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GESTION DOCUMENTAL

SECRETARIA GENERAL

Septiembre 15 de 2010

Bogotá, D.C.
“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”
SISTEMA NACIONAL DE
GESTION DOCUMENTAL

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL.

 Contar con archivos organizados técnicamente.


 Racionalizar y normalizar el recibo, radicación y distribución de la
correspondencia.
 Ser base confiable en la toma de decisiones y para quienes deseen
acudir a fuentes primarias a fin de verificar, comprobar o adelantar
estudios e investigaciones.

“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”


DEFINICION E IMPORTANCIA
DE LOS ARCHIVOS

Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte


material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad publica o privada, en el transcurso de su gestión,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e
información a la persona o institución que los produce y a los
ciudadanos, o como fuentes de la historia ( Ley 594 de 2000,
Articulo 3.)
La UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA – UNAD – tiene el propósito
De llevar a cabo el mejoramiento de su Archivo, con el fin de que este sirva de
Instrumento útil para la toma de decisiones, así como para la investigación
Científica, histórica y cultural por parte de la Universidad, y otros potenciales usuarios
del Sector y la Nación

“Por la Calidad Educativa y la Equidad Social”


DEFINICION E IMPORTANCIA
DE LOS ARCHIVOS
Aquel en el que se reúne la documentación
en tramite en busca de solución a los
ARCHIVO DE asuntos iniciados, sometida a continua
GESTION utilización y consulta administrativa por las mismas
oficinas u otras que la soliciten

Unidad administrativa donde se agrupan


ARCHIVO documentos transferidos o trasladados por los
CENTRAL distintos archivos de gestión de la entidad respectiva,
una vez finalizado su tramite, que siguen siendo
vigentes y objeto de consulta

Aquel al cual se transfiere la documentación del


ARCHIVO
archivo Central o del Archivo de Gestión que por
HISTORICO decisión del respectivo Comité de Archivo, debe
conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO DE GESTION

Generación
y/o
Recepción de
documentos
Radicación /
Registro

Trámite

Clasificación
/ Ordenación
VALORES PRIMARIOS
Legales Almacenamiento
Administrativos en archivo de
Contables gestión
Fiscal

Transferencia Primaria

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CICLO VITAL DEL DOCUMENTO
ARCHIVO CENTRAL

Almacenamiento en
Archivo Central

Descripción y
Consulta

Selección

VALORES PRIMARIOS
Legales Conservación/Restauración
Administrativos
Contables
Fiscal

Transferencia Secundaria

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NORMAS METODOLOGICAS EN
LA GESTION DOCUMENTAL

TABLAS DE RETENCION

Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales


se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos. ( Ley 594 de 2000, articulo 3)

La Tabla de Retención Documental de la UNAD ya esta probada por parte


Del Archivo General de la Nación.

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NORMAS METODOLOGICAS EN
LA GESTION DOCUMENTAL

TABLAS DE RETENCION

La Tabla de Retención Documental es importante porque:


•Contribuye a la racionalización de la producción documental
•Facilita el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención
en ella estipulados.
*Garantiza la selección y conservación de los documentos que tienen carácter
permanente.
*Regula las transferencias de documentos a través de las diferentes fases del
archivo.
*Sirve de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos

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NORMAS METODOLOGICAS EN
LA GESTION DOCUMENTAL

TABLAS DE RETENCION

COMPONENTES

• ENTIDAD PRODUCTORA
• OFICINA PRODUCTORA
• CODIGO: En este campo aparece un campo convencional
numérico que identifica tanto las oficinas productoras de
documentos como sus series respectivas:
CODIGO Código asignado a la serie
210 10 01 Código asignado a la
subserie
Código asignado a la dependencia

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NORMAS METODOLOGICAS EN
LA GESTION DOCUMENTAL

• SERIES Y TIPOS DOCUMENTALES: En este caso aparece el


nombre de la serie y/o subserie, con el listado de tipos documentales
que lo conforman
• RETENCION: Aparece el plazo en términos de tiempo en que los
documentos deben permanecer en el Archivo de Gestión (AG) y en
el Archivo Central (AC).
• DISPOSICION FINAL: Este campo hace relación a la tercera etapa
del ciclo vital, resultado de la valoración con miras a la conservación
total (CT), la eliminación (E), la microfilmación (M), la selección (S),
de la documentación.

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CODIGO TIPO DE DOCUMENTO RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL
(EN AÑOS)
AG AC CT E M S
400 07 ACTAS
400 07 -14 ACTAS CONSEJO ACADEMICO 2 8 X X
400 07 -24 ACTAS COMITÉ DE EVALUACION 2 8 X X
Y ACREDITACION
400 07 -25 ACTAS COMITES 2 8 X X
400 07 -28 ACTAS LABORATORIOS 2 8 X X
400 47 - 01 CIRCULARES 3 17 X
400 12 -01 DERECHOS DE PETICION 2 15 X

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NORMAS METODOLOGICAS EN
LA GESTION DOCUMENTAL
Guía de Serie o Subserie

532 11 01
Convenios de Cooperacion Interinstitucional

532 – 11 Convenios

Carpeta colgante Carpeta Celuguía Tipos Documentales


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NORMAS METODOLOGICAS EN
LA GESTION DOCUMENTAL
Ubique en el interior de cada carpeta, solo los documentos cuyo
asunto atañe exclusivamente al respectivo expediente (copia
de los enviados u original de los recibidos) atendiendo al orden
natural en que fueron elaborados (cronologicamente).
4 Octubre 24 de 1998

3 Junio 24 de 1997
2 Marzo 17 de 1997
1 Enero 3 de 1997
532 11 01
Convenios de Cooperación Interinstitucional
Convenio xxxx
2001

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 Todos las carpetas o expedientes se deben identificar
mediante rotulo.

CODIGO SERIE CODIGO INTERNO


OFICINA
ASUNTO
ESPECIFICO
210-10-01 001-2003
SISTEMAS LAU -
CABLEADO ESTRUCTURAL

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No es correcto organizar la
correspondencia por “Enviados” o
“recibidos”

• Este criterio rompe la unidad de los escritos e


impide saber lo que se contestó en cada caso.
Por el contrario, cada respuesta debe ir unida
al documento que la originó, y sucesivamente
se deben ir agregando todos en una sola
carpeta.
• Es necesario distinguir claramente los distintos
grupos de documentos que nada tienen que
ver entre sí, pero que, a veces, se confunden
por error.

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FOLIACION

Foliar de manera legible y sin


enmendaduras, todos los
documentos con lápiz blando
de grafito y fuera del texto. Se
debe foliar así:

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Tanto el mueble de archivo de gestión y Central deben ser ocupados por
documentos, evitando tener en ellos lo siguiente:

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SECRETARIA GENERAL
GRUPO DE GESTION DOCUMENTAL

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