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HOJA DE CLCULO EXCEL

Una hoja de clculo, no es ms que una hoja cuadriculada, en la cual se organizan los datos en filas y columnas, para posteriormente realizar clculos con base en ellos. Ac radica el potencial de las hojas de clculo, es decir, en la posibilidad de construir frmulas con base en variables, que posteriormente se podrn replicar y recalcular. Replicar , es la propiedad que hace referencia a la capacidad de las hojas de clculos para copiar no solo valores y textos, sino tambi n frmulas. Recalcular por su parte, hace referencia a la propiedad de las hojas de clculo, que consiste en que cada vez que se cambia un dato !valor", las frmulas basadas en dicho valor se recalculan, permitiendo con esto, sistematizar procesos y construir escenarios, para realizar anlisis #de que pasar$a si%& GENERALIDADES DEL AMBIENTE DE TRABAJO DE EXCEL 'e presenta una breve descripcin de los diversos elementos del ambiente de trabajo en (xcel& Barra de Ttulo: indica en que aplicacin se est trabajando y el nombre que se ha colocado al archivo, inicialmente (xcel nombra el archivo como )ibro *. (xcel trabaja con el concepto de libro donde cada archivo se asemeja a un libro con varias hojas. As$ en lugar de crear *+ archivos diferentes para mostrar las ventas de cada una de las filiales de una empresa, se puede crear un archivo !libro" con diez hojas. Barra de me !: en esta se organizan en forma de men,, los diferentes comandos para realizar acciones en las hojas de clculo. (ncontramos en esta barra los men,s de Archivo, (dicin, -er, .nsertar, /ormato, 0erramientas, 1atos y -entana. As$ por ejemplo, en el men, de Archivo, se encuentran agrupadas las opciones para el manejo de los archivos, como abrir, guardar, exportar e importar, etc. Barra de "erram#e ta$ e$t% dar: en esta barra se disponen herramientas de uso frecuente, de tal forma que se pueden realizar tareas, sin necesidad de acceder a los comandos desde la 2arra de 3en, !es decir, es un camino corto para realizar ciertas tareas". Barra de "erram#e ta$ &ormato: en esta barra, al igual que en la anterior, se disponen las herramientas de uso ms frecuente para aplicar formatos a los datos de la planilla. (s decir, ac encontramos herramientas para cambiar la fuente de los datos, el tama4o, el color, alineaciones, formatos de n,meros, etc.
Hojas de clculo

Barra de '(rmula$: en esta barra se muestran los datos de la celda actual& si es un dato !texto o n,mero" directamente entrado en la planilla se muestra el dato, pero si ste es el resultado de una frmula, se muestra la frmula. 1esde esta barra es posible tambi n, editar los datos. Mar)ador de )elda: indica la posicin del mouse en la hoja de clculo. L ea de E$tado& presenta mensajes de orientacin o advertencia sobre los procedimientos que estn siendo ejecutados, as$ como el estado de algunas teclas de tipo activado y desactivado como 2loq5,m, 6aps)oc7, .nsert, etc. Et#*ueta$ de +%,# a: el libro est conformado por varias hojas. 1esde las etiquetas se seleccionan las diferentes hojas del libro. Automticamente las hojas del libro reciben el nombre de 0oja*, 0oja8, 0oja 9. -e ta a de Tra.a/o: (s la ventana que se visualiza en pantalla y sobre la cual se trabaja, est dividida en filas !identificadas por n,meros" y columnas !identificadas por letras": la ventana de trabajo puede mostrar un mximo de *8 columnas por 8+ filas. ;ero una hoja de (xcel tiene una dimensin f$sica mucho mayor con 8<= columnas identificadas con letras de la A>?, AA, A2@hasta la combinacin .-: las filas estas identificadas con los n,meros desde * hasta =<.<9=. Celda$: Una hoja est compuesta por celdas. Una celda es el cruce de una fila con una columna. 'u funcin es almacenar informacin, que puede ser texto, un n,mero o una frmula que haga mencin al contenido de otras celdas. 6ada celda est identificada por una direccin que consta de la letra de la columna y el n,mero de la fila.

6uando se inicia (xcel la celda activa es A*, se denomina celda activa a la celda que aparece envuelta por una especie de sombreado y que recibe el efecto de escritura u rdenes que afectan a una ,nica celda. DES0LA1AMIENTO A TRA-2S DE LA HOJA DE CLCULO: ;ara que una celda pueda recibir alg,n tipo de dato o formato es necesario que sea la celda activa. ;ara hacer que una celda se convierta en activa debe moverse el rectngulo de seleccin hasta la celda utilizando uno de los m todos disponibles& Aeclas de movimiento de cursor& que permiten desplazar el marcador en la direccin indicada por la fecha !arriba, abajo, izquierda y derecha". 3ouse para ubicar el marcador en la celda sobre la cual se de clic.

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Aecla de funcin /<, que despliega un dialogo para indicar la direccin de celda a la cual se desea mover el marcador de celda. (sta opcin tambi n est disponible desde el men, Edicin Ir a.. U$o del )uadro de d#%lo,o: 'i se sabe exactamente el punto a donde desea desplazarse el cursor, basta pulsar /< para abrir el cuadro de dilogo .r a. 6uando aparezca basta indicar la referencia de la celda deseada en el recuadro donde dice referencia. Una vez especificada la referencia pulsar aceptar. U$o del rat( : ;ara desplazar el rectngulo de seleccin a una determinada celda visualizada en la ventana, simplemente se lleva el marcador de posicin a la celda deseada y se hace clic. ;ara desplazarse hacia celdas que se encuentran fuera del rea de visualizacin, se debe usar las barras de desplazamiento vertical y horizontal. TI0OS DE LOS DATOS: 6ada celda de la planilla, puede almacenar un ,nico dato. Antes de ingresar el dato, es necesario seleccionar !marcar" la celda sobre la cual se har la entrada. (n las hojas de clculo se manejan tres tipos de datos& Aextos o literales& secuencias de caracteres alfanum ricos 5,meros& valores, secuencias de caracteres num ricos. /rmulas& combinacin de variables !celdas", constantes yBo funciones, relacionados a trav s de los operadores matemticos. 6omo resultado de la frmula se obtiene un valor que puede ser num rico o literal.

(n relacin con el ancho de la celda, por defecto los textos se alienan a la izquierda y los valores num ricos a la derecha. ENTRADA DE LOS N3MEROS: Al escribir el primer dato, la barra de frmulas cambia, mostrando dos botones. Adems cada dato escrito en la celda es mostrado en la barra de frmulas

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Botn de Introduccin Botn de Cancelacin

;ara finalizar la escritura del contenido de la celda, basta con hacer clic en el botn de introduccin de la barra de frmulas, pulsar (5A(C o emplear cualquiera de las teclas del cursor para desplazar la celda activa.

'i se pulsa (5A(C (xcel asume que el ingreso del contenido de la celda ha finalizado y desplaza automticamente el cuadro de seleccin a la celda inferior. 'i en lugar de (5A(C se finaliza la introduccin de los datos de la celda con el cuadro de introduccin el rectngulo de seleccin permanecer en la misma celda.

