Hoja de cálculo

Las hojas electrónicas de cálculo son programas pertenecen a ese paquete. Da clic en la opción
para realizar cálculos financieros, contables, Microsoft Excel 2016.
matemáticos, etc., de diversos niveles de com-
plejidad. Simulando el formato de los libros de Entorno de trabajo
contabilidad, las hojas de cálculo están confor- Como todas las aplicaciones de Microsoft Office,
madas por filas y columnas que a su vez con- la ventana de trabajo de Excel tiene una barra
forman celdas donde puedes capturar datos nu- de título donde encuentras el nombre del pro-
méricos, alfanuméricos, fórmulas matemáticas y grama, así como el nombre que le asignes al ar-
funciones aritméticas y lógicas. chivo. Tiene cinta de opciones, grupos y botones
de control de la ventana (Maximizar, Minimizar y
Así como hay procesadores de textos de dife- Cerrar); barras de desplazamiento para controlar
rentes compañías, con las hojas de cálculo su- la visualización de la información, barra de acce-
cede lo mismo. Desarrollaremos el tema en la so rápido, barra de estado y botones de vistas.
versión de Microsoft Excel 2016 de Office.
El área de trabajo se compone de un libro de ho-
Esta aplicación está representada por el siguien- jas de cálculo que inicialmente dispone de una

Prohibida su
te ícono el cual se puede encontrar en el hoja de trabajo, que se puede aumentar o dis-
escritorio de la computadora o en el área de minuir. Cada hoja cuenta con 16384 columnas,
programas instalados. Dependiendo del área identificadas por letras y 1048576 filas identifi-
de ubicación, sigue estos pasos para acceder al cadas por números arábigos; la intersección de
programa:
reproducción una columna con una fila conforma la coorde-
nada de una celda donde se ingresan los datos,
A través del escritorio: fórmulas y funciones. Esta intersección se llama
1. Selecciona el ícono de Microsoft Excel. referencia y está conformada por la letra de la
2. Haz doble clic en el ícono. columna y el número de la fila.

A través del botón de inicio: Excel cuenta con elementos que son exclusivos
1. Haz clic en el botón Inicio. de la hoja de cálculo, útiles para hacer operacio-
2. Selecciona la carpeta Microsoft Office 2016. nes aritméticas y lógicas, entre otras funciones
3. Se desplegarán todas las aplicaciones que de la naturaleza de esta aplicación.

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Parcial 1

Actividad de aprendizaje 7

Investiga y anota en las nubes el nombre de los elementos de la ventana de trabajo de Excel que son
exclusivos de esta aplicación.

Prohibida su
reproducción

Entre los elementos exclusivos de Excel se encuentran: el Cuadro de nombres, la Barra de fórmulas
y la Barra de pestañas de hojas de cálculo.

Cuadro de Insertar Expandir barra

nombres Cancelar función de fórmulas

Introducir Cuadro de
contenido

El Cuadro de nombres indica la posición en la que está ubicado el cursor y el rango de datos que se
tiene seleccionado. Cuando se introducen datos en una celda, se activa en la Barra de fórmulas el
botón Cancelar, con el que se elimina la entrada de datos, e Introducir que aprueba la introducción
de datos, además de dejar el puntero de la celda en la misma dirección, también puedes dar Enter
en el teclado o posicionando el cursor en otra celda, pero el puntero cambiará de posición. El bo-

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tón Insertar función activa el cuadro de diálogo
donde se encuentran todas las funciones y las
indicaciones de parámetros que cada una debe
de llevar. En el Cuadro de contenido se observa
el dato, fórmula o función que está en esa celda,
se complementa con el botón Expandir barra de
fórmulas el cual es de gran utilidad cuando el
contenido de la celda es muy extenso y se re-
quiere revisar.
Para introducir información posicionas el pun-
tero en la celda deseada dando un clic en ella y
se teclea la información, en el cuadro de nom-
bres aparece la dirección de la celda activa.
Para poder manipular los datos es necesario
seleccionar celdas, filas, columnas, rangos (con-
junto de celdas) o toda la hoja. La interfaz de
Excel te da muchas posibilidades en las opcio-
nes de selección; observa la siguiente tabla:

Selección de datos
Acción Elemento(s) seleccionado(s)
Haz clic en D9 Celda
Haz clic en A12 y arrastra hasta E12 Rango de celdas
Haz clic en B5 hasta D9, pulsa la tecla Ctrl y sin
Varios rangos de celdas
soltar la tecla haz clic de E15 hasta F20
Haz clic en la letra F Columna

Prohibida su
Haz clic en el número 8 Fila
Haz clic en la letra G, presiona la tecla Ctrl y haz
Columnas y filas no consecutivas
clic en el número 5 y en el 11.

