Unidad 7

ACTIVIDADES

1. ¿Por qué crees que es importante archivar los correos electrónicos? ¿Es
imprescindible conservarlos todos? ¿Qué correos electrónicos había que
conservar?
 Porque es el medio que más se utiliza en las empresas de comunicación actual, da
una seguridad legal y ahorra espacio en los archivos documentales y tiempo en el
trabajo de archivar.
 Todos los que contengan datos de carácter personal y obligatorio de conservación
según las normas establecidas por la LOPD y las administraciones públicas y sus
normativas.

2. ¿Es necesario conservar toda la documentación que llega a una empresa?

En tu opinión, ¿Qué documentación es prescindible?
 No es necesario guardar toda la documentación.
 No es imprescindible la documentación duplicada, de publicidad o aquella que ya
hayan cumplido los plazos de conservación según las normas de regulación y no
contengan información histórica o importante para la empresa.

3. Describe una acción particular que ayude a sustituir el archivo de algún

documento.
Archivar los correos electrónicos es una labor importante porque estos documentos
pueden contener información destacada, que debemos poder consultar con rapidez. Si
siguen un procedimiento de ordenación será más sencilla y eficaz su localización.
No será necesario conservar todos los correos puesto que su información no siempre
nos interesará. Seguiremos los criterios marcados por la empresa.
Deberemos guardar aquellos e-mails que hagan referencias a: documentos, circulares,
encuentros, solicitudes de presupuestos, facturas, currículos, etc. Toda aquella
referencia al entorno empresarial.

Archivar los correos electrónicos

es una labor importante porque
estos documentos pueden contener
información destacada, que
debemos poder consultar con
rapidez. Si siguen un
procedimiento de

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ordenación será más sencilla y

eficaz su localización.
No será necesario conservar todos
los correos puesto que su
información no siempre nos
interesará.
Seguiremos los criterios marcados
por la empresa.
Deberemos guardar aquéllos e-
mails que hagan referencias a:
documentos, circulares,
encuentros,
solicitudes de presupuestos,
facturas, currículos, etc. Toda
aquella referencia al entorno
empresarial
4. ¿Crees que los procedimientos de archivo manual son aplicables al archivo
digital? ¿De qué manera?
No es necesario guardar toda la documentación que llega a la empresa. Nos podremos
deshacer de todas aquellas comunicaciones publicitarias o correspondencia ajena a la
finalidad de la empresa.

5. Según la frecuencia de uso, ¿de qué tipo serían los archivos siguientes?

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a. Trabajos acabados. / -Trabajos pasivos, aunque según la naturaleza de la organización podrían ser
semiactivos.
b. Facturas del ejercicio en curso. / - Archivos activos
c. Libros de contabilidad. / - Archivos semiactivos

6. Supongamos una compañía aérea que desarrolla su actividad de todo el

mundo. Organizativamente esta dividida en dos grandes geografías. ¿Cuál
crees que será el sistema de ordenación y archivo que emplearan? Si
trabajaras en su división occidental, ¿el archivo con las incidencias debería
ser centralizado o descentralizado? ¿Utilizarías archivos activos,
semiactivos o pasivos? Justica tu respuesta

- Debería ser centralizado, ya que la información puede ser útil y utilizada por
departamentos adjuntos.
- Sería un archivo activo

7. Determina el sistema de ordenación más útil para cada documento y

justifica tu respuesta:
a. Facturas de teléfono correspondiente a cinco meses.
 Ordenación cronológica con la factura más reciente la primera.

b. Plantillas de cartas elaboradas en Word.

 Ordenación alfabética.

c. Archivo de datos comerciales de las distintas divisiones de la empresa

 Ordenación numérica o alfanumérica.

d. Facturas electrónicas de la compañía eléctrica.

 Ordenación cronológica, o numérica.

e. Cien encuestas personales realizadas en la calle para sondear el

mercado.
 Ordenación alfanumérica, combinando el criterio de ordenación con una
clasificación de los resultados obtenidos

f. Lista de webs de competidores internacionales.

 Ordenación alfabética.

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8. Trabajas en un despacho de arquitectos con diverso proyecto de

constitución, clientes, promotores, proveedores, documentación, etc.
Continuamente llegan cartas y mensajes de correos electrónicos.
Tu trabajo como encargado del archivo es gestionar toda esa información,
junto con la que se genera en el despacho. Selecciona el sistema de
ordenación más adecuado para cada uno de los siguientes casos:

a. Un proyecto de construcción de un colegio (con su plano).

- Los proyectos en las carpetas de proyectos (o su archivador) por orden
alfabético.

b. Diversos correos electrónicos de proveedores, empresas y clientes.