;ara cancelar los cambios, 2asta con hacer clic en el botn de cancelacin de la barra de frmulas o presionar ('6. 6on esto eliminar lo escrito, dejando la celda de la barra de frmulas en blanco.

'i durante la escritura se comete alg,n error, pulsando bac7space se elimina el ,ltimo carcter introducido.

'i la configuracin de (xcel es en (spa4ol se debe utilizar la coma como separador de cifras decimales o emplear el punto si se ha configurado en ingl s.

)os n,meros se alinearn a la derecha pero si por error se emplea el punto en lugar de la coma (xcel considera que se est introduciendo un texto y no un n,mero y por tanto la informacin en la celda ser$a alineada a la izquierda. A la inversa, usar coma en lugar de punto, sucede lo mismo.

ENTRADA DE TEXTO: 'e ingresa de la misma manera que cualquier dato.

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(xcel realiza un truncamiento del texto de acuerdo con el ancho de la columna. (ste truncamiento es slo a nivel de visualizacin. MODI&ICAR EL ANCHO DE COLUMNA: 0or med#o del rat( : ;ara ello se mueve el ratn hasta la barra de letras que se encuentra en la parte superior de la hoja, luego ha de llevarse a la l$nea derecha de la columna y el cursor cambiar a una doble flecha, se debe mantener presionado el botn izquierdo del mouse mientras se arrastra la l$nea de referencia hasta el ancho que se considere apropiado. Una vez alcanzado ste se debe soltar el botn del mouse. 0or med#o del )uadro de d#%lo,o: A trav s de la orden /ormatoB 6olumnaBAncho es posible indicar el ancho de una columna o conjunto de celdas seleccionadas expresada en caracteres. 6on esta orden se accede a un cuadro de dilogo donde debe indicarse el ancho de la columna indicando el n,mero de caracteres que deber mostrar. Al pulsar aceptar la columna adoptar automticamente el ancho especificado. )a forma ms rpida de ajustar el ancho de una columna basndose en el ancho del mayo elemento contenido en una celda de la columna. ;ara ajustar automticamente el ancho de la columna, se selecciona sta haciendo clic sobre su letra y se activa la orden del men, /ormatoB 6olumnaBAutoAjustar a la seleccin. ;ara deshacer el ajuste automtico de la columna se elige /ormatoB6olumnaBAncho (stndar. (l alto de las filas tambi n puede modificado de una manera similar a como se hace con el ancho de las columnas. ;uede hacerse con el ratn. 6on la barra de men,& 'eleccionado /ormatoB/ilaBalto y se tendr un cuadro de dilogo similar al mostrado para las columnas, slo que ahora en lugar de n,mero de caracteres se especifica la altura en puntos. (l valor predeterminado es de *8,D< y el n,mero que se puede indicar est comprendido entre o !para ocultar la fila" y E+9.

GUARDAR UNA 0LANILLA: )a primera vez que se almacena un libro (xcel solicita la introduccin de un nombre pata el mismo. (n las dems ocasiones no ser necesario pues se actualizar la copia del libro que se est trabajando. 6ada vez que se inicia un nuevo libro en (xcel recibe le nombre de )ibro *. si en una misma sesin de trabajo ha sido creado ms de un documento, los nombres propuestos por (xcel sern libro8, )ibro 9.... . ;or ello se indica un nombre espec$fico para el archivo que ha sido creado.
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6uando el archivo va a ser guardado por primera vez se elige la opcin Fuardar 6omo... del men, Archivo en este cuadro de dilogo debe indicarse el nombre del archivo, la unidad y el directorio en el cual debe guardarse. Adems de elegir la opcin de guardar el archivo como )ibro de 3icrosoft (xcel. ;or ,ltimo pulsar (5A(C o el botn aceptar. 1espu s de indicar el nombre de la hoja y pulsar Aceptar, (xcel muestra un segundo cuadro de dilogo llamado Cesumen esta opcin puede no estar activa y por tanto no se ingresar a este cuadro de dilogo. )a finalidad de este es guardar informacin adicional sobre la hoja de clculo permitiendo que en un futuro realizar una b,squeda e identificacin ms precisa sobre su contenido. 'i no se quiere hacer uso de esta opcin basta con pulsar (5A(C o aceptar para nacer que desaparezca la pantalla. (xisten tres formas de seleccionar el almacenamiento de una hoja para actualizar su versin en disco& A trav s del men, Archivo, eligiendo la opcin Fuardar. ;or medio de la combinacin de teclas 6AC) F. 0acer clic con el mouse en el botn guardar de la barra de herramientas.

Botn de Guardar

'i se usan cualquiera de estas tres opciones para guardar por primera vez de igual forma aparecer el cuadro de dilogo. ACERCA DEL CUADRO DE DIALOGO DE RESUMEN:

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(ste comando muestra un resumen del libro de trabajo activo para facilitar la tarea de revisar o editar la informacin. (sta informacin puede contribuir a una b,squeda ms rpida de un archivo. ;ara que aparezca el cuadro de dilogo resumen siempre que se guarda un libro pro primera vez, elegir 0erramientas, opciones, Feneral y all$ activar la casilla solicitar informacin de propiedades (xcel acepta un mximo de 88< caracteres en cada uno de los cuadros de dilogo. 1escribiendo las opciones& A$tulo& A$tulo para el libro, que puede ser ms largo y descriptivo que el nombre del archivo. Asunto& 1escripcin del )ibro. Autor& (xcel escribe el nombre del usuario que tiene registrado el producto, para cambiarlo elegir& herramientas, opciones, general. Cesponsable Grganizacin ;alabras clave& ;ueden escribirse palabras clave en el libro. 6omentarios& Gbservaciones importantes sobre el libro. RECU0ERAR UNA 0LANILLA: ;ara cargar en memoria un libro previamente almacenado existe una opcin denominada abrir& *. 1esde el men, archivo elegir la opcin Abrir... 8. ;ulsar la combinacin de teclas 6AC) H A 9. ;resionar el botn abrir de la barra de herramientas. 6on cualquiera de estas tres opciones se abre el cuadro de dilogo Abrir, el cual se opera de manera id ntica al cuadro de dilogo Fuardar 6omo... aqu$ debe escribirse el nombre del libro que se desee recuperar a partir de la lista de archivos disponibles. 'i el libro no se encuentra en el directorio actual, debe seleccionarse el directorio e incluso la unidad a trav s de las listas de seleccin disponibles en el cuadro de dilogo.

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Botn de Abrir

CONCE0TO DE RANGO: (n (xcel es posible seleccionar una celda o un conjunto de celdas y a este conjunto se le denomina rango. )a celda actual donde se sit,a el rectngulo de seleccin siempre est seleccionada. Aodo rango est compuesto e identificado por una celda inicial y por una celda fina. :a seleccin de un rango de celdas puede realizarse a trav s del teclado o del mouse. SELECCI4N CON EL RAT4N: 'e coloca el cursor en la celda inicial y manteniendo pulsado el botn del ratn se arrastra el rectngulo de seleccin hasta la celda correspondiente al final del rango. 3ientras el cursor est siendo desplazado las celdas marcadas adoptan un fondo oscuro. 6uando el cursor se encuentre sobre la celda final debe soltarse el botn del mouse.

