Foro temático: Tipos de Documentos

La intención de la norma Icontec GTC 185, es la de ofrecer herramientas a las empresas para que
le faciliten la gestión de los documentos. Contribuye con la disminución del tiempo y costos sin
dejar de lado la calidad. Esta norma aplica tanto a las entidades gubernamentales como al sector
privado, con el fin de orientar sus procesos archivísticos hacia una gestión de mejoramiento
continuo, haciéndolo cada vez más competitivo. El principal objeto de la Norma Icontec GTC 185,
es el de plantear una serie de recomendaciones para la elaboración de los diversos tipos de
documentos que generan las organizaciones. Teniendo en cuenta que, su enfoque es el de facilitar
la proyección de una apropiada imagen corporativa, al establecer una vinculación directa entre la
norma prescrita y todo el personal involucrado en la generación de documentos institucionales.

Circular

Acto administrativo mediante el cual una autoridad administrativa competente, comunica

instrucciones o reglamenta el cumplimiento de alguna norma, de interés común dirigiéndose a un
grupo específico, para la realización de una circular iniciaremos con un título que resuma el
contenido de la misma, dicho título debe escribirse en mayúscula o en letras de mayor tamaño
para que se diferencie del resto del cuerpo del comunicado, bajo el título vamos a incluir la fecha
en la que se escribe el comunicado, así como el lugar de redacción, el primer párrafo de las
circulares suele redactarse en negrita, pues ofrece un resumen detallado, sobre el contenido del
comunicado, debe responder a ¿quién hace qué, cuándo, dónde y por qué?, con este párrafo, los
destinatarios ya deberían saber el tema del que se les va a hablar, generalmente son dos o tres
párrafos explicando el tema del que se habla, se suele indicar datos que sirvan para argumentar la
información de la que tratamos y la situación actual en la que nos encontramos, los siguientes
párrafos deben centralizar la reflexión que la empresa hace sobre el tema, para eso debe realizar
un análisis previo y aportar datos para argumentar de ese modo, la tercera parte está dirigida a
hacer reflexionar a los lectores a tener algún tipo de opinión o a realizar alguna acción
determinada en consecuencia con la información dada, debemos poner el logotipo de la empresa
o dependencia que lo emite, finalmente nos despedimos brevemente, o simplemente ponemos el
nombre del emisor junto a su firma.

MEMORANDO

Es un mensaje que se usa para comunicar algo de manera interna en una empresa, se trata de un
anuncio breve cuyo objetivo es brindar alguna indicación, instrucciones, recomendaciones, etc.,
sirve para recordar una actividad o un tema en específico a los empleados, normalmente está
dirigido a muchas personas y representa intereses personales de la compañía, al hacer un
memorando hay que tener un título que resuma el contenido del memorando, la fecha y lugar de
emisión, porque a partir de esa fecha se les da por enterados a los destinarios, escribimos el
asunto a tratar, es el tema central del documento, el cuerpo del texto debe ser breve, claro y
conciso, colocamos el logotipo de la empresa y finalmente el nombre del remitente o emisor con
su respectiva firma.
 ACTA

Las actas son documentos o escritos que se realizan para hacer constar hechos. El acta es un

documento de gran importancia procesal, ya que en un procedimiento judicial o
administrativo es donde se despliega su eficacia, y tienen el valor que les otorga la ley.
Al realizar un acta hay que tener en cuenta el encabezado el cual incluirá el lugar, la fecha y
los nombres de las partes involucradas. El tema de la reunión hará de encabezamiento, en el
cuerpo principal se deja constancia de los temas tratados, en un acta de reunión, para cada tema
se asigna a un párrafo, en esta sección se resumen los argumentos y debates llevados a cabo sobre
cada uno de los temas que se han discutido, los argumentos en contra de ciertas declaraciones
también deben incluirse en el cuerpo principal, especialmente si plantean preguntas que podrían
ser importantes para las sesiones de seguimiento, al final se resumen los resultados y las
decisiones adoptadas durante la reunión, si se han distribuido las tareas, se hará constar el
nombre de los responsables de cada una de ellas, también habrá sitio para hacer mención sobre lo
que ocurrirá en el futuro, puedes especificar cuál será el programa de la siguiente reunión y
registrar los planes de entrega si estos se han realizado, esas notas ayudarán durante la siguiente
sesión a documentar los progresos relevantes que se vayan produciendo, al final, las actas
contarán con un espacio para la forma de la persona encargada de llevarla a cabo y del presidente
de la reunión, los documentos adjuntos incluirán folletos de conferencias, diapositivas de
presentaciones o documentos con hechos y cifras sobre el tema que proporcionen información en
el acta.