CODIGO: PRGM20-PRC05

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PROCESO GESTION DE LA MEJORA DEL
MODELO INTEGRAD0 DE PLANEACION YGEST16N
VERS16N: 03

FECHA APROBACION18/09/2023

REVISION DEL SISTEMA INTEGRADO DE

MUNICIPALOTA
PLANEACION Y CESTION POR LA DIRECC16N Pagina 1 de 1 1

TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO
2. RESPONSABLE
3. ALCANCE
4. GLOSARIO
5. SIGLAS
6. CONDICIONES GENERALES
7. PRODUCTOS, BIENES Y/O SERVICIOS GENERADOS POR EL DESARROLLO DEL
PROCEDIMIENTO
8. DESCRIPCION PHVA ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
9. FLUJOGRAMA
10. DOCUMENTOS INTERNOS RELACIONADOS
11. DOCUMENTOS EXTERNOS RELACIONADOS
12. NOMATIVIDAD EXTERNA VIGENTE
13. NORMATIVIDAD INTERNA VIGENTE
14. CONTROL DE CAMBIOS
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PROCESO GESTION DE LA IVIEJORA DEL
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MODELO INTEGRADO DE PLANEACION YGEST16N

VERS16N: 03

ieDALCALDlD FECHA APROBAC ION18/09/2023

REVISION DEL SISTEMA INTEGRADO DEPLANEACIONYGESTIONPORLADIRECC16N
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1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos para que la Alta Direcci6n revise el Sistema lntegrado de
Planeaci6n y Gesti6n-SIPG , de acuerdo con los requisitos definidos por la norma T6cnica lso
9001:2015, con el fin de asegurar continuamente su conveniencia, adecuaci6n, eficacia,
eficiencia y efectividad dentro de los procesos.

2. RESPONSABLE

Alta Direccion: Alcalde, Secretarios y Directores.

3. ALCANCE

inicia con la programaci6n, planeaci6n y la recolecci6n de la informaci6n de entrada para la

Revisi6n y finaliza con la definici6n de los planes de mejoramiento con base en las sugerencias,
decisiones y conclusiones.

4. GLOSARIO

ACC16N CORRECTIVA
Tipo de acci6n tomada para eliminar la causa de una situaci6n real de incumplimiento
evidenciado.
Nota: Una correcci6n puede realizarse junto con una acci6n correctiva.

ACC16N PREVENTIVA
Tipo de acci6n tomada para eliminar la causa de un evento de alta o media probabilidad que
constituye una situaci6n potencialmente indeseable sobre la prestaci6n del servicio.

ADECuAC16N
Cumplimiento de los requisitos y disposiciones establecidas por la entidad, cliente, leyes y
normas. Aplicaci6n de todos los registros del sistema.

ALTA DIRECC16N
Persona o grupo de personas del maximo nivel jefarquico que dirigen y controlan una entidad.

CONVENIENCIA
Cumplimiento de los objetivos de la entidad.

EFICACIA DEL SISTEMA

Cumplimiento de las metas de los objetivos del Sistema lntegrado de Planeacion y Gestion y
los respectivos indicadores.

OBJETIVOS DE CALIDAD
Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad. Los objetivos de la calidad se basan
en la politica de la calidad de la entidad y generalmente se especifican para los niveles y
funciones pertinentes de la entidad.
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POLITICA DE CALIDAD
Intenciones globales y orientaci6n de una entidad, relativas a la calidad, tal coma se expresan
formalmente por la al{a direcci6n.

REVISION
Actividad promovida para asegurar la conveniencia, adecuaci6n, eficacia, eficiencia y
efectividad del tema objeto de la revisi6n, para alcanzar unos objetivos establecidos.

5. SIGLAS

ISO: Organizaci6n lnternacional de Estandarizacion.

MIPG:Modelo lntegrado de Planeacion y Gestion.

SIPG:Sistema lntegrado de Planeacion y Gestion

6. CONDIC]ONES GENERALES

6.1 La revisi6n por la direcci6n se realiza minimo una vez al afio. Se llevafan a cabo revisiones
adicionales por un cambio sustancial en el SIPG y solo se trataran los temas pertinentes y no
todos los que normalmente debe contener la revisi6n del SIPG.

