Revisión: 12

PROCEDIMIENTO
CPTG-SGI-06
Tratamiento de las No Conformidades
Página 2 de 8
1. OBJETIVO.
Este procedimiento tiene por Objetivo Principal, realizar la mejora continua en nuestro Sistema de
Gestión Integrado; contribuyendo de esta manera a la Calidad y Producción de nuestros Servicios, a la
conservación del Medio Ambiente y a la Seguridad y Salud Ocupacional del personal.
2. ALCANCE.
Aplica a todos los procesos que incluye el SGI de CONPROPET involucrando al personal propio y
proveedores conforme Políticas de Calidad, HSE y Producción.
Nota. En el caso de que se trate de un accidente o caso de salud, se puede seguir el procedimiento
CPTA-GHSE-04 Reporte e investigación de accidentes y casos de Salud.
Nota. Cuando se presente un casi accidente potencial de causas a producir daños mayores se procede
conforme el procedimiento CPTA-GHSE-09 Sistema de Prevención de Accidentes.
Nota. En algunos proyectos, cuando el Cliente lo requiera, el control de las no conformidades es
realizado por una persona en campo que coordina con la División de Aseguramiento y Control de
Calidad para implementar y controlar las mismas, así mismo si el Cliente lo requiere se entrega copias de
la no conformidad o el seguimiento al cierre de las mismas. Quien lleva el control de las no
conformidades en el campo, se detalla en el Plan de Calidad.
3. DEFINICIONES Y ABREVIATURAS.
• No Conformidad (NC). Incumplimiento o mal cumplimiento de procedimientos, servicios, productos o
Sistema que afecte los requisitos establecidos en el Sistema de Gestión Integrado de CONPROPET
• Solicitante. Persona que solicita y llena el formulario de No Conformidades.
• JGC. Jefe de Gestión de Calidad
• GACC. Gerente de Aseguramiento y Control de Calidad
• JGC / Encargado de obra / SGI en campo. Persona que lleva la implementación, control y
mantenimiento del Sistema de Gestión en campo en coordinación con la División de Aseguramiento y
Control de Calidad, División de HSE y/o División de Producción, Planeamiento y Control.
• Destinatario. Persona a la cual va dirigida la NC o tiene acción pendiente dentro de la misma.
• Acción Inmediata (AI). Acción de tiempo mínimo de ejecución (1 – 3 días hábiles), que tiende a evitar
la propagación o que la no conformidad se agrave.
• Acción Correctiva (AC). Acción de tiempo medio de ejecución, tomada para eliminar causas de la no
conformidad existente, en búsqueda de evitar su recurrencia.
• Acción Preventiva (AP). Acción de tiempo medio a prolongado, tomada para eliminar causas de una
no conformidad, de un defecto o cualquier otra situación indeseable, potencial, evitando se produzca.
• Causa. Origen de una no conformidad.
• SGI. Sistema de Gestión Integrado (Sistemas de Gestión de Calidad, Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud Ocupacional, Sistema de Gestión de Medio Ambiente y Sistema de Gestión de
Producción).
 Revisión: 12
PROCEDIMIENTO
CPTG-SGI-06
Tratamiento de las No Conformidades
Página 3 de 8
• Evidencia Objetiva. Información, registro o comprobación de hechos, basados en observaciones,
mediciones o ensayos que pueden ser verificados.
• Riesgo: Probabilidad de que un evento o suceso no deseado ocurra en un determinado momento.
• Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan entre si, los cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
• Base de datos. Medio informático en base, por el cual se realiza el registro digital de no
conformidades.
 Revisión: 12
PROCEDIMIENTO
CPTG-SGI-06
Tratamiento de las No Conformidades
Página 4 de 8
4. FLUJOGRAMA.
4.1. No Conformidad Identificada en Base (dirigida a base o campo).

Flujograma

Inicio

1
Identificación de la No Cualquier Personal de CONPROPET o partes Interesadas Externas puede levantar una no
Conformidad conformidad

2 Solicitud de Formulario. El Solicitante pide formulario (CPTG-SGI-06-F1) y número correlativo de NC al JGC.

3 Emisión de Numeración (NC).
Registro de la NC.
Comunicación de la NC a
destino. ACCIÓN INMEDIATA
El JGC entrega formulario a solicitante, ingresa los datos de la NC en la base de datos. Luego
procede a informar al destinatario sobre la NC levantada.
De ser dirigida a CAMPO, la NC es reportada al Encargado de obra / SGI en campo, para su gestión
correspondiente como solicitante dándole el número de NC que se generó en base.
El Solicitante propone acciones inmediatas a tomarse en coordinación con partes involucradas (si
aplica)

4
Requiere acción AC / AP ? El solicitante analiza si se requieren Acciones Correctivas y/o Preventivas, junto con los involucrados.

