EVIDENCIA 3. DOCUMENTO “PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS”.

Presentado por:

Presentado a la:
ADMINISTRADORA DE EMPRESAS

Instructora

Curso:
ADMINISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL (1951354)

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

Agosto/2019
 ACTIVIDADES DE REFLEXIÓN INICIAL

¿Qué normatividad conoce aplicable a las actividades de administración

documental?
Las normas que conozco son: Ley 594 de 14 de julio de 2000. Por medio de
la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones.

Ley 527 del 18 de agosto de 1999. Por medio de la cual se define y

reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de
certificación y se dictan otras disposiciones.

El Decreto 1995 de 1999 Por el cual se establecen normas para el manejo

de la Historia Clínica define en su artículo 13
¿Sabe de qué trata la guía técnica Colombiana 185 ICONTEC?

Esta guía tiene como objetivo brindar herramientas que facilitan la gestión
documental en las organizaciones, las cuales cumple con simplificar y
organizar la presentación y el manejo de las comunicaciones impresas y
electrónicas y a la vez, contribuir con la disminución de tiempo y los costos,
con una buena calidad
¿Qué entiende por comunicaciones oficiales?

Las comunicaciones oficiales son todas aquellas comunicaciones recibidas o

producidas por una entidad del Estado en el desarrollo de las funciones
asignadas legalmente en dicha entidad, independientemente del medio
utilizado.

¿Qué aspectos considera se deben aplicar al momento de la radicación, registro y

distribución de las comunicaciones oficiales recibidas y producidas?

Los aspectos que considero serían los fines de los documentos, Importancia
de los documentos.
 EVIDENCIA 3: INFORME “ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL”

El proceso de recepción de documentos es el conjunto de operaciones de

verificación y control que una institución debe realizar para la admisión de los
documentos que son remitidos por una persona natural o jurídica. Al radicar se
asigna un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío. Con el registro, las
entidades ingresan en sus sistemas datos como: Remitente o destinatario, Nombre
o código de la dependencia competente, Nombre del funcionario responsable del
trámite, anexos y tiempo de respuesta.
ACTIVIDADES DEL REGISTRO DE DOCUMENTOS:
Definición de medios de recepción
Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo Asignación de datos (Acuerdo AGN 060/2001 Art. 2)
Asignación consecutiva de envíos
ACTIVIDADES DE LA RADICACIÓN DE DOCUMENTOS:
Asignación de consecutivo, fecha y hora
Impresión de rótulo de radicación
Relación entre los documentos recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de radicación y control
Elaboración de estadísticas

1. Registro de entrada carta:

Al recibir las cartas, se registrarán y archivarán aquellas que guarden relación con
la actividad de la empresa: suministradores, distribuidores, Organismos Públicos,
entidades financieras... es decir, aquellas que ofrecen información a la empresa.

A estas comunicaciones se las asigna un número, el cual servirá como referencia y

será anotado en el Libro Registro de Entrada de Correspondencia.

Formato del libro Registro de Entrada de Correspondencia:

 REGISTRO DE ENTRADA DE LA CORRESPONDENCIA
ENTRADA

NO. DE FECHA DE
ORDEN ENTRADA
CLASE REMITENTE DESTINATARIO ASUNTO ANEXOS
DE
ENTRADA DÍA MES

Además, la empresa estampa un sello similar al que viene a continuación:

2. Registro de salida carta:

Una vez escrita la carta o comunicación, hay que comprobar su corrección y

prepararla para su emisión.

Operación: mínimo un original y una copia. Ambos deben de estar registrados y

estampados con el mismo sello.

En el sello debe aparecer:

 El número de registro
La fecha
El destinatario

-Original: se envía al correo

-Copia: archivado como justificante interno del envío de la correspondiente
comunicación

Formato del registro de salida:

REGISTRO DE SALIDA DE LA CORRESPONDENCIA

SALIDA
REFERENCIA FECHA NO DE
ORDEN
CLASE ANEXOS DESTINATARIO ASUNTO
DE
SALIDA

3. Correspondencia interna:

En las grandes y medianas empresa además de los de entrada y salida, se lleva un

registro para las comunicaciones internas. Según el volumen de comunicaciones y
el organigrama de la empresa, éste puede ser:

Único
O existir tantos como departamentos haya

(Funcionamiento igual al de registros de entrada y salida)

Ejemplos de registro de correspondencia:

RECEPCIÓN, ENVÍO Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

Este procedimiento consiste en la recepción/envío de correspondencia (carta, hoja

de ruta, formulario, correspondencia interna) y el registro posterior en el Sistema de
Administración de Correspondencia en ambiente WEB desarrollado para el efecto.

Correspondencia Recibida

Recepción
Cualquier tipo de correspondencia dirigida al personal del Centro de Sistemas de
información, será recibida siguiendo los siguientes pasos:

1. Verificar que la correspondencia esté dirigida al Centro de Sistemas de

Información.

2. Verificar que el sello de recepción esté con la fecha del día.

3. Sellar el documento original y la copia y firmar ambos ejemplares.

4. Firmar el cuaderno de correspondencia. (En caso que el departamento de origen

no utilice el Sistema en la WEB y siga con el procedimiento manual).

5. Entregar al Coordinador del Centro de Sistemas de Información para su

conocimiento, registro y asignación de la tarea.

Registro en el Sistema

El Coordinador del Centro de Sistemas de Información registrará la correspondencia

recibida en el Sistema de la WEB y al mismo tiempo asignará en el sistema el o los
responsable(s) de la ejecución del requerimiento. El número correlativo de
correspondencia recibida será anotado en el documento para su posterior
seguimiento.

Correspondencia enviada

Elaboración

Cada funcionario del Centro de Sistemas de Información elabora sus propias cartas,
hojas de ruta y correspondencia en general, debido a que el departamento no tiene
una secretaria asignada. Solamente aquellos documentos relacionados con
adquisiciones, envío de facturas o solicitud de permiso o vacación, deben llevar el
visto bueno del
Coordinador del Centro de Sistemas de Información. Las cartas deben seguir una
numeración correlativa, estar impresas en papel membretado y emitirse en doble
ejemplar.
Entrega

La entrega de la correspondencia es también función y responsabilidad de cada

funcionario del Centro de Sistemas en coordinación con el asistente a medio tiempo
asignado al departamento, quien entregará el documento original en el
departamento de destino y hará sellar la copia del mismo.

Registro en el sistema

Una vez que es entregada la correspondencia, el Coordinador del Centro de

Sistemas de información registrará en el Sistema de Administración de
Correspondencia, el documento enviado anotando el número correlativo que emite
el sistema en la copia de la correspondencia enviada.

Archivo de la correspondencia

Una vez registrada la correspondencia enviada, el Coordinador del C.S.I. devolverá

la copia al asistente para que la guarde en el archivador correspondiente.