6.2Durante el primer afro de gobierno es viable presentar el estado (desempefio e

implementaci6n) en el que se encuentra el SIPG.

6.3 La informaci6n de entrada para la revisi6n debe contener lo siguiente:

• Politica de calidad y objetivos de calidad.

Se debe revisar el cumplimiento de la Politica de calidad y de los Objetivos de Calidad y de
la pertinencia e importancia de sus actividades contribuyendo al cumplimiento de los
Objetivos de Calidad.

lnforme de Audjtorias.
Dentro de este informe se deben presentar los resultados producto de las acciones
correctivas , preventivas y de mejora; generadas en auditorias, en proceso o recibidas por
las quejas y reclamos de los clientes. Este informe tendra en cuenta los siguientes aspectos:

/ Estado de las acciones correctivas, preventivas y de mejora (Abiertas sin

tratamiento, abiertas con tratamiento y cerradas)
Clasificaci6n de las acciones generadas por proceso.
Causas mas frecuentes de generaci6n de Acciones correctivas.
Recomendaciones de mejora detectadas producto del analisis de los datos medid
Planes de mejoramiento.
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MODEL0 lNTEGRADO DE PLANEACION YGEST16N
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• Informe de conformidad de servicio.

Dentro de este informe se deben presentar los resultados que se han dado por Servicio No
Conforme, que sean devueltos por el cliente o detectados. Este informe tendra en cuenta los
siguientes aspectos:
/ Producto a Servicio No conforme por proceso.
/ Estadisticas del tratamiento que se le ha dado al servicio no conforme
/ Recomendaciones de mejora para la prestaci6n de los productos y servicios.

• lnforme de Retroalimentaci6n delcliente

Dentro de este informe se deben presentar los resultados de la evaluaci6n de la satisfacci6n del
cliente tabulados y las Quejas y sugerencias generadas por el cliente. Este informe tendra en
cuenta los siguientes aspectos.

/ Presentar analisis de datos por pregunta.

/ Ntlmero de clientes encuestados.
/ Numero de Quejas y reclamos generadas por el cliente.
/ Si estas quejas y reclamos se encuentran abiertas o cerradas
v' Recomendaciones de mejora detectadas producto del analisis de los datos medidos.

• lnforme del seguimiento de los procesos

Cada uno de los procesos desarrollara un informe sobre el desempefio del proceso en el cual
se tend fa en cuenta los siguientes aspectos:

/ Seguimiento al desempefio del proceso.

/ Acciones que ha tomado para mejorar el proceso.
/ Medici6n de lndicadores (si aplica).
/ Analisis de lndicadores (si aplica).
/ Recomendaciones de mejora detectadas producto del analisis de los datos medidos.

• Reporte de cambios que puedan afectar la integridad del sistema.

Cuando se detecten grandes cambios que se llevaran o se han llevado a cabo en la
organizaci6n dentro del perfodo evaluado, estos se deben planificar con el fin de mantener
la integridad del sistema y evitar que se presenten fallas en la operaci6n de la organizaci6n.

• Acciones anteriores de Revisi6n par la Direcci6n.

Se utilizara como informaci6n de entrada para la revision por la direcci6n, los informes
generados en las revisiones previas con el fin de evaluar sj se estan llevando a cabo las
acciones definidas y las metas propuestas de la alta direcci6n (c6mo es el estado de estas).

• Informe de analisis y valoraci6n del Riesgo par procesos

Dentro de este informe se debe presentar la identificaci6n, analisis, valoraci6n, tratamiento
y seguimiento de los riesgos de cada proceso.
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• Comit6 de Revision por la Direcci6n.

EI Sefior Alcalde evaluafa la necesidad de citar a los Lideres de Proceso que a criterio de
6ste debe estar presente para llevar a cabo la Revisi6n por la Direcci6n, pod fa convocar a
una revision general o simplemente personal segan lo considere necesario a fin de tener
claridad en los informes y analisis de los resultados presentados por los responsables y de
esa forma tomar las acciones correspondientes que llevan a la organizaci6n a mejorar el
SIPG.

