y se pulsa: Aceptar. Se abrirá luego un segundo cuadro de diálogo
en el que se muestra una explicación de la función, para cada argumento de la función
Excel mostrará una explicación cuando situé el cursor sobre la misma. Una vez indicado
el argumento, debe pulsarse el botón Aceptar para que la función sea incluida en la
celda. Si se desea puede pulsarse el botón de ayuda y accederse a una ayuda completa
sobre la función.

19 Hojas de cálculo
FÓRMULAS- GENERACIÓN Y CORRECCIÓN DE ERRORES:
En muchas ocasiones Excel percibe un error en la fórmula durante la escritura en cuyo
caso muestra un mensaje de error y permite corregirlo, después de hacer clic sobre el
botón Aceptar en este cuadro de diálogo, Excel muestra el lugar donde se ha producido
el error, señalando esta área con video inverso.

REFERENCIA CIRCULAR:
Este es un error muy común creado al introducir una fórmula en una celda cuyo
contenido hace referencia a sí misma. por ejemplo, en la celda A6 se almacena la
fórmula = A6/B3, lo cual generará un error de referencia circular.

VALORES DE ERROR
Excel muestra un valor de error en una celda cuando la fórmula contenida en ella no
puede ser calculada correctamente. Esta situación ocurre cuando hay un error de
especificación en alguno de losa argumentos de la función o un error de escritura.

Los valores que pueden llegar a presentarse son:

VALOR DE ERROR SIGNIFICADO

#DIV!/0 La fórmula intenta efectuar una división por cero

#N/A No existe ningún valor disponible

#NOMBRE? Excel no reconoce un nombre usado en una fórmula.

Hay varias posibilidades para la generación de este
error:
Nombre de un rango escrito incorrectamente
Nombre de una función escrito incorrectamente.
Omisión de los dos puntos en una referencia del
intervalo.

#NULO! Ha especificado una intersección de dos áreas que

no se cruzan

#REF! La fórmula hace referencia a una fórmula que no es

válida.

#VALOR! Tipo incorrecto de argumento u operando

20 Hojas de cálculo
DIRECCIONES DE CELDAS:
La dirección de una celda es una referencia a su posición dentro de la hoja. por omisión
las referencias a celdas son consideradas referencias relativas. Además de una
referencia de tipo relativo, que permite ser alterada durante la copia, Excel permite crear
referencias absolutas(fijas) o mixtas.

DIRECCIONES DE CELDAS ABSOLUTAS:

Las referencias que cambian automáticamente cuando se las desplaza se denominan
referencias relativas. Cuando se copia una fórmula que contiene referencias relativa,
estas referencias se ajustan para reflejar la nueva posición de la fórmula. Sin embargo
también pueden emplearse fórmulas con referencias absolutas, referencias que siempre
se refieren a la misma celda, sin tener en cuenta donde se copie la fórmula.
Una referencia relativa describe la posición de una celda en función a su distancia, en
filas y columnas, con respecto a otra celda . Una referencia relativa es equivalente a dar
una dirección como “Cruce la calle y diríjase a la quinta casa a la izquierda”.
Una referencia de celda absoluta describe una dirección de celda concreta. Las
referencias absolutas son análogas a proporcionar direcciones como: ‘Circular primera #
70-01”. Los signo de $ en una celda indican una referencia absoluta en la celda $D$8.
Así no importa a donde se copie la fórmula que contiene esta referencia, siempre se hará
referencia a la celda $D$8. Una referencia de celda absoluta no cambia ni de fila ni de
columna en la celda especificada.

En una referencia mixta solamente queda fija la fila o la columna de la celda permitiendo
un ajuste parcial.

Se puede cambiar una referencia relativa a una referencia absoluta de forma que si se
desplaza o copia la fórmula, ésta siempre señalará a la misma celda. Para cambiar una
referencia relativa a una absoluta, se selecciona la referencia en la fórmula y se pulsa
F4, o bien puede introducirse un signo de $ delante de los indicadores de columna y de
fila de la referencia de la celda.

Por ejemplo:
$D$4 Fija fila y columna.
$D4 Fija solamente la columna permitiendo la variación de la fila.
D$4 Fija la fila permitiendo una variación de la columna.
D4 No queda fija ni la fila ni la columna.
Se puede pulsar varias veces F4 para cambiar entre los diferentes tipos de referencias>
Para ello se debe primero activarse la edición de la celda y colocar el cursor sobre
cualquier parte de la referencia que debe ser modificada.