Editar una hoja de cálculo

reproducción
El modificar una hoja de cálculo puede consistir en cambiar o borrar texto, números
y fórmulas, mover de dirección una o varias celdas con información, así como copiar
una o varias celdas. La realización de estas operaciones supone también la confi-
guración de las filas y columnas que conforman la hoja de trabajo. Para cambiar el
contenido de una celda puedes realizar alguno de los siguientes procedimientos:

• Posiciona el puntero en la celda que deseas cambiar y escribe el texto nuevo.

• Para modificar solo parte del contenido de una celda posiciona el puntero en la celda,
da un clic y el cursor aparecerá en la celda seleccionada, o bien puedes hacer la modifi-
cación en la Barra de fórmulas ya que el contenido de la celda aparecerá en esta área.

Después de realizar el pro-

cedimiento que desees, pre-
siona Enter o da un clic en el
botón Introducir de la Barra
de fórmulas, para que la mo-
dificación se realice.

Nota: Busca en la ayuda de Excel el tema Relleno auto-

mático y elije el tema Rellenar datos en celdas de hojas
automáticamente, observa el video y aprende cómo se
rellenan las series de datos.

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Parcial 1

Al igual que en Microsoft Word, las operaciones básicas (Abrir, Nuevo, Guardar,
Guardar como o Cerrar) y los procedimientos para realizarlos son las mismas, por lo
que si dominas estas operaciones en cual-
quiera de los programas de Office lo pue-
des aplicar en el resto. De la misma forma la
cinta de opciones, grupo Fuente es útil para
aplicar formato, tamaño y color al texto, así
como bordes y sombreado a las celdas.

• Para cambiar el nombre de una hoja

de cálculo da doble clic en la pestaña
donde está el nombre inicial y escribe
el nuevo nombre.
• Para agregar una hoja de cálculo nueva da un clic en el botón Hoja nueva
que se encuentra en la misma barra de pestañas de nombres de las hojas.
• Para mover la hoja de cálculo da un clic en el nombre de la hoja que deseas
mover, presiona el botón izquierdo del ratón y sin soltar arrástrala hasta la
nueva posición.
• Para eliminar posiciona el cursor en el nombre de la hoja que deseas elimi-

Prohibida su
nar, da clic derecho con el ratón, se desplegará un menú contextual donde
encontrarás la instrucción Eliminar, selecciónala, la hoja desaparecerá del
libro de trabajo.

reproducción
Tipos de datos
Existen diferentes tipos de datos que pueden ingresarse en las hojas de cálculo.

• Texto: Un dato de tipo texto está compuesto por cualquier cadena de caracteres
alfanuméricos (letras, números y símbolos), hasta un máximo de 32000 caracteres.
Los datos de tipo texto aparecen alineados hacia la izquierda en el momento de su
ingreso, lo cual después puedes modificar a tu gusto.

• Numérico: Los números incluyen dígitos del 0 al 9; los signos + o – para defi-
nir valores positivos o negativos, así como los paréntesis que también representan
valores negativos; la coma (,) que separa los
millares y el separador de decimales, que es
un punto (.); así como los símbolos de porcen-
taje (%) y signo de moneda. Los datos numéri-
cos aparecen alineados a la derecha, la cual se
puede modificar posteriormente.

• Fecha y hora: Existen diversos tipos de for-

matos, con los cuales se pueden realizar ope-
raciones. Al capturarlas en la hoja de cálculo
se pueden ingresar en la misma celda cuidan-
do de dejar un espacio entre ellos para que el
programa identifique el formato de fecha y
hora.