• Resultados de la Revision.
/ Como resultado de la Revisi6n se genera un "Acta de revisi6n por la direccion -
PRGM20-PRC03-0000-FO01", el cual debe contener las acciones que se definan
por la Alta direcci6n para:
/ Mejorar la eficacia del Sistema de gesti6n de calidad y sus procesos.
v' Mejoras sobre el producto o servicio para aumentar la satisfacci6n del cliente.
/ Necesidades de los recursos.

• Cierrede la revisi6n
Como resultado final de la revisi6n del SIPG se obtiene el documento Acta de revisi6n por la
direccion -PRGM20-PRC03-0000-FO01, las cuales llevan las firmas de los participantes.
Contiene la siguiente informaci6n:
/ lnformaci6n para la revision
/ Analisis de la informaci6n y conclusiones
/ Resultados de la revision gerencial

7. PRODuCTOS, BIENES Y/0 SERVICIOS GENERADOS POR EL DESARROLLO DEL

PROCEDIMIENTO

DESCRIPC16N YCARACTERisTICAS
PRODuCTOS, BIENES Y/ aSERVIclosPRODUCIDOSEN EL
DESTINATARIO 0
REGISTRO REGISTRO
DE CALIDAD DEL PARTE
DESARROLLO DELPROCEDllvIIENTO FisICO VIRTUAL
PRODUCTO, BIEN 0SERVIclo INTERESADA

Acta deRevisionper laDireccjon-

Acta deRevisionpar laD''
Oportunidad
confiabilidad
ireccion -PRGM20-
Acta de Revision par la Direccion Todos lee procesos PRGM20-
Consistencia PRC05-0000-FO01
PRC05000FO01
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8. DESCRIPCION PHVA ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO

PUNTODECONTROL
:a- DESCRIPC16N DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

1. Programar y planear la revisi6n per Controlar que el

la direccl6n programa se
Definlr metodologia pare llevar a cabo Lider de Calidad de encuentre
Planificacion delSIPG
P Ia revlsi6n y programar la revlsi6n per Ia Secretaria de correctamente
direcci6n. Planeacion planificado y sedesarrollesegunsucontenido

2. Recolectar Documento8 de Entrada

15 dlas antes de la Revision por la Direcci6n Verificar la
se verifica la disposict6n de la informaci6n recolecci6n de la
basica de entrada con los Lideres o indormacion
Responsables de proceso. conforme el
Lider de Calidad deIaSecretariade
Los Lideres o Responsables de proceso, procedimjento de
Documento en
presentan la informaci6n de entrada Revision
Planeacion Power Point, Word oExcel
H (documentos en Power Point, Word o Gerencial y los
Excel). Segdn numeral 6.3 de este insumos que
Responsable delProceso
procedimiento. arToja el procesoGestiondelaMejoradelModelolntegradodePlaneacionyGestion

Consolidar laindormacjony
3. Consolldar la jnformaci6n de
entrada. Funcionario Formato producir el
Se revisa, consolida y sintetiza la designado del Area Caracterizacion de informe `para la
H informaci6n de Entrada recibida per los de calidad de la proceso revision gerencial
llderes de los procesos Secretaria de PRGM20-PRC01- que contenga los
Planeacion 'N02-FO01 requsitos de lanormalso9001:2015

4. c La informaci6n cumple con losllneamlentosrequeridos?Segdn Verificar que lainformaci6n

Funcionario Formato
designado del Area Caracterizacion de
numeral 6.3 de este procedimiento cumpla con los
V de calidad de la proceso
Si: Continua en la actMdad 5 requisitos de la
Secretaria de PRGM20-PRC01-
No: Regresa a la actlvidad 2 nnoram lso9001:2015
Planeacion 'N02-FO01

5. Preparar la Agenda para la Revls]6n

par la Direcci6n Verificar la
Una vez se ha constatado que la entrega de la
Lider de Calidad de Memorando de
informaci6n esta consolidada se priorizan agenda a cada
la Secretaria de notiflcacion de la
H los temas y se asignan tiempos para la llder del proceso
Planeacion citaci6n y quecontienelaagenda
exposici6n y discusi6n de cada tema. Se
cita para la Revision a los Lideres de
Procesos si es necesario.