21 Hojas de cálculo
ELIMINAR, AÑADIR Y RENOMBRAR HOJAS DE UN LIBRO:
Para eliminar una hoja se activa ésta y luego Edición\Eliminar Hoja.
Aparecerá entonces un cuadro de diálogo que indicará que la hoja será eliminada
permanentemente del libro.
Para insertar una hoja de cálculo se elige Insertar\Hoja de cálculo y se insertará una hoja
nueva delante de la hoja sobre la cual se está.

Para cambiar la etiqueta a una hoja se pulsa dos veces sobre ésta y se abre un cuadro
de diálogo Cambiar Nombre a la hoja. Basta entonces con introducir el nuevo nombre
de la etiqueta.

COPIA DE HOJAS:
Si se tiene una hoja de un libro que quiere copiarse o moverse a otro libro o dentro del
mismo libro, basta con hacer activa la hoja que se desea mover o copiar luego se elige la
opción: Edición\Mover o copiar la hoja.
Se abre entonces un cuadro de diálogo de Mover o copiar, puede seleccionarse a cual
libro se desea mover o copiar la hoja ( siempre y cuando esté abierto), se selecciona en
la lista la hoja antes de la cual se desea que quede ubicada la hoja a mover o copiar. Si
lo que se desea es copiar en lugar de mover la hoja se selecciona la opción Crear una
Copia. luego se da Aceptar.

Para copiar una hoja dentro del mismo libro se puede emplear también el ratón,
simplemente señalando la etiqueta de la hoja y manteniendo pulsando el botón del
mouse y CTRL se arrastra el puntero hasta la nueva posición y se suelta.

Para desplazar hojas se hace simplemente con el ratón.

IMPRIMIR UNA PLANILLA ELECTRÓNICA:

IMPRESIÓN RÁPIDA:
Si lo que se desea es imprimir toda la hoja y además no se necesita realizar ningún tipo
de ajuste en la impresión, la forma más rápida de obtener este resultado es utilizar el
botón Imprimir de la barra de herramientas.

AJUSTES DE LA IMPRESIÓN:
Archivo\Imprimir...
por omisión se imprimirá el contenido de todas las hojas seleccionadas. Normalmente,
sólo es necesario imprimir la hoja actual. Para seleccionar más de una hoja debe

22 Hojas de cálculo
presionar la tecla CTRL y hacer clic sobre la etiqueta de aquellas hojas que deberán
imprimirse.
Excel imprimirá una copia de aquello que haya sido seleccionado para su impresión.
Si se necesita más de una copia, se escribe el número en el cuadro donde dice copias.

Si se trata de una hoja muy extensa, que ocupará varias páginas, puede especificarse
un intervalo de páginas, indicando la página inicial y final en los recuadros apropiados.
Para imprimir un única página, indique el número de esa página, indique el número de
esa página tanto en el recuadro Desde como en el recuadro Hasta.

Los botones Preliminar y Preparar pagina activan las respectivas opciones del menú del
mismo nombre.
El botón impresora abre un cuadro de dialogo en el que se puede seleccionar otra
impresora que se encuentre conectada a la computadora o activar el envío de un fax,
accionando la unidad de fax que haya sido instalada en forma eventual.

CUADRO DE DIALOGO: CONFIGURAR PÁGINA

Este es el cuadro de diálogo principal relacionado con la configuración de la impresión
de una hoja, se divide en cuatro fichas que están relacionadas con el tamaño físico de la
página, el tamaño de los márgenes, el contenido del encabezado y pie y finalmente la
ficha Hoja que define aspectos más genéricos de la impresión.

FICHA PÁGINA:
Permite cambiar la orientación de la impresión entre el formato vertical, siendo este el
valor predeterminado, y el formato horizontal, en que la impresión se realiza en el
sentido de la altura del formulario. Esta opción es aconsejable para aquellas hojas que
sean muy extensas.

La lista Tamaño del papel permite la selección de otro formato de papel soportado por la
impresora. Si la impresora utilizada permite la impresión de diversas resoluciones, se
emplea la lista de selección Calidad de impresión para cambiar el valor predeterminado
de la resolución.
Con la opción Escala permite reducir proporcionalmente el tamaño de la hoja para
adaptarse a una sola hoja o al número de páginas que se necesite especificándolo en
los recuadros: Una página(s) de ancho por una de alto.
La numeración de las páginas comienza automáticamente por 1, a menos que se indique
otro número en el recuadro Primer número de página.
Por ejemplo es posible elegir la opción encajar 2 página(s) de ancho por 1 de alto y con
ello se ajusta la hoja para adaptarla en dos páginas. Este número de página puede
cambiarse como se desee.