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SELECCI4N CON EL TECLADO: 'e coloca el rectngulo de seleccin sobre la celda inicial del rango. 3antener presionado '0./A mientras se emplean las teclas de flecha para desplazar el rectngulo de seleccin hasta el final del rango. Una vea alcanzada la posicin debe dejarse de presionar '0./A. ;ara anular la seleccin de un rango, basta con hacer clic en cualquier celda de la hoja. 'e hace referencia a un rango mediante la referencia de la primera celda seguida de # &% y luego la referencia de la ,ltima celda del rango. (jemplo & A*8 & 6*= 6uando se quiera introducir en una frmula un rango puede hacerse referencia a ste mediante sus referencias de celda o puede darse un nombre al rango y luego usar el nombre del rango en la frmula CREACI4N DEL NOMBRE DE RANGOS: 'e selecciona el rango y luego usar el recuadro de nombre de la barra de frmulas para definir un nombre: Aambi n puede crearse nombres con la orden 5ombre del men, .nsertar. )os nombres de rango pueden ser tan largos como se quiera, siempre y cuando en su nombre no se emplee espacios en blanco, puntos o comas.

1eben seguirse los siguientes pasos& 'eleccionar el rango. ;ulsar el recuadro nombre de la barra de frmula !flecha hacia abajo", introducir el nombre. ;ulsar (nter. Gtra forma es& 'eleccionar el rango !incluyendo el nombre de las columnas y las filas" (n el men, insertar elegir 5ombre y de all$ 1efinir. )as opciones para usar los nombres de la fila y la columna ya estarn seleccionadas. (scoger aceptar. )os nombres estn creados. 6ada fila pasa a ser rango denominado con el t$tulo de la fila y cada columna se convierte en un rango denominado con el t$tulo de la columna. ;ara eliminar un rango se selecciona su nombre en este cuadro de dilogo y se elige la opcin eliminar, as$ el rango queda eliminado de la lista. 6on la opcin cerrar, se cierra el cuadro de dilogo.

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INTRODUCCI4N DE &4RMULAS: )a gran ventaja que presentan las hojas de clculo es la posibilidad de emplear frmulas y funciones. las frmulas no son ms que la especificacin de operaciones matemticas asociadas a una o ms celdas de la hoja. Una frmula est compuesta por referencias de otras celdas, operadores matemticos y funciones de (xcel. 6ada celda de la hoja funciona como una peque4a calculadora, que puede presentar el contenido de una expresin escrita compuesta ,nicamente por n,meros y operaciones matemticas o incluso por referencias a celdas de la hoja. 'i se quiere sumar varios valores en una celda se especificar$a as$& H*<+H88<. (sta posibilidad de (xcel no es muy usada es ms com,n hacer referencia a las celdas, a sus direcciones, para calcular una frmula. ;ara ello se ubica el cuadro de seleccin en la celda en la cual se almacenar el resultado de la frmula en tanto que en la barra de frmulas se puede visualizar la frmula almacenada en la celda. ;ara indicar a (xcel que va a introducir una frmula en una celda, debe comenzarse la introduccin con un operador aritm tico como por ejemplo I. Aambi n puede introducirse H. Una frmula sencilla requiere entonces dos partes& un operador para comenzar la frmula y al menos un a referencia de la celda. ;or eso debe indicarse a (xcel donde puede encontrar los datos. ;ara ello puede teclearse la referencia de la celda, un nombre de rango o se4alar las celdas mientras se crea la frmula, esta ,ltima es la opcin ms usada. )os operadores disponibles en (xcel son los siguientes& H I A*H2* 'uma los valores contenidos en las celdas A* y 2* > I A*>2* Cesta B I A*B2* 1ivisin J I A*J2* 3ultiplicacin K I a* J 8+K 3ultiplica A* por +,8 L I A* L9 (leva A* a la tercera potencia. (xisten otros operadores que dan por resultados un valor lgico& I .gualdad I8+I8+ -erdadero M 3ayor que N 3enor que MI 3ayor e igual que NI 3enor e igual que NM 1istinto de 8+NM8* -erdadero ORDEN DE 0RIORIDAD DE LOS O0ERADORES:

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6uando se crea una frmula que contiene ms de un operador del mismo tipo, las operaciones matemticas son realizadas de izquierda a derecha hasta que haya sido efectuada la ,ltima. pero cuando hay mezcla de operadores la lista de prioridades es la siguiente. K, L, J y B, H y >: comparacin ! N M NM I IN I M" I H<HDHOB8 ;rimero se divide OB8 y el resultado es *=. 'i lo que se requiere es sumar los tres primeros n,meros y dividirlos por O, es necesario emplear par ntesis. 6uando (xcel encuentra diferentes operadores del mismo nivel, por ejemplo multiplicacin y divisin, la frmula es evaluada de izquierda a derecha. 'i una formula empieza con un n,mero negativo o una referencia a una celda que deseamos usar como valor negativo, simplemente se a4ade el signo menos al valor. I > 8+H< I > A* JE CO0IA 5 0EGADO DE DATOS ENTRE CELDAS: 'i se requiere copiar y pegar informacin de una parte de la hoja hacia otra, se pueden emplear los botones de 6opiar P ;egar de la barra de herramientas&

Cortar Copiar

Pe ar

(sto equivale a emplear estos mismos comandos desde el men, (dicin, o bien pueden arrastrarse los datos hasta la nueva posicin empleando el mouse. ;ara copiar datos con el ratn se selecciona la celda a copiar y se mantiene pulsada la tecla 6AC) y se arrastran los datos a la nueva celda. Al hacer la copia con el mouse el puntero del mouse adquiere un peque4o signo H cerca de su extremo. Gtro modo para copiar datos de una celda o rango a una celda o rango contiguo, los datos pueden copiarse arrastrando el controlador de relleno. ;ara ello se selecciona la celda o rango, se arrastra el controlador de relleno hasta la celda o rango contiguo y se suelta. )os datos o serie de datos se copiarn en la celda.