6. Ejecutar la Reuni6n de la Revision por Lider de Calidad de Acta de Revislon por

H la Direcci6n. la Secretaria de Ia direcci6n- Verificar el
La reunion se inicja con: Planeacion . PRGM20-PRC05- contenido del
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SIa. DESCRIPC16N DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTRO

PUNTODECONTROL

1. Ia verificaci6n del quorum, Iectura 0000-FO01 acta y llevarlo a

del ACTA DE LA REVISION Secretaria de la ejeccicion
anterior. PlaneacionResponsables de dentro de la
2. Revision Politica y Objetivos de reunion
Calidad
3. Informedeaudjtoria
4. Informe de acciones correctivas,
preventivas y de mejora
5. Informe de conformidad de
Servicio proceso
6. Informe de retroaljmentaci6n de
Cliente
7. Informe de seguimiento de
Procesos
8. Reporte de grandes cambios al
SIPG
9. Informe de analisis de valoraci6n
del riesgc> por Procesos

NOTA: Los planes de mejoramiento que

requieran recursos financieros debefan
incluir una aproximaci6n de los costos de
ejeouci6n, si se tiene la informaCi6n
disDonible y el provecto definido
7. Elaborar Acta de Revision por la
Dii.eccion Verificar el
Formalizar las conclusiones y decislones de contenido del
la revisi6n por direcci6n por medio del acta acta conforme el
de revision par la direcci6n. Acta de revision por desarrollo de la
Secretaria dePlaneacionLiderdeCalidad
El acta se presenta para firma y la direccion - reuni6n,
H
consideract6n del Alcalde y funcionarios que PRGM20-PRC05- incluyendo
particjparon de la revision. 0000-FO01 conclusiones yrecomendaciones

Comun]car resultadce a los responsables

de la ejecuci6n de los compromisos
establecidos.
8. Reallzar seguimionto a las
decisiones tomadas en la revisi6n Llevar el control
por dlrecci6n. de los
Con base en 1o estableddo en el Plan de Secretaria de compromisos
Mejoramiento, mensualmente se verifica la PlaneacionLiderdeCalidad denvados de la
Consolidado Y
implementaci6n de las acoiones propuestas revision gerencial
SeguimientoAccionesPRGM20-
V y se registra el porcentaje de evoluct6n y si de parte de los
es acorde con el tiempo programado. lideres de
PRC03-0000-F002
Nota: Estos seguimientos se consideran Responsables de procesos,
informaci6n de entrada para la slguiente Proceso asesores y I(der
Revisi6n por la Direccion de calidadencargadosdelorovecto

FIN /
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9. FLUJOGRAMA
Llder de Calidad de a Responsable delProceso Funcionario designado deAreadecalidaddelaSecretariadePlaneacion Secretaria de Planeacion
Secretaria de Planeacion

'N'C'OI1.Programaryplanear

3.Consolidar la

la revlsi6n por ladirecci6n

01 informaci6n deentrada

I 2
Recolectar
Documentos de
Entrada
\to.-.-Tp-.-.±44La
i Presentacidn

NO
5.
Sl informaci6ncumpleconloslineamlentosreouerido8?
Preparar la AgendaparalaRevisionporlaDirecci6n 1

6
Ejeciltar la Reunion de la Revision por la Direcci6n

7.
Elaborar Acta de Revision por la Direcc!on

L±ELiRute:ni°iiD±C:I.oaln„«]
8.
Rea'i zar seguimiento a las decisi ones tomadas en la revision par
direcci6n

i-_p'anesdeMejoraT.ink_JFIN
 E.
q,xpie*
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MODEL0 lNTEGRADO DE PLANEACION YGEST16N
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PLANEAcloN Y GESTloN POR LA DIRECC16N Pagina 9 de 11

10. DOCuMENTOS INTERNOS RELACIONADOS

- CODIGO NOMBRE DEL DOCuMENTO FECHA DEAPROBAC16N VERsloN

PRGM20 Proceso Ges 6n de Meiora 18/09/2023 5

PRGM20-PRC05-0000-FO01 Acta de Revision por la direcci6n 14/09/2020 01

11. DOCuwlENTOS EXTERNOS RELACIONADOS

FECHA DE PuBLICACION YVERS16N

NOMBRE ENTIDAD QUE LO EMITE MEDIO DE CONSULTA

NTC ISO 9001:2015SistemasdeGestiondeCalidad.