5 El solicitante, analizada la necesidad, propone Acciones Correctivas y/o Preventivas, junto con los
involucrados.
Propuesta de Acciones. De haber sido dirigida a CAMPO, las acciones tomadas para el cierre de la NC deben reportarse por
No AC y AP. cualquier via de comunicación accesible (telefonia, radio,e-mail) a base para que JGC lleve adecuado
control y seguimiento.
Si
6
La Persona a la que se le dirige la NC y/o tiene una acción a cerrar bajo su responsabilidad, esta
Cierre de Acciones. comprometida con el cierre de la misma.
De haber sido dirigida a CAMPO, las acciones cerradas deben comunicarse a base (JGC), por
cualquier via de comunicación accesible (telefonía, radio,e-mail).

7 Entrega de NC para su
El Solicitante entrega NC en registro original (CPTG-SGI-06-F1) al Jefe de Gestión de Calidad para
que la incluya (de ser aplicable), en su análisis de eficacia respecto a tiempo y recurrencia.
Análisis Las NC dirigidas a CAMPO, una vez cerradas en campo, deben ser entregadas al JGC cuando
retornen a base para adjuntarla a la NC inicial identificada en base.

8 Análisis de Eficacia de El Jefe de Gestión de Calidad analiza periodicamente la Eficacia de las AC y/o AP respecto a su
recurrencia y cumplimiento en fechas previstas para su cierre. (según procedimiento CPTG-SGI-07
Acciones
Acciones Correctivas y/o Preventivas)

9 Presentación de Informe
El Gerente de Aseguramiento y Control de Calidad periódicamente o de requerirse, emite un informe
a Gerencia General en donde detalla el Global de No Conformidades emitidas. Semestralmente
a GGL presenta los resultados de Análisis de Eficacia de Acciones respecto al Global de No Conformidades
identificadas durante ese periodo.

Fin
 Revisión: 12
PROCEDIMIENTO
CPTG-SGI-06
Tratamiento de las No Conformidades
Página 5 de 8
4.2. No Conformidad Identificada en Campo (dirigida a campo o a base).

Flujograma

Inicio

1
Identificación de la No Cualquier Personal de CONPROPET en campo o partes Interesadas Externas puede levantar una no
Conformidad conformidad

2 Solicitud de Formulario. El Solicitante pide formulario (CPTG-SGI-06-F1) y numero correlativo de NC al Encargado de obra /
SGI en campo.

3 Emisión de Numeración (NC).

Registro de la NC.
Comunicación de la NC a
destino. ACCION INMEDIATA
El Encargado de obra / SGI en campo, entrega formulario a solicitante y registra los datos en formulario
CPTG-SGI-06-F2 para su control y seguimiento.
De ser dirigida a BASE, la NC es reportada al JGC para su gestión correspondiente como solicitante,
dándole el número de NC que se generó en campo.
El Solicitante propone acciones inmediatas a tomarse en coordinación el Encargado de obra / SGI en
campo y partes involucradas.

4
El Encargado de obra / SGI en campo, analiza si se requieren Acciones Correctivas y/o Preventivas,
Requiere acción AC / AP ? junto con los involucrados.

5
El Encargado de obra / SGI en campo, analizada la necesidad, propone Acciones Correctivas y/o
Preventivas, junto con los involucrados.
De haber sido dirigida a BASE, las acciones tomadas para el cierre de la NC deben reportarse por
Propuesta de Acciones. cualquier via de comunicación accesible (telefonia, radio,e-mail) a campamento para que el
No AC y AP. Encargado de obra / SGI en campo realice el respectivo registro (CPTG-SGI-06-F2) e informe a las
partes involucradas sobre el avance sobre el tratamiento de la NC.
Si
6
La Persona a la que se le dirige la NC y/o tiene una acción a cerrar bajo su responsabilidad, esta
comprometida con el cierre de la misma.
Cierre de Acciones.
De haber sido dirigida a BASE, las acciones cerradas deben comunicarse a campo (Encargado de
obra / SGI en campo).