23 Hojas de cálculo
FICHA MÁRGENES:
Esta ficha se utiliza para definir el área de impresión dentro de la página a través de la
definición del ancho de las cuatro márgenes. Además del tamaño de las márgenes, el
usuario puede especificar también la distancia que habrá entre el borde del papel y el
encabezado y el pie.
Cualquier cambio en los recuadros, será reflejado en la pequeña página de ejemplo
mostrada en la parte central del cuadro de diálogo. Por omisión, Excel imprime el área
seleccionada a partir de la esquina superior izquierda. Sin embargo éste permite que la
impresión sea centralizada tanto vertical como horizontalmente en la página. Para que el
centrado sea deseado, se marca una de las casillas de verificación que se encuentran
en la parte inferior de la página. Puede elegirse centrado vertical y horizontal a la vez.

FICHA DE ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA:

Esta ficha permite redefinir el texto del encabezado y del pie de las páginas que serán
impresas. Por omisión Excel imprime en la fila del encabezado el nombre de la hoja que
está siendo impresa y en la fila del pie el número de la página.
A través de este cuadro, es posible cambiar el encabezado\pie predeterminado,
seleccionando uno de los encabezados alternativos disponibles. Estos encabezados
utilizan informaciones que fueron indicadas por el usuario durante el proceso de
instalación de Excel, tales como su nombre o nombre de la empresa.
Si en esta alternativas se elige ninguno se elimina el encabezado o el pie de página.

Para crear encabezados y pies de página propios se elige la opción: “Personalizar

encabezado...” o “Personalizar pie de página...” que aparecen en el cuadro de diálogo de
Preparar Página. Puede añadirse la fecha, la hora, el nombre del archivo o el nombre de
la hoja más cualquier otro texto que se desee incluir. Una vez en el cuadro de diálogo de
personalizar se elige la posición del encabezado y en el recuadro correspondiente se
teclea el texto que se desea. Es posible colocar encabezados en las tres posiciones a la
vez: Izquierda, central y derecha.
Hay en este cuadro diferentes botones:
El primer botón corresponde a las fuentes que pueden emplearse para colocar el
encabezado o pie. Al pulsarlo aparece el cuadro de diálogo de fuentes donde es posible
elegir el estilo y tamaño de la letra.
Los dos botones siguientes son botones de página.
Posteriormente vienen los botones de hora y fecha.
por último están los botones de Hoja y Archivo.

FICHA HOJA:
Esta posee algunos elementos que afectan en gran medida la apariencia de la hoja. En
el apartado Imprimir se pueden observar los principales elementos.
Por omisión Excel imprime las líneas de división del área que está siendo impresa. Pero
la hoja puede imprimirse sin éstas.

24 Hojas de cálculo
Si el documento ocupa más que el ancho de una hoja, las páginas que imprimirán
automáticamente hacia abajo y luego a lo ancho. Puede cambiarse el orden de la
impresión, seleccionando en el recuadro orden de la página la opción Derecha y luego
hacia abajo.
Esto modifica el orden de página para ir a lo ancho y luego hacia abajo.

VISTA PRELIMINAR
Permite una visualización previa con el fin de comprobar la disposición que tendrá la hoja
en la página impresa.
Para activar la vista preliminar, se puede emplear el botón de la barra de herramientas o
la opción que lleva el mismo nombre y que se encuentra en el menú Archivo.
Ambas opciones abre una nueva pantalla en la que es posible visualizar la página
completa.

Los dos primeros botones( Siguiente y Anterior) se emplean cuando la hoja posee más
de una página y muestran la siguiente o anterior respectivamente.

El botón Zoom amplía o reduce el área de la página visualizada.

El botón Imprimir inicia la impresión.
El botón Cerrar sale de la presentación preliminar.
El botón Configurar activa el cuadro de diálogo configurar página.

El botón Márgenes se encuentra activado por omisión y presenta una serie de líneas que
cruzan la página mostrando de forma gráfica el área ocupada por todos los márgenes de
la página. Estas líneas terminan en unos pequeños cuadros de color negro
denominados ajustadores que pueden ser arrastrados con el ratón y de este modo
cambiar las dimensiones de los márgenes o de la posición del encabezado.

Para cambiar la posición de alguno de los ajustadores, simplemente se coloca el cursor

sobre él o sobre su línea y se arrastra la posición deseada.

El botón Zoom funciona como una llave activada/desactivada, ampliando el tamaño de

la página o devolviendo la visualización de la página completa.

