PROGRAMA TECNOLOGÍA EN GESTIÓN DE LA CALIDAD TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

SEDE NORTE DEL CAUCA

SEMESTRE II Hoja No. de

NOMBRE:
CÓDIGO

RETENCION Disposición
CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Archivo Archivo Final PROCEDIMIENTO
Gestión Central CT E M S

Convenciones: CT= Conservación Total E= Eliminación M= Microfilmación u otros soportes S= Selección

Firma Jefe Gestión Documental Firma Jefe de Oficina Productora
 VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
Sección de Gestión Documental

Hoja No. 2 de 9

UNIDAD ADMINISTRATIVA: DIRECCION DE REGIONALIZACION 0060 Grupo Interno de Trabajo:

DEPENDENCIA PRODUCTORA:

RETENCION Disposición
CODIGO SERIES, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES Archivo Archivo Final PROCEDIMIENTO
Gestión Central CT E M S
020 CONVENIOS
Se seleccionará el 5% de aquellos que tengan relevancia para el archivo histórico de
001 Convenios Interinstitucionales 3 años 17 años X
la Universidad.
004 Convenios Interadministrativo
021 CONVOCATORIAS Se seleccionará el 3% de aquellos que tengan relevancia para el archivo histórico de
001 Convocatoria Empleados Docentes 2 años 3 años X la Universidad.
Se seleccionará el 3% de aquellos que tengan relevancia para el archivo histórico de
002 Convocatoria Empleados No Docentes 2 años 3 años X
la Universidad.
024 DERECHOS DE PETICIÓN 2 años 3 años X
Se seleccionará el 3% de aquellos que tengan relevancia para el archivo histórico de
- solicitud la Universidad.
- oficio respuesta
- Anexos
031 HISTORIAS
001 Historias Académicas de Estudiantes de Posgrado 2 años 3 años X Se seleccionará el 5% de aquellos documentos que tengan relevancia para el
Archivo Histórico de la Universidad

002 Historias Académicas de Estudiantes de Pregrado 2 años 3 años X

Se seleccionará el 5% de aquellos documentos que tengan relevancia para el
Archivo Histórico de la Universidad. Todas las historias académicas del año 2003
hasta la fecha se encuentran consolidadas en medio electrónico en la página web.
En medio físico solo se encuentran los documentos soporte que entrega el
estudiante al matricularse. El tiempo de retención aplica a partir de graduado el
estudiante. La custodia de estos documentos se lleva en la Sede mientras se define
política en la División de Admisiones y Registro Académico

004 Historias de Equipos 2 años 3 años X Una vez dado de baja el equipo, aplicada la retención en el Archivo Central estos
expedientes pueden eliminarse
032 INDICADORES DE GESTIÓN
Se seleccionará el 3% de aquellos que tengan relevancia para el archivo histórico de
001 Indicadores de Gestión Administrativos y Financieros 2 años 3 años X la Universidad, el original reposa en la Oficina de Planeacion y Desarrollo
Institucional

033 INFORMES
004 Informe Conciliaciones Bancarias 3 años 7 años X Se seleccionará el 3% de aquellos que tengan relevancia para el archivo histórico de
la Universidad, el original reposa en la Oficina de Planeacion y Desarrollo
Institucional
009 Informe de Caja Menor 3años 17 años X
Se elimina porque los documentos con valor probatorio reposan en el Division
- Solicitud de gasto y pago Financiera
- Comprobante de egreso
- Conciliaciones
- Facturas o Cuentas de cobro
- Recibos
 Se elimina en Archivo de Gestión porque los documentos con valor probatorio
019 Informe de Gestión Anual 3 años X
reposan en la Dirección de Regionalización

Convenciones: CT= Conservación Total E= Eliminación M= Microfilmación u otros soportes S= Selección

Firma Jefe Gestión Documental Firma Jefe de Oficina Productora