Controlador de !elleno 11 Hojas de clculo

CO0IA DE &4RMULAS: ;uede copiarse o rellenar frmulas dentro de un rango de celdas. ;ara llenar un rango con una frmula. 'eleccionar la celda que contiene la frmula y luego arrastrar el controlador de relleno arriba o abajo hasta donde se necesite. (s posible copiar ciertos aspectos de la celda, para ello se emplea el botn de copiar !o tambi n puede hacerse desde el men, (dicin" y para pegar se hace desde el men, (dicin eligiendo ;egado (special, esta orden permite escoger que aspectos de la celdas desean copiar. DES0LA1AMIENTO DE DATOS ENTRE CELDAS: 6uando se emplean las rdenes 6ortar P pegar del men, edicin es posible cortar los datos de una celda y pegarlos en otra. 'i se emplea el mouse simplemente se selecciona una celda y se arrastra por su borde hasta una nueva posicin. ;ara desplazar datos no es necesario mantener presionada ninguna tecla mientras se arrastra el botn. (ste desplazamiento de datos tambi n puede hacerse con un rango. CO0IA DE UNA &ORMULA EN UN RANGO: (s posible copiar datos o frmulas a otras celdas o rangos. ;ara rellenar una frmula en un rango se selecciona celda que contiene la frmula y luego se arrastra el controlador de relleno arriba o abajo hasta donde se necesite. CO0IA 5 0EGADO DE AS0ECTOS ES0ECIALES DE UNA CELDA: ;ara copiar y pegar selectivamente aspectos concretos de una celda utilizar como siempre 6opiar !botn u orden", pero para pegar se emplea la orden pegado especial del men, (dicin. 6on esta orden es posible elegir que aspectos de la celda se desean copiar. ;or ejemplo si una celda contiene una formula pero se desea copiar el valor que se obtiene de la frmula. EDICI4N DE DATOS EN UNA CELDA: )os datos en una celda se pueden editar de dos maneras& 'eleccionar la celda y editar los datos en la barra de frmulas o dentro de la celda. 2asta con pulsar dos veces sobre la celda o pulsar /8 y desplazar el punto de insercin a donde sea necesario dentro de la celda. (ditar en la celda es ver all$ el punto de insercin y editar en la barra de frmulas es colocar all$ el pinto de insercin. BORRAR EL CONTENIDO DE UNA CELDA: ;uede suprimirse fcilmente la informacin de una celda digitando otra !inmediatamente sta ,ltima la reemplazar". G suprimirse datos de una celda seleccionando dicha celda y pulsando 1elete o la orden borrar del men, (dicin.
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DESHACER CAMBIOS: 'i se hace una operacin que no se desea !por error" pueden corregirse esos errores empleando la orden 1eshacer del men, (dicin o el botn 1eshacer que aparece en la barra de herramientas. 'i se decide conservar el cambio, se emplea la orden Cehacer !es decir que la tecla Cehacer puede usarse para corregir las rdenes del las teclas 1eshacer". (n algunos casos la orden deshacer no est disponible. 6omo por ejemplo cuando se acaba de guardar el libro de trabajo, si se abre el men, (dicin, en lugar de esta orden aparece no se puede 1eshacer.

"e#$acer

!e$acer

BORRAR UN CONJUNTO DE CELDAS: ;ara borrar el contenido de un bloque de celdas, se selecciona el rango y se borra tal como se procede con una celda. BORRAR UNA 0LANILLA: ;ara borra el contenido de toda la planilla se selecciona sta y se elige borrar o suprimir !1elete" del teclado. ;ara seleccionar toda la planilla se emplea el botn que se encuentra en la interseccin de los nombres de filas y columnas. INSERTAR &ILAS 5 COLUMNAS: (ste procedimiento puede realizarse a trav s del men, .nsertar o del men, rpido. (l procedimiento de insercin de una filas o columna es el mismo. (l cuadro de seleccin debe estar situado en la fila o la columna donde desea verse insertada una nueva fila o columna en blanco.

;ara insertar una fila o una columna a trav s de la barra de men,& )a fila donde se encuentra ubicado el cursor ser desplazado hacia abajo, si se trata de columnas, la columna donde se encuentra el cursor se desplazar hacia la derecha. 6uando se inserta una fila o columna, todas las frmulas de la hoja son reorganizadas de tal modo que reflejen los cambios realizados. ;ara ello se elige del men, .nsertar la opcin /ilas o columna. ;ara insertar una fila o una columna a trav s del men, rpido&
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(ste men, aparece siempre al pulsar el botn derecho del 3ouse. (ste es sensible al contexto, dependiendo del lugar donde se encuentra el cursor, asume diferentes formatos con diferentes opciones. Al posicionar el cuadro de seleccin en una celda y elegir la opcin .nsertar de este men, rpido se presentar un cuadro de dilogo en donde debe especificarse el tipo de operacin que se desea realizar. (xcel permite seleccionar una fila o columna entera haciendo clic sobre la letra de la columna o el n,mero de la fila si elige la opcin insertar del men, rpido, (xcel insertar inmediatamente una fila. ;ara seleccionar ms de una fila o columna, basta con colocar el cursor sobre la primera fila y arrastrar el ratn hasta la ,ltima filaQcolumna de la seleccin. INSERCI4N SIMULTNEA DE -ARIAS &ILAS: ;ara insertar filas en blanco simplemente se seleccionan las celdas de las filas que deben ser desplazadas, por ejemplo para insertar dos filas, se seleccionan dos celdas. Una vez seleccionadas las celdas se ejecuta la orden insertar del men, .nsertar o la orden .nsertar del men, rpido. ELIMINACI4N DE &ILAS 5 COLUMNAS: 'e hace de la misma manera que la insercin. ;ara ello se selecciona la fila o la columna a ser eliminada. (n caso de que la eliminacin sea de una fila, las filas que se encuentran debajo de sta sern colocadas hacia arriba ocupando su lugar, de la misma manera que se encuentran a la derecha de la columna eliminada sern desplazadas a la izquierda de modo que ocupen su lugar. Una vez seleccionadas las filasBcolumnas deseadas, podr utilizarse la orden (liminar del men, (dicin. Aambi n puede emplearse el men, rpido, empleando la opcin (liminar. (s ms rpido si antes de emplear el men, rpido se eligen las filas o columnas a eliminar. 6uando se elimina una filaBcolumna las frmulas son recalculadas. pero puede ocurrir que las frmulas contengan referencias de las celdas empleadas y entonces (xcel presentar un error.

ASIGNACI4N DE &ORMATOS A LOS DI&ERENTES -ALORES DE LA 0LANILLA: CAMBIO DE &UENTES: ;ara cambiar la fuente se hace clic sobre la flecha que est al lado del nombre de sta y desde all$ se elige una nueva fuente. Una hoja puede contener hasta 8<= fuentes diferentes. CAMBIO DEL COLOR DEL TEXTO: (s posible cambiar el color para el texto y fondo de la celda. (l cambio del color del texto se realiza a trav s del botn paleta porttil 6olor texto !,ltimo de la barra formato"

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(l botn muestra la letra A que indica que cambia el color del texto. (l cuadrado superpuesto a la A indica el color que se ha elegido para el texto. ;ara seleccionar un color basta con hacer clic sobre la flecha para desplegar la paleta de colores y se hace clic sobre el color que se desea. EN-OL-ER CELDAS CON L6NEAS DE BORDE: (xcel permite envolver una o ms celdas seleccionadas con diferentes tipos de bordes o marcos. ;ara ello se selecciona la celda o celdas y se pulsa el botn de paleta porttil de bordes para aplicar el borde previamente seleccionado o el botn de flecha que est al lado para elegir una de los tipos disponibles.

Paleta de Borde#

1esde la barra de formato puede colocarse negrita, cursiva, subrayado a los datos contenidos en una o varias celdas.