Si lo que se desea es imprimir sólo un rango de celdas debe seleccionarse primero el

rango a imprimir y luego elegir la opción Archivo\Imprimir y allí elegir Selección.

Cuando se imprime un gran documento las divisiones de página se insertan

automáticamente en la celda más cercana al margen. Si se desea insertar un salto de
página propio en filas específicas, se selecciona la fila y se elige la opción Salto de
página del menú Insertar. La división de página se inserta por encima de la fila
seleccionada. Para eliminar una división de página añadida manualmente, se debe
seleccionar la fila que hay por debajo de la división de página y emplear la orden Quitar
Salto de página del menú Insertar.

25 Hojas de cálculo
CREACIÓN DE GRÁFICOS:
Se pueden crear gráficos de dos formas: En la misma hoja como los datos o en una hoja
de gráfico aparte en el mismo libro de trabajo.
Cuando se hace lo primero se pueden ver los datos y el gráfico al mismo tiempo; cuando
se hace lo segundo, se tiene un fácil acceso al gráfico pero puede imprimirse por
separado.

CREACIÓN DE UN GRÁFICO EN UNA HOJA:

Para ello seleccionan los datos que se desean utilizar en el gráfico y luego se pulsa el
botón asistente para gráficos de la barra de herramientas Estándar.

El tipo de gráfico que se pueda crear depende de los datos que se seleccionen.
Los gráficos circulares o de sectores, por ejemplo, sólo pueden utilizar una serie de
datos.
Esto significa que no importa cuantas filas o columnas se seleccionen ya que un gráfico
circular sólo puede visualizar la primera fila o la primera columna de datos.
Sin embargo un gráfico de barras puede llegar a mostrar varias series de datos al igual
que un gráfico de áreas o un gráfico de columnas. La mayoría de los tipos de gráficos
pueden visualizar varias series de datos sean del mismo tipo. ( Todas las series del tipo
monetario o científico y contenidas en las mismas categorías).

Seleccionar datos.
Pulsar el botón del asistente de gráficos y seguir los pasos que a lo largo del asistente
pedirán la información necesaria.
También es posible crear un gráfico desde los menús empleando Insertar\gráfico y
seleccionado allí la forma que se desee en una nueva hoja o en la hoja actual.

SELECCIÓN DE UN TIPO DE GRÁFICO:

El asistente incluye varios tipos de gráficos. Dentro de cada uno de estos tipos y
categorías se pueden incluir variaciones sobre el modelo básico.

Los gráficos de barras y columnas comparan series de datos.

los gráficos circulares muestran la relación de partes con un todo.
los gráficos de áreas son mejores para mostrar la cantidad de cambios en los valores a
lo largo del tiempo.

26 Hojas de cálculo
Cuando se pulsa el botón del asistente para gráficos ( luego de haber elegido el rango a
graficar) aparece el paso 1 del asistente mostrando los tipos de gráficos que se pueden
escoger; luego de elegir el gráfico que se desea pueden verse las distintas variaciones
del tipo de gráfico elegido. Además al seleccionar un tipo de gráfico se verá la
explicación correspondiente a cada uno y su utilidad. Después de elegir el formato que
se desea se pulsa el botón siguiente.
Cuando se realiza un gráfico los datos se clasifican automáticamente en serie de datos
y categorías. las categorías son los rótulos que aparecen a lo largo del eje x, en tanto
que las barras del gráfico representan la serie de datos. Si se desea cambiar para que
las columnas sean las series de datos y las cabeceras de la filas pasen a ser las
categorías, se pueden especificar en el paso 2. La primera columna y la primera fila de
los datos se asignan como el texto de la leyenda y como los rótulos de las categorías del
eje. En este paso se tiene una apariencia previa del gráfico seleccionado. En el paso 3
del asistente se tienen las opciones de gráfico, las cuales varían dependiendo del tipo de
gráfico seleccionado.
En el paso 4 del asistente se elige donde quedará situado el gráfico: En una hoja nueva
o en la hoja que contiene los datos.

LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE GRÁFICO:

 BOTÓN LEYENDA:
Inserta o elimina leyendas para los datos mostrados en el gráfico.

 BOTÖN PALETA PORTÄTIL TIPO DE GRÄFICO:

Este botón permite la selección directa de un tipo de gráfico que sustituiría al tipo de
gráfico mostrado actualmente.

 El botón Tabla de datos: Permitirá incluir la tabla de datos dentro del área del gráfico.
Los botones : Por filas y por columnas permiten cambiar la distribución de las series del
gráfico.