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• Fórmulas y funciones: Las fórmulas se compo-
nen de números, operadores y/o direcciones de
celda. Las funciones son fórmulas predefinidas.
Uno de los principales objetivos de Excel es
realizar cálculos por medio de fórmulas o fun-
ciones. Si lo piensas un poco, en tu vida diaria
utilizas fórmulas cuando vas de compras, en la
clase de matemáticas o de química, al realizar
una encuesta o cuando calculas tu promedio de
calificaciones. La facilidad que te proporcionan
las hojas de cálculo es que puedes definir fór-
mulas o funciones, según sea el caso o la nece-
sidad de la operación a resolver.
Por lo general las fórmulas se componen de núme-
ros, operadores, direcciones de celda y en ocasio-
nes de funciones. Las funciones son fórmulas pre-
definidas, en las cuales se puede hacer referencia
a un rango de celdas. Las fórmulas y las funciones
deben de ingresarse iniciando con el signo igual
(=), para que el programa identifique que se trata
de una fórmula o función. Por lo regular se utilizan
las direcciones de celda o referencias donde se en-
cuentran los datos que serán parte de la fórmula
o función, su propósito es tener la posibilidad de
modificar el dato, sin tener la necesidad de volver
a escribir la fórmula. Los operadores que se utilizan
son los aritméticos y lógicos.

Fórmula Función
=A2+A3+A4+A5 =SUMA(A2:A5)
Operadores aritméticos Operadores lógicos
Operador Operación Operador Operación
+
- Prohibida su
Suma
Resta
>
<
Mayor que
Menor que
* Multiplicación ≥ Mayor o igual que
/ reproducción
División ≤ Menor o igual que
% Porcentaje = Igual
^ Exponente ≠ Diferente

Nota: El operador & se llama de concatenación y se usa para unir distintas cadenas de
caracteres en una sola celda

Cuando vas a introducir una fórmula debes de seguir los siguientes pasos:

1. Posiciona el puntero en la celda donde deseas introducir la fórmula y que a su vez

mostrará el resultado.
2. Teclea el signo igual (=), este es un requisito indispensable para que Excel identi-
fique que se trata de una fórmula, de lo contrario lo toma como texto y no realiza la
operación.
3. Escribe los valores y la operación que se va a realizar, por ejemplo =8*5, o bien,
si los valores están escritos en la hoja de cálculo, selecciona el primer valor dando
un clic en el puntero, escribe el operador y selecciona el segundo valor, aparecerá la
dirección de las celdas donde están los valores, por ejemplo =A2*B2.
4. Presiona Enter para obtener el resultado.

Fórmula con valores Fórmula con direcciones Resultado

de celda

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Parcial 1

Como puedes apreciar en el ejemplo, el resultado es el mismo utilizando cualquier

procedimiento, entonces, ¿para qué utilizar las direcciones de celda?, ¿Cuál es la ven-
taja? El objetivo de utilizar direcciones de celda es que cuando sea necesario cambiar
algún valor o varios, no es necesario volver a introducir la fórmula, ya que en ésta se
encuentran las direcciones de celda, independientemente del valor que contengan.
En este caso estamos hablando de valores variables. Si tomamos el ejemplo anterior
al cambiar el 8 por 10, en la fórmula con valores el resultado no cambia, sin embargo,
en la fórmula con direcciones de celda obtendrás el resultado correcto, como lo pue-
des apreciar en las siguientes imágenes.

Fórmula con valores Fórmula con direcciones de celda

En el caso de que necesites realizar una operación con un valor que no debe variar,

Prohibida su
utilizas valores constantes, como por ejemplo calcular el 15% de un valor.

reproducción

Jerarquía de operadores
Como se ha mencionado, una fórmula puede contener De acuerdo a la jerarquía de los ope-
varios valores y también varios operadores, lo cual quiere radores, ¿Cuál sería el resultado de las
decir que se pueden integrar varias operaciones en una siguientes fórmulas?
fórmula. Es debido a esto que los operadores tienen un
orden de precedencia o jerarquía como se muestra en la =5*20+15
siguiente tabla. =5*(20+15)

Jerarquía de operadores En la primera fórmula se realiza pri-

Jerarquía Símbolo Operación mero la multiplicación y después
1 ( ) Agrupación la suma y en la segunda primero la
suma, porque se encuentra dentro
2 ^ Exponente
de los paréntesis, y posteriormente
Multiplicación y
3 *, / la multiplicación. En caso de que la
división
fórmula contenga operaciones que
4 +,- Suma y resta sean de la misma jerarquía se ejecu-
5 =, <, >, <=, >=, < > Comparación tan de izquierda a derecha.

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