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Con la siguiente guía te queremos ayudar a implantar y certificar tu Sistema de Gestión de Calidad
según la norma ISO 9001 2015, de la manera más fácil y rápida posible. Siguiendo estos sencillos
pasos optimizarás tu tiempo y tu dinero, consiguiendo tu Certificado ISO 9001 en un tiempo
record.
La guía se compone de varios pasos secuenciales, que deberás seguir uno a uno. Cuando los
completes todos, estarás en disposición de superar una auditoría de certificación con éxito. No
hace falta nada más, tan sencillo como eso. Y si tienes dudas sobre la norma ISO 9001 2015,
siempre nos podrás consultar.
La implantación del Sistema de Gestión de la Calidad en nuestra organización, debe ser tratada
como la puesta en marcha de una nueva línea de producción o la prestación de un nuevo servicio.
Es decir, lo gestionaremos como un nuevo proyecto: con su planificación de tareas, sus
responsables de cada acción, sus fechas de ejecución y su presupuesto económico. Que
presentaremos a la Dirección para su aprobación, y que comunicaremos el resto de
departamentos implicados.
Por lo que para ganar tiempo, vamos a solicitar a cada departamento la información y
documentación mínima que necesitaremos en pasos posteriores. De esta manera, cuando la
necesitemos ya la tendremos disponible, no teniendo que esperar a que sea recopilada y
entregada por cada uno de los departamentos implicados.
Depto. Comercial: Una lista de los requisitos particulares de cliente, los requisitos legales y de
terceras partes aplicables, así como los compromisos propios que ofrezcamos. Y como se
transmiten a los diferentes departamentos de la empresa para ser cumplidos.
Depto. de Compras: La lista vigente de proveedores de materia prima y de servicios, los criterios
que se utilizan para su selección, evidencias y criterios si se evalúan periódicamente, y la lista de
incumplimientos de cada uno (retrasos en la entrega, material erróneo o defectuoso, cantidades
incorrectas...).
La Dirección de la empresa tiene un gran peso en el Sistema de Gestión de la Calidad, y más aún en
la nueva versión de la norma ISO 9001 2015. Donde se incorporan requisitos de estrategia y
liderazgo propios de Modelos de Excelencia.
En paralelo a las reuniones con la Dirección y una vez identificadas las Partes Interesadas,
deberemos definir todos los requisitos que nuestra empresa y productos deben cumplir.
Requisitos incluidos en pliegos de condiciones con nuestros clientes, requisitos legales que nos
resultan de aplicación, requisitos internos relativos a convenios colectivos, requisitos de nuestros
proveedores o nuestros accionistas, I+D y patentes… y por supuesto, los de la norma ISO 9001
2015.
Para lo cual, deberemos reunirnos con todos los departamentos de la empresa: Comercial,
Recursos Humanos, Ingeniería, Compras, la gestoría legal, etc. En estas reuniones, además de
solicitar los requisitos que cada uno de ellos sabe que debe cumplir, deberemos conocer con
detalle qué hacen, cómo lo hacen, y con que otros departamentos interactúan. Esta información
es fundamental para poder completar el siguiente paso.
Para crear el Mapa de Procesos de la empresa, deberemos conocer todos los trabajos que se
realizan en la empresa relacionados con la fabricación de los productos y/o la prestación de
servicios, y su relación con el cumplimiento de los requisitos que hemos identificado previamente.
Por lo que la información recogida de cada departamento en el punto anterior es clave.
Todos aquellos trabajos que se realicen de una manera sistematizada y repetitiva, serán
considerados como procesos del Sistema de Gestión según la norma ISO 9001 2015, o subprocesos
de algún proceso principal. Su categorización dependerá de la importancia y tamaño dentro de la
empresa, y su relación con los requisitos a cumplir. Cada uno de ellos, puede ser realizado por uno
o varios departamentos de la empresa.
Una vez tengamos definidos los Procesos que se llevan a cabo en la organización, crearemos el
Mapa de Procesos donde indicaremos como interactúan entre ellos. Este primer boceto será
presentado a la Dirección, quien determinará si lo considera coherente con la Política de Calidad y
adecuado para alcanzar los Objetivos fijados, o debe ser rediseñado. Y definirá para cada proceso:
su Misión, la asignación de responsables y recursos para llevarlo a cabo.
En este punto ya tenemos el Mapa de Procesos aprobado, y definido lo que se espera de cada uno
de los Procesos que lo integran. Es el momento de reunirnos con cada Responsable de Proceso
para definir su funcionamiento interno. El uso de Fichas de Proceso, que incluyan diagramas de
flujo y procedimientos escritos, es la práctica más habitual para definir un Proceso según la norma
ISO 9001 2015.
De este análisis no sólo saldrá el equipamiento técnico y los perfiles profesionales que requiere el
Proceso. Sino que servirá para valorar la adecuación de los equipos de producción que estemos
utilizando hasta ese momento, y las carencias formativas del personal que interviene en dicho
Proceso. Nos ayudará también a fijar las tareas de mantenimiento y reciclaje periódicas
necesarias, para mantener estos niveles de aptitud tanto de los equipos de medición (calibración),
máquinas (mantenimientos) y trabajadores (formación).
En este periodo deberemos realizar tareas de supervisión y control, resolver dudas y problemas
que puedan surgir, y corregir y pulir detalles que ayuden a optimizar el Sistema de Gestión.
También es un buen momento, para seleccionar y formar a los auditores internos propios que
realizarán la Auditoría Interna exigida por la norma ISO 9001 2015.
Una vez finalizada la Auditoría Interna, sólo nos falta realizar la Revisión del Sistema de Gestión
por Dirección. Para ello, recopilaremos toda la información que nos indica la norma ISO 9001 2015
(Entradas), y se la presentaremos a la Dirección. Del análisis de los datos del informe, la Dirección
valorará la adecuación del Sistema de Gestión de la Calidad a las necesidades de la empresa.
Tomando las medidas y acciones que considere necesarias, y utilizando esta información como
base para la definición de los Objetivos del Sistema de Gestión para el siguiente periodo (Salidas).