EDICIÓN DE UN GRÁFICO:
El uso del menú contextual permite modificar todos los elementos de un gráfico.
Este menú se activa pulsando el botón derecho del mouse. Pero primero debe
seleccionarse el elemento que se desea modificar.
Se da clic sobre el área que envuelve al gráfico para seleccionar las características
generales del gráfico.

FORMATO DE LOS TEXTO DEL GRÁFICO:

Para cambiar las características de un título o leyenda simplemente se hace clic sobre el
texto y se activa el menú contextual y allí se selecciona Formato del título del gráfico, o lo
que se necesite. Aparecerá entonces un cuadro de diálogo que permite modificar las
características del texto además de su ubicación.

27 Hojas de cálculo
Para imprimir un gráfico que se encuentra en una hoja de gráficos basta con seleccionar
la hoja y pulsar el botón imprimir o la opción preparar pagina de la misma manera que se
hizo con una hoja de cálculo.

CREACIÓN DE GRÁFICOS EN UN HOJA DE GRÁFICOS:

Seleccionar en la hoja de cálculo los datos que se desean tener en cuenta para el
gráfico.
Desde la barra de menú elegir: Insertar\gráfico o usar el asistente y luego se escoge la
opción como hoja nueva. En el paso 4 del asistente.

Aparece entonces el paso 1 del asistente de funciones . Así se continúa normalmente en

la creación del gráfico.
Al terminar el paso 4 del asistente de funciones el gráfico aparecerá en la nueva hoja de
gráfico, llamado gráfico1.

Los gráficos de anillos son similares a los gráficos circulares sólo que los gráficos
circulares sólo pueden contener una serie de datos mientras que los gráficos de anillos
pueden tener varias.

MODIFICACIÓN DE LOS DATOS DE UN GRÁFICO:

Antes que se pueda modificar un gráfico de una hoja es necesario activarlo para ello se
da clic sobre él.
Una vez activado éste queda rodeado por un borde y la barra de menús cambia para
que se puedan modificar los datos o añadir líneas y colores. Para suprimir una serie de
datos, se selecciona la serie y se pulsa suprimir.
Para añadir una serie de datos en un gráfico incrustado en una hoja basta con arrastrar
los datos hasta el gráfico.
Para añadir una serie de datos en u gráfico de una hoja de gráfico, se emplea la orden:
“Agregar datos” del menú gráfico y marcar el rango que contiene los nuevos datos del
gráfico.

MODIFICACIÓN DE LOS GRÁFICOS:

Para ello debe activarse el gráfico a cambiar. con el puntero del ratón en dicha área,
pulsar el botón derecho del mouse( se visualiza el menú contextual) y seleccionar Tipo
de gráfico, se abre entonces dicho cuadro de diálogo y se selecciona allí el tipo de
gráfico que se desea.
Cuando se hacen cambios entre tipos de gráficos diferentes es posible que no se vean
todos los datos o que en ellos no aparezcan como se esperaba. También puede
mostrarse un gráfico con la orden Gráfico\tipo gráfico..

Para suprimir una leyenda basta seleccionarla y luego SUP.

28 Hojas de cálculo
MEJORAR LOS GRÁFICOS:
Si se desea resaltar un dato específico de un gráfico se puede añadir una flecha o línea
empleando el botón de Dibujo de la barra de herramientas.
Para ello se activa el gráfico.
Pulsar el botón de dibujo para visualizar la barra de herramientas de dibujo.
Para trazar por ejemplo una flecha, se parte desde afuera del gráfico hacia el punto que
se desea señalar y se suelta el botón del mouse.
Se pulsa el botón de cierre de la barra de herramientas de dibujo.

Puede además incluirse una nota explicativa o cuadros de texto directamente dentro del
gráfico.
Para ello se pulsa el botón de Cuadro de texto de la barra de herramienta estándar, el
puntero cambia a una cruz, se arrastra entonces el ratón hasta formar un rectángulo para
el texto del tamaño que se desee y luego se digita el texto a incluir, se pulsa por fuera
del cuadro de texto para cerrarlo.
Para redimensionar un cuadro de texto basta con seleccionar nuevamente el cuadro y
redimensionarlo.

MODIFICACIÓN DEL TEXTO Y DE LOS FORMATOS DEL CUADRO DE TEXTO:

Para modificar el aspecto del texto esto se hace como se procede con cualquier opción
de texto en la hoja. Si se desea cambiar varios aspectos del texto al mismo tiempo se
puede emplear la orden Formato del objeto del menú contextual.

29 Hojas de cálculo