Servicio Nacional de Aprendizaje

ENSAYO “IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS”

Actividad 1

CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO

LABORAL

Ficha: 2222317

Andrea Vargas Álvarez

Instructora

Osvaldo Enrique Rodríguez Ramos

Aprendiz

03/11/2020
Zambrano – Bolívar
INTRODUCCIÓN

El ensayo se enfoca en la importancia de los archivos en donde debo plasmar

terminología archivística sobre la Importancia de los archivos teniendo como base
su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y aplicación en
medio actual.

ARGUMENTACION

El archivo es fundamental en la evolución de cultural, social, política y científica de

la humanidad ademas representa la conservación de los documentos y consulta
de la información, actualmente el archivo es funcional y de fácil manejo para su
consulta ya que los medios tecnologicos facilitan aun mas su modo de
informacion.

Los primeros archivos aparecen con los primeros Imperios. Eran una herramienta

de control de la población y de la riqueza. Los archivos, principalmente, tienen tres
funciones importantes que son recoger, conservar y servir.
En su evolución la información puede estar contenida en documentos sobre papel
o cualquier otro soporte: medios legibles o por sistema operativo, los archivos son
parte esencial de los recursos de información, en su documentación se evidencia,
en forma original, el desarrollo histórico de su misión, funciones y actividades.  Su
importancia parte del valor que tiene para: la administración, investigación,
comunidad, desarrollo económico, social, científico y tecnológico, los archivos
recopilan, conservan y difunden información registrada, generada o recibida por
una entidad grupo o persona en función de las actividades que ésta realiza.
archivos, son creados por personas e instituciones en el desarrollo de sus tareas,
para sus propios fines, cualquier entidad o empresa debe recurrir con frecuencia a
los documentos que ha realizado o recibido, verificar pendientes, llevar a cabo
investigaciones, tomar decisiones, responder a trámites y demandas de orden
legal, administrativo o fiscal, o a requerimientos de las personas.
Cualidades de los archivos
Tiene que ver propiamente con las ventajas que este sistema presta a la
organización, de manera que su correcta implementación adiciona elementos de
competitividad al contar con herramientas sustentables de la información
generada, patrimonio invaluable de conocimiento institucional. Son características
de los documentos que componen un archivo:

Económicos: Ahorra costos derivados del tiempo y personal empleado en las

búsquedas de documentación.
Simples: Identifica el contenido de la información de manera sencilla.

Funcionales: Permiten la operación de archivar y consultar los documentos de

manera eficiente.

Exactos: La clasificación debe ser precisa en el momento de archivar para evitar

equivocaciones.

Técnicos: Se registra las situaciones en la toma de decisión del responsable, para

no delegar equivocadamente al personal técnico de archivo.

Los archivos se clasifican según su uso y organización

Según su uso
Archivo activo: Son aquellos que regularmente son vistos por las personas,
dadas la relevancia de la información fecha, creación u modificación. Son
considerados importantes.
Archivo semiactivo: Contiene información que puede ser de relevancia, pero
cuya consulta no se realiza de forma frecuente, es decir, son archivos que
contienen información importante pero que los mismos no resultan de observancia
cotidiana.
Archivo histórico o permanente: Contiene la información vital y va conformando
su historia. se denomina archivo inactivo, porque su consulta es baja. Además,
contiene información que puede ser útil para la ciencia, la historia o la cultura
de un país. 
Por su organización
Otra de las variables que definen la clasificación del archivo, es la organización
que la empresa elija y el manejo de la información que, de ser centralizada, o
descentralizada o descentralizada con control central.
Centralizada: Son aquellos que pueden ser ubicados en una sola estructura, es
decir, sin mediar el departamento que haya emitido la documentación, todos
estos archivos son resguardados en un solo organizador con la finalidad de que
los mismos puedan ser ubicados con facilidad en un solo espacio.
Descentralizada: Esta clasificación de archivos permite que cada departamento
maneje su propio archivo, es decir, acorde a este sistema cada uno de los
departamentos podrá organizar, crear y mantener en resguardo los documentos
que cree y modifique siendo responsable de la seguridad y comunicación de
estos.
Descentralizado con control central: Es la combinación de dos sistemas
anteriores. El trámite de la documentación está centralizado. Allí reposa la rotación
de la información; la diferencia radica que cada correspondencia conserva
únicamente las copias de correspondencia despachada, las cuales podrían
destruir anualmente, en su mayoría, por encontrarse en el archivo central.
Según su Ciclo Vital
El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se le asigne a cada una de
sus etapas, las cuales se explicarán a continuación:
Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y
está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.
Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por
diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es
tan frecuente, pero siguen en vigencia.
Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo
central al archivo de conservación permanente
Categorización de los archivos: Se clasifican en: 
A. Archivo general de la nación
B. Archivo general del departamento
C. Archivo general del municipio
D. Archivo general del distrito

La información ágil, las bases de datos y las herramientas informáticas, en la

actualidad son muy útiles para todo tipo de necesidades en la búsqueda de los
archivos, igual han tenido que adaptarse a modificaciones en cuanto a la creación
de los documentos, valoración y selección, preservación, y acceso y su uso.
Sin dejar atrás el más importante de los documentos de archivo son los que están
plasmados como evidencia histórica y son tratados con suma delicadeza para
conservar su preservación.

CONCLUSIONES

El archivo es fundamental en la evolución cultural, social, política y científica de la

humanidad.
El archivo es la historia de una entidad pública, privada o un país en la
conservación de los documentos.
El archivo parte consulta de la información.
El archivo genera información eficaz y contundente
El archivo es funcional de facil manejo y consulta.
El archivo conserva información veridica
BIBLIOGRAFIA

https://www.youtube.com/watch?v=M-55ZdDu-Dg&feature=youtu.be
https://www.archivogeneral.gov.co/buscar/importancia%20de%20los%20archivos?
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