- Los correos electrónicos (si son de interés) una copia en el ordenador,
clasificados por temática y orden alfabético o cronológico.

c. Una carta de Hacienda en la que se requiere el pago del IVA.

- Realizaría el pago de hacienda para archivar el documento en su carpeta
(ordenada cronológicamente).

d. Una solicitud de presupuesto para la construcción de una vivienda

particular
- Los presupuestos ordenados alfabética o alfanuméricamente, en su carpeta de
presupuestos.

e. La memoria económica del ejercicio anterior.

- La memoria económica del ejercicio anterior en el archivador con los
documentos centrales más importantes (memorias), ordenado
cronológicamente.

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9. Enumera al menos tres ventajas y tres inconvenientes del sistema

convencional de archivo.

- Como ventajas: mantengo el documento en papel, acceso rápido y directo al

documento. No dependo de las nuevas tecnologías y sus posibles fallos (falta
de luz, pérdida fortuita del documento).
-
- Como inconvenientes: limitado sistema de ordenación ocupa mucho espacio,
los documentos se deterioran, limitada capacidad de archivo, limitado uso de la
documentación archivada (sólo un usuario por documento), gasto de papel y
fotocopias para trabajar con ello.

10. ¿Qué acciones especiales requeriría el archivo digital? ¿Qué riesgos se

corren con el archivo digital de los datos y documentos en las empresas?
Conseguir una mayor organización y transparencia a través de los sistemas de
digitalización, gestión y control, ya que todos los procedimientos deberán hacerse de
acceso público.
Ahorrar tiempo y coste para una mayor eficacia.

- Homogeneización de documentos
- Ahorro de espacio físico y tiempo
- Mayor eficiencia en la gestión empresarial
- Resguardo seguro de documentos
- Aumento del ROI
- Eliminación de riesgos

Riesgos:
Un virus entra en tu ordenador
Se produce una caída de tensión
Se deteriora el disco duro
Se reinicia el ordenador solo
Tu disco duro externo está infectado
Tus copias de seguridad están en el mismo sitio que tus archivos
Se produce un incendio
Te vez obligado a formatear

11. ¿Qué se entiende por protección de datos?

El respeto de nuestra intimidad y su cuidado.

12. ¿Las empresas pueden implementar medidas adicionales de seguridad no

especificadas de la LOPD-GDD en su reglamento?

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Sí, pueden.

13. ¿Qué importancia tiene los datos personales en nuestra sociedad?

Hoy son muy importantes comercialmente hablando, pues cada uno de nosotros
determinamos un perfil de usuario o cliente. Nuestros gustos, lugar de residencia o
composición familiar determinan un patrón de conducta que las empresas comerciales
quieren saber para poder ofrecernos productos interesantes y captarnos como clientes .

14. Pon tres ejemplos del uso de nuestros datos.

 Datos del contenido que compartimos
 Datos intrínsecos de las fotos que subimos
 Mensajes que hemos enviado

15. ¿Qué medidas de seguridad son comunes? ¿En qué ámbito?

ficheros automatizados y no automatizados

Las medidas de nivel básico, así como las técnicas y organizativas.
Las medidas organizativas y técnicas y las medidas de nivel medio (auditorías internas,
externas, etc. (libro))

16. ¿Qué nivel de seguridad has de aplicar a los siguientes documentos?

a. Agenda de contactos.
b. Ficheros de nóminas.
c. Ficheros de personal.
d. Documentos de una asesoría fiscal en la que se tramitan los impuestos
de particulares y empresas.

Medidas de nivel básico para todas ellas, salvo para las declaraciones de impuestos
de particulares que tendrán nivel medio.

17. ¿Deberías tolerar que se evalué tu capacidad crediticia valorando

únicamente la información de tus datos personales?
No debería.

18. ¿Tiene algún coste económico el ejercicio de tus derechos como interesado?
Justifica tu respuesta.

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No debería, ya que la Ley me protege como usuario y debo conocer quién está en
posesión de mis datos personales.

19. ¿Consideras correctos los niveles establecidos para la protección de datos?

¿Piensas que deberías existir una clasificación distinta? En ese caso, ¿Cuál?
¿Qué datos cambiarias de nivel? ¿Por qué? Justifica con argumentos
sólidos todas tus respuestas.

Si. Ya que estas medidas tienen como seguridad el proporcionar una garantía al
responsable del fichero de que los datos personales recogidos están protegidos en
su totalidad, impidiendo el acceso al fichero por personas no autorizadas, evitando que
los datos sean alterados y garantizando poder recuperar los datos ante cualquier
percance que pueda ocurrir, ocasionando la desaparición de los datos.

