Servicio Nacional de Aprendizaje

PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

Actividad 2

CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO

LABORAL

Ficha: 2222317

Andrea Vargas Álvarez

Instructora

Osvaldo Enrique Rodríguez Ramos

Aprendiz

06/11/2020
Zambrano – Bolívar
 PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS

Su raíz lingüística proviene del latín documentum, un documento es una carta, diploma o escrito
que ilustra acerca de un hecho, situación o circunstancia. También se refiere al escrito que
presenta datos susceptibles de ser utilizados para comprar algo. A parte de la anterior definición,
también encontramos que los documentos se clasifican en dos gran des grupos: En primer lugar,
encontramos los documentos textuales, los cuales son los realizados en papel, y en segundo lugar
encontramos aquellos documentos no textuales, que son aquellos que utilizan cualquier otro tipo
de soporte para guardar una información concreta.

Por otra parte tenemos los archivos los cuales constituyen la garantía de la evolución jurídica y
administrativa de la sociedad, puesto que posibilitan mantener la continuidad institucional e
integración de todos sus procesos que contribuyen a su planificación y control, teniendo en cuenta
que la delimitación entre los históricos y los administrativos es convencional, y que los
documentos son los mismos desde que se producen en la oficina , como soporte físico de una
gestión determinada hasta que son depositados en los archivos históricos donde son
considerados, además de testimonio como fuente primaria para la investigación y conforman el
patrimonio histórico documental del país.

CLASES DE DOCUMENTOS
Se considera que el documento por su estructuración, es a la vez medio y comunicación de
información y conocimiento, de manera que su principal caracterización lo configura en las
siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el mensaje e información que conlleva y la
facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento; de manera que, a grandes rasgos se
pueden identificar y resumir dos clases de documentos.

Documento de Archivo: determinado por el lugar donde se encuentra toda la información

producida o recibida por una entidad pública o privada, en razón de sus actividades o funciones.

Documento Electrónico: toda la información generada, enviada, recibida, almacenada o

acumulada por medio electrónico. También se encuentran documentos electrónicos de archivo
que cumplen su acción durante todo el ciclo vital documental, como son los archivos: de gestión,
central e histórico.
 CLASE DE
DEFINICIÓN USO DIFERENCIA SIMILITUDES
DOCUMENTO
Según el artículo 3 de la ley 594 de 2000, Son el Pueden hacer parte de
se conoce como documento de archivo, conjunto de ellos los documentos
el registro de información producida o documentos electrónicos, pero
recibida por una organización pública o
privada, en razón de sus funciones y/o que se usan también hacen parte los
actividades. de manera documentos textuales
También podemos decir que el frecuente por que se trasmiten a través
documento de archivo se refiere al la de medios magnéticos o
resultado de una acción y es definido por organización evidencias físicas. El valor
distintos autores como aquel que el emisora y/o documental se determina
producido y/o recibido por institución o
receptora y de acuerdo a su
individuo durante la trayectoria de su
comisión o actividad para el por las autenticidad y el
cumplimiento de sus objetivos y entidades contenido de los
conservado como prueba e información, públicas, documentos debe
es decir, su finalidad es cumplir con privadas y/o permanecer con sus Comparten los
alguna gestión. mismos objetivos,
DOCUMENTO personas soportes, esto permite
Los Documentos de Archivo nacen los cuales son el
DE ARCHIVO debido a los procesos administrativos.
naturales que se mantenga la mantener y
Esto ocurre porque los autores de dichos interesadas. integridad de la preservar la
procesos han de justificar información que reposa información de
documentalmente sus decisiones, en el documento. manera organizada
expresando el cumplimiento de la ley, la y preservada.
oportunidad del criterio adoptado y la
lógica, y coherencia del procedimiento En ambos casos se
seguido. debe contar con el
Parte importante de los documentos de personal idóneo
archivo son sus valores documentales para su
mismos que tienen una estrecha relación manipulación al
igual que con los
con la teoría del ciclo vital, estos valores
equipos para su
denominados primarios y secundarios se mantenimiento.
deben identificar durante una valoración
documental que se da en el archivo de El proceso de
concentración. clasificación
Se conoce como documento electrónico, Su diseño y Puede ser que no todo documental se
el conjunto de la información generada, creación se documento electrónico desarrolla de igual
enviada, recibida, almacenada o realiza, en la se convierta en un forma para ambos
acumulado por una organización pública tipos.
o privada, por medio magnético, los mayoría de documento de archivo,
cuales pueden hacer parte a su vez del los casos para además que no son
archivo de gestión, archivo central o ser físicos, si no que se hacen Se deben realizar
DOCUMENTO archivo histórico. interpretados visibles u oídos a través archivos para su
ELECTRÓNIC Debe ser entendido como el conjunto de visual, de herramientas como clasificación.
O documentos producidos, recibidos o auditiva e pantallas (computadores,
reunidos por una persona física o jurídica
de modo involuntario, natural y incluso Tablet, iPhone, tv) o de
espontáneo En el transcurso, y como manualmente audio (grabadoras,
apoyo, de su actividad de la que es y como reflejo celulares, computadores,
testimonio, haciendo uso de la y/o prueba de entre otros). Su
electrónica, que se conservan y lo plasmado contenido solo puede ser
transmiten también mediante medios de manera leído mediante un
electrónicos en depósitos de escrita. dispositivo electrónico, ya
conservación permanente tras efectuar sea iPad, ordenador o
una selección a partir de la identificación
y valoración de las series, móvil. Su autenticidad
con medidas de autentificación y de depende del hardware o
preservación adecuadas y con una software utilizado para su
organización respetuosa con su modo de creación, además que
producción, con el fin de garantizar su solo se podrá mantener si
valor informativo, legal y cultural así se conserva en su
como de permitir
estructura original.
su acceso y uso también mediante las
tecnologías de la información.