2015 lcoNTEC ISO 9001 :2015

lso 9000:2015 WFundamentos yVocabulario"

2015 lcoNTEC lso 9001 :2015

Manual Operatjvo del modelo Departamento

lntegrado de Planeaci6n y Diciembre de 2019 Version 3 Administrativo de la Funcionpublica.gov.co
Gesti6n-MIPG Funci6n Ptlblica-DAFP
DepartamentoAdministrativode laFunci6nPtiblica-DAFP
MEcl: 1000 2014 Funcionpublica.gov.co

12. NOMATIVIDAD EXTERNA VIGENTE

NORIV[A Alto ARTICuLOS PARAGRAFO

Por la cual se expide el Plan Nacional de Desarrollo 2014-2018 Todo§ par un

LEY 1753 2015 ARTICULO 133
nuevo pals" -lntegraci6n de Sistemas de Gestidn

lncorpora las modificaciones introducidas al Decreto Unico Reglamentario del

DECRETO 1083 2015 TODOS
Sector de Funci6n Pdblica a partir de la fecha de su expedici6n.
Por medio del cual se modifica el Decreto 1083 de 2015, Decreto Unico
DECRETO 1499 2017 TODOS Reglamentario del Sector Funci6n Pdblica, en lo relacionado con el Sistema de
Gesti6n establecido en el artloulo 133 de la Ley 1753 de 2015

DECRETO 943 2014 TODOS Par el cual se actualiza el Modelo Estandar de Control lntemo MEcl

13. ,NORMATIVIDAD INTERNA VIGENTE

NORMA ANO ARTICULOS PARAGRAFO

Resoluci6n Octubre 29 TODOS Por a oual se crea el comite municipal de gestidn y desempeno de
839 de 2018 mun cipio cota, Cundinamarca y se establece el reglamento para su
fun onamlento"
Resoluci6n 29de TODOS Par a cual se integra el comite institucional de gesti6n y desempeno de
840 octubre de laa caldla municipal de cota y se establece el reglamento para su
2018 func onamiento
Resoluci6n Noviembre TODOS Por a cual se adopta la version actualizada del manual de procesos y
1423 27 de 2019 procedimlentos junto con la informaci6n documentada del sistema
integrado de planeaci6n y gesti6n-SIPG de la alcaldla municipal de
cola.
Decreto 046 Mayo 7 de TODOS Por a cual se adopta y se reglamenta el Sistema lntegrado
2018 Plan eaci6n v Gesti6n (SIPG) v se dictan otras disDosiciones, en
 ¢Et1eLT PROCESO GESTION DE LA MEJORA DEL
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REVISION DEL SISTEMA INTEGRAD0 DE
RE,,UN'CIPALTA
ALCALDIADEC
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Alcaldla del Municioio de Cota -Cundinamarca.

Decreto 068 Julio 11 de TODOS Por el cual se conforma el equipo de mejoramiento per proceso del
2018 sistema integrado de planeaci6n y gesti6n (SIPG) de la alcaldla
municiDal de cota sefialan sus funcjones"`

14. CONTROL DE CAMBlos

CODIGO NONMBRE DEL DOCUMENTO VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO

Revision del sistema Se realjza cambio en la codificaci6n
PRGM20- donde se anexo el PRGM20
integrado de planeacion ygestionparladirecci6n
PRC05
03 18/09/2023 Se anexa el punto de control
Se agrega documenntacion interna,
relacjonada
PRGM-PRC05 Revisi6n del sistema Gambia el formato, nombre, c6digo,
integrado de planeacion y 02 27/08/2020 descripci6n de puntos de control en las
actlvidades del procedimiento.
gestion por la direcci6n
PRC-MC-05 Revisi6n del sistema 01 1 1 /05/2019 Creaci6n del procedimiento "Revision

integrado de planeacion ygestionporladirecci6n por la DireCi=ion"

REVISO
 4- ,:. .:I,,--lEZ-lAMUNICIPALECOTA
CODIGO: PRGM20-PRC05
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MODEL0 lNTEGRAD0 DE PLANEACION YGEST16N

i VERSION: 03

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