7 Entrega de NC para su
El Encargado de obra / SGI en campo, debe enviar de forma mensual (o cuando salgan de descanso)
el registro de NC (CPTG-SGI-06-F2) a la División de Aseguramiento y Control de Calidad (JGC). Las
Análisis NC dirigidas a BASE, y cuyas acciones se hayan cerrado deben comunicarse a campo (Encargado
de obra / SGI en campo), por cualquier via de comunicación accesible (telefonia, radio,e-mail).

8 Análisis de Eficacia de El Jefe de Gestión de Calidad analiza periódicamente la Eficacia de las AC y/o AP respecto a su
recurrencia y cumplimiento en fechas previstas para su cierre. (según procedimiento CPTG-SGI-07
Acciones
Acciones Correctivas y/o Preventivas)

9 Presentación de Informe El Gerente de Aseguramiento y Control de Calidad periódicamente o de requerirse, emite un informe
a Gerencia General en donde detalla el Global de No Conformidades emitidas. Semestralmente
a GGL
presenta los resultados de Análisis de Eficacia de Acciones respecto al Global de No Conformidades
identificadas durante ese periodo.

Fin
 Revisión: 12
PROCEDIMIENTO
CPTG-SGI-06
Tratamiento de las No Conformidades
Página 6 de 8
5. RESPONSABILIDADES.
5.1. Respecto al Solicitante
• Especifica la División y el lugar en donde se generó la no conformidad.
• Describe lo mas detallado posible la no conformidad. (pto.1 del formulario)
• Indica fecha de identificación, quien identifica, solicitante y a quien va dirigida la NC.
• Propone y describe la acción inmediata a tomarse en coordinación con la persona a la cual fue
dirigida la NC.
• Investiga y registra las causas de la NC.
• Es encargado de monitorear que la acción inmediata sea cerrada, misma que una vez
implementada, el solicitante u otro custodio de la NC, indica fecha real de ejecución.
• En caso de generarse Acción Correctiva y/o Preventiva, el solicitante detalla las acciones a
tomarse y responsables de ejecutar las mismas, coordinando con los mismos.
• Es encargado de monitorear que las acciones correctivas / preventivas hayan sido cerradas. De
ser requerido o solicitado podrá transmitir esta responsabilidad al Jefe de Gestión de Calidad.
5.2. Respecto al Gerente de División.
• El Gerente de cada División origen de la NC, conforma parte del seguimiento que debe darse hacia
las mismas, colaborando a gestar y asegurando el cierre de la misma y/o verificando si se requiere
otro tipo de acciones. Así mismo deberá informársele por la vía de comunicación mas practica los
avances obtenidos.
5.3. Respecto al Destinatario. (Ejecutor de Acciones)
• Da firma de confirmación en la NC quedando responsable directo del cierre de la acción.
• Responsable de coordinar con el solicitante, encargado de SGI (sea base o campo), la necesidad
o no de modificar y/o tomar otro tipo de acciones.
5.4. Respecto al Jefe de Gestión de Calidad.
El Jefe de Gestión de Calidad es el encargado de llevar el control y seguimiento respectivo a la
generación y cierre de no conformidades (base y campo). Dentro del proceso de tratamiento de NC el
JGC cumple con las actividades siguientes:
• Facilita el formulario de registro de NC (CPTG-SGI-06-F1) asi como el número correlativo
correspondiente. Registra este hecho en una base de datos, para su posterior seguimiento y
análisis.
• De requerirse o solicitarse, el JGC será custodio del formulario de no conformidad hasta el cierre
de sus acciones, sean estas inmediatas, correctivas y/o preventivas; hasta su posterior archivo.
• Comunica mediante informes periódicos (generalmente semanales), el estado de las acciones
propuestas, manteniendo así informado tanto a la Alta Dirección como a todo el plantel de la
empresa, incluyendo a partes involucradas en la NC.
 Revisión: 12
PROCEDIMIENTO
CPTG-SGI-06
Tratamiento de las No Conformidades
Página 7 de 8
5.4. Encargado de Obra / SGI en Campo..
Es el encargado de llevar el control y seguimiento respectivo a la generación y cierre de no
conformidades originadas en campo o base (acorde la caso), apoyando a la gestión por parte del Jefe
de Gestión de Calidad hacia el tratamiento de No Conformidades en general
• Propone Acciones Inmediatas, Correctivas y/o Preventivas, coordinando con los involucrados.