Cambiaria dos el nivel LOPD medio y el nivel LOPD alto, siguen requiriendo mucha
atención. Por ejemplo en el control del acceso a los ficheros. Para ello, la LOPD obliga
a restringir dichos accesos a las personas autorizadas, así como a contar con sistemas de
identificación mediante contraseña para dicho acceso. Esto es muy importante para que
la responsabilidad de una fuga de información no recaiga sobre la propia empresa.
Además, el nivel de seguridad básico contemplado por la LOPD también exige
implementar una gestión efectiva de los discos duros que almacenan los datos
personales. Esto implica desde su utilización hasta su transporte temporal, pasando por
supuesto por su destrucción. Esta tiene que ser realizada de manera profesional por una
empresa como Beck Destrucción Confidencial. Una destrucción no profesional podría
desencadenar la recuperación ilegítima de muchos datos personales por parte de
personas no autorizadas.

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20. Como responsable de un fichero de datos personales, en el caso de que

detectase algún error en los datos, ¿deberías rectificarlo o solicitar al
interesado que lo haga?
El responsable del archivo no puede tocar directamente el fichero. Debe comunicárselo
al interesado para que lo haga.

21. ¿Puedes negarte al hecho de que un supermercado, que tiene tus datos
personales, te felicite por año nuevo? ¿Por qué?
Si, porque en base a los artículos 9 y 6.4 entre otros, si no hemos dado nuestro
consentimiento explícito podemos negarnos a que se nos feliciten.

22. ¿Hasta qué puntos crees que la aplicación de la LOPG-GDD mejora el

respeto de los derechos en el tratamiento de nuestros datos personales?
Hasta proteger los datos personales de las personas físicas, su tratamiento y disposición.
Todo ello se lleva a cabo mediante mecanismos seguros. Además, cubre todos los
aspectos en los que se ven sometidas empresas, instituciones y ciudadanos con la fuerza
de Internet.

23. ¿En qué casos habrá que designar un delegado responsable de los datos en
una empresa e informar a la AEPD? ¿Qué clase de empresas están
obligadas a tener un delegado de datos?
El artículo 35 del Reglamento europeo establece que el responsable del
tratamiento designará un delegado de protección de datos cuando: El tratamiento sea
llevado a cabo por una autoridad u organismo público. El tratamiento de datos se realice
por una empresa que cuente con 250 empleados o más.
 Colegios profesionales y sus consejos generales.
 Centros docentes y las Universidades públicas y privadas.
 Entidades que exploten redes y presten servicios de comunicaciones electrónicas.
 Prestadores de servicios de la sociedad de la información cuando elaboren a gran
escala perfiles de los usuarios del servicio.
 Entidades de ordenación, supervisión y solvencia de entidades de crédito.
 Establecimientos financieros de crédito.
 Entidades aseguradoras y reaseguradoras.
 Empresas de servicios de inversión.
 Distribuidores y comercializadores de energía eléctrica y los distribuidores y
comercializadores de gas natural.
 Entidades responsables de ficheros comunes para la evaluación de la solvencia
patrimonial y crédito o de los ficheros comunes para la gestión y prevención del
fraude.
 Entidades que desarrollen actividades de publicidad y prospección comercial.

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 Centros sanitarios obligados legalmente a mantener historias clínicas de los

pacientes.
 Entidades que tengan como uno de sus objetos la emisión de informes comerciales
que puedan referirse a personas física.
 Operadores que desarrollen la actividad de juego a través de canales telemáticos o
interactivos.
 Empresas de seguridad privada.
 Federaciones deportivas cuando traten datos de menores de edad
 Distribuidores y comercializadores de electricidad.

24. ¿A que nos referimos cuando decimos que en la AEPD se optara

inicialmente por la mediación?

Se refiere a que la persona buscara una mediación ante este ente para que se
apersone a una mediación por el cual le han estado violentando sus derechos de
protección de datos.

25. Podemos presentar una denuncia ante la AEPD por internet?

Si. ante la AEPD pueden presentarse tanto íntegramente de forma electrónica. Será en

caso de que el interesado posea un certificado electrónico o está registrado en el sistema
de identificación Clave. También en formato papel.

26. ¿Qué sanciones pueden imponer a las empresas si no cumplen con las
medidas de seguridad correspondientes?

Las sanciones tienen 3 grupos de infracciones se miden desde grado mínimo hasta
grado máximo, y su cuantía va desde los 40 euros de una infracción leve en su grado
mínimo, pasando por los 20.490 euros de una infracción grave en su grado máximo, y
hasta los 819.000 euros de una infracción muy grave en su grado máximo. Son sujetos
responsables de la infracción las personas físicas o jurídicas y las comunidades de
bienes que incurran en las acciones u omisiones tipificadas como infracción en esta
normativa.