AUTO&ORMATO (xcel posee este recurso que consiste en una serie de formatos predefinidos que pueden ser aplicados a un rango de celdas previamente seleccionado. Al elegir la opcin Auto/ormato del men, /ormato aparece un cuadro de dilogo en cuya parte izquierda se muestra una lista de los formatos disponibles. (s posible desplazarse por los formatos y obtener un ejemplo de la apariencia en el recuadro que dice& #3uestra%. &ORMATO DE CELDAS )a barra de formato es supuestamente la forma ms rpida de dar formato a celdas pero no es la ms completa. A trav s de la orden celdas del men, /ormato se puede acceder al cuadro de dilogo de /ormato de 6eldas que est agrupado el seis fichas. 1esde las cuales se puede dar formato en cuanto a la alineacin del texto y otras al formato de los n,meros, adems de proteger la hoja de tal forma que otra persona no puede hacerle cambios. )a ficha 5,mero permite colocarle a ste diferentes categor$as. )a ficha Alineacin permite cambiar la alineacin del texto o datos en las celdas. )a ficha /uente realiza las mismas operaciones que pueden hacerse desde la barra de formato.

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)a ficha 2ordes coloca a disposicin las posibilidades de bordes que se vieron en la paleta porttil de bordes. la ficha ;roteger permite proteger las celdas o la hoja eligiendo primero la opcin proteger del men, herramientas.

&ORMATO DE CARACTERES 5 ALINEACI4N DEL TEXTO: 6ada uno de estos efectos puede ser activado durante la escritura del contenido de la celda o posteriormente, seleccionado la celda y pulsando el efecto deseado. (s posible aplicar ms de un efecto a la misma celda. &ORMATO DE N3MEROS: Adems del formato gen rico que se aplica tanto a texto como a n,meros, existen formatos espec$ficos para ser aplicados a n,meros, para ello existen < botones& formato moneda con cifrado y punto de millar, formato de porcentaje, colocar punto de millar, aumentar un lugar decimal, disminuir un lugar decimal.

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&UNCIONES: Una funcin se caracteriza por la siguiente estructura gen rica& 5G32C( ! ;*:;8:;9"

nombre de ;ar ntesis Argumentos la funcin Aoda funcin est compuesta por un nombre seguido obligatoriamente por par ntesis. 1entro de los par ntesis pueden existir argumentos, valores o referencias de celdas que sern utilizadas por la funcin para devolver el resultado. 6ada funcin tiene su propia sintaxis, es decir, los argumentos tienen que ser especificados en un determinado orden. 'i no es as$, se producir un error, haciendo que el resultado no sea obtenido o se visualice un mensaje de advertencia. )os argumentos pueden ser& 5,meros Aexto -alores )gicos Ceferencias 3atrices Al emplear referencias a otras celdas, puede especificarse directamente la direccin de una celda o incluso un rango de celdas, utilizando para ello el s$mbolo de dos puntos para separar la celda inicial de la celda final. 6uando una funcin posee ms de un argumento, estos deben ser separados por un punto y coma. 'U3A! A*:A<:A*+" 'uma el rango y la celda especificada. 'U3A ! 6*&6<: 2*+:28+" 'uma los dos rangos especificados. )as funciones pueden utilizarse solas o anidadas dentro de otras funciones. los nombres de las funciones pueden escribirse en may,scula o min,scula, al pulsar (5A(C sern convertidas inmediatamente en may,sculas. A,n cuando no se requieran argumentos en una frmula siempre deben usarse los par ntesis. &UNCIONES MS UTILI1ADAS (5A(CG Cedondea un n,mero al entro inferior ms prximo. 'intaxis & (5A(CG !5U3"

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(5A(CG!D,R" es igual a D )a funcin puede ser escrita en may,scula o min,scula. ;ueden combinarse funciones, por ejemplo& (ntero !A=B8" 3AS& 1evuelve el valor mximo de una lista de argumentos& 'intaxis& 3AS ! num*:num8:..." num*:num8... 'on los n,meros !hasta 9+ argumentos" cuyos valores mximos desea encontrar. ;uede especificarse argumentos que sean n,meros, celdas vac$as, valores lgicos o representaciones de n,mero en forma de texto o de n,meros. 3AS ! b*&b<" 3.5& 1evuelve el valor m$nimo de una lista de los argumentos. /unciona de manera opuesta a 3ax ;CG1U6AG 3ultiplica todos los n,meros establecidos como argumentos. 'intaxis& ;CG1U6AG ! num*,num8....." )as celdas en blanco, valores lgicos o de error de la matriz o referencia sern ignorados. ;roducto! <, D, *+" es igual a 9<+ C(1G51(AC& Cedondea un n,mero al n,mero de decimales 'intaxis& Cedondear !num: n,mero de decimales" 5um& 5,mero que se desea redondear. 5,mero de decimales& especifica el n,mero de d$gitos al que se desea redondear el argumento n,mero. 'i num de decimales es mayor que +, el primer argumento ser redondeado al n,mero de decimales especificados. 'i 5U3 de dec fuese cero, entonces el n,mero se redondea al entero ms prximo. 'i num de dec es menor que + el num es redondeado hacia la izquierda de la coma decimal.

;CG3(1.G& 1evuelve la media aritm tica de los argumentos&


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'intaxis& ;CG3(1.G ! num*,num8....." ;CG3(1.G !2*&2<" ;CG3(1.G! b*&2<:8+" 'U3A& 1evuelve la suma de todos los n,meros en la lista de argumentos. 'intaxis & 'U3A !num*,nun8..." AUAG'U3A& Aiene como funcin la insercin automtica de la funcin 'U3A. ;ara insertar la funcin a trav s de la autosuma, se coloca el cursor en la primera celda del rango que desea totalizar y arrastrar el selector hasta la celda que contendr la funcin 'U3A y a continuacin pulsar la funcin 'U3A y a continuacin pulsar la funcin 'U3A, de la barra de herramienta, en la celda.

ASISTENTE 0ARA &UNCIONES: (ste asistente se emplea cuando se desea emplear una funcin cuya sintaxis no se conoce con exactitud. ;ara ello se elige la funcin que se desea introducir en la celda actual y (xcel a trav s de los cuadros de dilogo, ense4ar y solicitar el contenido de los argumentos de la funcin. 2asta entonces con colocar el selector sobre la celda donde se almacenar el resultado, pulsar el botn del asistente de funciones&

(n el cuadro de la izquierda se muestran las categor$as de las funciones. 'i se conoce el nombre de la categor$a a la que pertenece la funcin que se va a usar basta con hacer clic sobre ella. 1e lo contrario se debe seleccionar todas y en el cuadro de seleccin de la derecha aparecern todas las funciones en orden alfab tico se selecciona entonces la funcin deseada y se pulsa& Aceptar. 'e abrir luego un segundo cuadro de dilogo en el que se muestra una explicacin de la funcin, para cada argumento de la funcin (xcel mostrar una explicacin cuando situ el cursor sobre la misma. Una vez indicado el argumento, debe pulsarse el botn Aceptar para que la funcin sea incluida en la celda. 'i se desea puede pulsarse el botn de ayuda y accederse a una ayuda completa sobre la funcin. &4RMULAS7 GENERACI4N 5 CORRECCI4N DE ERRORES: (n muchas ocasiones (xcel percibe un error en la frmula durante la escritura en cuyo caso muestra un mensaje de error y permite corregirlo, despu s de hacer clic sobre el