• Envía de forma mensual (cada descanso) el registro de NC (CPTG-SGI-06-F2) a la División de
Aseguramiento y Control de Calidad (JGC).
• Mantiene continua comunicación (telefonía, radio, e-mail) con el JGC, a fin de manejar misma
información en ambas partes (base y campo) y facilitar así la gestión de control y seguimiento del
JGC.
Notas.
1. En el caso de los proyectos en donde existe un Encargado del Control del SGI en campo, las no
conformidades se presentan al finalizar el proyecto junto con el data Book.
2. De requerirse o solicitarse, cualquier personal de la División de Aseguramiento y Control de Calidad,
puede actuar como solicitante con respecto al cierre de las acciones y la no conformidad en general.
3. El Jefe de Gestión de Calidad en coordinación con la GACC, identifican las no conformidades
críticas de acuerdo a la causa raíz y/o criterio en las normas, con el objetivo de realizarle un
seguimiento mas a detalle, así como el proceso de verificación de eficacia de sus acciones, acorde a
procedimiento CPTG-SGI-07 (Acciones Correctivas y Preventivas).
4. En caso de que el Encargado de obra en campo o el Encargado del Control del SGI en campo no
accedan a iniciar el proceso de No Conformidad, el identificador o solicitante original debe informar el
hecho al GACC o JGC por el medio de comunicación mas accesible.
6. PROCEDIMIENTO.
Acorde a los flujogramas presentados en los puntos 4.1, 4.2, en la identificación y tratamiento de No
Conformidades se pueden presentar cuatro casos, los cuales se encuentran descritos operativamente
en los flujogramas referidos en los puntos 4.1 y 4.2.
A efecto de facilitar el flujo de informacion entre base y campo, el registro de control y seguimiento de
No Conformidades (CPTG-SGI-06-F2) sera gestionado en forma digital por las partes encargadas.
6.1. No conformidad identificada en BASE y dirigida a BASE.
Los pasos a seguir se muestran en el flujograma del punto 4.1
6.2. No Conformidad identificada en CAMPO y dirigida a CAMPO.
Los pasos a seguir se muestran en el flujograma del punto 4.2
6.3. No Conformidad identificada en BASE y dirigida a CAMPO.
Los pasos a seguir se muestran en el flujograma del punto 4.1
El solicitante, o cuando sea necesario el JGC, comunica al Encargado de obra en campo o Encargado
del Control del SGI en campo sobre la NC, dándole el número y descripción de la misma.
 Revisión: 12
PROCEDIMIENTO
CPTG-SGI-06
Tratamiento de las No Conformidades
Página 8 de 8
6.4. No Conformidad identificada en CAMPO y dirigida a BASE.
Los pasos a seguir se muestran en el flujograma del punto 4.2
El Encargado de obra en campo o Encargado del Control del SGI, comunica al JGC sobre la NC,
dándole el número y descripción de la misma.
6.6. Verificación de la Eficacia de las Acciones.
Una vez cerradas las acciones correctivas y/o preventivas, el Jefe de Gestión de Calidad verifica la
eficacia de las acciones en base al procedimiento CPTG-SGI-07 Acciones Correctivas y Preventivas.
6.7. Difusión
Ante una no conformidad y el caso amerite, el JGC o GACC procederá a la difusión de la No
Conformidad como lección aprendida en la base y/o en campo.
6.8. Informe a Gerencia General.
El Gerente de Aseguramiento y Control de Calidad debe presentar un informe a Gerencia General,
llenando para esto el formulario CPTG-SGI-06-F5. El informe es presentado dos veces al año.

7. DOCUMENTOS APLICABLES.

CÓDIGO DOCUMENTO TITULO DEL DOCUMENTO

CPTG-SGI-MG Manual de Sistema Integrado CONPROPET Ltda.
CPTA-GHSE-04 Reporte e investigación de accidentes y casos de Salud
CPTA-GHSE-06 Sistema de Prevención de Accidente
CPTG-SGI-07 Acciones Correctivas y Preventivas

8. REGISTROS APLICABLES.

LUGAR RESPONSABLE TIEMPO DE

CÓDIGO TITULO DEL FORMULARIO
ARCHIVO CUSTODIA CUSTODIA
JGC / Encargado
No Conformidades y Acciones GACC/
CPTG-SGI-06-F1 del Control del 1 Año
Correctivas y Preventivas Campamento
SGI en campo
Hasta cierre
Encargado del
Control de No Conformidades, de NCs luego
CPTG-SGI-06-F2 Campamento Control del SGI en
Cierre de Acciones y Eficacia se destina a
campo
base
Informe de No Conformidades y
CPTG-SGI-06-F5 Acciones Correctivas y Gerencia General Gerente General 2 Años
Preventivas
9. ANEXOS.

Ninguno