27. ¿Existen distintos niveles de gravedad en las infracciones y sanciones?

Las sanciones en materia de seguridad y salud en el trabajo están contempladas en

el Real Decreto Legislativo 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto de la
Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social. Según el mismo, constituyen

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infracciones administrativas en el orden social las acciones u omisiones de los distintos

sujetos responsables tipificadas y sancionadas en la presente Ley y en las leyes del
orden social.
Las infracciones son clasificadas en 3 grupos principalmente, en función de la
naturaleza del deber infringido y la entidad del derecho afectado:

- Leves o administrativas: incumplimiento de normas legales y reglamentación

colectiva en materia de seguridad y salud laboral.
-  Graves: incumplimiento del derecho a información, consulta y participación de
los trabajadores en la normativa sobre prevención de riesgos laborales.
- Muy graves: incumplimiento empresarial y evidente del deber de protección de
los trabajadores frente a los riesgos derivados del trabajo

28. ¿Por qué crees necesaria a la existencia de una entidad como la AEPD?
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) es la autoridad de control
independiente que vela por el cumplimiento de la normativa de protección de datos y
garantiza y tutela el derecho fundamental a la protección de datos de carácter personal.

29. ¿Cómo puede afectar el paso del tiempo a la seguridad de los datos?
Puede porque que hace una década este control del empresario fuera por la mera
intención de controlar que el trabajador no perdiera el tiempo en la empresa dedicado a
otros quehaceres que no fueran los estrictamente laborales. Hoy en día, en cambio, el
abanico de posibles peligros que puede afectar a la seguridad informática de la empresa
hace que esta se vea casi forzada a establecer una serie de instrucciones u órdenes a
seguir, por parte del trabajador, en lo que se refiere al uso del ordenador, internet o
teléfono móvil

30. ¿Crees que una correcta norma de cumplir la LOPD-GDD es obligar a una
empresa, que maneja ficheros con datos personales, a tener actualizado su
antivirus? Además d ellos antivirus ¿Qué otras medidas de seguridad
informática se te ocurren? Razona tu respuesta.

Por supuesto. Es muy importante ya que cada vez hay más virus informáticos y es
sencillo entrar en archivos. Una actualización del antivirus limita los riesgos y sirve de
garantía para el cliente.

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31. ¿Por qué es importante que los trabajadores y trabajadoras de las empresas
estén implicados en la correcta aplicación de las LOPD-GDD?
Porque de ellos depende el buen hacer de la empresa en esa materia, evitando
problemas a la empresa. Que sepan que un error en el tratamiento de los datos también
afectará a su puesto de trabajo.

32. Nos piden realizar la adaptación de una empresa de seguros sanitarios a la

LOPD-GDD. ¿Qué pasos seguiremos para realizar correctamente?
¿Importa el tamaño de la empresa a la hora de llevar a cabo nuestro
trabajo?

33. ¿Qué tiene en común la firma digital, la firma electrónica y el certificado

electrónico?

Permiten identificarse en la red sin necesidad de estar presencialmente con la seguridad

relativa de que somos quienes decimos ser.

34. La contraseña que utilizamos para consultar nuestros correos electrónicos

¿es una forma digital?
Si.

35. Investiga cuando caduca el certificado electrónico.

Por caducidad, en un periodo de tiempo que engloba desde 30 días ya antes de la data
de caducidad de los certificados hasta la caducidad del soporte físico(tarjeta de
documento de identidad). Los certificados expiran pasados 30 meses desde la emisión
de exactamente los mismos.
36. ¿Podemos usar nuestro DNIe directamente desde el ordenador o
necesitaremos algún accesorio?
Necesitaremos un lector específico.

37. ¿Cuántos métodos de identificación conoces? ¿Cuál utilizas?

la huella digital, la geometría o la huella de la palma de la mano, el reconocimiento
facial y el reconocimiento del iris.
Utilizo la huella y la geometría.

38. ¿Cuál es la mayor utilidad de la acreditación electrónica? ¿Has utilizado

alguna vez este tipo de identificación?, ¿Con que finalidad?
La acreditación es una herramienta al servicio no sólo de los evaluadores de la
conformidad a los que acredita, reconociendo formalmente su competencia técnica, sino
que, además, ofrece una valiosa garantía tanto a la Administración Pública como
al mercado en general, ya que es una manera segura de identificar a aquellos
evaluadores de la conformidad que ofrecen máxima fiabilidad en sus servicios.
Para los evaluadores  
Para las empresas 

Para la Administración 

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