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botn Aceptar en este cuadro de dilogo, (xcel muestra el lugar donde se ha producido el error, se4alando esta rea con video inverso. RE&ERENCIA CIRCULAR: (ste es un error muy com,n creado al introducir una frmula en una celda cuyo contenido hace referencia a s$ misma. por ejemplo, en la celda A= se almacena la frmula I A=B29, lo cual generar un error de referencia circular. -ALORES DE ERROR (xcel muestra un valor de error en una celda cuando la frmula contenida en ella no puede ser calculada correctamente. (sta situacin ocurre cuando hay un error de especificacin en alguno de losa argumentos de la funcin o un error de escritura. )os valores que pueden llegar a presentarse son& -A)GC 1( (CCGC T1.-UB+ T5BA T5G32C(V '.F5./.6A1G )a frmula intenta efectuar una divisin por cero 5o existe ning,n valor disponible (xcel no reconoce un nombre usado en una frmula. 0ay varias posibilidades para la generacin de este error& 5ombre de un rango escrito incorrectamente 5ombre de una funcin escrito incorrectamente. Gmisin de los dos puntos en una referencia del 0a especificado una interseccin de dos reas que no se cruzan )a frmula hace referencia a una frmula que no es vlida. Aipo incorrecto de argumento u operando

intervalo. T5U)GU TC(/U T-A)GCU

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DIRECCIONES DE CELDAS: )a direccin de una celda es una referencia a su posicin dentro de la hoja. por omisin las referencias a celdas son consideradas referencias relativas. Adems de una referencia de tipo relativo, que permite ser alterada durante la copia, (xcel permite crear referencias absolutas!fijas" o mixtas. DIRECCIONES DE CELDAS ABSOLUTAS: )as referencias que cambian automticamente cuando se las desplaza se denominan referencias relativas. 6uando se copia una frmula que contiene referencias relativa, estas referencias se ajustan para reflejar la nueva posicin de la frmula. 'in embargo tambi n pueden emplearse frmulas con referencias absolutas, referencias que siempre se refieren a la misma celda, sin tener en cuenta donde se copie la frmula. Una referencia relativa describe la posicin de una celda en funcin a su distancia, en filas y columnas, con respecto a otra celda . Una referencia relativa es equivalente a dar una direccin como #6ruce la calle y dir$jase a la quinta casa a la izquierda%. Una referencia de celda absoluta describe una direccin de celda concreta. )as referencias absolutas son anlogas a proporcionar direcciones como& W6ircular primera T D+>+*%. )os signo de X en una celda indican una referencia absoluta en la celda X1XO. As$ no importa a donde se copie la frmula que contiene esta referencia, siempre se har referencia a la celda X1XO. Una referencia de celda absoluta no cambia ni de fila ni de columna en la celda especificada. (n una referencia mixta solamente queda fija la fila o la columna de la celda permitiendo un ajuste parcial. 'e puede cambiar una referencia relativa a una referencia absoluta de forma que si se desplaza o copia la frmula, sta siempre se4alar a la misma celda. ;ara cambiar una referencia relativa a una absoluta, se selecciona la referencia en la frmula y se pulsa /E, o bien puede introducirse un signo de X delante de los indicadores de columna y de fila de la referencia de la celda. ;or ejemplo& X1XE /ija fila y columna. X1E /ija solamente la columna permitiendo la variacin de la fila. 1XE /ija la fila permitiendo una variacin de la columna. 1E 5o queda fija ni la fila ni la columna. 'e puede pulsar varias veces /E para cambiar entre los diferentes tipos de referenciasM ;ara ello se debe primero activarse la edicin de la celda y colocar el cursor sobre cualquier parte de la referencia que debe ser modificada.

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ELIMINAR8 A9ADIR 5 RENOMBRAR HOJAS DE UN LIBRO: ;ara eliminar una hoja se activa sta y luego (dicinQ(liminar 0oja. Aparecer entonces un cuadro de dilogo que indicar que la hoja ser eliminada permanentemente del libro. ;ara insertar una hoja de clculo se elige .nsertarQ0oja de clculo y se insertar una hoja nueva delante de la hoja sobre la cual se est. ;ara cambiar la etiqueta a una hoja se pulsa dos veces sobre sta y se abre un cuadro de dilogo 6ambiar 5ombre a la hoja. 2asta entonces con introducir el nuevo nombre de la etiqueta. CO0IA DE HOJAS: 'i se tiene una hoja de un libro que quiere copiarse o moverse a otro libro o dentro del mismo libro, basta con hacer activa la hoja que se desea mover o copiar luego se elige la opcin& (dicinQ3over o copiar la hoja. 'e abre entonces un cuadro de dilogo de 3over o copiar, puede seleccionarse a cual libro se desea mover o copiar la hoja ! siempre y cuando est abierto", se selecciona en la lista la hoja antes de la cual se desea que quede ubicada la hoja a mover o copiar. 'i lo que se desea es copiar en lugar de mover la hoja se selecciona la opcin 6rear una 6opia. luego se da Aceptar. ;ara copiar una hoja dentro del mismo libro se puede emplear tambi n el ratn, simplemente se4alando la etiqueta de la hoja y manteniendo pulsando el botn del mouse y 6AC) se arrastra el puntero hasta la nueva posicin y se suelta. ;ara desplazar hojas se hace simplemente con el ratn.

IM0RIMIR UNA 0LANILLA ELECTR4NICA: IM0RESI4N R0IDA: 'i lo que se desea es imprimir toda la hoja y adems no se necesita realizar ning,n tipo de ajuste en la impresin, la forma ms rpida de obtener este resultado es utilizar el botn .mprimir de la barra de herramientas.

AJUSTES DE LA IM0RESI4N: ArchivoQ.mprimir... por omisin se imprimir el contenido de todas las hojas seleccionadas. 5ormalmente, slo es necesario imprimir la hoja actual. ;ara seleccionar ms de una hoja debe presionar la tecla 6AC) y hacer clic sobre la etiqueta de aquellas hojas que debern imprimirse.
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(xcel imprimir una copia de aquello que haya sido seleccionado para su impresin. 'i se necesita ms de una copia, se escribe el n,mero en el cuadro donde dice copias. 'i se trata de una hoja muy extensa, que ocupar varias pginas, puede especificarse un intervalo de pginas, indicando la pgina inicial y final en los recuadros apropiados. ;ara imprimir un ,nica pgina, indique el n,mero de esa pgina, indique el n,mero de esa pgina tanto en el recuadro 1esde como en el recuadro 0asta. )os botones ;reliminar y ;reparar pagina activan las respectivas opciones del men, del mismo nombre. (l botn impresora abre un cuadro de dialogo en el que se puede seleccionar otra impresora que se encuentre conectada a la computadora o activar el env$o de un fax, accionando la unidad de fax que haya sido instalada en forma eventual.

