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Comenzado el miércoles, 7 de febrero de 2024, 15:03

Estado Finalizado
Finalizado en miércoles, 7 de febrero de 2024, 15:33
Tiempo empleado 30 minutos 1 segundos
Calificación 2.65 de 5.00 (53%)
Pregunta 1 1. Relacione los lineamientos que se encuentran en la columna A, con el

Parcialmente proceso de la gestión documental que están en la columna B.

correcta

Puntúa 2.65 sobre

2. Varios lineamientos pueden pertenecer a un mismo proceso de la
gestión documental

5.00

Los documentos que tienen

disposición final como
conservación total se les realiza Disposición de los documentos
digitalización para facilitar el
acceso y consulta de la
información.

Se elabora un plan de trabajo para

la implementación de los Planeación
instrumentos archivísticos de la
entidad.

En la entidad se clasifican los

documentos teniendo en cuenta la
última estructura orgánica
Organización
establecida mediante acto
administrativo y las funciones de
cada una de las oficinas
productoras

Los documentos que no presentan

valores primarios ni secundarios
para la entidad, son eliminados Valoración
cumpliendo los lineamientos
impartidos para realizar el
proceso.
Se emplea tinta negra para la
impresión de comunicaciones
oficiales y tinta a color para
Producción 
informes y otros documentos que
así lo requieran.

Dentro de los valores primarios

que se tienen en cuenta, están los Valoración
valores administrativos, contables,
técnicos, legales, fiscales.

Los documentos se clasifican de

acuerdo con las Tablas de
Retención Documental-TRD Organización

debidamente aprobadas y
convalidadas por las instancias
competentes.

La impresión de los documentos Producción

se hace a doble cara.

Los documentos que componen

Organización
un expediente se ordenan de
forma cronológica.

El realmacenamiento de
documentos que son valorados
Disposición de los documentos
como históricos se realiza en
carpetas desacidificadas de
2
240g/m
Los documentos se entregan para
su trámite atendiendo a cada una
de las funciones de las
Organización

dependencias de la entidad

Para garantizar la conservación de

la información que se encuentran
Disposición de los documentos
en soporte papel y análogos se
cuenta con el Plan de
Conservación Documental.

La entidad cuenta con la Unidad

de Correspondencia para Gestión y Trámite
centralizar toda la información que
produce y recibe.

Se actualiza el plan de
Preservación a largo plazo
administración de riesgos del
Programa de Gestión Documental

Se elabora un plan de
transferencias anual, teniendo en
cuenta el cumplimiento de los Transferencia
tiempos de retención estipulados
en las TRD.
Se realiza la verificación de los
procesos técnicos de organización
documental, antes de realizar la
Transferencia

transferencia de los documentos.

Los documentos que tienen

biodeterioro son identificados,
rotulados, se manipulan con
Valoración
elementos de protección personal
y se les realiza los procesos
técnicos contando con la asesoría
de un profesional en la materia.

A los documentos se les realiza

limpieza general y puntual, se
elimina material metálico
existente, se separan los Valoración
documentos con deterioro
biológico y se realiza el
realmacenamiento en cajas y
carpetas calidad archivo

Los valores secundarios que se

tienen en cuenta para determinar
los documentos que son de Valoración
conservación total son: culturales,
históricos, científicos, estéticos,
simbólicos, entre otros.
Se realiza el inventario documental
a todo documento que se recibe o
se produce en las diferentes
Organización

dependencias.

Se realiza la foliación en lápiz mina

HB negra, en el borde superior y
Organización
respetando el sentido de escritura
de la información en los
documentos

Ningún documento producido en

las diferentes dependencias se
Producción
perfora, para garantizar que tanto
el soporte como la información se
mantengan íntegros.

Los documentos se disponen

Disposición de los documentos
conforme con lo estipulado en las
TRD o TVD si aplican.

Los documentos digitales y

electrónicos se les realiza
Preservación a largo plazo
estrategias como migración y
refreshing como técnicas para
garantizar la preservación de la
información.

Se elabora una matriz de costos

Planeación
para la implementación del
Programa de Gestión Documental.
Se revisa la totalidad de los
documentos que son objetos de
transferencia, si esta cumple, se

elabora un acta firmada por la Transferencia
dependencia participante y el
responsable del Archivo central, a
la cual se le anexa el respectivo
inventario documental.

Los documentos que tienen por

disposición final, la selección, son
de conservación total y se
seleccionan por muestreo
aleatorio estratificado. La Elegir...
documentación restante, se le
realiza el proceso de eliminación
estipulado en el Acuerdo 04 de
2019.

Los espacios de almacenamiento

cumplen con los lineamientos y
condiciones ambientales dadas en Elegir...
el Acuerdo 049 de 2000 y Acuerdo
050 de 2000.

Se realiza la depuración de los

documentos que no hacen parte
del expediente como hojas en
blanco, formatos sin diligenciar y
Elegir...
se revisa completamente el
original y la copia cuando están se
encuentran dentro de la misma
unidad documental.
 Para la impresión de documentos


en soporte papel se utiliza papel Elegir...
2
bond 75g/m

Todo préstamo de documentos se

registra en los formatos
establecidos con la firma de quien
Elegir...
entrega y de quien recibe, así
como la fecha y cantidad de folios
por expediente entregado.

Los documentos son organizados

respetando los principios de orden
Elegir...
original y el principio de
procedencia

La consulta de los documentos en

la entidad se facilita respetando
Elegir...
los permisos de acceso a la
información.

Se realiza la valoración de los

documentos a través de un equipo
interdisciplinario, que establece
Elegir...
conforme a la normativa vigente,
los valores primaros y
secundarios.

udio M3U2.
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de Estudio M3U1. (http://e-learning.archivogeneral.gov.co/mod/page/view.php?id=9422&forceview=1)
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