Desarrollo actividad 2: Paralelo clases de documentos

Curso. Administración documental en el entorno laboral

PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

Su raíz lingüística proviene del latín documentum, un documento es una carta, diploma o escrito que ilustra
acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se refiere al escrito que presenta datos susceptibles de
ser utilizados para comprar algo. A parte de la anterior definición, también encontramos que los documentos
se clasifican en dos gran des grupos: En primer lugar, encontramos los documentos textuales, los cuales son
los realizados en papel, y en segundo lugar encontramos aquellos documentos no textuales, que son aquellos
que utilizan cualquier otro tipo de soporte para guardar una información concreta.

Por otra parte tenemos los archivos los cuales constituyen la garantía de la evolución jurídica y administrativa
de la sociedad, puesto que posibilitan mantener la continuidad institucional e integración de todos sus procesos
que contribuyen a su planificación y control, teniendo en cuenta que la delimitación entre los históricos y los
administrativos es convencional, y que los documentos son los mismos desde que se producen en la oficina ,
como soporte físico de una gestión determinada hasta que son depositados en los archivos históricos donde
son considerados, además de testimonio como fuente primaria para la investigación y conforman el patrimonio
histórico documental del país.

CLASES DE DOCUMENTOS

Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de información y

conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte
físico o material, el mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundir ese
conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos clases de documentos.

Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información producida o recibida
por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o acumulada por medio
electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo que cumplen su acción durante todo
el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión, central e histórico.
 CLASE DE
DEFINICIÓN USO DIFERENCIA SIMILITUDES
DOCUMENTO
Según el artículo 3 de la ley 594 de 2000, se Son el conjunto Pueden hacer parte de ellos
conoce como documento de archivo, el registro de documentos los documentos electrónicos,
de información producida o recibida por una que se usan de pero también hacen parte los
organización pública o privada, en razón de sus manera documentos textuales que
funciones y/o actividades. frecuente por se trasmiten a través de
También podemos decir que el documento de la organización medios magnéticos o
archivo se refiere al resultado de una acción y emisora y/o evidencias fisicas.El valor
es definido por distintos autores como aquel receptora y por documental se determina de
que el producido y/o recibido por institución o las entidades acuerdo a su autenticidad y
individuo durante la trayectoria de su comisión públicas, el contenido de los
o actividad para el cumplimiento de sus privadas y/o documentos debe
objetivos y conservado como prueba e personas permanecer con sus
información, es decir, su finalidad es cumplir naturales soportes, esto permite que Comparten los
DOCUMENTO con alguna gestión. interesadas. se mantenga la integridad de mismos objetivos, los
DE ARCHIVO Los Documentos de Archivo nacen debido a los la información que reposa en cuales son el
procesos administrativos. Esto ocurre porque el documento. mantener y preservar
los autores de dichos procesos han de justificar la información de
documentalmente sus decisiones, expresando manera organizada y
el cumplimiento de la ley, la oportunidad del preservada.
criterio adoptado y la lógica, y coherencia del
procedimiento seguido. En ambos casos se
Parte importante de los documentos de archivo debe contar con el
son sus valores documentales mismos que personal idóneo para
tienen una estrecha relación con la teoría del su manipulación al
ciclo vital, estos valores denominados primarios igual que con los
y secundarios se deben identificar durante una equipos para su
valoración documental que se da en el archivo mantenimiento.
de concentración.
Se conoce como documento electrónico, el Su diseño y Puede ser que no todo El proceso de
conjunto de la información generada, enviada, creación se documento electrónico se clasificación
recibida, almacenada o acumulado por una realiza, en la convierta en un documento documental se
organización pública o privada, por medio mayoría de los de archivo, además que no desarrolla de igual
magnético, los cuales pueden hacer parte a su casos para ser son físicos, si no que se forma para ambos
vez del archivo de gestión, archivo central o interpretados hacen visibles u oídos a tipos.
archivo histórico. visual, auditiva través de herramientas como
Debe ser entendido como el conjunto de e incluso pantallas (computadores, Se deben realizar
documentos producidos, recibidos o reunidos manualmente y Tablet, iPhone, tv) o de archivos para su
por una persona física o jurídica de modo como reflejo audio (grabadoras, celulares, clasificación.
involuntario, natural y espontáneo y/o prueba de computadores, entre otros).
En el transcurso, y como apoyo, de su lo plasmado de Su contenido solo puede ser
DOCUMENTO actividad de la que es testimonio, haciendo uso manera escrita. leído mediante un dispositivo
ELECTRÓNICO de la electrónica, que se conservan y electrónico, ya sea iPad,
transmiten también mediante medios ordenador o móvil. Su
electrónicos en depósitos de conservación autenticidad depende del
permanente tras efectuar una selección a partir hardware o software
de la identificación y valoración de las series, utilizado para su creación,
con medidas de autentificación y de además que solo se podrá
preservación adecuadas y con una mantener si se conserva en
organización respetuosa con su modo de su estructura original.
producción, con el fin de garantizar su valor
informativo, legal y cultural así como de permitir
su acceso y uso también mediante las
tecnologías de la información.