CUADRO DE DIALOGO: CON&IGURAR 0GINA (ste es el cuadro de dilogo principal relacionado con la configuracin de la impresin de una hoja, se divide en cuatro fichas que estn relacionadas con el tama4o f$sico de la pgina, el tama4o de los mrgenes, el contenido del encabezado y pie y finalmente la ficha 0oja que define aspectos ms gen ricos de la impresin. &ICHA 0GINA: ;ermite cambiar la orientacin de la impresin entre el formato vertical, siendo este el valor predeterminado, y el formato horizontal, en que la impresin se realiza en el sentido de la altura del formulario. (sta opcin es aconsejable para aquellas hojas que sean muy extensas. )a lista Aama4o del papel permite la seleccin de otro formato de papel soportado por la impresora. 'i la impresora utilizada permite la impresin de diversas resoluciones, se emplea la lista de seleccin 6alidad de impresin para cambiar el valor predeterminado de la resolucin. 6on la opcin (scala permite reducir proporcionalmente el tama4o de la hoja para adaptarse a una sola hoja o al n,mero de pginas que se necesite especificndolo en los recuadros& Una pgina!s" de ancho por una de alto. )a numeracin de las pginas comienza automticamente por *, a menos que se indique otro n,mero en el recuadro ;rimer n,mero de pgina. ;or ejemplo es posible elegir la opcin encajar 8 pgina!s" de ancho por * de alto y con ello se ajusta la hoja para adaptarla en dos pginas. (ste n,mero de pgina puede cambiarse como se desee.

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&ICHA MRGENES: (sta ficha se utiliza para definir el rea de impresin dentro de la pgina a trav s de la definicin del ancho de las cuatro mrgenes. Adems del tama4o de las mrgenes, el usuario puede especificar tambi n la distancia que habr entre el borde del papel y el encabezado y el pie. 6ualquier cambio en los recuadros, ser reflejado en la peque4a pgina de ejemplo mostrada en la parte central del cuadro de dilogo. ;or omisin, (xcel imprime el rea seleccionada a partir de la esquina superior izquierda. 'in embargo ste permite que la impresin sea centralizada tanto vertical como horizontalmente en la pgina. ;ara que el centrado sea deseado, se marca una de las casillas de verificacin que se encuentran en la parte inferior de la pgina. ;uede elegirse centrado vertical y horizontal a la vez. &ICHA DE ENCABE1ADO 5 0IE DE 0AGINA: (sta ficha permite redefinir el texto del encabezado y del pie de las pginas que sern impresas. ;or omisin (xcel imprime en la fila del encabezado el nombre de la hoja que est siendo impresa y en la fila del pie el n,mero de la pgina. A trav s de este cuadro, es posible cambiar el encabezadoQpie predeterminado, seleccionando uno de los encabezados alternativos disponibles. (stos encabezados utilizan informaciones que fueron indicadas por el usuario durante el proceso de instalacin de (xcel, tales como su nombre o nombre de la empresa. 'i en esta alternativas se elige ninguno se elimina el encabezado o el pie de pgina. ;ara crear encabezados y pies de pgina propios se elige la opcin& #;ersonalizar encabezado...% o #;ersonalizar pie de pgina...% que aparecen en el cuadro de dilogo de ;reparar ;gina. ;uede a4adirse la fecha, la hora, el nombre del archivo o el nombre de la hoja ms cualquier otro texto que se desee incluir. Una vez en el cuadro de dilogo de personalizar se elige la posicin del encabezado y en el recuadro correspondiente se teclea el texto que se desea. (s posible colocar encabezados en las tres posiciones a la vez& .zquierda, central y derecha. 0ay en este cuadro diferentes botones& (l primer botn corresponde a las fuentes que pueden emplearse para colocar el encabezado o pie. Al pulsarlo aparece el cuadro de dilogo de fuentes donde es posible elegir el estilo y tama4o de la letra. )os dos botones siguientes son botones de pgina. ;osteriormente vienen los botones de hora y fecha. por ,ltimo estn los botones de 0oja y Archivo. &ICHA HOJA: (sta posee algunos elementos que afectan en gran medida la apariencia de la hoja. (n el apartado .mprimir se pueden observar los principales elementos. ;or omisin (xcel imprime las l$neas de divisin del rea que est siendo impresa. ;ero la hoja puede imprimirse sin stas. 'i el documento ocupa ms que el ancho de una hoja, las pginas que imprimirn automticamente hacia abajo y luego a lo ancho. ;uede cambiarse el orden de la

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impresin, seleccionando en el recuadro orden de la pgina la opcin 1erecha y luego hacia abajo. (sto modifica el orden de pgina para ir a lo ancho y luego hacia abajo. -ISTA 0RELIMINAR ;ermite una visualizacin previa con el fin de comprobar la disposicin que tendr la hoja en la pgina impresa. ;ara activar la vista preliminar, se puede emplear el botn de la barra de herramientas o la opcin que lleva el mismo nombre y que se encuentra en el men, Archivo. Ambas opciones abre una nueva pantalla en la que es posible visualizar la pgina completa. )os dos primeros botones! 'iguiente y Anterior" se emplean cuando la hoja posee ms de una pgina y muestran la siguiente o anterior respectivamente. (l botn (l botn (l botn (l botn ?oom ampl$a o reduce el rea de la pgina visualizada. .mprimir inicia la impresin. 6errar sale de la presentacin preliminar. 6onfigurar activa el cuadro de dilogo configurar pgina.

(l botn 3rgenes se encuentra activado por omisin y presenta una serie de l$neas que cruzan la pgina mostrando de forma grfica el rea ocupada por todos los mrgenes de la pgina. (stas l$neas terminan en unos peque4os cuadros de color negro denominados ajustadores que pueden ser arrastrados con el ratn y de este modo cambiar las dimensiones de los mrgenes o de la posicin del encabezado. ;ara cambiar la posicin de alguno de los ajustadores, simplemente se coloca el cursor sobre l o sobre su l$nea y se arrastra la posicin deseada. (l botn ?oom funciona como una llave activadaBdesactivada, ampliando el tama4o de la pgina o devolviendo la visualizacin de la pgina completa. 'i lo que se desea es imprimir slo un rango de celdas debe seleccionarse primero el rango a imprimir y luego elegir la opcin ArchivoQ.mprimir y all$ elegir 'eleccin. 6uando se imprime un gran documento las divisiones de pgina se insertan automticamente en la celda ms cercana al margen. 'i se desea insertar un salto de pgina propio en filas espec$ficas, se selecciona la fila y se elige la opcin 'alto de pgina del men, .nsertar. )a divisin de pgina se inserta por encima de la fila seleccionada. ;ara eliminar una divisin de pgina a4adida manualmente, se debe seleccionar la fila que hay por debajo de la divisin de pgina y emplear la orden Yuitar 'alto de pgina del men, .nsertar. CREACI4N DE GR&ICOS: 'e pueden crear grficos de dos formas& (n la misma hoja como los datos o en una hoja de grfico aparte en el mismo libro de trabajo.
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6uando se hace lo primero se pueden ver los datos y el grfico al mismo tiempo: cuando se hace lo segundo, se tiene un fcil acceso al grfico pero puede imprimirse por separado. CREACI4N DE UN GR&ICO EN UNA HOJA: ;ara ello seleccionan los datos que se desean utilizar en el grfico y luego se pulsa el botn asistente para grficos de la barra de herramientas (stndar.

(l tipo de grfico que se pueda crear depende de los datos que se seleccionen. )os grficos circulares o de sectores, por ejemplo, slo pueden utilizar una serie de datos. (sto significa que no importa cuantas filas o columnas se seleccionen ya que un grfico circular slo puede visualizar la primera fila o la primera columna de datos. 'in embargo un grfico de barras puede llegar a mostrar varias series de datos al igual que un grfico de reas o un grfico de columnas. )a mayor$a de los tipos de grficos pueden visualizar varias series de datos sean del mismo tipo. ! Aodas las series del tipo monetario o cient$fico y contenidas en las mismas categor$as". 'eleccionar datos. ;ulsar el botn del asistente de grficos y seguir los pasos que a lo largo del asistente pedirn la informacin necesaria. Aambi n es posible crear un grfico desde los men,s empleando .nsertarQgrfico y seleccionado all$ la forma que se desee en una nueva hoja o en la hoja actual. SELECCI4N DE UN TI0O DE GR&ICO: (l asistente incluye varios tipos de grficos. 1entro de cada uno de estos tipos y categor$as se pueden incluir variaciones sobre el modelo bsico. )os grficos de barras y columnas comparan series de datos. los grficos circulares muestran la relacin de partes con un todo. los grficos de reas son mejores para mostrar la cantidad de cambios en los valores a lo largo del tiempo. 6uando se pulsa el botn del asistente para grficos ! luego de haber elegido el rango a graficar" aparece el paso * del asistente mostrando los tipos de grficos que se pueden escoger: luego de elegir el grfico que se desea pueden verse las distintas variaciones del tipo de grfico elegido. Adems al seleccionar un tipo de grfico se ver la explicacin correspondiente a cada uno y su utilidad. 1espu s de elegir el formato que se desea se pulsa el botn siguiente.
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6uando se realiza un grfico los datos se clasifican automticamente en serie de datos y categor$as. las categor$as son los rtulos que aparecen a lo largo del eje x, en tanto que las barras del grfico representan la serie de datos. 'i se desea cambiar para que las columnas sean las series de datos y las cabeceras de la filas pasen a ser las categor$as, se pueden especificar en el paso 8. )a primera columna y la primera fila de los datos se asignan como el texto de la leyenda y como los rtulos de las categor$as del eje. (n este paso se tiene una apariencia previa del grfico seleccionado. (n el paso 9 del asistente se tienen las opciones de grfico, las cuales var$an dependiendo del tipo de grfico seleccionado. (n el paso E del asistente se elige donde quedar situado el grfico& (n una hoja nueva o en la hoja que contiene los datos. LA BARRA DE HERRAMIENTAS DE GR&ICO: 2GAZ5 )(P(51A& .nserta o elimina leyendas para los datos mostrados en el grfico. 2GA[5 ;A)(AA ;GCA\A.) A.;G 1( FC\/.6G& (ste botn permite la seleccin directa de un tipo de grfico que sustituir$a al tipo de grfico mostrado actualmente. (l botn Aabla de datos& ;ermitir incluir la tabla de datos dentro del rea del grfico. )os botones & ;or filas y por columnas permiten cambiar la distribucin de las series del grfico. EDICI4N DE UN GR&ICO: (l uso del men, contextual permite modificar todos los elementos de un grfico. (ste men, se activa pulsando el botn derecho del mouse. ;ero primero debe seleccionarse el elemento que se desea modificar. 'e da clic sobre el rea que envuelve al grfico para seleccionar las caracter$sticas generales del grfico. &ORMATO DE LOS TEXTO DEL GR&ICO: ;ara cambiar las caracter$sticas de un t$tulo o leyenda simplemente se hace clic sobre el texto y se activa el men, contextual y all$ se selecciona /ormato del t$tulo del grfico, o lo que se necesite. Aparecer entonces un cuadro de dilogo que permite modificar las caracter$sticas del texto adems de su ubicacin. ;ara imprimir un grfico que se encuentra en una hoja de grficos basta con seleccionar la hoja y pulsar el botn imprimir o la opcin preparar pagina de la misma manera que se hizo con una hoja de clculo.

CREACI4N DE GR&ICOS EN UN HOJA DE GR&ICOS:

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'eleccionar en la hoja de clculo los datos que se desean tener en cuenta para el grfico. 1esde la barra de men, elegir& .nsertarQgrfico o usar el asistente y luego se escoge la opcin como hoja nueva. (n el paso E del asistente. Aparece entonces el paso * del asistente de funciones . As$ se contin,a normalmente en la creacin del grfico. Al terminar el paso E del asistente de funciones el grfico aparecer en la nueva hoja de grfico, llamado grfico*. )os grficos de anillos son similares a los grficos circulares slo que los grficos circulares slo pueden contener una serie de datos mientras que los grficos de anillos pueden tener varias. MODI&ICACI4N DE LOS DATOS DE UN GR&ICO: Antes que se pueda modificar un grfico de una hoja es necesario activarlo para ello se da clic sobre l. Una vez activado ste queda rodeado por un borde y la barra de men,s cambia para que se puedan modificar los datos o a4adir l$neas y colores. ;ara suprimir una serie de datos, se selecciona la serie y se pulsa suprimir. ;ara a4adir una serie de datos en un grfico incrustado en una hoja basta con arrastrar los datos hasta el grfico. ;ara a4adir una serie de datos en u grfico de una hoja de grfico, se emplea la orden& #Agregar datos% del men, grfico y marcar el rango que contiene los nuevos datos del grfico. MODI&ICACI4N DE LOS GR&ICOS: ;ara ello debe activarse el grfico a cambiar. con el puntero del ratn en dicha rea, pulsar el botn derecho del mouse! se visualiza el men, contextual" y seleccionar Aipo de grfico, se abre entonces dicho cuadro de dilogo y se selecciona all$ el tipo de grfico que se desea. 6uando se hacen cambios entre tipos de grficos diferentes es posible que no se vean todos los datos o que en ellos no aparezcan como se esperaba. Aambi n puede mostrarse un grfico con la orden FrficoQtipo grfico.. ;ara suprimir una leyenda basta seleccionarla y luego 'U;. MEJORAR LOS GR&ICOS: 'i se desea resaltar un dato espec$fico de un grfico se puede a4adir una flecha o l$nea empleando el botn de 1ibujo de la barra de herramientas. ;ara ello se activa el grfico. ;ulsar el botn de dibujo para visualizar la barra de herramientas de dibujo. ;ara trazar por ejemplo una flecha, se parte desde afuera del grfico hacia el punto que se desea se4alar y se suelta el botn del mouse. 'e pulsa el botn de cierre de la barra de herramientas de dibujo.

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;uede adems incluirse una nota explicativa o cuadros de texto directamente dentro del grfico. ;ara ello se pulsa el botn de 6uadro de texto de la barra de herramienta estndar, el puntero cambia a una cruz, se arrastra entonces el ratn hasta formar un rectngulo para el texto del tama4o que se desee y luego se digita el texto a incluir, se pulsa por fuera del cuadro de texto para cerrarlo. ;ara redimensionar un cuadro de texto basta con seleccionar nuevamente el cuadro y redimensionarlo. MODI&ICACI4N DEL TEXTO 5 DE LOS &ORMATOS DEL CUADRO DE TEXTO: ;ara modificar el aspecto del texto esto se hace como se procede con cualquier opcin de texto en la hoja. 'i se desea cambiar varios aspectos del texto al mismo tiempo se puede emplear la orden /ormato del objeto del men, contextual.

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